Projektmanager und Führungskräfte benötigen einfachen Zugriff auf Berichte, Status-Updates und den Ressourcenmanagementplan des Teams, um sicherzustellen, dass die Arbeit nach Plan verläuft, und um fundierte Planungsentscheidungen zu treffen. Sie können sich mit dem Dashboard auf Echtzeit-Portfolios und Workload-Daten verlassen, um all diese Informationen an einem Ort zu erhalten.
So verwenden Sie Portfolios
Portfolios sind die beste Möglichkeit, mehrere Projekte an einem Ort zu organisieren, zu überwachen und darüber zu berichten. Sie bieten Antworten auf Fragen wie:
- Welche Projekte sind gefährdet oder verlaufen nach Plan und warum?
- Wann beginnen und enden Projekte?
- Wie ist die Arbeit über Teamkollegen und/oder Projekte verteilt?
- Was sind die wichtigsten Prioritäten für mein Team?
- Worauf sollte ich besonders achten?
Genau wie Projekte bieten Portfolios diverse Ansichten (siehe unten), damit Sie verschiedene Einblicke in die im Portfolio erhaltenen Projekte erhalten.
- Projekte - Die Hauptansicht, mit der Sie Projekt-Updates auf einen Blick erhalten und die Sie sortieren und organisieren können.
- Zeitleiste - Hier können Sie Projekte per Drag & Drop verschieben und Pläne und Zeiträume für das Jahr, Quartal oder den Monat visualisieren.
- Fortschritt- Veröffentlichen Sie Statusaktualisierungen, um alle Bemühungen um Ihre Initiative zusammenzufassen.
- Workload- Überwachen Sie die Auslastung Ihres Teams und verschieben Sie Aufgaben via Drag & Drop auf Basis von Arbeit, die den Teammitgliedern im Rahmen Ihrer Portfolio-Projekte bereits zugewiesen ist.
Beispiele für die Verwendung von Portfolios
Portfolios sind ideal für Projektmanager und Teamleiter, aber jeder kann sie auf vielfältige Weise nutzen. Hier sind einige Beispiele, die Ihnen den Einstieg erleichtern:
| Position | Beispiel |
| Produktmanager | Produkteinführungen nachverfolgen oder das Arbeitspensum des Produktmanagers oder die Verfügbarkeit von Entwicklern für jeden Produktstart beurteilen |
| Führungskräfte | Top-Projekte zum Erreichen von Team- oder Unternehmens-OKRs überwachen oder PNG-Bilddateien vom Fortschritt zur Verwendung in Präsentationen exportieren |
| Manager und agile Scrum Master | Sprintarbeit in einem Portfolio nachverfolgen und Workload verwenden, um die Arbeit gleichmäßig zu verteilen |
| Eventplaner | Mehrere Ereignisse verwalten und auf einer Zeitleiste anzeigen lassen sowie Dashboard verwenden, um Meilensteine mit hoher Priorität zu überprüfen |
| Kreativleiter und Ersteller kreativer Inhalte | Einen Überblick über wichtige Projekte erhalten und das Dashboard verwenden, um Partnern aus anderen Bereichen einen Überblick zum Fortschritt zu geben oder um weitere Ressourcen anzufordern |
| Kampagnenmanager | Aktive Kampagnen nachverfolgen und das Team-Arbeitspensum für alle Kampagnenvorgänge mithilfe von Workload verwalten |
| Kundenerfolgsmanager | Aktive Kundenkonten an einem Ort verwalten und Ihren Zustand über Statusaktualisierungen nachverfolgen |
| IT-Verantwortliche | Alle aktiven Softwarebereitstellungen oder -maßnahmen einsehen und Umsetzungszeitpläne mithilfe der Zeitleistenansicht einsehen |
Möchten Sie eine Vorlage für eines der genannten Projekte verwenden? Schauen Sie sich unsere Vorlagengalerie an, um mit ein paar Klicks loszulegen.
Tipps für das Management von Projekten und Ressourcen mit Portfolios und Arbeitspensum
- Sieht ein Projektstatus-Update veraltet aus? Klicken Sie auf den Button Aktualisierung anfordern, dann wird der verantwortlichen Person eine Aufgabe zugewiesen, um den Status des Projekts zu aktualisieren.
- Sieht ein Teamkollege überlastet aus? Sie können Aufgaben per Drag & Drop verschieben, um sie neu zuzuweisen oder neu einzuplanen. Sie können eine Aufgabe auch vorher kommentieren, um sich mit der verantwortlichen Person abzustimmen. Richten Sie die Aufwandsfunktion für alle Projekte in Ihrem Portfolio ein. Auf diese Weise können Sie die Stunden oder den Aufwand für jede Aufgabe genauer einschätzen.
- Informieren Sie sich über weitere Details, die Sie unter Verwendung der Sortierfunktion betrachten können. Sortieren Sie Ihr Portfolio nach benutzerdefinierten Feldern, um sicherzustellen, dass Prioritäten nach Plan verlaufen, oder gruppieren Sie ähnliche Projekte. Die Workload-Ansicht ist automatisch nach Verantwortlichen sortiert.
- Teilen Sie den Portfolio-Link oder fügen Sie Mitglieder zu Ihrem Portfolio hinzu, damit andere den Fortschritt sehen können.
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