Add-In „Asana für Outlook“

 

Es ist an der Zeit, nicht mehr in Ihrem E-Mail-Posteingang nach Aufgaben und wichtigen Details zu suchen, sondern Ihre E-Mails in nachvollziehbare Aufgaben in Asana umzuwandeln, die Sie von Anfang bis Ende verwalten können.

Mit Asana für Outlook können Sie jedes Tool für das verwenden, für das es entwickelt wurde — in Outlook kommunizieren und die Arbeit in Asana verwalten, damit Ihr Team weiß, welche Aufgaben bis zu welchem Zeitpunkt erledigt werden müssen. Mit diesem Asana für Outlook können Sie Ihre E-Mails in umsetzbare Aufgaben umwandeln, indem Sie sie in neue Aufgaben oder Kommentare in Asana umwandeln, ohne zwischen den Tools wechseln zu müssen.

Um Asana für Outlook nutzen zu können, benötigen Sie sowohl ein Office 365-Abonnement als auch Zugriff auf Microsoft AppSource. Zusätzlich zur Outlook Web App unterstützen wir Outlook 2021 für Windows bis zur neuesten Version der Desktop-App und die Outlook 2019 für Mac Desktop-App, ebenfalls bis zur neuesten Version. Bezüglich der Abonnementversionen von Office (z. B. Microsoft 365) auf Windows unterstützen wir die Kombination von Windows 10 1903 und Office 365 16.0.11629 bis zur jeweils neuesten Version.

Installieren Sie Asana für Outlook

Dieses neue Add-In ist für alle verfügbar, die Zugriff auf Microsoft AppSource haben und Asana und Outlook verwenden. Installation des Asana-Addons:

  1. Rufen Sie den Microsoft Marketplace auf und klicken Sie auf Jetzt holen.

  2. Befolgen Sie die Anweisungen, um das Asana-Addon zu Ihrem Outlook-Posteingang hinzuzufügen.

Create & Related Task

Sobald Sie das erledigt haben, sehen Sie den Button Aufgabe erstellen und Asana-Add-in öffnen mit dem Asana-Logo in der oberen Leiste Ihres Outlook-Posteingangs.

Admins werden die Option sehen, dies für alle Mitglieder Ihres Unternehmens zu installieren.

Verwandeln Sie E-Mails in verfolgbare, ausführbare Aufgaben.

Wenn Aktionspunkte per E-Mail eintreffen, wie z. B. die Überprüfung der Arbeit Ihrer Agentur oder eine Anfrage nach Designelementen von einem Partner, können Sie jetzt die entsprechenden Asana-Aufgaben direkt in Outlook erstellen. Diese neue Aufgabe können Sie sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und sie zu einem Projekt hinzufügen, damit sie mit anderen relevanten Arbeitsvorgängen verknüpft wird.

Create Tasks

So wandeln Sie eine E-Mail in eine Aufgabe um:

  1. Klicken Sie auf das Asana-Symbol am oberen Rand der E-Mail und klicken Sie auf Asana-Aufgabe erstellen
  2. Nachdem Sie die Aufgabendetails ausgefüllt haben, klicken Sie auf Aufgabe erstellen

Es ist derzeit nur möglich, ein Fälligkeitsdatum für eine Aufgabe zum Zeitpunkt der Erstellung festzulegen. Es ist nicht möglich, ein Fälligkeitsdatum für bestehende Aufgaben hinzuzufügen/abzuändern.

E-Mails zu bestehenden Aufgaben hinzufügen, um sie in den Kontext einzubinden

Wahrscheinlich werden nicht immer alle Mitglieder Ihres Teams in jeder E-Mail in CC gesetzt, auch wenn diese Informationen enthält, die von allen zum Ausführen der Arbeit benötigt werden. Aber ohne diese Details und Hintergrundinformationen können sie ihre Arbeit nicht effektiv durchführen.

Ob es sich um einen Vorschlag einer Agentur, die Kontaktdaten eines Bewerbers oder eine Anfrage nach Designelementen aus einem anderem Team handelt - Ihr gesamtes Team soll immer über die richtigen Informationen verfügen, die es für seine Arbeit braucht. Anstatt ständig zwischen den beiden Tools zu wechseln, um diese Infos per Hand zu kopieren, können Sie den E-Mail-Text einfach als Kommentar in eine bestehende Asana-Aufgabe anhängen, ohne Outlook zu verlassen.

Related Tasks

So fügen Sie E-Mails zu einer bestehenden Aufgabe hinzu:

  1. Klicken Sie auf das Asana-Symbol am oberen Rand der E-Mail und klicken Sie auf Asana-Add-In öffnen
  2. Suchen Sie nach der Aufgabe, zu der Sie die E-Mail hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf E-Mail hinzufügen

Einstellungen

In den Add-In-Einstellungen von „Asana für Outlook“ können Sie zwischen Arbeitsbereichen und Unternehmen wechseln oder sich einfach abmelden.

settings

So greifen Sie auf die Einstellungen von Asana für Outlook zu:

  1. Klicken Sie auf das Asana-Symbol am oberen Rand der E-Mail und klicken Sie auf Asana-Add-In öffnen
  2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, das oben im Bereich Asana für Outlook angezeigt wird
 
settings

Von hier aus können Sie zwischen Ihren Asana-Domänen wechseln oder sich einfach abmelden.

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