Bei Ihrem Einstieg in Asana werden Sie feststellen, dass Aufgaben die grundlegenden Bausteine der Plattform darstellen. Der erste Schritt, Asana in vollem Umfang zu nutzen, besteht darin, sich mit der Zuweisung von Aufgaben vertraut zu machen.
Wann sollte ich Aufgaben zuweisen?
Es gibt verschiedene Szenarien, in denen Sie Aufgaben zuweisen können:
- Sie leiten ein Projekt und möchten Verantwortlichkeiten delegieren
- Sie möchten jemandem eine Frage stellen
- Sie suchen nach Informationen und wissen nicht, an wen Sie sich wenden sollen
- Sie weisen sich selbst eine Aufgabe zu, um an Ihre To-dos erinnert zu werden
Nehmen wir an, Sie arbeiten als Marketingmanager an einer neuen Marketingkampagne und erstellen die folgenden Aufgaben:
- Kampagnen-Briefing entwerfen
- Werbeinhalte erstellen
- Budget genehmigen
Sie können das Kampagnen-Briefing selbst entwerfen, das Entwerfen der Werbeinhalte dem Kreativdesigner zuweisen und die Genehmigung des Budgets dem Leiter der Finanzabteilung überlassen. Denken Sie daran, dass diese verantwortlichen Personen diese Aufgabe dann anderen Teamkollegen zuweisen können, je nachdem, wie das jeweilige Team strukturiert ist. Zum Beispiel kann der Leiter der Finanzabteilung jede Aufgabe im Zusammenhang mit Budgets zugewiesen bekommen, erfasst diese Aufgaben und weist sie dann an Personen in seinem Team zu.
Festlegen von Fälligkeitsdaten
Das Festlegen von Fälligkeitsdaten ist eine einfache Möglichkeit, Ihre Aufgaben im Auge zu behalten. Der Aufgabenverantwortliche kann das Fälligkeitsdatum je nach Arbeitsauslastung jederzeit ändern. Wenn ein Fälligkeitsdatum geändert werden muss, ist es empfehlenswert, einen Kommentar in der Aufgabe zu hinterlassen und die Person, die die Aufgabe zugewiesen hat, zu @erwähnen, um sie darüber zu informieren, dass das Fälligkeitsdatum verschoben wurde und warum.
Posteingang und Benachrichtigungen
Wenn Sie anderen Personen eine Aufgabe zuweisen, erhalten diese eine Benachrichtigung in ihrer Inbox. So sieht's aus:
Die verantwortliche Person sieht, wer die Aufgabe zugewiesen hat und an welchem Datum sie zugewiesen wurde.
Wenn die verantwortliche Person E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert hat, erhält sie auch eine E-Mail, sobald ihr Aufgaben zugewiesen wurden.
Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Home. Hier können Sie die bevorstehenden, überfälligen und erledigten Aufgaben anzeigen, die Sie zugewiesen haben.
So weisen Sie eine Aufgabe zu
Sie haben folgende Möglichkeiten, eine Aufgabe zuzuweisen:
- Klicken Sie auf den Schnell hinzufügen -Button, um eine neue Aufgabe zu erstellen
- Erstellen Sie unter „Meine Aufgaben“ eine neue Aufgabe und weisen Sie diese zu
- Navigieren Sie zu dem Projekt, in dem Sie eine neue Aufgabe erstellen möchten, und klicken Sie auf + Aufgabe hinzufügen
Best Practices bei der Zuweisung von Aufgaben
- Aufgabentitel müssen mit Aktionen verbunden sein. Zum Beispiel sollte die Aufgabe anstelle von „Kampagnenbudget“ etwa „Kampagnenbudget erstellen“ benannt werden.
- Die Aufgabe sollte eine Beschreibung darüber enthalten, was erledigt werden soll.
- Bevor Sie die Aufgabe zuweisen, fügen Sie Details (wie Fälligkeitsdatum und Beschreibung) hinzu und weisen Sie dann die Aufgabe zu.
- Fügen Sie ein Fälligkeitsdatum hinzu, um die Aufgabe besser nachverfolgen zu können.
- Ihr Team sollte nicht davor zurückschrecken, Aufgaben anderen Personen zuzuweisen, wenn es geeignetere Personen für die Aufgabe gibt. Fälligkeitsdaten können bei Bedarf jederzeit geändert werden.
- Fügen Sie Beteiligte zu Aufgaben hinzu, wenn mehrere Personen die Aufgabe sehen sollen.
- Durch die Zuweisung einer Aufgabe an sich selbst behalten Sie den Überblick über Ihre persönlichen Aufgaben in „Meine Aufgaben“.
- Fügen Sie die Aufgabe zu einem relevanten Projekt hinzu oder fügen Sie sie zu mehreren Projekten hinzu.
Aufgabenbeteiligte hinzufügen
Aufgaben können zwar nur eine verantwortliche Person, aber mehrere Beteiligte haben. Die Aufgabe der verantwortlichen Person besteht darin, sicherzustellen, dass die Aufgabe erledigt wird.
Beteiligte können aktiv an einer Aufgabe arbeiten, mehr Kontext bereitstellen, die Aufgabe bei Bedarf selbst übernehmen oder der Aufgabe folgen, um über den Fortschritt im Bilde zu bleiben.
Ein Marketing-Manager kann eine Aufgabe mit dem Titel Medienplan und Budget für die Kampagne entwerfen erstellen und Mitarbeiter aus den Finanz- und Rechtsteams hinzufügen, um den Entwurf zu überprüfen. Später kann der Leiter der Finanzabteilung die Aufgabe übernehmen und sie sich selbst zuweisen, um das Budget zu genehmigen.
Aufgabenbeteiligte erhalten Benachrichtigungen, wenn Aufgaben aktualisiert werden, damit sie auf dem Laufenden bleiben und sehen können, wie die Aufgabe voranschreitet.
Etikette für Aufgaben
Aufgaben helfen uns, zu verstehen, wer was bis wann erledigt. Damit Projekte und Vorhaben voranschreiten können, ist es entscheidend, nicht davor zurückzuschrecken, Aufgaben zuzuweisen. Bei der Aufgabenzuweisung gibt es keine festen Regeln. Sie können Ihrem Vorgesetzten Aufgaben zuweisen, wenn Sie eine Genehmigung benötigen, eine Aufgabe einem Kollegen zuweisen, wenn Sie Hilfe bei einem funktionsübergreifenden Projekt benötigen, oder sogar Aufgaben zuweisen, um einfach Fragen zu stellen. Aufgaben sind die Grundlage dafür, dass Arbeitsvorgänge erledigt werden. Jeder kann jedem Aufgaben zuweisen.
Weitere Ressourcen zu Aufgaben
In diesen Leitfaden-Artikeln erfahren Sie mehr über Aufgaben:
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