Vimeo y Asana | Guía del producto

Los mensajes de video en Asana, con la tecnología de Vimeo, son una función gratuita disponible para todos los planes de Asana. Cualquier miembro completo de la organización o del espacio de trabajo podrá grabar dentro de las tareas. Los huéspedes con acceso limitado pueden ver los archivos grabados, pero no tendrán la opción de grabar los suyos propios.

Para la mensajería de vídeo, la grabación es compatible con Google Chrome, Microsoft Edge y Safari. Las grabaciones vistas son compatibles con Safari, Firefox, iOS, Android y el escritorio.

Overview

A veces los textos y comentarios escritos entre los miembros de un equipo pueden dar lugar a malentendidos, o bien, puede haber fallas en la comunicación debido a distintos matices o complejidades del idioma. Esto puede generar un flujo de trabajo ineficiente, lo que a su vez puede causar retrasos en los cronogramas y más pormenores del trabajo.

Con la integración de Asana y Vimeo, ahora puedes grabar mensajes de video, transcribir videos e incorporar videos de Vimeo en proyectos de Asana.

Gracias a los mensajes de video de Asana, con la tecnología de Vimeo, puedes convertir imágenes y texto en mensajes de video para facilitar el seguimiento del trabajo y la colaboración del equipo. Además de la opción de texto escrito de siempre, ahora puedes comunicarte con tu equipo de manera eficaz gracias a la función de video, presente en las tareas, los comentarios y los mensajes. Luego, Asana creará automáticamente una transcripción de la grabación para que puedas leerla y encontrarla en las búsquedas.

No importa si quieres grabar presentaciones, tutoriales, comentarios visuales o demostraciones, los mensajes de video te ayudarán a brindarles claridad y transparencia a tus tareas y flujos de trabajo, ya que podrás grabarte a ti mismo, tu pantalla o ambos a la vez. Los videos se pueden grabar dentro de una descripción de la tarea, un comentario de la tarea y un hilo de mensajes para proporcionar de manera rápida y efectiva explicaciones útiles para las tareas y sus colaboradores.

La opción de incorporar videos de Vimeo en tus proyectos de Asana es una forma increíble de que los briefs creativos y proyectos cobren vida.

Vimeo almacena los videos que se graban y cualquier persona que tenga la URL del video podrá verlo. Para eliminar un video o cambiar la configuración de privacidad, inicia sesión en Vimeo y modifica tus preferencias en la biblioteca de videos de Vimeo.

Funciones

Los mensajes de video en Asana, con la tecnología de Vimeo, están disponibles para todos los clientes y se encuentran activados de forma predeterminada. Solo los superadministradores de dominios Enterprise pueden activar o desactivar esta función para toda la organización. Los administradores de dominios que no sean Enterprise deberán contactar al equipo de soporte de Asana si así lo desean.

Grabar un video dentro de una tarea

Desde aquí, puedes:

1. Abre la tarea en la que quieres grabar un video.
2. Haz clic en la descripción o en la sección de comentarios. Luego, selecciona el ícono de grabar video en la esquina inferior derecha de la pestaña. A continuación, se te dirigirá a una configuración de grabación que te ofrece tres opciones:

Aquí puedes hacer lo siguiente:

1. Grabar la pantalla de tu ventana o aplicación
2. Grabar solo con la cámara de tu dispositivo
3. Grabar tu pantalla y con tu cámara.

Una vez que hayas elegido la opción de grabación, haz clic en iniciar grabación.

Al seleccionar ambas, tendrás que grabar toda la vista de tu escritorio para que la vista de cámara aparezca en la esquina de tu pantalla.

Una vez que hayas seleccionado iniciar grabación y antes de que comience la cuenta regresiva de tres segundos, tendrás la opción de compartir:

1. Toda tu pantalla
2. Una ventana de la aplicación
3. Una pestaña de Google Chrome, Microsoft Edge o Safari

Mientras estás grabando el video, la opción para dejar de compartir pantalla aparecerá en la parte inferior del panel de control. Una vez que hagas clic, la grabación se detendrá y el video tardará unos segundos en optimizarse.

De momento no es posible grabar en dispositivos móviles

Agregar un video dentro de una tarea

Desde el resumen de grabación del video puedes:

1. Agregar el título del video
2. Download
3. Eliminar
4. Agregar el video

Agregar un video

Al agregar el video, este se guardará automáticamente en la descripción o sección de comentarios de la tarea. Tu video también será visible para todas las personas con quien compartas el enlace.

Desde la vista de tareas puedes:

1. Reproducir el video
2. Ver en Vimeo para obtener la URL para compartir
3. Copiar enlace
4. Download
5. Enviar comentarios
6. Quitar

Transcribir videos grabados

Una vez que hayas añadido tu vídeo, Asana creará y cargará una transcripción de la grabación de forma automática. Esto puede tardar algunos minutos en aparecer mientras se procesa el vídeo. Una vez que lo haya hecho, todas las transcripciones se almacenarán en Asana.

Una vez que el video se haya procesado, haz clic en la opción ver transcripción en pantalla completa. El video aparecerá en pantalla completa con la transcripción disponible al costado derecho.

Las frases clave que estén en la transcripción se pueden encontrar usando la barra de búsqueda de Asana.

Conectar con Vimeo

Puedes grabar hasta dos videos antes de tener que crear una cuenta de Vimeo. Cuando intentes grabar el tercero, tendrás la opción de crear una cuenta gratuita de Vimeo que podrás usar para grabar videos ilimitados de hasta dos horas de duración.

Una vez que hayas configurado tu cuenta podrás grabar videos ilimitados con Asana. Podrás acceder a las grabaciones a través de las tareas de Asana y directamente desde tu cuenta de Vimeo.

Gestionar grabaciones de video

Todos los videos de usuarios dentro de tu dominio se almacenarán en la nueva cuenta de Vimeo de tu organización. Para gestionar los videos de la organización, ver los análisis y acceder a funciones de seguridad avanzada, puedes cambiar a un plan Vimeo Enterprise. Envía tus datos mediante este formulario y Vimeo se contactará contigo para que comiences el proceso.

Tus videos serán visibles para cualquier persona con la que compartas el enlace del video de Vimeo, a menos que modifiques los ajustes de privacidad del video.

Desactivar los mensajes de video

La función de mensajes de video de Asana y Vimeo está activada de forma predeterminada.

Si eres administrador de un dominio que no es Enterprise, comunícate con el equipo de soporte de Asana para recibir asistencia. Esta función se puede reactivar en cualquier momento siguiendo los pasos detallados anteriormente.

Los videos que se grabaron antes de desactivar la función seguirán disponibles para los usuarios que tienen acceso a ellos.

Incorporar un video en Asana

Incorporar videos de Vimeo en tus proyectos de Asana es una forma increíble de que los briefs creativos y proyectos cobren vida, con tan solo unos simples clics.

Abre el proyecto en el que te gustaría incorporar un video de Vimeo:

1. Haz clic en la pestaña Resumen.
2. Dentro de Recursos clave, haz clic en Crear brief del proyecto.

Desde aquí:

1. Haz clic en el icono + 
2. Seleccionar video

Pega la URL del vídeo que quieres incrustar.

Privacidad y protección de datos

En Asana, nuestra máxima prioridad es proteger los datos de nuestros clientes. Dentro de Asana, los videos serán visibles para los usuarios que tengan acceso a esas tareas y mensajes en particular. Los videos que se graben en Asana se almacenarán en Vimeo, en una biblioteca privada, específica para cada usuario a la que ningún otro usuario podrá acceder ni administrar, a excepción del administrador de la cuenta o del usuario que realice la grabación. Los vídeos son, por defecto, visibles para cualquier persona con la que el usuario de grabación comparta el enlace. Los vídeos confidenciales se pueden convertir en privados ajustando la configuración de privacidad del vídeo en Vimeo.