Übersicht
Willkommen bei Asana! Dieser Artikel bietet einen kurzen Überblick über die wichtigsten Punkte für einen erfolgreichen Einstieg in Asana.
Wenn Sie von einem Mitglied unseres Teams durch die Inhalte geführt werden und Ihre Fragen in Echtzeit beantwortet bekommen möchten, können Sie sich hier für eine unserer Schulungen anmelden.
Aufgaben - Was sind Aufgaben?
Sie haben vielleicht bemerkt, dass Ihnen bereits einige Aufgaben zugewiesen wurden. Jetzt fragen Sie sich bestimmt, wo Sie anfangen sollen. Aufgaben sind die grundlegenden Bausteine von Asana.
Aufgaben stellen umsetzbare Schritte oder Aktionspunkte dar, mit denen klar wird, wer für was bis wann verantwortlich ist. Sie können aber auch Ideen oder Referenzdokumente repräsentieren.
Sie finden Ihnen zugewiesene Aufgaben in Ihrer „Meine Aufgaben“ -Liste, auf die Sie über die Seitenleiste zugreifen können.
Sie können eine Aufgabe wie folgt erstellen:
- Klicken Sie unter „Meine Aufgaben“ oben auf die Schaltfläche + Aufgabe hinzufügen.
- Sie können direkt in einem Projekt eine Aufgabe erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche + Aufgabe hinzufügen klicken (weiter unten erfahren Sie mehr über Projekte).
- Klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen… unter einem beliebigen Abschnitt in einem Projekt oder in „Meine Aufgaben“.
- Klicken Sie oben links über der Seitenleiste auf die Schaltfläche „+ Schnell hinzufügen“.
Hier finden Sie einige Tipps, um Aufgaben zielgerichtet erstellen zu können:
- Vergeben Sie spezifische und handlungsorientierte Aufgabennamen, damit klar ist, was zu tun ist. Fügen Sie eine Aufgabenbeschreibung hinzu, damit die verantwortliche Person weiß, was sie tun muss.
- Weisen Sie die Aufgabe einem Teamkollegen zu und legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest (auch wenn es nur geschätzt ist). Dadurch wird klar, wer wofür verantwortlich ist.
- Hängen Sie Dateien mit relevantem Kontext, Informationen oder Arbeitsunterlagen an. Denken Sie auch daran, Ihre fertigen Dateien anzuhängen, wenn Sie die Aufgabe als erledigt markieren, damit Ihre Teamkollegen auf den neuesten Stand gebracht werden.
- Fügen Sie Teammitglieder als Aufgabenbeteiligte hinzu, damit diese den Aufgabenfortschritt immer im Blick haben. Sie können diese Personen auch in einem Kommentar in der Aufgabe @erwähnen.
Jede Aufgabe kann nur eine verantwortliche Person, aber viele Beteiligte haben.
Sowohl die verantwortliche Person als auch die Beteiligten einer Aufgabe können die Aufgabe je nach den Berechtigungseinstellungen anzeigen lassen und bearbeiten. Die Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen in ihrer Inbox, wenn Änderungen an der Aufgabe vorgenommen wurden. Abhängig von ihren Einstellungen können sie Benachrichtigungen auch per E-Mail erhalten.
Unteraufgaben - Unterteilen von Aufgaben in kleinere Bestandteile mit Unteraufgaben
Unteraufgaben werden verwendet, um eine Aufgabe in kleinere Arbeitsschritte zu unterteilen oder das Arbeitspensum auf mehrere Personen aufzuteilen. Unteraufgaben funktionieren wie eigenständige Aufgaben mit allen Feldern einer übergeordneten Aufgabe, werden aber in einer übergeordneten Aufgabe als Teilaufgabe angezeigt.
- Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, um Unteraufgaben in der Listenansicht auszuklappen und sie sich anzeigen zu lassen.
- Dieses Symbol weist darauf hin, dass diese Aufgabe drei Unteraufgaben hat
- Alle drei Unteraufgaben werden im ausgeklappten Zustand in der Listenansicht angezeigt (wie in Schritt 1 gezeigt).
- Im Fenster mit den Aufgabendetails werden die gleichen Unteraufgaben angezeigt, die in Schritt 3 gezeigt werden
Hier erfahren Sie, wie Sie eine Unteraufgabe erstellen.
Sie können Unteraufgaben innerhalb von Unteraufgaben anlegen, aber nur maximal 5 Ebenen erstellen.
Sie können Ihrem Projekt manuell eine Unteraufgabe hinzufügen, wenn Sie möchten, dass diese in der Aufgabenliste, dem Kalender und der Zeitleiste Ihres Projekts zusammen mit Ihren anderen Aufgaben angezeigt wird. Darüber hinaus können Sie auch eine verantwortliche Person angeben, da Unteraufgaben nicht automatisch derselben Person zugewiesen werden, wie in der übergeordneten Aufgabe.
Befolgen Sie die hier beschriebenen Schritte, um ein Projekt mit einer Unteraufgabe zu verknüpfen.
Projekte - Bündeln verwandter Aufgaben mit Projekten
Projekte ermöglichen es Ihnen, Gruppen von Aufgaben, die mit einem bestimmten Vorhaben, einem bestimmten Ziel oder einem großen Arbeitsvorgang zusammenhängen, an einem Ort zu organisieren und zu erfassen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr erstes Projekt in Asana erstellen.
Sie können ein Projekt für eine Reihe verschiedener Szenarien erstellen. Hier einige Beispiele zur Inspiration:
- Eventplanung - Verwenden Sie ein Projekt, um wichtige Aktionspunkte im Vorfeld einer Veranstaltung an einem Ort zu verfolgen. Von der Buchung eines Veranstaltungsortes über die Festlegung eines Datums und das Versenden von Einladungen bis hin zur Entscheidung über Speisen und Catering-Optionen: All das lässt sich mit einem Event-Projekt erfassen.
- Onboarding neuer Mitarbeiter - Erstellen Sie ein Projekt für Sie sowie den neuen Mitarbeitenden und fügen Sie alle Personen hinzu, die möglicherweise am Onboarding-Prozess beteiligt sind. Sie können das Projekt verwenden, um den Schulungsplan nachzuverfolgen und wichtige Materialien für das Onboarding hinzuzufügen.
Projekte in Asana müssen sich innerhalb eines Teams befinden. Wenn Sie persönliche Projekte erstellen möchten, können Sie ein Team für Ihre persönlichen Projekte erstellen und diese Projekte bei Bedarf als privat markieren, indem Sie diese Schritte befolgen.
Private Projekte können nur von Projektmitgliedern eingesehen werden und sind nur für Personen sichtbar und zugänglich, die zu dem Projekt eingeladen wurden.
Fügen Sie ein beliebiges Projekt zu Ihren Favoriten hinzu, indem Sie auf den Stern neben dem Namen des Projekts klicken. Dadurch wird das Projekt zur Seitenleiste hinzugefügt, um schnell darauf zugreifen zu können.
Sie können beim Erstellen eines neuen Projekts auch aus einer Reihe von Vorlagen wählen. Dies kann Ihrem Team dabei helfen, neue Projekte innerhalb weniger Sekunden anzulegen.
Teams - Teams in Asana beitreten
Wie oben bereits erwähnt, müssen sich alle Projekte in Asana innerhalb eines Teams befinden. Teams sind Personengruppen Ihres Unternehmens, die gemeinsam an Projekten arbeiten. Jedes Team hat eigene Mitglieder, Projekte, Nachrichten und Kalender.
Wenn Sie gerade erst zu Asana eingeladen wurden, wurden Sie möglicherweise bereits in ein Team eingeladen. Sie werden nicht automatisch zu allen Teams in Ihrem Unternehmen hinzugefügt. Jede Person muss Teams innerhalb des Unternehmens erstellen oder ihnen beitreten. Alternativ können Sie sich von Ihren Teamkollegen einladen lassen, um Teams und Projekten beizutreten.
Wenn Sie Mitglied eines Unternehmens sind, finden Sie in der Seitenleiste zwei Teamlisten. Die erste Liste zeigt Teams an, in denen Sie Mitglied sind, und die zweite Liste repräsentiert Teams, denen Sie beitreten oder zu denen Sie eine Beitrittsanfrage senden können.
Suchen - Verwenden der Suchfunktion, um Arbeitsvorgänge einfach zu finden
Die Suchfunktion in Asana ermöglicht es Ihnen, alle Aufgaben, Projekte, Tags, Vorlagen, Portfolios, Nachrichten, Ziele, Personen oder Teams in Ihrem Arbeitsbereich oder Unternehmen zu finden.
Ganz gleich, ob Sie einfach nur eine Aufgabe finden möchten, die Sie letzte Woche einem Kollegen zugewiesen haben, oder sich auf Überprüfungen vorbereiten müssen und deshalb bestimmte Arbeitsvorgänge zusammensuchen: Mit Asana haben Sie alles an einem Ort und finden alle Inhalte ganz einfach über die Suchfunktion.
Eine Übersicht über die Suchfunktion innerhalb bestimmter Projekte finden Sie hier.
Inbox - Verwalten Ihrer Benachrichtigungen mit der Asana-Inbox
Sie finden Ihre Asana-Inbox in der Seitenleiste.
Die Inbox ist der zentrale Ort für Benachrichtigungen in Asana. Ihre Inbox zeigt innerhalb eines Arbeitsbereichs oder Unternehmens Aktualisierungen zu allen Projekten an, in denen Sie Mitglied sind, und zu Aufgaben, an denen Sie beteiligt sind bzw. die Ihnen zugewiesen sind. Über die Einstellungen für Projektbenachrichtigungen können Sie festlegen, für welche Projekte Sie Inbox-Benachrichtigungen erhalten.
Hier finden Sie einige nützliche Tipps zur Verwaltung Ihrer Inbox.
Wenn es ungelesene Benachrichtigungen gibt, wird neben Ihrer Inbox ein orangefarbener Punkt angezeigt.
Formulare - Erfassen von Informationen mit Asana-Formularen
Formulare stehen allen Premium -, Business - und Enterprise -Kunden zur Verfügung.
Formulare sind ein fester Bestandteil von Asana-Projekten. Beim Ausfüllen Ihres Formulars wird die Formularübermittlung als neue Aufgabe in dem Projekt angezeigt, in dem sich das Formular befindet.
Mit Formularen können Sie standardisieren, wie Ihr Team mit Arbeitsvorgängen beginnt, alle dafür benötigten Informationen erfassen und sicherstellen, dass nichts übersehen wird. Sie können Formulare mit internen und externen Teams verwenden, um Informationen zu sammeln und zu konsolidieren und Schwierigkeiten, ewiges Hin und Her sowie Missverständnisse für Ihr Team zu minimieren.
Weitere Informationen zum Erstellen von Formularen in Asana finden Sie in diesem Artikel.