Egal, ob Sie neu bei Asana sind oder die kostenlose Version seit einiger Zeit verwenden, eine Testversion ist der beste Weg, um all das zu erkunden, was Asana Starter und Advanced zu bieten haben. Die auf diesen Ebenen verfügbaren Funktionen können Ihnen helfen, Projekte zu managen und sicherzustellen, dass alles, von den kleinsten bis hin zu den größten Vorhaben, nach Plan verläuft. Dieser Artikel hilft Ihnen, die Leistungsfähigkeit der Starter- und Advanced-Funktionen zu verstehen, die Ihnen während Ihrer Testphase zur Verfügung stehen, und zeigt Ihnen, wie Sie damit beginnen können.
Wenn Sie noch keine Testversion gestartet haben, können Sie sich hier für eine kostenlose Testversion anmelden.
Was Sie vor Beginn Ihres Tests wissen sollten
Asana ist eines der führenden Tools für das kollaborative Arbeitsmanagement, das für eine bessere Produktivität, Zusammenarbeit und Koordination zwischen Teams und Unternehmen entwickelt wurde. Anstatt zu versuchen, alles per E-Mail, mit Dateien, endlosen Meetings und per Chat zu erledigen, können Sie mit Asana Ihre gesamte Arbeit an einem Ort planen, verwalten und überwachen. Außerdem lässt sich Asana in Ihre anderen Tools zur Zusammenarbeit integrieren, so dass die Arbeit miteinander verknüpft bleibt.
Für einen erfolgreichen Start mit Ihrer Testversion sollten Sie mit den Grundlagen von Asana vertraut sein. Dazu gehören:
- Aufgaben und Projekte erstellen.
- Zuweisen von Aufgaben mit Fälligkeitsterminen.
- Aufgaben erledigen und kommentieren, um Statusaktualisierungen zu übermitteln.
- Teammitglieder zu Aufgaben und Projekten hinzufügen.
- Verwenden Sie verschiedene Projektansichten, z. B. die Listen-, Board-, Kalender- und Zeitleistenansicht.
- So zeigen Sie Dateien an und filtern und sortieren Ihre Aufgaben.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Team eingeladen haben, um innerhalb des Testzeitraums mit der Verwendung und Evaluierung von Asana zu beginnen.
Beginnen Sie mit einer Vorlage
Die Verwendung von Asana für ein Projekt oder einen Prozess, mit dem Ihr Team bereits vertraut ist, ist der einfachste Weg, um loszulegen. Welchen Prozess Sie konkret ausprobieren, hängt von Ihrem Team ab, aber wir haben Dutzende von Vorlagen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Einige unserer Top-Vorlagen sind Arbeitsanfragen, Inhaltskalender und Produkteinführungen.
Planen Sie derzeit Ihre Arbeit und Projekte in Tabellenkalkulationen? Probieren Sie unseren CSV-Import aus, um diese mit wenigen Klicks in Asana zu importieren.
Wenn Sie die Basisversion von Asana verwendet haben, können Sie eine kostenlose Testversion starten, um Premium und/oder Business Funktionen für Ihre bestehenden Aufgaben und Projekte zu testen. Es ist eine gute Idee, bestimmte Funktionen in bestimmten Projekten zu testen und darüber nachzudenken, wie Sie dies tun werden. Sie könnten zum Beispiel damit beginnen, benutzerdefinierte Felder mit Priorität in einem Projekt für Designanfragen oder Abhängigkeiten in einem Eventplan zu verwenden. Dann stellen Sie sicher, dass Sie diese Projekte zu einem Portfolio hinzufügen, um sie alle im Auge zu behalten.
Weitere Projektideen von Asana, bewährte Vorgehensweisen und Tipps oder Fallstudien unserer Kunden, um Beispiele aus der Praxis zu sehen.
Wichtigste erweiterte Funktionen
Die in diesem Abschnitt beschriebenen Funktionen stehen auf den Ebenen Asana Advanced, Enterprise und Enterprise+ sowie auf den bisherigen Stufen Business und Legacy Enterprise zur Verfügung.
Sobald Sie sich für Ihr erstes Projekt entschieden haben, sind Sie bereit, das Beste aus Ihrem Test zu machen. Die folgenden Funktionen repräsentieren nicht alles, was Starter und Advanced zu bieten haben, aber sie funktionieren gut zusammen und können sofort verwendet werden.
Portfolios
Portfolios sind der beste Weg, um alle Projekte für ein bestimmtes Vorhaben oder ein bestimmtes Team an einem Ort nachzuverfolgen. Sie bilden eine einfache Möglichkeit, die am häufigsten verwendeten Projekte zu ordnen, zu verwalten und sie nach Projektinhaber, Fälligkeitsdatum, Status, Priorität und mehr zu sortieren.
Teilen Sie ein beliebiges Portfolio, indem Sie seine URL kopieren und mit jedem Nutzer von Asana in Ihrer Domain teilen.
Workload
Projekt Manager und Führungskräfte haben oft Schwierigkeiten, das Arbeitspensum zu verwalten. Sie verlassen sich entweder auf ein komplexes System oder fügen Informationen aus E-Mails, Dokumenten und Meetings manuell zusammen, was zu Zeitverlust führt. Das Portfolio Workload bietet einen einzigen, genauen Überblick über das Arbeitspensum Ihres Teams auf der Grundlage der bereits in Asana zugewiesenen Arbeit.
Das Arbeitspensum im Portfolio erleichtert fundierte Personalentscheidungen, sorgt für eine ausgewogene Arbeitsbelastung und trägt dazu bei, dass Vorhaben nach Plan verlaufen.
Korrekturhinweise
Mit Korrekturhinweise können Stakeholder spezifisches, umsetzbares Feedback zu Bildern hinterlassen. Korrekturhinweise in Asana machen es Prüfern einfach, Inhalte direkt zu kommentieren und Feedback im richtigen Kontext zu geben. Jeder Kommentar verwandelt sich in eine umsetzbare Unteraufgabe und der Ersteller des Inhalts kann dann entscheiden, wie er dieses verwirklicht.
Korrekturhinweise rationalisieren den Feedbackprozess, indem sie es den Prüfern ermöglichen, ihre Ideen klar auszudrücken, und den Kreativen ermöglichen, zu entscheiden, ob sie sie integrieren möchten, während gleichzeitig eine zentrale Aufzeichnung beibehalten wird.
Top-Funktionen für Anfänger
Die in diesem Abschnitt beschriebenen Funktionen sind auf den Ebenen Asana Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+ sowie auf den bisherigen Stufen Premium, Business und Legacy Enterprise verfügbar.
Benutzerdefinierte Felder
Benutzerdefinierte Felder helfen, bestimmte Details für jede Aufgabe oder für ein Projekt in einem Portfolio einheitlich zu verfolgen - siesind wie die Spalten einer Tabelle. Sie können sie verwenden, um ein Projekt oder Portfolio zu filtern und zu sortieren und über gefährdete Arbeitsvorgänge, Genehmigungen und mehr zu berichten.
Feldnamen und -werte sind anpassbar, so dass Sie ein Feld für Phase, Priorität, Kosten oder was auch immer für Ihren Workflow, Ihr Team und Ihr Unternehmen wichtig ist, erstellen können. Sie können auch Benachrichtigungen erhalten, wenn benutzerdefinierte Felder geändert werden, um die Arbeit voranzubringen und Genehmigungen zu verdeutlichen.
Asana Business Kunden können auch benutzerdefinierte Felder sperren, um sicherzustellen, dass jeder die richtigen Felder verwendet und um sie konsistent zu halten.
Vorlagen
Verwenden Sie von Asana erstellte Vorlagen oder erstellen und speichern Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Vorlagen, um die üblichen Prozesse Ihres Teams zu vereinheitlichen. So sparen Sie Zeit beim Projekt-Setup und folgen den gleichen Schritten, ohne etwas zu vergessen. Hier finden Sie unsere vollständige Vorlagengalerie.
Sie können auch unseren CSV-Import testen, um eine bestehende Tabelle mit wenigen Klicks in ein Projekt zu verwandeln.
Startdaten
Startdaten zeigen an, wann Sie mit Ihrer Arbeit beginnen sollten, um Ihre Frist einzuhalten, ohne daran in letzter Minute zu arbeiten. Sie unterstützen Sie auch bei der Planung von Projekten mit einem bestimmten Termin, um sicherzustellen, dass Ihr Zeitplan eingehalten wird.
Verwenden Sie Startdaten für Aufgaben, an denen über mehrere Tage hinweg gearbeitet wird, wie z.B. das Verfassen eines Blogeintrags oder das Erstellen eines Videos.
Aufgabenabhängigkeiten
Markieren Sie eine Aufgabe, die auf die Fertigstellung einer anderen Aufgabe wartet, um komplexe Projekte auf Kurs zu halten und zu gewährleisten, dass die richtige Arbeit zur rechten Zeit erledigt wird. Sie eignen sich hervorragend, um einen klaren Prozess zu bilden und Verwirrung zu minimieren. Abhängigkeiten sparen Ihnen auch Zeit, da Sie nicht ständig mit den Personen über ihren Fortschritt oder den Erledigungsstatus einer Aufgabe sprechen müssen.
Verwenden Sie Abhängigkeiten für Aufgaben, die in einer bestimmten Sequenz ablaufen müssen, wie z.B. das Überprüfen eines ersten Entwurfs, sobald er geschrieben wurde, oder das Live-Schalten einer Webseite nach der endgültigen Qualitätssicherung.
Formulare
Ihr Team ist es vielleicht gewohnt, Anfragen und Projektanforderungen in Form von Dokumenten und E-Mails einzureichen. Diese Informationen sind jedoch oft ungeordnet und unvollständig, was zu Verwirrung, Verlangsamung oder sogar übersehenen Aufgaben führt. Sie können Formulare erstellen, um Ihren Antragsprozess zu standardisieren. Übermittelte Formulare sind direkt mit bestimmten Projekten verknüpft, erfassen wichtige Informationen im Voraus und ermöglichen eine einfache Nachverfolgung an einem Ort.
Formulare können von jedem eingereicht werden - auch wenn die Person Asana nicht verwendet. Sie können ihnen einfach den Formularlink schicken. Nach der Übermittlung wird das Formular zu einer Aufgabe in Ihrem Projekt, damit Sie dieser eine Priorität zuordnen können. Richten Sie ein Formular ein, indem Sie den hier beschriebenen Schritten folgen.
Zeitleiste
Erschaffen Sie einen ansprechenden, stets aktuellen Überblick darüber, wie Ihre Arbeitsvorgänge zusammenhängen, um Projekte richtig zu starten und Ihre Fristen einzuhalten. Mit der Zeitleiste können Sie Ihre Projektpläne in wenigen Minuten ansehen, freigeben und anpassen.
Die Zeitleiste ist am leistungsfähigsten, wenn Aufgaben Abhängigkeiten und Starttermine besitzen, so dass Sie sehen können, wie Arbeitsvorgänge miteinander in Verbindung stehen. Während die Arbeit voranschreitet, können Sie Aufgaben einfach per Drag & Drop verschieben, um Zeitpläne zu sehen und Konflikte zu erkennen.
Erhalten Sie Antworten auf Ihre Fragen
Haben Sie weitere Fragen, während Sie mit Premium oder Business starten? Sehen Sie sich diese Ressourcen an:
- Besuchen Sie das Asana Help Center, um detaillierte Informationen zu Funktionen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu erhalten.
- Erhalten Sie eine ausführliche On-Demand-Schulung mit dem Asana Academy Kurs oder besuchen Sie eine Schulung in Ihrer Nähe.
- Wenden Sie sich an die Asana Community, um schnelle Antworten im Community-Forum zu erhalten.
- Wenden Sie sich an den Vertrieb, wenn Sie Fragen zur Mitgliedschaft, zur Rechnungsstellung oder zur Testversion haben, oder wenden Sie sich an unser Support-Team.