Grundlegende Workflows in Asana erstellen

Was ist ein Workflow?

Workflows sind eine Abfolge wiederkehrender Arbeitsschritte, die zu einem bestimmten Ergebnis führen. Workflows können je nach Aufgabe oder Ziel variieren und dabei je nach Bedarf einfach oder komplex sein. Das Geheimnis liegt darin, den Prozess in übersichtliche Schritte zu unterteilen und sie nach einem bestimmten Schema abzuarbeiten, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

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Die Bestandteile eines Workflows

In Asana legen Sie die Arbeitsvorgänge beziehungsweise Geschäftsprozesse Ihres Teams fest, damit jeder weiß, was in welcher Reihenfolge passieren muss, wer für die einzelnen Schritte verantwortlich ist und sichergestellt ist, dass keine wichtigen Schritte vergessen werden.

Die verschiedenen Elemente in Asana – Projekte, Aufgaben und Unteraufgaben – sowie Funktionen wie benutzerdefinierte Felder, Formulare und Regeln sind Ihre Bausteine, die gemeinsam einen Workflow bilden. Sie können sie auf unterschiedliche Weise zusammensetzen, um unterschiedliche Dinge zu erreichen.

Projekt-Baupläne

Wenn Sie bereits Projekte in Asana erstellt haben, fragen Sie sich vielleicht, ob Ihre Vorgehensweise richtig ist. Sobald Sie wissen, wie effektive Projekte identifiziert und eingerichtet werden, geschieht der Rest wie von selbst.

Im Folgenden werden wir uns drei beliebte Projekttypen ansehen, mit denen Sie die gängigsten Projekte in Asana erstellen können.

Bauplan 1: Fristgebundene Projekte

Fristgebundene Projekte haben einen klaren Anfang, eine Mitte und ein Ende. Die Arbeitsschritte erfolgen der Reihe nach und im besten Fall vor dem Ablauf einer bestimmten Frist.

Beispiele für fristgebundene Projekte

Veranstaltungen
Produkteinführungen
Mitarbeiter-Onboarding

Merkmale von fristgebundenen Projekten

Aufgaben werden nacheinander erledigt
Projekt ist ein eigenständiges Arbeitsvorhaben
Das Projekt hat ein Endergebnis oder Fälligkeitsdatum

Verwalten eines fristgebundenen Projektes in Asana

Werfen wir einen Blick auf ein Beispiel. Liona arbeitet als Veranstaltungskoordinatorin bei der Phönix AG.

Bevor sie auf Asana umgestiegen ist, verwaltete Liona ihre Event-Checkliste in einer Tabelle. Liona verwendet jetzt Asana, um den Workflow für die Veranstaltungsplanung ihres Teams zu optimieren.

Da die Veranstaltungsplanung in der Regel in einer bestimmten Reihenfolge abläuft, erstellt Liona ein neues Projekt und beginnt mit dem Organisieren der Veranstaltung in der Listenansicht.

Wie Sie sehen, hat Liona ihr Projekt in der Listenansicht organisiert, indem sie:

Abschnitte hinzugefügt hat
Die Arbeit in Unteraufgaben unterteilt hat
Benutzerdefinierte Felder verwendet hat
Meilensteine bestimmt hat

Abhängigkeiten hinzufügen, um Übergaben zu automatisieren

In einem termingebundenen Projekt ist die Reihenfolge der Arbeit genauso wichtig wie die Arbeit selbst. In der Zeitleistenansicht können Sie Ihren Projektplan abbilden, um die Zusammenhänge aller Vorgänge zu sehen.

Zeichnen Sie Abhängigkeiten, um Arbeit zu verbinden, während Sie Ihren Projektplan erstellen. Wenn Sie einen Timing-Konflikt feststellen, können Sie das Fälligkeitsdatum direkt auf der Timeline anpassen. Wenn die Arbeit beginnt, erhält Ihr Team Benachrichtigungen, wenn abhängige Aufgaben abgeschlossen sind.

Benutzerdefinierte Vorlagen für häufige Workflows erstellen

Das Erstellen benutzerdefinierter Vorlagen spart Zeit bei der Erstellung künftiger Projekte und stellt sicher, dass jeder den richtigen Prozessen folgt. Sie können diese Vorlagen aktualisieren, wenn Sie Ihre Verfahren anpassen und aus vergangenen Projekten lernen.

Wenn Sie auf das obige Beispiel zurückblicken, wird Liona, sobald sie mit dem Aufbau dieses Projekts fertig ist, den gleichen Prozess für andere Veranstaltungen befolgen. Sie konvertiert ihr Projekt in eine benutzerdefinierte Vorlage, sodass der Prozess leicht repliziert werden kann.

Liona konvertiert dieses Projekt mithilfe des Dropdown-Pfeils neben dem Projektnamen in eine benutzerdefinierte Vorlage.
Jedes Mal, wenn das Team ein neues Event veranstaltet, kann es diese Vorlage beim Erstellen eines neuen Projekts nutzen.
Wenn in Ihrer benutzerdefinierten Vorlage Daten festgelegt sind, wählen Sie beim Erstellen Ihres neuen Projekts ein Start- oder Enddatum aus. Asana wird dann automatisch Aufgabentermine für Sie festlegen.

Vorlagen für fristgebundene Projekte

Verwalten Sie die fristgebundenen Projekte Ihres Teams effizienter, indem Sie die Projektvorlagen-Sammlung von Asana nutzen.

Projekttyp 2: Fortlaufende Prozesse

Diese Projekte durchlaufen verschiedene Phasen. Ein Arbeitsvorgang ist beendet, wenn er alle Phasen durchlaufen hat. Das Team wiederholt den gleichen Prozess für jeden Arbeitsvorgang. Das Projekt endet eigentlich nie; Es ist eher wie eine Pipeline, durch die kontinuierlich Arbeit fließt - ein fortlaufender Prozess.

Beispiele für fortlaufende Prozesse

Wöchentliche Tagesordnungen: Aufgaben werden in die Tagesordnung aufgenommen oder daraus entfernt
Fortlaufende Kalender: Aufgaben stehen für Veranstaltungen, Inhalte oder andere Elemente
Erfassung von Problemen: Neue Probleme werden erfasst, nach Priorität oder Status kategorisiert und durchlaufen verschiedene Phasen bis hin zur Lösung

Eigenschaften von fortlaufenden Prozessen

Arbeitsvorgänge durchlaufen Phasen
Das Projekt dient als eine fortlaufende Pipeline für umsetzbare Arbeit
Das Projekt ist ein fortlaufender Prozess ohne ein festgelegtes Ende

Verwaltung eines fortlaufenden Prozesses in Asana

Werfen wir einen Blick auf ein anderes Beispiel: Janine ist Kreativproduzentin bei der Phönix AG. Das Event-Team sendet häufig Designanfragen für Bilder und Werbegeschenke, die sie für die Events brauchen. Das Team bei der Phönix AG erfasst kreative Designanfragen direkt in Asana.

Janine richtet ein Projekt in der Boardansicht ein, um die Bearbeitung von Kreativanfragen durch ihr Team zu vereinfachen und zu automatisieren.

Janine richtet das Anfrageprojekt in der Boardansicht ein. Dies ist bei fortlaufenden Prozessen üblich. Es erscheint intuitiv, die Phasen eines Prozesses horizontal auf dem gesamten Board nachzuverfolgen.
Die Abschnitte hier werden verwendet, um die Phasen anzuzeigen, die der Arbeitsvorgang durchläuft - von neuen Anfragen bis zu kürzlich erledigten Aufgaben.
Über das Menü „Anpassen“ fügt Janine benutzerdefinierte Felder hinzu. Derzeit hat sie Felder für die Priorität, Genehmigungsphase und den geschätzten Aufwand hinzugefügt.
Janine kann Unteraufgaben in der Boardansicht anzeigen, wenn sie das Verzweigungssymbol in der unteren Ecke einer Aufgabe anklickt.

Arbeitsanfragen mit Formularen standardisieren

Jamie erstellt in diesem Projekt ein Formular, um einen zentralen Eingangspunkt für Arbeitsanfragen zu erstellen und relevante Informationen im Voraus zu erfassen. Wenn eine Person das Formular ausfüllt, erscheint es als neue Aufgabe in diesem Projekt.

Mit Formularen können Sie standardisieren, wie Ihr Team mit Arbeitsvorgängen beginnt, alle dafür benötigten Informationen erfassen und sicherstellen, dass nichts übersehen wird. Sie können Formulare mit internen und externen Teams verwenden, um Informationen zu sammeln und zu konsolidieren, ewiges Hin und Her zu minimieren sowie Missverständnisse für Ihr Team zu vermeiden.

Formulare stehen allen Asana Premium -Nutzern zur Verfügung. Bestimmte Funktionen innerhalb von Formularen, wie Verzweigung, Anpassung der Kopfzeile und Anpassung der Bestätigungsnachricht, sind nur für Business - und Enterprise -Kunden verfügbar.

Automatisieren Sie Routineaufgaben mit Regeln

Da einige Schritte in Janines Prozess jedes Mal auf die gleiche Weise ablaufen, fügt sie Regeln hinzu, um häufige Vorgänge zu automatisieren und manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren.

Regeln ermöglichen es Ihnen, Routineaufgaben zu optimieren und Workflows mit Leichtigkeit einzurichten. Damit eine Automatisierungsregel funktioniert, benötigen Sie einen Auslöser, der die Regel aktiviert, und eine Aktion, die daraufhin automatisch ausgeführt wird.

Regeln stehen allen Premium-Nutzern zur Verfügung. Einige Funktionen, die zu Regeln gehören, wie das Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln, benutzerdefinierte Regeln mit Bedingungen, Auslöser für Änderungen des Genehmigungsstatus und die Aktion Kommentar hinzufügen, stehen nur Business- und Enterprise-Kunden zur Verfügung.

Projekttyp 3: Referenzprojekte

Möglicherweise denken Sie gar nicht daran, Asana zur Erfassung und Organisation von Informationen zu verwenden. Asana eignet sich jedoch hervorragend für diese Arbeit, da Sie sogenannte Referenzprojekte erstellen können.

Beispiele für Referenzprojekte

Protokollierung von Informationen für ein Mitarbeiterhandbuch
Einblick in einen langfristigen Plan oder Kalender erhalten
Ideen aus einem Team-Brainstorming zusammenstellen

Merkmale eines Referenzprojekts

Weder termingebunden noch fortlaufend
Enthält keine umsetzbaren Arbeitsschritte
Ziel des Projekts ist eine klare Übersicht oder organisierte Informationen
Projekt kann auch zeitgebunden sein

Entwerfen eines Referenzprojekts

Es gibt keine einheitliche Methode dafür, wie man Referenzprojekte aufsetzt, weil sie für die Organisation und Visualisierung vieler unterschiedlicher Arten von Informationen genutzt werden können. Das Projektformat hängt von seinem Zweck ab.

Handbücher lassen sich häufig am besten in der Listenansicht darstellen.
Zeitpläne lassen sich besonders gut in der Kalenderansicht visualisieren.
Roadmaps sind für die Zeitleistenansicht wie gemacht.
Die Boardansicht passt optimal zu Gruppen-Brainstormings.

Bessere Abstimmung im Team

Verwenden Sie diese Tipps, um verwandte Arbeitsvorgänge zu verknüpfen und die Transparenz in Ihren Projekten zu verbessern.

Sie können eine bestimmte Aufgabe auch zu mehreren Projekten hinzufügen
@erwähnen Sie Aufgaben oder Projekte in Beschreibungen und Kommentaren
Verwenden Sie die Projektübersicht, um das Ziel des Projekts zu erläutern, festzulegen, wer beteiligt ist, wichtige Ressourcen zu teilen und Status-Updates bereitzustellen.