Tagesordnungen

Wie Sie eine Tagesordnung in Asana erstellen

Sie können für jedes Meeting ein Tagesordnungsprojekt erstellen, aber vielleicht möchten Sie zunächst mit einem wiederkehrenden Team-Meeting oder Einzelgesprächen beginnen. Danach können Sie nach Bedarf Tagesordnungen für jede Art von Meeting anlegen. So können Sie schnell beginnen:

1. Beginnen Sie mit der Vorlage für die Tagesordnung und passen Sie diese an die Anforderungen Ihres Teams an.
2. Oder importieren Sie eine bestehende Tabelle in der Sie momentan Meetings planen.

Wenn Sie Asana kostenlos nutzen, Ihre eigene Tagesordnung lieber von Grund auf neu erstellen oder an allgemeinen Best Practices für Asana-Projekte interessiert sind, dann folgen Sie unserem „So funktioniert Asana“ -Videotutorial.

Beispiele für Meetings, die Sie mit Asana planen können

Sie können jedes Meeting in Asana planen, aber hier sind einige Ideen für den Anfang:

• Regelmäßige Team-Meetings
• Einzelgespräche
• Brainstorming-Meetings
• Sprint-Planung
• Designkritiken

Tipps zur Planung und Vorbereitung Ihres Meetings

1. Fügen Sie Diskussionsthemen und Meetingpunkte als Aufgaben hinzu

Während Sie an Themen denken, die Sie besprechen müssen, fügen Sie dem Projekt Meetingthemen als Aufgaben hinzu. Sie können neue Aufgaben erstellen, die nur für die Tagesordnung bestimmt sind, oder bestehende Aufgaben aus anderen Projekten hinzufügen. Da Aufgaben in mehreren Projekten gleichzeitig bestehen können, müssen Sie sie nicht duplizieren. Sobald Sie ein Thema behandelt haben, können Sie es einfach aus dem Tagesordnungsprojekt entfernen.

Einigen Sie sich auf Teamkonventionen darüber, wer zur Tagesordnung des Meetings beitragen kann. Beispielsweise können von jedem Einträge hinzugefügt werden oder nur von einem Meeting-Leiter.

2. Prüfen und priorisieren Sie Diskussionseinträge vor dem Meeting

Erstellen Sie Abschnitte (oder Spalten, wenn es sich um ein Board-Projekt handelt), um Ihre Tagesordnungspunkte zu organisieren. Sie können Kategorien erstellen, wie „Nachbereitung”, „Anstehend” und „Notizen”.

Überprüfen und priorisieren Sie vor der Sitzung die Meetingthemen, indem Sie Aufgaben per Drag & Drop in die richtige Reihenfolge bringen.

3. Teilen Sie alle Dateien oder wichtige Informationen vor dem Meeting

Meeting-Agenda-Projekte erleichtern es den Teilnehmern auch, die Ressourcen und den Kontext zu finden, die sie möglicherweise vor der Teilnahme benötigen. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass Ihre Teamkollegen im Voraus etwas lesen, erstellen Sie eine Aufgabe mit dem Kontext oder den Dateien, die Sie benötigen, und weisen Sie den Teilnehmern vor dem Meeting Aufgabenkopien mit einem Fälligkeitsdatum zu, damit sie vorbereitet sind.

Tipps zur Durchführung Ihres Meetings

1. Verbinden Sie Zoom mit Asana

Freuen Sie sich auf einfachere Terminplanung und produktivere Zoom-Meetings! Mit dieser Integration können Sie Zoom-Meetings innerhalb einer Asana-Aufgabe erstellen oder mit ihnen verknüpfen. Danach werden das Transkript und die Aufzeichnung des Meetings direkt an die Aufgabe angehängt, sodass Sie diese einfach teilen oder bei Bedarf später wiederfinden können.

2. Sorgen Sie dafür, dass während des Meetings alle Einblick in die Tagesordnung haben

Meetings können aus dem Ruder laufen, wenn sich nicht alle Teammitglieder auf dasselbe konzentrieren. Rufen Sie Ihre Tagesordnung in Asana auf, um sie während eines Meetings auf dem Bildschirm anzuzeigen, oder ermutigen Sie Ihre Teamkollegen, sie in ihrer mobilen App aufzurufen. Dies hilft auch Teammitgliedern, unabhängig davon, von wo aus sie teilnehmen, während des Meetings alle die gleiche Ansicht zu haben.

3. Erfassen Sie erforderliche Aktionen und Folgemaßnahmen, damit diese tatsächlich durchgeführt werden

Wir alle haben uns einmal freiwillig in einem Meeting gemeldet, um etwas zu übernehmen, und sind dann an unseren Schreibtisch zurückgekehrt ohne uns zu erinnern, worauf wir uns genau geeinigt hatten. Um das zu verhindern, können Teammitglieder Aufgaben für erforderliche Aktionen, die während der Besprechung angesprochen werden, erstellen und diese zuweisen. Indem alle Details in der Aufgabenbeschreibung erfasst werden, wird der Kontext und der Grund, warum diese Aufgabe notwendig ist, auch nach dem Ende der Besprechung deutlich.

4. Teilen Sie Meetingnotizen einfacher mit anderen

Statt Meetingnotizen separat zu versenden, erstellen Sie einfach eine Aufgabe für Notizen in Ihrer Tagesordnung und fügen Sie alle Anwesenden (und auch alle Abwesenden) als Aufgaben-Follower hinzu, damit sie eine Zusammenfassung erhalten. Nach Ende eines Zoom-Meetings, das mit einer Asana-Aufgabe verknüpft ist, wird automatisch die Aufzeichnung sowie das Transkript an die Aufgabe angehängt.

Stellen Sie sicher, dass die Notizen gleichmäßig unter den Teilnehmern verteilt werden, damit jeder aktiv teilnehmen kann und sichergestellt ist, dass nicht immer die gleichen Personen freiwillig teilnehmen.

5. Diskutieren Sie Ideen und Strategien anstelle von bloßen Status-Updates

Da die Verwendung von Asana insgesamt dazu beiträgt, Ihnen einen besseren Überblick über das Geschehen und den Stand der Arbeit zu geben, können Sie feststellen, dass dies die Häufigkeit von Besprechungen verringert oder die Diskussionen wirkungsvoller macht. Wenn Sie keine einfache Checkliste für „zu erledigen, zu erledigen, erledigt“ durchlaufen müssen, können Sie besser auf Blocker, Probleme und Ergebnisse zugreifen.

Ressourcen für die Planung von Besprechungsplänen und die Leitung von Meetings