In diesem Artikel lernen Sie die verschiedenen Funktionen und Strategien kennen, mit denen Sie Ihre „Meine Aufgaben“ in Asana optimieren können. Diese reichen von der Erstellung von Abschnitten und der Automatisierung von Aufgaben anhand von Regeln bis hin zur Verwendung benutzerdefinierter Felder und der Auswahl der perfekten Ansicht für Ihre Anforderungen.
Melden Sie sich hier an, wenn Sie an einer Live-Schulung zur Steigerung Ihrer persönlichen Produktivität in Asana teilnehmen möchten. Ein Mitglied unseres Teams wird Sie durch die Inhalte führen und auf Ihre Fragen eingehen.
Was ist „Meine Aufgaben“?
Mit „Meine Aufgaben“ erhalten Sie eine zentrale To-do-Liste, die Sie dabei unterstützt, Aufgaben effektiv zu priorisieren und Ihre Arbeit mit Ihren To-dos zu verknüpfen.
Betrachten Sie diese Ansicht als Ihre persönliche To-do-Liste, zu der Sie alle Aufgaben hinzufügen, die sich ansonsten an verschiedenen Orten - wie etwa in Ihrem Gedächtnis oder auf einer Haftnotiz - befinden. „Meine Aufgaben“ ist Ihre zentrale Informationsquelle für Arbeitsvorgänge, die erledigt werden müssen und in der Sie auch alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben finden.
To-dos priorisieren
- Fügen Sie zunächst alle Ihre Aufgaben zu „Meine Aufgaben“ hinzu und stellen Sie sicher, dass der Titel der Aufgabe ein konkret umsetzbares Verb enthält, z. B. Kampagnen-Briefing entwerfen oder visuelle Inhalte erstellen.
- Geben Sie diesen Aufgaben ein Fälligkeitsdatum, damit Sie und andere Beteiligte wissen, bis wann diese erledigt werden sollten. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Aufgaben zu priorisieren.
- Verknüpfen Sie Ihre Aufgaben mit relevanten Projekten, damit Ihre Arbeitsvorgänge ein großes Ganzes ergeben, statt isoliert zu existieren. Zum Beispiel können Sie Ihre Aufgabe Kampagnen-Briefing entwerfen zum Projekt Saisonale Marketingkampagne hinzufügen.
- Behalten Sie Ihre Arbeit im Griff, indem Sie Ihre „Meine Aufgaben“ täglich überprüfen. Auf diese Weise verpassen Sie keine neuen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden, oder bald fälligen Aufgaben.
Sobald Sie alle Ihre Aufgaben in „Meine Aufgaben“ übertragen haben, können Sie Ihre Aufgaben nach Fälligkeitsdatum, Projekt, innerhalb von Abschnitten oder nach Fälligkeitsdatum sortieren.
„Meine Aufgaben“ organisieren
Erstellen Sie eigene Abschnitte
Alle Elemente in „Meine Aufgaben“ werden standardmäßig Ihnen zugewiesen, und alle neuen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden, werden automatisch in den Abschnitt Zuletzt zugewiesen verschoben.
Erstellen Sie eigene Abschnitte, um Ihre Arbeit nach Ihren Anforderungen zu kategorisieren. Sobald Sie Ihre eigenen Abschnitte erstellt haben, können Sie Aufgaben per Drag & Drop in diese verschieben.
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel dafür, wie Ihre Abschnitte aussehen könnten. Sie können beliebig viele Abschnitte hinzufügen. Beginnen Sie zum Beispiel mit diesen drei Abschnitten: „Heute erledigen“, „Diese Woche erledigen“ und „Später“.„ Sie können Ihre Abschnitte im Laufe der Zeit immer wieder neu an Ihre Anforderungen anpassen.
Automatisieren Sie Ihre „Meine Aufgaben” mit Regeln
Mithilfe von Regeln können Sie Aufgaben nach bestimmten Kriterien automatisch in Abschnitte verschieben. Sie können beispielsweise eine Regel festlegen, die Aufgaben automatisch in den Abschnitt Heute erledigen verschiebt, indem Sie den Auslöser Fälligkeitsdatum rückt näher und die Aktion Aufgabe in einen bestimmten Abschnitt verschieben verwenden.
Sobald Sie die Regel erstellt haben, wird neben dem Abschnitt ein Blitz angezeigt.
Hinweis: Diese Regeln werden zwischen Mitternacht und 1 Uhr morgens ausgeführt, sodass Sie nicht sofort eine Veränderung sehen werden.
Sie können einen Pausieren -Abschnitt erstellen, in den Sie alle Aufgaben verschieben können, die nicht unmittelbar erledigt werden müssen. Erstellen Sie eine Regel, die das Fälligkeitsdatum jedes Mal, wenn Sie eine Aufgabe zum Pausieren -Abschnitt hinzufügen, um eine Woche nach hinten verschiebt.
Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um Aufgaben zu priorisieren
Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder in „Meine Aufgaben“, um Ihre Aufgaben zu sortieren und die Arbeit auf Ihre Weise nachzuverfolgen. Sie können zum Beispiel ein benutzerdefiniertes Feld für die Priorität erstellen und Ihre Aufgaben mit hoher Priorität ganz oben in Ihrer Liste anzeigen lassen.
Entscheiden Sie sich für Ihre bevorzugte Ansicht
Sie können Ihre Aufgaben in einer Listen-, Board- und Kalenderansicht anzeigen. Die Listenansicht organisiert Ihre Aufgaben in einem Listenformat. Wenn Sie eine anschaulichere Übersicht bevorzugen, können Sie die Boardansicht verwenden, in der Aufgaben wie Haftnotizen auf einem Kanban-Board angezeigt werden. Die Kalenderansicht hilft Ihnen, die Aufgaben zu visualisieren, die in dieser Woche oder diesem Monat fällig sind.
Aufgaben planen
Vorausplanen
Überprüfen Sie zu Wochenbeginn Ihre „Meine Aufgaben“ und legen Sie fest, welche Aufgaben in dieser Woche und in den nächsten Wochen fällig sind. Auf diese Weise können Sie im Voraus planen und Ihre Aufgaben fristgerecht erledigen.
Manchmal kann eine Aufgabe mehrere Tage in Anspruch nehmen. In diesem Fall empfehlen wir Ihnen, diese in kleinere Aufgabenblöcke aufzuteilen. Zu diesem Zweck können Sie beispielsweise Unteraufgaben in der übergeordneten Aufgabe erstellen.
Zeit für Aufgaben blockieren
Blockieren Sie Zeit in Ihrem Kalender, um Aufgaben zu erledigen, die 30 Minuten oder mehr Ihrer Zeit in Anspruch nehmen. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie ein Ereignis in Ihrem Kalender mit dem gleichen Titel wie die Aufgabe erstellen. Sie können auch den Aufgabenlink zur Beschreibung des Ereignisses hinzufügen.
Mithilfe der Clockwise-Integration können Sie Ihre Aufgaben in Ihrem Kalender planen, ohne Asana verlassen zu müssen. Sobald Sie die Integration in Ihrem Projekt eingerichtet haben, klicken Sie direkt in Ihrer Aufgabe auf Aufgabe im Kalender planen, wodurch Clockwise einen bestimmten Zeitraum in Ihrem Kalender blockiert.
Hinweis: Clockwise ist nur zusammen mit Google Kalender verfügbar.
Sichtbarkeit von Aufgaben
Alle Aufgaben, die in „Meine Aufgaben“ erstellt wurden, sind standardmäßig nur für Sie sichtbar. Wenn Sie jedoch Projekte mit dieser Aufgabe verknüpfen, wird die Aufgabe für Mitglieder dieses Projekts sichtbar.
In diesem Beispiel sehen Sie oben in der Aufgabe den Hinweis „Diese Aufgabe ist nur für Sie sichtbar“. Sie können diese Aufgabe für Beteiligte sichtbar machen, indem Sie auf die Schaltfläche „Sichtbar machen“ klicken. Wenn die Aufgabe zu einem Projekt hinzugefügt wird, ist sie für Aufgabenbeteiligte und alle Projektmitglieder sichtbar.
Wenn Sie eine Aufgabe mit einem Projekt verknüpfen möchten, ohne dass die Aufgabe für andere sichtbar wird, können Sie das Projekt in der Aufgabenbeschreibung @erwähnen.
Inbox-Benachrichtigungen verstehen
Die verschiedenen Arten von Benachrichtigungen
Ihre Inbox ist Ihre Zentrale für Benachrichtigungen. Hier finden Sie aktuelle Neuigkeiten zu den laufenden Vorgängen in Ihrem Unternehmen. In „Meine Aufgaben“ hingegen finden Sie die Aufgaben, die speziell Ihnen zugewiesen wurden.
Wenn Sie Ihre Inbox durchgehen, werden Sie feststellen, dass es verschiedene Arten von Benachrichtigungen gibt. Einige davon sind nur zu Ihrer Information und können sofort archiviert werden. Für andere Benachrichtigungen wiederum können Erinnerungsaufgaben erforderlich sein. Zum Beispiel können Sie eine Erinnerungsaufgabe erstellen, um an ein wichtiges Status-Update erinnert zu werden. Erinnerungsaufgaben sind privat, es sei denn, Sie fügen sie zu einem Projekt mit anderen Beteiligten hinzu.
Sie erhalten Inbox-Benachrichtigungen, wenn Ihnen Aufgaben zugewiesen werden. Sie finden diese Aufgaben jedoch auch in „Meine Aufgaben“. Sie sollten sicherstellen, dass neue Ihnen zugewiesene Aufgaben ein Fälligkeitsdatum enthalten, bevor Sie diese archivieren.
Gefällt Ihnen, was Sie sehen? Nutzen Sie noch heute die kostenlose 30-tägige Testversion von Asana. Probieren Sie es kostenlos aus.
Benachrichtigungen individuell anpassen
Wenn Sie Ihre Benachrichtigungen individuell anpassen, verringern Sie die Anzahl der Meldungen in Ihrer Inbox und können effizienter arbeiten. Möglicherweise müssen Sie sich nicht jedes Mal benachrichtigen lassen, wenn eine neue Aufgabe zu bestimmten Projekten hinzugefügt wird.
Um Ihre Benachrichtigungen zu verwalten, gehen Sie zu Meine Einstellungen, klicken Sie auf den Tab Benachrichtigungen, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Individuelle Projekte verwalten. Hier können Sie Ihre Benachrichtigungen für jedes einzelne Projekt verwalten, an dem Sie beteiligt sind.
Fügen Sie dieses Toolkit direkt zu Ihrer Asana-Instanz hinzu, um weitere Ressourcen zum Thema persönliche Produktivität zu erhalten. Wir laden Sie außerdem herzlich zu unserer 20-Tage-Produktivitäts-Challenge ein, wenn Sie planen, Asana weiterhin für die effiziente Gestaltung Ihres Arbeitsalltags zu verwenden.