Aufgabenfelder und Tags

Fenster mit Aufgabendetails

Alle Aufgabenfelder werden im Aufgabenfenster angezeigt und können dort bearbeitet werden. Klicken Sie auf eine beliebige Aufgabe, um ihre Details im Fenster mit den Aufgabendetails anzuzeigen.

highlight right pane
 

Oben im Fenster mit den Aufgabendetails können Sie:

  1. Aufgabe als erledigt oder unerledigt markieren
  2. Die Aufgabe mit „ Gefällt mir
  3. Dateien hochladen
  4. Unteraufgaben hinzufügen
  5. URL der Aufgabe kopieren
  6. Verfolgen Sie die für die Aufgabe aufgewendete Zeit
  7. Die Aufgabe im Vollbildmodus anzeigen
  8. Auf zusätzliche Aufgabenoptionen zugreifen

 

highlight task details pane
 

Füllen Sie die Felder einer Aufgabe aus:

  1. Bearbeiten Sie den Aufgabennamen. Aufgabennamen sind oft die Aktionsaufrufe für die Aufgabe.
  2. Verantwortliche Person hinzufügen
  3. Fälligkeitsdatum festlegen
  4. Aufgabe zu einem Projekt hinzufügen
  5. Aufgabenabhängigkeiten hinzufügen
  6. Tags hinzufügen und benutzerdefinierte Felder anzeigen
  7. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, um der Aufgabe mehr Kontext zu geben
  8. Kommentar verfassen
  9. Beteiligte hinzufügen oder entfernen

Aufgaben als vollständig oder unerledigt markieren

Markieren Sie eine Aufgabe, um anzuzeigen, dass sie erledigt ist.

task complete
 

Sie können eine Aufgabe als erledigt markieren, indem Sie entweder:

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf das Häkchen-Symbol
  2. Klicken Sie im Aufgabenfenster auf die Schaltfläche „Als erledigt markieren“

Sie können eine Aufgabe wieder als unerledigt markieren, wenn noch daran gearbeitet werden muss, indem Sie auf das Häkchen oder die Schaltfläche Erledigt klicken.

Standardmäßig werden nur unerledigte Aufgaben unter Meine Aufgaben und Projekte angezeigt. Sie können die Ansicht ändern, sodass abgeschlossene Aufgaben angezeigt werden. Über die Ansicht der abgeschlossenen Aufgaben im Hauptfenster können Sie eine Aufgabe als unerledigt markieren.

Fälligkeitsdaten und -zeiten für Aufgaben und Datumsbereiche

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum, eine Fälligkeitszeit oder einen Datumsbereich fest, damit Ihre Teamkollegen wissen, bis wann eine Aufgabe zu erledigen ist.

Fälligkeitsdatum und -zeit hinzufügen

due date

Um ein Fälligkeitsdatum hinzuzufügen, navigieren Sie zu Fälligkeitsdatum und geben Sie entweder ein Datum ein oder wählen Sie es aus dem Kalender aus. Um eine Fälligkeitszeit hinzuzufügen, klicken Sie auf die Uhr im Kalender und fügen Sie eine Zeit hinzu.

Startdaten und Startzeiten

Startdaten und Startzeiten sind für alle Kunden von Asana Premium, Business und Enterprise verfügbar

 

Startzeiten und -daten können dazu beitragen, die Ziele Ihres Teams aufeinander abzustimmen und zu verhindern, dass Aufgaben und Abhängigkeiten übersehen werden. Mehr erfahren

Startdaten und Startzeiten ermöglichen es Teams mit komplexen Arbeitsabläufen, Aufgaben effektiv über mehrere Tage oder sogar minutengenau zu planen.

 

start date and times

So fügen Sie ein Startdatum und eine Startzeit hinzu:

  1. Klicken Sie auf das Feld Fälligkeitsdatum 
  2. Wählen Sie das gewünschte Start- und Fälligkeitsdatum aus, oder geben Sie es ein
  3. Klicken Sie unten im Kalender auf das Symbol Zeit hinzufügen, um Start- und Fälligkeitszeiten auszuwählen

Sie sehen Ihren Datumsbereich in der Aufgabe.

Aufgabendaten werden standardmäßig auf das heutige Datum zurückgesetzt, wenn:

  1. Sie eine Startzeit ohne Datum oder Fälligkeitszeit festlegen
  2. Sie eine Start- und Fälligkeitszeit ohne Datum festlegen
  3. Sie das Fälligkeitsdatum entfernen, nachdem der Zeitbereich festgelegt wurde
  4. Sie nur eine Startzeit oder ein Startdatum festlegen

Wiederkehrende oder sich wiederholende Aufgaben

Wenn eine Aufgabe regelmäßig abgeschlossen werden muss, können Sie sie als wiederkehrende Aufgabe einrichten.

Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe einrichten, wird sie nur auf Ihrem Kalender angezeigt, wenn sie das nächste Mal fällig ist, und nicht jedes Mal, wenn die wiederkehrende Aufgabe in der Zukunft fällig ist. Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe als erledigt markieren, dupliziert sich diese automatisch für das nächste Mal mit dem festgelegten Fälligkeitsdatum. Auf der Grundlage des Intervalls, das Sie für die Wiederholung Ihrer Aufgabe festgelegt haben, wird das neue Fälligkeitsdatum bestimmt.

Alle Felder (außer den Aufgabenkommentaren) werden übernommen, wenn eine wiederkehrende Aufgabe sich selbst kopiert, einschließlich der Teilaufgaben.

recurring

 

So legen Sie eine Aufgabe als wiederkehrende Aufgabe fest:

  1. Klicken Sie auf das Feld Fälligkeitsdatum 
  2. Wiederholung einstellen auswählen
  3. Klicken Sie auf die Tage, an denen die Aufgabe wiederholt werden soll.
  4. Sie haben die Möglichkeit, die wiederkehrende Aufgabe auf wöchentlicher, monatlicher, jährlicher, periodischer oder benutzerdefinierter Basis festzulegen.

Wenn Sie eine übergeordnete Aufgabe als wiederkehrend festgelegt haben, sollten Sie keine der Unteraufgaben als wiederkehrend festlegen. Dadurch wird die wiederkehrende Unteraufgabe exponentiell dupliziert.

Fälligkeitsdaten für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben werden auf der Grundlage des Abschlussdatums der letzten Aufgabe bestimmt.

Schnelle Tipps für wiederkehrende Aufgaben

  • Wenn Sie möchten, dass eine Aufgabe an Wochentagen wiederholt wird, stellen Sie die Aufgabe so ein, dass sie wöchentlich wiederholt wird, und kreuzen Sie dann die Felder für MTWTF an.
  • Wenn Sie möchten, dass eine Aufgabe einmal pro Quartal wiederholt wird, sollten Sie die monatliche Wiederholung und den Zeitabstand „alle 3 Monate“ auswählen.
  • Wenn Sie eine Aufgabe zweimal jährlich wiederholen möchten, wählen Sie die Aufgabe „monatlich“ und einen Zeitabstand „alle 6 Monate“ aus.

Sie können eine wiederkehrende Aufgabe auch stoppen, indem Sie auf die Option Wiederholung entfernen klicken. Wenn Sie alternativ das Fälligkeitsdatum von der Aufgabe entfernen, kann sich die Aufgabe nicht mehr wiederholen.

Die mit einer Aufgabe verbundenen Projekte

Eine Aufgabe kann bis zu 20 verschiedenen Projekten gleichzeitig angehören. Sie können alle Projekte, zu denen eine Aufgabe gehört, im Aufgabenfenster im Feld Projekte sehen.

multihome 1

Die mit einer Aufgabe verbundenen Projekte werden unter dem Fälligkeitsdatum im Aufgabenfenster angezeigt. Sie können auch einsehen, in welchem Abschnitt sich die Aufgabe im Projekt befindet. Um die Aufgabe zu einem anderen Projekt hinzuzufügen, fahren Sie über den Projektnamen in Ihrem Aufgabenfenster und klicken Sie auf Zu Projekten hinzufügen. Um die Aufgabe aus einem Projekt zu entfernen, klicken Sie  auf das X-Symbol neben dem Namen des Projekts.

Ihnen wird die Aufgabe in jedem Projekt angezeigt, mit dem sie verbunden ist. Dies ist nützlich, wenn eine Aufgabe für gleichlaufende Ziele von Bedeutung sein könnte und wenn Fälligkeitsdatum und Fertigstellung für mehrere Projekte von Bedeutung sind.

Bitte beachten Sie, dass Sie die mit einer Aufgabe verbundenen Projekte nur sehen, wenn Sie Zugriff auf diese Projekte haben. Einem Mitglied mit beschränktem Zugriff, das keinen Zugriff auf alle Projekte in einem Team hat, werden beispielsweise nur die Projekte im Aufgabenbereich angezeigt, auf die es Zugriff hat. Unter folgendem Link erfahren Sie mehr über Projektberechtigungen.


Die Aufgabe besteht gleichzeitig in all diesen Projekten. Dadurch wird die Aufgabe nicht dupliziert - wenn Sie die Aufgabe in einem Projekt abschließen, wird sie in allen damit verbundenen Projekten abgeschlossen.

Drücken Sie auf die Tabulatortaste+P auf Ihrer Tastatur, um das Projektfeld schnell aufzurufen.

Aufgabenbeschreibung

Aufgabenbeschreibungen ermöglichen es Ihnen, eine Aufgabe zu beschreiben, Hinweise zu geben oder sonstigen Kontext hinzuzufügen. Das Beschreibungsfeld befindet sich bei jeder Aufgabe im Fenster mit den Aufgabendetails.

Um die Aufgabenbeschreibung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol +, um die Mehrfachauswahl-Symbolleiste zu öffnen. Der Text Ihrer Beschreibung kann mit Absätzen, Überschriften und Listen bearbeitet werden. Außerdem können Sie Inline-Bilder hinzufügen und Medien von Plattformen wie YouTube und Figma einbetten.

Aufgabenbeschreibungen unterstützen Rich Text und Emojis.

Gefällt-mir-Angaben

Mit einem Like können Sie schnell die Arbeit Ihrer Kollegen bestätigen, ihr zustimmen oder sie loben.

likes

Um eine Aufgabe mit „Gefällt mir“ zu versehen

Klicken Sie im Aufgabenfenster auf das „Daumen hoch“ -Symbol.

Sie können Aufgaben auch über Inbox-Benachrichtigungen mit  einem Herz markieren.

Sobald die Aufgabe mit „Gefällt mir“ markiert wurde, erscheint sie:

  1. Neben dem Aufgabennamen im Hauptfenster
  2. Oben im Fenster mit den Aufgabendetails

Um die Markierung für eine Aufgabe aufzuheben, klicken Sie einfach erneut auf das „Daumen hoch“ -Symbol.

Ihnen wird eine Gefällt-mir-Option angezeigt für:

  • Aufgaben
  • Aufgabenkommentare
  • Aufgabenanhänge
  • Aufgabenfertigstellung

Darüber hinaus erhalten Sie in Ihrer Inbox eine Benachrichtigung, wenn Sie ein Like erhalten haben.

Tags

Mit Tags können Sie einen zusätzlichen Kontext für Aufgaben schaffen oder ähnliche Aufgaben zur leichten Übersicht gruppieren. Mit einem Tag können Sie den Status einer Aufgabe verfolgen oder Aufgaben kategorisieren. Die Tags einer Aufgabe erscheinen unter Projekte.

Klicken Sie auf den Namen des Tags, um eine vollständige Liste der Aufgaben anzuzeigen, die mit diesem Tag verknüpft sind.

add and create tags

So fügen Sie einen Tag zu einer Aufgabe hinzu:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol
  2. Wählen Sie Tags hinzufügen
  3. Wählen Sie ein vorhandenes Tag oder erstellen Sie ein neues

Drücken Sie Tab+T, um das Tag-Feld aufzurufen.

Um ein Tag von einer Aufgabe zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger einfach über den Namen des Tags und klicken Sie auf das X-Symbol.

Tags umbenennen oder löschen

Klicken Sie auf den Namen des Tags, und Sie navigieren zu einer anderen Seite mit einer Liste von Aufgaben, die mit dem Tag verknüpft sind.

Remove or delete

So benennen oder löschen Sie ein Tag:

  1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil
  2. Wählen Sie Tag umbenennen, um es umzubenennen
  3. Wähle Tag löschen aus, um ihn zu löschen

Sobald ein Tag gelöscht wurde, erhalten alle Tag-Follower eine E-Mail-Benachrichtigung über die Löschung mit der Tag-ID. Falls der Tag aus Versehen gelöscht wurde, kann uns jeder mit der ID kontaktieren, um den Tag wiederherzustellen.

Tag-Berechtigungen

  • Tags, die mit einer privaten Aufgabe verknüpft sind, können von der verantwortlichen Person und den Beteiligten dieser Aufgabe durchsucht werden.
  • Tags, die mit Aufgaben innerhalb eines privaten Projekts verknüpft sind, können von den Mitgliedern dieses Projekts durchsucht werden.
  • Alle Tags können über die API durchsucht werden.

Tags vs. benutzerdefinierte Felder

Mithilfe von Tags und benutzerdefinierten Feldern können Sie Informationen in Asana kategorisieren, filtern und markieren. Für die Verwendung in einem Unternehmen empfehlen wir Ihnen ausdrücklich benutzerdefinierte Felder, da sie sichtbarer und robuster sind, während Tags eher informell sind. Hier sind einige Szenarien, die Ihnen bei der Entscheidung helfen:

Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, wenn Sie:

  • Sie möchten bestimmte Daten zu allen Aufgaben in einem Projekt hinzufügen.
  • Sie verfolgen die Aufgaben in allen Projekten auf der Grundlage von Standardinformationen (z. B. Prioritätsstufen, Zeitaufwand, Arbeit).
  • Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Teamkollegen bestimmte Informationen für jede Aufgabe in einem Projekt eintragen.
  • Sie müssen nach bestimmten Datenfeldern sortieren oder suchen.

Benutzerdefinierte Felder sind nur für Teams und Unternehmen in Asana Premium, Business und Enterprise verfügbar. Holen Sie sich Premium

Verwenden Sie in folgenden Fällen Tags:

  • Sie benötigen eine Ad-hoc-Kennzeichnung, verfügen über unbegrenzte Optionen oder wissen zum Zeitpunkt der Erstellung noch nicht, was mit Tags versehen werden muss.
  • Sie müssen den Tag in „Meine Aufgaben” sehen können.
  • Sie müssen nur einige Aufgaben innerhalb eines Projekts markieren.
  • Sie möchten Vorlage-Aufgaben markieren.

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