Übersicht
Der Arbeitsalltag ist manchmal chaotisch. Dabei wiederholt sich vieles auf vorhersehbare Weise. Bei der Einführung neuer Teammitglieder wenden wir dieselbe Abfolge von Schritten an. Auch neue Arbeitsanfragen durchlaufen immer dieselben Phasen. Unsere Arbeit ist geprägt von wiederkehrenden Mustern.
Und diese Muster nennen wir Workflows.
Was ist ein Workflow?
Denken Sie an Workflows wie Straßen und Autobahnen.
Wie ein Fahrzeug legt die Arbeit einen bestimmten Weg zurück, um ihr Ziel zu erreichen. Ein Workflow kann so klein sein, wie der Weg von Ihrer Haustür bis zum Laden an der nächsten Ecke, er kann aber auch einem länderübergreifenden Autobahnnetz gleichen.
Und genauso wie bei Straßen kann es auch bei Workflows zu Staus, chaotischen Zuständen oder sogar zu abrupten Stopps kommen.
Der Asana Work Graph
Mit dem einzigartigen Workgraph von Asana lassen sich leistungsstarke Workflows erstellen, die unübersichtliche E-Mails und Tabellen in automatisierte Prozesse verwandeln.
Den Workflow verstehen
Sie können einen Workflow für fast jeden Teil Ihrer Arbeit erstellen, der eine Reihe von Schritten umfasst, die Sie wiederholbar und systematisch ausführen.
Der erste Schritt zur Erstellung eines Workflows in Asana ist, zu verstehen, wie der derzeitige Prozess funktioniert.
Bestimmen Sie die Start- und Endpunkte Ihres Workflows.
Zum Beispiel erkennt ein Team, das Kundenfeedback verwaltet, dass der Beginn seines Workflows ist, wenn es Feedback von einem kundenorientierten Team erhält. Das Ende ihres Workflows ist erreicht, nachdem sie auf dieses Feedback reagiert haben und bereit sind, zu den ursprünglichen Einreichern zurückzukehren.
Bauen Sie die Schritte von Anfang bis Ende auf.
Erfassen Sie dabei auch, wer für welche Aufgaben zuständig ist und welche Tools genutzt werden.
Fassen Sie die einzelnen Schritte in Phasen zusammen.
Der Phasenverlauf kann sich zum Beispiel in folgende Phasen gliedern: „Anfragen“, „In Bearbeitung“ und „Lösung“.
Oft verwendete Workflow-Phasen
Alle Workflows sind einzigartig, aber viele durchlaufen eine Version dieser Kernphasen:
-
Planung
Beispiele für Maßnahmen in der Planungsphase sind
- Ideenfindung oder Informationsbeschaffung
- Nehmen Sie Anfragen an
- Priorisierung und Ressourcenverteilung für Projekte
-
Ausführung
Beispiele für Aktionen in der Ausführungsphase sind
- Entwicklung und Überprüfung der zu erbringenden Leistungen
- Fortschrittsverfolgung der Arbeit
-
Überprüfung
Beispiele für Maßnahmen in der Überprüfungsphase sind
- Rückmeldung & Genehmigung von Arbeitsergebnissen
- Die Berichterstattung an Beteiligte
Ein paar Beispiele:
Arbeitsanfragen
Sprint-Planung
Bewerbermanagement
Sobald Sie ein Verständnis für Ihren Workflow entwickelt haben, ist es an der Zeit, die Grundlagen für Ihren Workflow zu schaffen. Lesen Sie hierfür den nächsten Artikel in dieser Serie