Sie sind der Eigentümer und Treiber des Zielverwaltungsprozesses in Ihrem Unternehmen oder für Ihr Team, das Asana-Ziele verwendet. Aber wie sieht das eigentlich aus? Lesen Sie weiter, wenn Sie konkrete Beispiele für Zielprozessaktivitäten im Laufe des Jahres wünschen.
Führen des Zielprozesses für Ihr Unternehmen
Der Zielmanagementprozess besteht aus vier verschiedenen Phasen: Entwurf, Fertigstellung, Ausführung und Einstufung. Während des letzten Quartals des Jahres findet die Jahreszielplanung statt, und alle Ziele für das nächste Jahr werden entworfen und genehmigt.
Neben dem hier beschriebenen jährlichen Planungsprozess kann viertel- oder halbjährlich ein schnellerer Planungsprozess durchgeführt werden, um kurzfristigere Ziele auf der Grundlage der während des jährlichen Prozesses erzielten Ziele zu erstellen.
Bei Asana planen wir die Ziele jährlich und halbjährlich, weil wir der Meinung sind, dass dies die richtige Balance zwischen Strategie und Umsetzung ist.
Werfen wir einen Blick auf jede Phase und ihren Zeitplan im Detail.
Entwürfe
Diese Phase dient dazu, dass sowohl die Unternehmens- als auch die Teamziele zur Fertigstellung überprüft werden können.
Diese Phase beginnt im letzten Quartal des Jahres und umfasst zwei Meilensteine. Zunächst erstellt das Führungsteam basierend auf der Unternehmensmission einen vertrauensvollen Entwurf der Unternehmensziele. Anschließend erstellen die Teams Entwürfe für Ziele, die auf den Unternehmenszielen basieren.
Meilenstein: Ausarbeitung von Zielen auf Unternehmensebene
Wann
Die Entwürfe der Unternehmensziele mit hohem Vertrauen müssen so rechtzeitig fertiggestellt werden, dass die Teamziele bis Ende des Jahres entworfen und genehmigt werden können. Die Ausarbeitung der strategischsten Unternehmensziele kann bis zu 2 Monate dauern, während taktischere Ziele weniger Zeit in Anspruch nehmen.
Wenn der Planungsprozess für ein einzelnes Team durchgeführt wird, kann diese Phase übersprungen werden und das Team kann seine Ziele auf die Prioritäten des Unternehmens oder seine Mission stützen.
Wie es aussieht
Sobald Unternehmensziele mit hohem Vertrauen entworfen wurden, werden sie mit der Organisation geteilt, damit Teams Ziele entwickeln können, die sie unterstützen.
Meilenstein: Ausarbeitung von Zielen auf Teamebene
Wann
Die Entwürfe der Teamziele müssen so lange abgeschlossen sein, dass alle Ziele vor Ende des Jahres genehmigt werden können. Abhängig von der Größe des Unternehmens kann die Ausarbeitung von Unternehmenszielen für kleine Unternehmen zwei Wochen und für größere Unternehmen einen Monat oder länger dauern.
Diese Phase kann eine Woche dauern, wenn der Planungsprozess für ein einzelnes Team erfolgt.
Wie es aussieht
- Das Führungsteam teilt die Strategie für das Jahr mit dem Unternehmen durch die Unternehmensziele. Sie müssen das Was und Warum dieser Ziele kommunizieren, damit Teams über Möglichkeiten nachdenken können, einen Beitrag zu leisten.
- Diese Ziele kaskadieren dann zu den Teamzielen, die von den Teamleitern zur Unterstützung der Unternehmensziele entworfen werden. Der Inhalt dieser Ziele muss den Best Practices für das Schreiben von Zielen entsprechen.
- Einzelpersonen und Teams können ihre Ideen teilen und ihre eigenen Ziele im Einklang mit der Unternehmensstrategie erstellen. In Kombination mit einem Kaskadenansatz stimuliert die Bottom-up-Ko-Kreation von Zielen die Innovation und das Engagement des Teams.
Ein Top-down-Ansatz, bei dem alle Ziele auf Teamebene von einem der Unternehmensziele aus kaskadiert werden müssen, schafft eine Ausrichtung. Gleichzeitig fördern Teams Bottom-up-Innovationen, wenn sie neue Ziele vorschlagen, auch wenn diese nicht zu den zuvor festgelegten Top-down-Zielen des Unternehmens beitragen.
Unternehmen sollten Top-down- und Bottom-up-Ansätze zur Zielsetzung entsprechend ihrer Prioritäten kombinieren.
Abschluss
Diese Phase dient dazu, dass sowohl Unternehmens- als auch Teamziele von den relevanten Stakeholdern genehmigt werden.
Wann
Alle Ziele müssen bis zum Ende des Jahres abgeschlossen und genehmigt sein. Die Fertigstellung kann bei kleinen Unternehmen 1-2 Wochen und bei größeren Unternehmen 3-4 Wochen dauern.
Wie es aussieht
Die Zielverantwortlichen auf Unternehmensebene überprüfen ihre Ziele und legen sie mit dem Führungsteam fest. Die Teamzielverantwortlichen überprüfen und genehmigen ihre Ziele mit ihren Vorgesetzten und anderen relevanten Stakeholdern. Asana-Genehmigungen sind das perfekte Tool, um diese Phase durchzuführen.
In dieser Phase kann das Führungsteam seine Unternehmensziele auf der Grundlage der Teamziele überprüfen, die erstellt wurden, um Bottom-up-Ideen aus den Teams zu berücksichtigen.
Ausführung
In dieser Phase arbeiten die Teams daran, ihre Ziele zu erreichen. Zielverantwortliche kommunizieren den Status der Ziele an ihre Stakeholder. Diese Statusaktualisierungen sind entscheidend, um Risiken frühzeitig zu erkennen und entweder das Ziel neu zu kalibrieren oder um mehr Ressourcen zu bitten, um es zu erreichen.
Wann
Es ist eine bewährte Vorgehensweise, im Laufe des Jahres formale Meilensteine zu definieren, um den Status eines Ziels zu kommunizieren und zu überprüfen. Bei Bedarf können diese Meilensteine verwendet werden, um mit Stakeholdern zu besprechen, ob ein Ziel aktualisiert werden sollte, um unvorhergesehenen Bedingungen Rechnung zu tragen, oder ob neue Ressourcen eingesetzt werden sollten, um das Ziel auf Kurs zu halten.
Abhängig von der Art Ihrer Ziele kann dies jeden Monat, jedes Quartal oder einmal zur Jahresmitte geschehen. Die Ziele können während dieser Überprüfungen unter Berücksichtigung neuer Informationen, die während der Ausführung entstehen, verfeinert oder aktualisiert werden.
In der Regel sollten Sie beim Schreiben von Statusaktualisierungen die folgende Kadenz verwenden:
- Jahresziele: mindestens vierteljährliche Aktualisierungen.
- Halbe (sechsmonatige) Ziele: vierteljährliche oder monatliche Aktualisierungen.
- Quartalsziele: mindestens monatliche Updates.
Status-Updates sollten folgende Informationen enthalten:
- Wie ist der Status des Ziels (nach Plan, gefährdet, unplanmäßig) und warum.
- Schlüsselleistungen zur Erreichung des Ziels.
- Nächste Schritte zum Ziel.
Der Zielfortschritt in Asana kann mithilfe von Statusaktualisierungen mit allen Beteiligten geteilt werden. Zielverantwortliche können wiederkehrende Erinnerungen festlegen, um Status-Updates mit der gewünschten Kadenz zu erstellen (wöchentlich, zweiwöchentlich usw.). Erfahren Sie mehr über Status-Updates.
Bewertung
Ziel dieser Phase ist es, die in der Genehmigungsphase definierten Erfolgskriterien des Ziels zu bewerten. Das Ziel wird dann geschlossen und als erreicht, teilweise erreicht, verfehlt oder fallengelassen eingestuft. Lesen Sie mehr über das Schreiben von Bewertungskriterien für Ziele.
Wann
Die Benotung kann jederzeit erfolgen, wenn ein Ziel erreicht ist. Wenn Sie beispielsweise das Ziel haben, bis Ende Februar eine Kampagne zu starten, sollte dieses Ziel zum Zeitpunkt des Abschlusses bewertet werden. Abgesehen davon ist es eine bewährte Vorgehensweise, im Laufe des Jahres Meilensteine in Ihrem Zielprozess für die formelle Einstufung von Zielen festzulegen. Dies geschieht in der Regel mindestens zweimal: einmal zur Jahresmitte und einmal am Jahresende. Unternehmen, die vierteljährliche Ziele verwenden, legen vierteljährliche Bewertungsmeilensteine fest.
Wie es aussieht
In Asana erfolgt die Benotung mit einem Status-Update. Aktualisieren Sie dazu den Status des Ziels auf erreicht, teilweise, verfehlt oder fallen gelassen, basierend auf den Bewertungskriterien, die für das Ziel in der Genehmigungsphase definiert wurden. Fügen Sie Informationen über die Auswirkungen des Ziels und alle Abweichungen vom Plan oder Gründe, warum es nicht erreicht wurde, hinzu.
Mit der Benotung kommt die Reflexion über die Lernergebnisse im Zusammenhang mit den Zielen und deren Umsetzung, die sozialisiert und für das folgende Jahr genutzt werden sollten.
Haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie uns über Ihren Kundenerfolgsmanager oder unser Asana Community-Forum!