Suchen und Suchansichten

Ganz gleich, ob Sie einfach nur eine Aufgabe finden möchten, die Sie letzte Woche einem Kollegen zugewiesen haben, oder sich auf Überprüfungen vorbereiten müssen und deshalb bestimmte Arbeitsvorgänge zusammensuchen: Mit Asana haben Sie alles an einem Ort und finden alle Inhalte ganz einfach über die Suchfunktion.

Die Suchfunktion ermöglicht es Ihnen, alle Aufgaben, Projekte, Tags, Personen oder Teams in Ihrem Arbeitsbereich oder Unternehmen zu finden.

 

Drücken Sie Tab+/auf Ihrer Tastatur, um die Suchleiste zu fokussieren.

Einfache Suche

Um eine einfache Suche durchzuführen, geben Sie den Namen oder Titel eines beliebigen Objekts in die Suchleiste ein.

 

Die Ergebnisse Ihrer Suche zeigen Folgendes in der untenstehenden Autovervollständigung an:

1. Aufgaben
2. Projekte
3. Vorlagen
4. Portfolios
5. Nachrichten
6. Ziele
7. Projektbeschreibungen
8. Teams
9. Personal
10. Tags

Geben Sie den Namen einer Person in der einfachen Suche ein, um auf ihr Profil zuzugreifen 

Sie können auch die "@" -Taste verwenden, um nach einzelnen Benutzern, Aufgaben oder Projekten zu suchen

Volltext-Suche

Führen Sie eine Volltextsuche aus, um in allen Textfeldern in Aufgaben und Unterhaltungen zu suchen, einschließlich Namen, Beschreibungen und Kommentaren.

 

So führen Sie eine Volltextsuche aus:

1. Klicken Sie in die Suche und geben Sie ein Stichwort ein
2. Alle Ergebnisse mit [Keyword] anzeigen auswählen (oder auf der Tastatur die Eingabetaste drücken)

 

 

Die Ergebnisse Ihrer Suche erscheinen dann in der Rasteransicht und Sie sehen die Registerkarten Aufgaben, Nachrichten, Projekte und Aufgabe in Vorlagen.

Erweiterte Suche und Suchansichten

Die erweiterte Suche ermöglicht es Ihnen, eine Suche durch zusätzliche Anforderungen zu verfeinern. Sie befindet sich ganz am Ende der Anzeige.

Suchansichten sind Listen mit Aufgaben, Projekten oder Nachrichten, die den von Ihnen angegebenen Kriterien entsprechen. Erstellen Sie eine Suchansicht, um spezifische Gruppen von Aufgaben, Projekten, Nachrichten oder Aufgabenvorlagen zu finden.

In den Ergebnissen Ihrer Suche werden nur Aufgaben, Projekte und Nachrichten angezeigt, für die Sie berechtigt sind. Daher können Ihre Kollegen abweichende Ergebnisse sehen, auch wenn Sie mit denselben Parametern suchen.

 

Suchansicht erstellen

1. Klicken Sie in die Suche
2. Erweiterte Suche auswählen

 

 

Im Fenster der erweiterten Suche sehen Sie einige Parameter, die Sie für die Suche nutzen können.

 

 

Klicken Sie auf + Filter hinzufügen, um zusätzliche Suchparameter zu verwenden.

Filter helfen Ihnen, schneller genau das zu finden, was Sie suchen. Sie können Ihre Suche entweder eingrenzen oder erweitern.

Wenn Sie eine Suchansicht erstellen, ist jedes Feld optional.

Die Ergebnisse Ihrer Suche erscheinen im Hauptfenster und der Name der Suche erscheint oben in der Kopfzeile.

 

Mit den Suchergebnissen können Sie:

• Klicken Sie auf Filter, um Ihre Suchparameter zu ändern
• Klicken Sie auf Suche speichern, um die Ergebnisse im Abschnitt Gespeicherte Suchanfragen in Ihrer Seitenleiste hinzuzufügen
• Klicken Sie auf Sortieren, um Ihre Aufgaben neu anzuordnen
• Klicken Sie auf Ansicht, um eine Liste oder einen Kalender anzuzeigen

Bei der Suche werden Aufgaben, Projekte, Nachrichten und Aufgabenvorlagen angezeigt, die den von Ihnen vorgegebenen Parametern entsprechen.

Ergebnisse sortieren

 

Wählen Sie Sortieren aus, um Ihre Suchergebnisse zu sortieren.

Speichern Ihrer Suchergebnisse

Wenn es Suchansichten gibt, die Sie regelmäßig nutzen, können Sie diese speichern, um in Zukunft leichter darauf zugreifen zu können.

 

1. Klicken Sie auf das Stern-Symbol, um Ihre Suchansicht zu speichern.
2. Nach dem Speichern wird Ihre Suchansicht unter Ihren markierten Elementen in Ihrer Seitenleiste angezeigt.
   
   

Wenn Sie eine Suchansicht speichern, werden auch die Suchparameter gespeichert, sodass Ihre gespeicherte Suche aktualisiert wird, wenn Sie und Ihre Kollegen die Arbeit an den Aufgaben fortsetzen.

Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Suchnamen, um ihn umzubenennen. Damit diese Option angezeigt wird, müssen Sie zunächst eine Suche speichern, indem Sie auf das Sternsymbol klicken.
Suchfunktion in einem Projekt

Es ist möglich, nach Aufgaben in einem bestimmten Projekt zu suchen. Dies ist nützlich, wenn Sie Projekte mit einer großen Anzahl von Aufgaben haben.

 

So suchen Sie innerhalb eines Projekts:

1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol
2. Dieses Projekt durchsuchen auswählen

Schnelle Tipps für Suchansichten

Es gibt viele Parameter, die Sie in den Suchansichten anwenden können. Die meisten von ihnen sind ziemlich selbsterklärend, aber hier sind einige der weniger bekannten.

• Nicht zugewiesene Aufgaben - Geben Sie „Niemand“ in Aufgabenverantwortlicher-Feld ein
• Aufgaben in keinen Projekten - geben Sie "Kein Projekt" im Projektfeld ein
• Aufgaben mit spezifischen Tags - Wählen Sie „Hat Tags” or „Hat alle diese Tags” im Tag-Filter
• Aufgaben in einem Abschnitt eines Projekts - nachdem Sie ein Projekt im Projektfeld eingegeben haben, klicken Sie auf den Pfeil nach unten, um einen Bereich innerhalb des Projektes festzulegen, in dem Sie suchen möchten
• Keine Parameter - Nutzen Sie die „Keine Tags“ - oder die „Keine Projekte“ -Felder, um alle Aufgaben zu finden, die nicht mit Tags oder Projekten verbunden sind
• Zugewiesen von - nutzen Sie den „Zugewiesen von“ -Filter, um von einem speziellen Mitglied oder Gast zugewiesene Aufgaben zu finden
• Fertigstellungsdatum - nutzen Sie den Fertigstellungsdatumsfilter, um alle Aufgaben zu finden, die in den letzten X Tagen erledigt wurden
• Aufgaben mit spezifischen Fälligkeitsdaten - Nutzen Sie die Datumsfelder „Fällig, Start, Fertigstellung, Erstellung, Bearbeitung“, um „Zwischen“ auszuwählen und um Aufgaben mit einem gewissen Zeitrahmen zu finden, oder wählen Sie „Am“ aus, um Aufgaben von einem bestimmten Datum anzuzeigen.
• Benutzerdefinierte Felder- Verwenden Sie den Filter Benutzerdefinierte Felder, um nach einem bestimmten benutzerdefinierten Feldstatus zu suchen.

Beispiele für Suchvorgänge, die Sie speichern können

• Arbeit, die Sie überprüfen müssen - Suchen Sie nach Aufgaben, die Sie für andere erstellt haben, die unerledigt sind und die innerhalb von drei Tagen fällig sind.
• Gefährdete Aufgaben - Suchen Sie nach Aufgaben mit einem benutzerdefinierten Feld „hohe Priorität“, das heute oder morgen fällig ist. Ideal für Projektleiter, um die Dynamik projektübergreifend aufrechtzuerhalten.
• Blockierte Genehmigungen- Suchen Sie nach Aufgaben mit einem benutzerdefinierten Feld mit dem Wert „Bereit zur Überprüfung“ und geben Sie den Verantwortlichen Feedback, damit die Arbeit an Aufgaben, die genehmigt werden müssen, weitergehen kann.
• Arbeit, die ich in diesem Quartal erledigt habe - Suchen Sie nach Ihnen zugewiesenen Aufgaben, die in einem bestimmten Zeitraum erledigt wurden. Perfekt für alle, um eigene Leistungen nachzuvollziehen und diese nachzuweisen sowie den eigenen Lebenslauf aufzupolieren.

So sorgen Sie dafür, dass Ihre Arbeit schnell gefunden werden kann

• Geben Sie allen Aufgaben klare, handlungsorientierte Namen. Die Benennung einer Aufgabe mit „Blog für Kundenstimmen entwerfen” im Vergleich zu „Blog” kann helfen, Ihre Suchergebnisse zu verfeinern - besonders, wenn die Aufgabe durch die Kopie einer Vorlage erstellt wurde.
• Weisen Sie allen Aufgaben ein Fälligkeitsdatum und Verantwortliche zu und platzieren Sie diese in Projekten. Dies macht es viel einfacher, die Suche mithilfe spezifischer Kriterien einzugrenzen.
• Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um Aufgaben innerhalb von Projekten nach bestimmten Kriterien zu kategorisieren.

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