La gestión de recursos del Portafolio está disponible para todos los clientes de Asana Business.
La gestión de recursos te ofrece una visión instantánea de la capacidad productiva de tu equipo y te permite ver en detalle en qué se está trabajando en todos los proyectos en un mismo lugar. Identifica los problemas para poder abordar los riesgos y mantener los proyectos encaminados fácilmente al reasignar y reprogramar las tareas desde una misma vista. Asegúrate de que los miembros de los equipos no estén sobrecargados o con poco trabajo y de que los proyectos tengan el personal apropiado.
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Puedes ver la Gestión de recursos según el total de tareas o el esfuerzo, en forma de horas o puntos. Además, puedes configurar la capacidad de cada miembro del equipo para ver rápidamente cuando alguien tiene demasiado trabajo.
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Cómo crear un portafolio
Para usar la gestión de recursos del portafolios debes tener un portafolios actual o crear uno nuevo.
Cómo crear una cartera:
- Haz clic en Portafolios en el menú lateral.
- Haz clic en el mosaico Portafolios nuevo.
- Ponle un nombre al portafolio y establece su privacidad
- Haz clic en Crear portafolio.
- Después de crear tu portafolios, haz clic en Agregar proyecto para agregar un proyecto a tu nuevo portafolios.
Accede a la carga de trabajo desde los portafolios
Hacemos clic en Portafolios en el menú lateral, seleccionamos uno y después navegamos a la pestaña de Gestión de recursos.
La lista de usuarios se forma con todos quienes tengan trabajo asignado en proyectos del portafolios
Crea un portafolios del equipo para ver su trabajo en todos los proyectos. Crea un portafolios con todos los equipos para ver los proyectos importantes de los que eres el encargado y que se comparten con múltiples equipos.
Campos personalizados
Configura los campos personalizados basado en las prioridades para tener una idea del peso de la tarea. Al alternar, puedes seleccionar los colores de los campos personalizados.
Crea campos y colores personalizados en tu vista del proyecto. Después, cuando configures el valor de un campo personalizado en las tareas, ese color se podrá ver en la vista de gestión de recursos.
Filtrar
Filtra tu vista de gestión de recursos por rol y por persona.
- Puedes buscar y seleccionar las personas que desees ver en la vista de gestión de recursos.
- También puedes buscar por "Rol".
Pídeles a los integrantes de tu equipo que agreguen los roles en sus perfiles en Asana.
También puedes guardar una vista filtrada como vista predeterminada para todos. En el menú desplegable junto al nombre del proyecto, selecciona Guardar el diseño como predefinido.
Carga de trabajo universal
La gestión de recursos universal está disponible para todos los clientes de Asana Enterprise.
La carga de trabajo universal te permite ver la capacidad global de un equipo al extraer datos de tareas y subtareas de todos los proyectos en una vista de carga de trabajo.
Para que la carga de trabajo universal funcione, las tareas y subtareas se deben asignar, tener una fecha de vencimiento y pertenecer a un proyecto que se contabilizará en la línea de tendencia de la capacidad productiva.
Nota: La sección no asignada solo aparece en la vista de carga de trabajo del portafolio.
Crea una carga de trabajo universal
De los informes:
- Haz clic en + Crear
- Agregá personas para ver su gestión de recursos y hacé clic en Agregar.
- Edite la carga de trabajo haciendo clic en el menú desplegable junto al nombre y seleccionando Editar detalles de la carga de trabajo. A partir de este punto, puedes cambiar el nombre y añadir una descripción.
Nota: Quien esté mirando la vista de carga de trabajo debe tener permiso para ver la tarea. Cualquier cosa que no vean en la búsqueda de Asana (una tarea privada que un miembro del equipo ha hecho para sí mismo) no aparecerá en la vista de gestión de recursos.
Para compartir tu carga de trabajo universal con tus compañeros de equipo, haz clic en el botón Compartir que se encuentra en la esquina superior derecha de la vista de tu carga de trabajo.
Edita la dedicación de tu equipo
Con la Gestión de recursos puedes ver y editar la dedicación de los miembros de tu equipo.
Para editar la dedicación de tu equipo:
- Haz clic en el ícono de esfuerzo.
- Haz clic en Editar dedicación.
Fechas de inicio
Usa las fechas de inicio en las tareas para contabilizar las que lleva más de un día completarlas.
Cuando tienes una tarea de varios días, el esfuerzo se reparte de forma equitativa entre los días de la semana (excluidos los fines de semana). Por ejemplo, una tarea de 10 horas y dos días se distribuirá en 5 horas cada día. Si la tarea transcurre de viernes a lunes, corresponderán 5 horas para el viernes y 5 para el lunes.
Pasa el cursor sobre los estados
Pasa el cursor sobre los gráficos de las personas para ver el conteo de sus tareas en un día dado.
Pasa el cursor sobre el encabezado de la columna de un día específico para ver el total de las tareas de múltiples miembros del equipo en un día específico. Pasa el cursor sobre el nombre de una persona para ver el conteo total de tareas o la dedicación a lo largo del tiempo.
Vista de desglose
Haz clic en el signo de intercalación para mostrar los proyectos y las tareas por persona en una vista detallada.
Puedes abrir el modo de estado del proyecto si haces clic en el nombre del proyecto.
Arrastra y suelta las tareas
Arrastra y suelta cualquier tarea para reprogramarla o reasignársela a alguien más.
- No puedes mover una tara a un proyecto diferente.
- Cuando reasignas tareas, la programación está bloqueada para reducir las probabilidades de error. Después de haberla reasignado, puedes arrastrarla para volver a programarla.
- Puedes crear tareas en la vista de gestión de recursos si haces clic directamente en tu gestión de recursos debajo del responsable, la fecha y el proyecto que quisieras programar y debes escribir el nombre de tu tarea. Entonces, puedes hacer clic en los detalles de la tarea y agregar información adicional.
Reprogramación masiva con selección múltiple: mantén pulsada la tecla de
comando/controly haz clic en todas las tareas que deseesreprogramar o reasignar.
Acercar
Para ver o ver más o menos detalles, haz clic en el botón Zoom y selecciona entre días, semanas, meses, trimestres, semestres o años completos. Haz clic en Hoy para volver rápidamente el día de hoy.
Usa el zoom para ajustar tu vista basada en la planificación de tu trabajo y para supervisar el intervalo de tiempo.
Total de subtareas en la Gestión de recursos
También puedes ver la cantidad de subtareas de una tarea en particular directamente desde la gestión de recursos.
El total de subtareas aparecerá junto al nombre de la tarea en la vista detallada de la carga de trabajo.