Projektvorschläge und spontane Ad-hoc-Anfragen

Anfragen und Projektideen können aus allen Richtungen innerhalb eines Unternehmens eintreffen, wodurch Arbeitsvorgänge schnell übersehen und Teams überfordert werden können. Anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu erledigen, oder Anfragen zu einer Backlog-Liste hinzuzufügen, wo sie vergessen werden, können Teams ein Projekt für Arbeitsanfragen erstellen.

Wie Sie ein Projekt für Arbeitsanfragen erstellen

Mit diesem Prozess können Sie Ad-hoc-Anfragen (wie das Beheben eines Tippfehlers oder das Stellen einer Frage, die Sie nicht sofort beantworten können) und Übermittlungen neuer Projektbeschreibungen - an einem Ort - verwalten. Um gleich loszulegen, können Sie Folgendes tun:

1. Beginnen Sie mit der Vorlage für Arbeitsanfragen.
2. Importieren Sie eine vorhandene Tabelle, in der Sie eingehende Anfragen verfolgen.

Wie Sie auf alle Asana-Vorlagen zugreifen

Wenn Sie Asana kostenlos nutzen, es vorziehen, Ihr eigenes Anfragenprojekt von Grund auf neu zu erstellen, oder an generellen Best-Practices für Asana-Projekte interessiert sind, dann beginnen Sie mit diesen Hinweisen zur Projekterstellung.

Tipps zur Verwaltung und Erledigung von Anfragen

Nachdem Sie Ihr Projekt erstellt haben, helfen Ihnen diese Tipps, es während der laufenden Arbeit zu verwalten.

1. Erstellen Sie einheitliche Vorlagen für Anfragen, um sie mithilfe von Formularen schneller bearbeiten zu können

Lange Diskussionen zu grundlegenden Details einer Anfrage oder das Fehlen von klaren Projektvorgaben verlangsamen die Arbeit. Erstellen Sie stattdessen Formulare, um jederzeit die richtigen Details für alle Projekt-Briefings oder Ad-hoc-Anfragen zu erfassen. Formulare sind direkt mit Ihrem Anfrageprojekt verknüpft, um sicherzustellen, dass Ihr Team von Anfang an die nötigen Informationen (in verständlicher Form) zur Verfügung hat.

Durch das Senden des Formularlinks können Formulare von jedermann eingereicht werden - auch wenn die Person Asana nicht verwendet. Nach dem Absenden wird die Anfrage zu einer neuen Aufgabe in Ihrem Projekt, so dass Sie die Priorität der Anfrage festlegen und sie einem Teamkollegen mit allen nötigten Informationen zuweisen können.

Richten Sie ein Formular ein, indem Sie den hier beschriebenen Schritten folgen. Fügen Sie Projektregeln hinzu, um Aufgaben, die anhand von Formularübermittlungen erstellt wurden, automatisch an einen kreativen Produzenten oder Teamleiter zuzuweisen. Damit stellen Sie sicher, dass Aufgaben nach der Übermittlung entsprechend priorisiert werden.

Wenn eine Anfrage nach einem großen, funktionsübergreifenden oder komplexen Projekt oder Vorhaben eintrifft, können Sie die Aufgabe in ein Projekt verwandeln, um sie effektiver zu verwalten.

2. Sorgen Sie dafür, dass Anfragen aus Gesprächen und E-Mails umgesetzt werden können

Wenn Sie viele Anfragen per Chat oder E-Mail erhalten, können Sie dem Anfragenden jederzeit den Link zu Ihrem Formular schicken. Sie haben aber auch die Möglichkeit, Integrationen zu verwenden, um die Konversation schnell zu bearbeiten.

Verwenden Sie für E-Mails die Asana-Add-ons für Gmail, Outlook oder andere E-Mail-Client-Add-ons. Probieren Sie für den Chat die Asana-Integration für Slack aus.

Wenn Sie Chats oder E-Mails mit Aufgaben oder Fragen erhalten, auf die Sie reagieren müssen, können Sie diese direkt in Ihrem Posteingang oder Ihrer Nachricht zu Asana hinzufügen, die Aufgabe zuweisen, zu Ihrem Anfragenprojekt hinzufügen und vieles mehr.

3. Legen Sie Prioritäten fest und organisieren Sie Anfragen mit benutzerdefinierten Feldern

Sobald Sie ein Formular eingerichtet haben, helfen Ihnen benutzerdefinierte Felder, eingehende Anfragen zu priorisieren und in Kategorien zu sortieren. Wenn Sie an Tabellen gewöhnt sind, können Sie dies tun, indem Sie Spalten filtern und sortieren.

Zum Beispiel kann ein Projektmanager ein benutzerdefiniertes Feld namens „Priorität“ nutzen, damit die verantwortliche Person weiß, wie dringend diese Aufgabe ist und die Anfragen insgesamt realistisch priorisiert sind.

4. Halten Sie Ihre Fristen durch reibungslose Überprüfungen und Genehmigungen ein

Die Möglichkeit, Kampagnen-Feedback leichter zu übermitteln und einzubinden, kann sich direkt auf das Erreichen Ihrer Projektziele auswirken. Befolgen Sie diese Schritte, um die Arbeit übersichtlich und zügig durch die Genehmigungsphase zu führen:

1. Fügen Sie Projektregeln hinzu, so dass Aufgaben automatisch den richtigen Personen zugewiesen, erledigt oder in verschiedene Projektabschnitte verschoben werden.
2. Verwenden Sie Benachrichtigungen für benutzerdefinierte Felder, um die Beteiligten über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten. Sie werden benachrichtigt, wenn die Felder z. B. von „Feedback erforderlich” auf „Genehmigt” aktualisiert werden.

Tipps für die Berichterstattung und Personalplanung

Überwachen Sie den Projektfortschritt und verwalten Sie die Personalbelegung mit Portfolios und Workload

Um den Projektfortschritt einzuschätzen und das Arbeitspensum des Teams zu beurteilen, tragen Teamleiter in der Regel Informationen aus Meetings, E-Mails oder Tabellen zusammen, was zeitaufwändig und ungenau sein kann. Erstellen Sie stattdessen ein Projektportfolio mit allen wichtigen Projekten und einem Projekt für Ad-hoc-Anfragen, um Fortschritte, Fristen und Prioritäten an einem Ort in Echtzeit zu sehen.

Verwenden Sie dann den Tab Workload, um das Arbeitspensum Ihres Teams basierend auf den Aufgaben zu visualisieren, die ihnen bereits in Asana zugewiesen wurden. Workload hilft Ihnen, fundierte Personalentscheidungen zu treffen, um für eine ausgewogene Arbeitslast zu sorgen und wichtige Arbeit auf Kurs zu halten.

Workload verwendet standardmäßig die Anzahl der Aufgaben, aber wir wissen, dass nicht alle Aufgaben gleich sind. Sie können benutzerdefinierte Felder für den Aufwand in Portfolioprojekten einrichten, um einen besseren Überblick über die Gesamtstunden oder die Aufwandsstufe für jede Aufgabe zu erhalten.

Ressourcen über die Nachverfolgung von Anfragen

Lernen Sie lieber visuell? Möchten Sie wissen, wie unsere Kunden ihren Geschäftsbetrieb verwalten? Sehen Sie sich diese Ressourcen an: