La consola del administrador proporciona a todos los administradores y superadministradores de Asana las competencias administrativas que necesitan para fomentar el uso de Asana dentro de sus organizaciones.
Acceder a la consola del administrador de la organización
Para acceder a la consola del administrador:
- Haz clic en tu foto de perfil.
- En el menú desplegable, selecciona Consola del administrador.
Los administradores del equipo no pueden acceder a la consola del administrador.
Pestaña Análisis de datos
Desde la pestaña Información, puedes:
- Comprende de qué manera tu organización usa Asana a través de métricas de alto nivel
- Ver compañeros de equipo añadidos recientemente
- Ver los miembros más influyentes de tu organización (miembros activos con más invitaciones enviadas, equipos creados y proyectos compartidos en Asana)
- Con Asana Avanzado o nivel Business heredado, puedes ver la actividad de participación detallada a lo largo del tiempo para detectar tendencias en el uso de Asana por parte de tu organización
Gestionar a todos los miembros de una organización
Desde la pestaña Miembros, puedes ver cuántos miembros e invitados tienes en tu organización de Asana, así como cuántos lugares tienes disponibles. Puedes agregar miembros, otorgar accesos de administrador o quitarle privilegios a un usuario de forma sencilla.
Desde la pestaña Miembros, puedes:
- Invitar miembros nuevos a unirse a un equipo de tu organización
- Identificar la cantidad de miembros, invitados, invitados pendientes y la cantidad de usuarios disponibles en tu organización
- Buscar a alguien en tu organización
- Ver el nombre de cada persona, si es administrador, miembro o invitado y cuándo fue la última vez que estuvo activa en tu organización
- Editar la configuración del perfil o eliminar a alguien pasando el cursor sobre su nombre, haciendo clic en el ícono de los tres puntos y seleccionando una de las opciones.
Desactivar a un miembro de tu organización
Para eliminar a una persona de tu organización, dirígete a la pestaña Miembros de tu consola del administrador.
Busca el nombre de la persona desplazándote hacia abajo o usando la barra de búsqueda. Una vez que encuentres a la persona, haz clic en el ícono de los tres puntos y selecciona Quitar.
Desde la pestaña siguiente, puedes:
- Elegir el miembro a quien deseas reasignarle la tarea
- Hacer clic en Quitar para confirmar la desactivación
El miembro que fue desactivado aparecerá en tu lista de miembros como Quitado.
¿Qué sucede con las tareas de la persona a quien se le anularon los permisos de acceso?
Después de anular los permisos de acceso a un miembro de tu organización, se generará de manera automática un proyecto privado que albergará las tareas que tenía asignadas previamente. Puedes asignártelo a ti mismo o a otro miembro de tu organización. De este modo, podrás asignar las tareas pendientes a la persona adecuada para que la gestión resulte más fácil.
Una solución simple para delegar las tareas de la persona que ya no tiene privilegios de acceso sería realizar una selección múltiple de las tareas, lo que te permitirá realizar acciones masivas en las tareas e incluso asignarlas de forma masiva a ti mismo o a otros miembros de la organización.
Puedes encontrar más información al respecto en nuestro artículo de preguntas frecuentes.
El tiempo de la desactivación aparecerá en la columna Última actividad.
Restablecer a un miembro desactivado
Reactivación automática
La reactivación automática, disponible en los planes de pago, significa que los usuarios desactivados que regresan a Asana tienen acceso a sus datos anteriores, incluidos los proyectos y los equipos, siempre que regresen con la misma dirección de email que usaron anteriormente.
La reactivación automática se puede configurar en los niveles de la Consola del administrador para Empresas y Empresas+ seleccionando la pestaña Seguridad en el menú lateral y luego haciendo clic en Configuración de reactivación. Aquí las organizaciones Enterprise y Enterprise+ podrán seleccionar activar o desactivar esta función. Si eliges desactivar esta configuración, aún podrás restaurar el acceso a los datos manualmente. Solo los superadministradores podrán volver a activar esta función una vez que esté desactivada.
Para las organizaciones Business y Premium, esta función se seleccionará automáticamente y no se puede desactivar.
La reactivación del
usuario solo ocurre después de que el usuario acepte su invitación o complete el registro en Asana en el sitio web. Invitar a un usuario por sí solo no lo reactiva.
La reactivación automática solo estará disponible para los usuarios desactivados hace menos de dos años.
La reactivación automática no afecta a los usuarios invitados.
Reactivación manual
Restaura a un miembro desactivado buscando su nombre en la pestaña de miembro. Luego, haz clic en el ícono de los tres puntos y selecciona Restaurar.
En la ventana siguiente, selecciona Restablecer.
Si no logras realizar la reactivación, el administrador de tu organización recibirá una tarea donde se le pedirá que se ponga en contacto con nuestro equipo de Asistencia.
Filtrar por tipo de miembro
Desde la pestaña Miembros en tu consola del administrador, puedes filtrar la lista por tipo de miembro. Para hacer esto, haz clic en la flecha del menú desplegable que se encuentra en el filtro de tipo de miembro y elige entre Todos, Administrador, Miembro, Invitado, Invitado o Eliminado.
Acceso del equipo
La pestaña Acceso al equipo, dentro de la opción Mis ajustes de un miembro, permite que los administradores vean qué usuarios específicos tienen acceso al equipo y la posibilidad de editar el estado de las membresías.
Desde Editar ajustes del perfil los administradores pueden ir a los ajustes de perfil de un miembro para acceder a los equipos y gestionarlos.
Para acceder a la opción Mis ajustes de un miembro:
- Haz clic en el ícono de los tres puntos desde el nombre del miembro seleccionado para ver las opciones.
- Click on Edit profile settings from the drop-down list
A continuación, ve a Acceso al equipo donde podrás buscar equipos, editar el acceso a los equipos y agregar o quitar miembros a los equipos.
Haz clic en Acceso del equipo a:
- Ver a qué equipos pertenece un usuario
- Agregar un usuario a cualquier equipo de la organización
- Desmarcar a un usuario para eliminarlo de cualquier equipo
- Guardar las modificaciones que se hayan realizado
Ordena a los miembros por nombre, tipo y por la última actividad
También puedes ordenar tu miembro, el tipo de invitado y la última actividad por nombre (en orden alfabético o inverso) para poder ver cuánto tiempo hace que alguien ingresó a la organización por última vez o si hay alguna invitación pendiente.
Exportar los datos de membresía a un CSV
Para exportar los datos de membresía a un CSV:
- Haz clic en el ícono de los tres puntos de la pestaña Miembros
- Haz clic en Solicitar CSV de los miembros
Recibirás un mensaje por email con el enlace para descargar.
El archivo CSV contiene los siguientes campos:
- Nombre
- Dirección de email
- Departamento
- Fecha de incorporación a la organización
- Invitado por
- Correo electrónico del invitador
- Primera fecha de inicio de sesión
- Método de inicio de sesión
- Estado MFA
- Última actividad
- Tipo
- Cantidad de equipos
- Teams
- Cantidad de proyectos
- Proyectos
Gestionar los equipos
Desde la pestaña Equipos puedes:
- Crear un equipo nuevo en tu organización
- Ver el nombre, la cantidad de miembros, los permisos de privacidad, la fecha de creación y el creador del equipo
- Para editar un equipo, pasa el cursor sobre el ícono de los tres puntos junto al campo Creado por y haz clic en la opción Editar equipo que aparece.
Exporta los datos del equipo a un CSV
Los superadministradores de una división u organización de pago pueden exportar las listas de sus equipos a archivos CSV desde la pestaña Equipos de su consola del administrador.
Para exportar los datos del equipo a un CSV:
- Navega a la pestaña Equipos
- Haz clic en Exportar CSV.
Recibirás un mensaje por email con el enlace para descargar.
El archivo CSV contiene los siguientes campos:
- Equipo
- Recuento de miembros
- Privacidad
- Fecha de creación
- Descripción
- Miembros (email)
- Miembros con acceso limitado (email)
- Invitación pendiente (email)
La posibilidad de exportar en CSV la información de las organizaciones y de las divisiones les permite a los administradores hacer un seguimiento más fácil de los departamentos que usan Asana, para controlar el uso de la cantidad de usuarios y para mantener la facturación central dentro del departamento de El campo de departamento o equipo se puede completar previamente gracias a nuestras integraciones SCIM con Azure AD y Okta.
La función de exportar a CSV puede resultar sumamente útil para organizaciones grandes en las que se necesite autorizar las devoluciones de cargos entre departamentos.
Ajustes de privacidad del equipo
Los superadministradores de las organizaciones Enterprise y Enterprise+, así como las organizaciones Legacy Enterprise de nivel heredado, pueden establecer un nivel de privacidad predeterminado para los equipos de su organización.
Una vez configurado, esta será la opción por defecto al crear un equipo nuevo. Al crear equipos nuevos, los encargados de hacerlo siempre podrán establecer los niveles de privacidad que deseen.
Para establecer los ajustes de privacidad predeterminados dirígete a la consola del administrador y haz clic en la pestaña de Seguridad. Luego, haz clic en Ajustes de privacidad del equipo.
Desde la pestaña siguiente, puedes seleccionar tus ajustes predeterminados.
Gestionar los períodos
Asana establece un año fiscal para todas las organizaciones y a los nuevos objetivos se les adjuntan períodos. Estos períodos ayudan a alinear Asana con tu año fiscal y pueden usarse para los objetivos de la empresa y del equipo. La fecha de inicio anual predeterminada es el 1 de enero, pero puedes cambiarla en la consola del administrador.
Desde la consola del administrador, haz clic en la pestaña Configuración y, a continuación, en Períodos de tiempo. Desde allí, selecciona el período de tiempo que coincida con el ritmo de trabajo anual de tu organización y elige cuándo quieres que comience este cambio de período de tiempo. Los periodos de tiempo abarcan toda la organización y deberás ser un administrador de toda la organización para actualizarlos. Solo los administradores de la organización y del espacio de trabajo pueden actualizar los periodos de tiempo a través de la consola del administrador. Todos los demás administradores deberán ponerse en contacto con el equipo de Asistencia para actualizar los periodos de tiempo.
Los usuarios individuales también pueden agregar períodos a los objetivos existentes de forma manual. Cuando los administradores hacen cambios a su año fiscal, estos se reflejan y aplican a todos los objetivos que no tienen fechas de entrega personalizadas o donde estas fechas sean diferentes al rango de fechas de los períodos.
Administrar la información de facturación
La información contenida en esta sección especifica que los administradores y superadministradores ahora pueden administrar suscripciones y acceder a la información de facturación, al igual que el propietario de la cuenta. Ten en cuenta que esta función solo se ha implementado para clientes de pago automático. Los planes facturados manualmente solo pueden ser administrados por el responsable de la facturación.
Tanto los propietarios de cuentas como los administradores de organizaciones de pago pueden acceder a la información de facturación a través de la consola del administrador. Si un administrador realiza cambios en la pestaña de facturación, el responsable de facturación recibirá una notificación por email.
Puedes encontrar más información sobre cómo revisar y actualizar a tus administradores aquí.
Desde la pestaña Facturación, puedes:
- Cambia tu tipo de suscripción o cancela tu plan
- Actualizar tu información de facturación y agregar un método de pago
- Ver y descargar tu última factura o tu historial de facturas.
- Ver el cupo de usuarios y añadir o reducir usuarios
- Reasignar el responsable de la cuenta
- Ponte en contacto con nuestro equipo de Asistencia
Las opciones anteriores pueden variar según el tipo de plan.
Ver y descargar facturas
Los encargados de la facturación y los administradores pueden ver y descargar todas las facturas anteriores.
Puedes ver tu última factura y tu historial de facturas en Facturas en la pestaña Facturación de la consola del administrador. También tienes la opción de descargar todas las facturas de un año en particular.
Para acceder al historial de facturación:
- Haz clic en Historial de facturación.
- Ver todas las facturas
- Haz clic en el símbolo de descarga para descargar el año completo o selecciona un mes específico
Cambia o edita el tamaño y nivel de tu plan
Desde la consola del administrador puedes cambiar fácilmente tu plan pago de Starter a Advanced o viceversa.
Para cambiar de plan:
Debes ser el responsable de la cuenta o un administrador para editar el tamaño del plan o cambiar de nivel.
Seguridad
Desde la pestaña de seguridad, los superadministradores pueden gestionar lo siguiente:
- Autenticación
- Activar o desactivar el inicio de sesión único de Google para tu organización
- Autenticación SAML
- Autentificación de dos factores
- Establece cuánto tiempo los miembros pueden permanecer conectados en Asana.
- Ajustes de la contraseña
- Establece los requisitos de las contraseñas para los miembros de la
- Restablecimiento forzado de contraseñas en toda la
- Controles del administrador
- Ajustes de las invitaciones
- Opciones de archivos adjuntos
- Ajustes de privacidad del equipo
- Permisos para compartir enlaces de solo lectura
- Permisos de acceso a los Formularios
- Permisos para emitir informes
- Permisos de grabación de videos
- Permisos de seguimiento del tiempo
- Acceso de administradores: determina quiénes son los administradores de tu organización.
- Cumplimiento de las normativas
- Residencia de datos
- Aplicaciones móviles
- Los controles para los datos móviles están disponibles para los clientes con planes Enterprise.
Gestionar administradores de la organización
Desde la consola del administrador, puedes determinar quiénes son los administradores y superadministradores de tu organización.
Los administradores de la organización tienen acceso para editar la declaración de misión de la empresa.
Seguridad de la contraseña
Puedes elegir la seguridad de tu contraseña haciendo clic en la pestaña Seguridad de tu consola del administrador y en Seguridad de la contraseña.
La contraseña puede ser débil o más segura. Las contraseñas simples deben tener al menos 8 caracteres y las más seguras también, pero además deben contener caracteres de al menos tres de los siguientes tipos: minúsculas, mayúsculas, números o caracteres especiales.
Los cambios en la seguridad de la contraseña solo afectarán a las contraseñas recién creadas.
Restablecimiento de contraseñas para toda la organización
Esta función está disponible para los superadministradores de las organizaciones Starter, Advanced, Enterprise y Enterprise+ de Asana, así como para los superadministradores de los niveles heredados Premium, Business y Legacy Enterprise.
Desde la consola del administrador, puedes forzar el restablecimiento de la contraseña de toda la organización para los usuarios que tengan acceso a tu organización.
1. Se cerrará la sesión de los miembros o invitados que tengan una contraseña de Asana. Recibirán un correo electrónico con un enlace para restablecer la contraseña y se verán obligados a elegir una nueva antes de volver a iniciar sesión.
2. Solo se cerrará la sesión de los miembros o invitados que no tengan una contraseña de Asana.
3. Solo se cerrará la sesión de los miembros o invitados que inicien sesión con SAML o el inicio de sesión único de Google y no tengan una contraseña de Asana.
Los usuarios que se registraron inicialmente en Asana estableciendo una contraseña y que desde entonces se actualizaron para iniciar sesión con SAML o Google SSO recibirán un email pidiéndoles que restablezcan su contraseña. Esto no tendrá ningún efecto en su contraseña de inicio de sesión único de SAML/Google.
Controles de las invitaciones
Los superadministradores de los niveles de Asana Enterprise y Enterprise+, así como las organizaciones o divisiones heredadas del nivel Legacy Enterprise, pueden controlar quién puede invitar personas a la organización (quienes no tienen una dirección de email de la empresa) a su organización de Asana. Los superadministradores pueden seleccionar una de las siguientes tres opciones para decidir quién tiene la capacidad de invitar personas a la organización:
-
Solamente para administradores
-
Administradores y miembros de la organización
-
Todos (incluidos los miembros y los invitados de la organización)
Si quieres activar una de estas opciones para tu organización, puedes hacerlo a través de la Consola del administrador y después ir a la pestaña Seguridad.
Para acceder a los controles de invitación de los huéspedes:
- Dirígete a la pestaña Seguridad de la Consola del administrador.
- En Controles del administrador, haz clic en Configuración de invitaciones.
Desde aquí, tendrás que hacer lo siguiente:
- Elige una de las opciones de invitación para huéspedes
- Haz clic en Guardar los cambios.
Una vez que se haya habilitado, quienes ya no tengan la capacidad de invitar personas a la organización recibirán un mensaje de error cuando intenten hacerlo en Asana.
Si no eres el superadministrador, puedes encontrar el administrador o los administradores de tu organización si haces clic en tu foto de perfil en la esquina superior derecha, accedes a la Consola del administrador y miras el superadministrador en la pestaña Miembros si seleccionas Administrador en la flecha desplegable Tipo de miembro.
Dominios de invitados de confianza
Disponible en el nivel de Asana Enterprise+.
Los administradores y superadministradores pueden hacer uso de la función de dominios de invitados de confianza, lo que les permite crear una lista de dominios externos aprobados desde los que los usuarios con permisos de invitación de invitados pueden invitar a invitados. Consulta la sección anterior sobre los controles de invitación de los huéspedes para obtener más información.
Las invitaciones de invitados solo se pueden enviar a los dominios de correo electrónico de la lista aprobada, lo que garantiza una mayor seguridad y control de las colaboraciones de tu organización. Si un usuario intenta enviar una invitación de invitado a alguien de un dominio oculto, recibirá un mensaje de error.
Cómo configurar dominios de invitados de confianza
Los dominios de huéspedes de confianza solo se pueden habilitar si los permisos de invitación de los huéspedes están configurados en Administradores y miembros o Administradores, miembros e invitados. La función no se puede activar si los permisos de invitación de invitados están configurados solo para administradores.
- Accede a la pestaña Seguridad de la Consola del administrador.
- En Controles del administrador, haz clic en Ajustes de las invitaciones.
- En la sección Dominios invitados de confianza, selecciona Solo dominios de confianza.
- Haz clic en Agregar dominios y escribe los dominios en los que confías. Vuelve a pulsar Añadir dominios para confirmar.
Asegúrate de que los dominios coincidan exactamente. Agregar el dominio acme.com no cubre subdominios como app.acme.com o acme.co.uk. Dichos subdominios deben agregarse por separado.
Eliminar dominios de invitados de confianza
Busca el dominio en la lista que quieres quitar, haz clic en el ícono de la papelera y haz clic en Guardar para confirmar tu elección.
Desactivar la función de dominios de invitados de confianza:
Para revertir la configuración, simplemente cambia el control de dominios invitados de confianza a Cualquier dominio.
Aplicaciones móviles
Los controles de datos móviles están disponibles en los niveles de Asana Enterprise y Enterprise+, así como en los niveles heredados de Legacy Enterprise.
Agrega seguridad extra a las aplicaciones móviles de Asana (iOS y Android) para proteger los datos de tu organización mientras le brindas a tu equipo la posibilidad de trabajar y colaborar desde cualquier lugar.
Como superadministrador, puedes utilizar los siguientes controles para datos móviles para tu organización:
Autenticación biométrica
Al activar la autenticación biométrica, puedes permitir que los usuarios desbloqueen Asana en los dispositivos móviles por medio de su huella digital o del reconocimiento facial. Puedes definir la frecuencia con la que los usuarios deberán volver a autenticarse.
Permisos para realizar capturas de pantalla (solamente para Android)
Elige si los usuarios de tu organización pueden realizar capturas de pantalla en la aplicación móvil.
Permisos de archivos adjuntos
Restringe las descargas o la capacidad de compartir archivos adjuntos en Asana en los dispositivos móviles.
Permisos de uso de widgets
Restringe el widget de la pantalla de inicio de Asana en los dispositivos móviles para que los usuarios puedan ver sus tareas directamente desde la pantalla de inicio del teléfono.
Permisos para copiar y pegar
Limita los permisos de copiar y pegar en la aplicación móvil.
Email de contacto para asuntos de seguridad
Los superadministradores de organizaciones de pago pueden agregar un email de contacto en sus consolas del administrador para recibir actualizaciones de seguridad de Asana. Esta función le permite a Asana saber dónde enviar este tipo de comunicaciones importantes.
Los superadministradores de divisiones de pago deben ponerse en contacto con nuestro equipo de Asistencia para acceder a esta función.
Como superadministrador de una organización paga, inicia sesión en la cuenta de Asana con el rol de superadministrador para tu organización. Desde allí, dirígete a la consola del administrador, haz clic en Seguridad en el menú lateral y luego en Email de contacto para asuntos de seguridad.
Ingresa la dirección de email a la que deseas que Asana envíe notificaciones relacionadas con la seguridad.
SSO de Google
Los
Al hacer clic en la pestaña Seguridad en la sección de autenticación de Google Apps, puedes:
- Configurar la opción de inicio de sesión único de Google, ya sea como opcional u obligatoria para todos los miembros
- Una vez que has elegido una opción, debes hacer clic en Guardar configuración.
Los invitados de una organización siempre pueden iniciar sesión con el email y la contraseña, independientemente de si el inicio de sesión único de Google es obligatorio para los miembros o no.
SAML
Con Asana Enterprise y Enterprise+ las organizaciones, así como las organizaciones con niveles heredados Legacy Enterprise, pueden activar SAML desde la pestaña de seguridad de su consola del administrador.
Tiempo de espera de la sesión SAML
Los superadministradores pueden establecer el tiempo de espera de la sesión SAML entre 1 hora y 30 días en la consola del administrador. La sesión de los miembros se cerrará automáticamente después del tiempo de espera establecido y se les pedirá que inicien sesión nuevamente.
Ajustes
Desde la pestaña Ajustes puedes:
- Cambiar el nombre de tu organización
- Ver o cambiar la lista de dominios verificados de tu organización
- Solicitar que se exporten todos los datos de tu organización como un archivo JSON.
Controles
de administrador para funciones de inteligencia artificial
Las funciones de Asana Intelligence utilizan la inteligencia artificial (IA) para ordenar, filtrar, categorizar o analizar datos o contenido para ayudar a los usuarios de tu organización a optimizar su trabajo.
Para obtener más información sobre qué datos se utilizan y qué funciones basadas en IA pueden ser administradas por los controles del administrador, consulta este artículo del Centro de ayuda.
Optimizar con Asana Intelligence
Los clientes pueden elegir activar las funciones de Asana Intelligence para su organización. Si las funciones de Asana Intelligence no están habilitadas:
- Los usuarios de la organización no tendrán acceso a las funciones de IA.
- No se procesarán los datos de la organización para potenciar estas funciones.
Habilitar y deshabilitar las funciones de Asana Intelligence
Los superadministradores pueden activar o desactivar las funciones de Asana Intelligence de la siguiente manera:
- Haz clic en tu foto de perfil en Asana y dirígete a la Consola del administrador.
- Haz clic en la pestaña Ajustes.
- En Configuración del dominio, selecciona Optimizar con Asana Intelligence.
En esta ventana, puedes activar o desactivar Asana Intelligence para toda tu organización/dominio marcando o desmarcando la casilla correspondiente.
Si eres administrador de una organización que no tiene superadministradores, puedes desactivar estas funciones, pero no puedes volver a activarlas. Para habilitarlos, deberás completar el proceso de verificación del superadministrador o comunicarte con el equipo de soporte. Se mostrará un banner de advertencia en el producto antes de que un administrador realice este cambio.
Para obtener más información acerca de la manera en la que Asana procesa tu información, consulta la Declaración de privacidad de Asana.
Visita este artículo del Centro de ayuda para obtener más información sobre Asana Intelligence.
Controles de edición de los campos del
perfil
Asana tiene integraciones SCIM con las principales plataformas de proveedores de identidad que permiten a los clientes importar información de perfil de usuario, como el título y el departamento, a Asana. Como esta información se importa de los sistemas de identidad, es posible que los administradores quieran controlar si los usuarios pueden editar esta información en Asana mediante los controles de campo de perfil.
Los superadministradores pueden elegir qué campos de perfil pueden editar los usuarios yendo a Consola del administrador > Seguridad > Configuración relacionada con SCIM > Configuración del perfil de usuario
Solo recomendamos restringir la posibilidad de que los usuarios editen esta información en Asana si tu organización está sincronizando los campos del perfil de usuario a través de SCIM con Asana. De lo contrario, los usuarios no podrán agregar esta información a sus perfiles.
Los administradores aún pueden actualizar los atributos bloqueados en nombre de otros usuarios realizando cambios en los perfiles de los usuarios desde la pestaña Miembros en la consola del administrador.
Los superadministradores pueden activar o desactivar los controles de editabilidad del campo del perfil para el puesto de trabajo, el departamento o el equipo.
Cuando los superadministradores han restringido las ediciones a los campos de título de trabajo y departamento o equipo, los usuarios verán estos campos bloqueados para las ediciones cuando vayan a la configuración de su perfil.
Exportación del dominio
Los superadministradores pueden solicitar que todos los datos de tu organización se exporten como un archivo JSON. Tú puedes hacerlo desde la pestaña de ajustes de tu consola del administrador. Ten en cuenta que la función de exportación de dominios solo está disponible para el nivel Asana Enterprise+, así como para el nivel heredado Legacy Enterprise.
Los superadministradores pueden optar por exportar solo el texto o exportar texto y archivos adjuntos.
Algunos tipos de archivos adjuntos, como las transcripciones de vídeo, las fotos de portada de los formularios y las fotos de perfil de los usuarios, no se incluyen actualmente en la exportación de archivos adjuntos. Si necesitas datos que no puedes exportar, comunícate con nosotros.
Gestión DE aplicaciones E integraciones
La gestión de aplicaciones les ofrece a los superadministradores de organizaciones Enterprise la capacidad de supervisar y controlar las aplicaciones, los tokens de acceso personal (Pat) y las cuentas de servicio activas en su dominio.
Los administradores de división y los usuarios que no sean superadministradores no tendrán acceso a esta función.
Los
superadministradores ahora pueden realizar las siguientes acciones en la Consola del administrador:
- Ver qué aplicaciones están conectadas y tienen acceso a los datos en el dominio.
- Bloquear aplicaciones específicas para evitar que sean usadas por los usuarios del dominio.
- Colocar un dominio en 'modo de aprobación' donde no se permite el uso de aplicaciones a menos que el superadministrador las apruebe específicamente.
- Gestiona las cuentes de servicio
- Permitir o denegar el uso de tokens de acceso personal en el dominio.
- Permitir o prohibir que las reglas se activen por solicitudes web de servicios externos.
Si tienes más preguntas sobre las funciones de bloqueo o controles de aplicaciones, comunícate con tu contacto en el equipo de Éxito del Cliente o con el equipo de Asistencia de Asana.
Para obtener más información sobre las cuentas de servicio, consulta nuestro artículo sobre cuentas de servicio.
Ver las aplicaciones conectadas
- Ir a la consola del administrador
- Dirígete a la sección Aplicaciones en el menú lateral izquierdo y debes aterrizar en la pestaña Administrar aplicaciones, Aplicaciones conectadas. Se mostrará una lista de todas las aplicaciones conectadas por los usuarios en el dominio de Asana, junto con la fecha en que la aplicación se usó por última vez en este dominio (tarda 24 horas en actualizarse).
Al hacer clic en cualquiera de ellos, accederás a la página de una aplicación. Esto se completa con detalles sobre la aplicación. Los detalles incluyen:
- Una breve descripción de la aplicación, si está disponible.
- Quién es el desarrollador y cualquier enlace de soporte o política de privacidad que el desarrollador pueda haber proporcionado
- Estadísticas recientes de uso
- Permisos otorgados a la aplicación
Ajustes globales de la aplicación
Un superadministrador debe decidir cómo quiere gestionar las aplicaciones. Hay 3 modos principales de control que se pueden encontrar en la página de configuración global de la aplicación.
Permitir todas las aplicaciones (predeterminado)
Los administradores pueden administrar una lista de aplicaciones bloqueadas, de lo contrario, todas las aplicaciones se pueden usar de forma predeterminada
Solicitar aprobación para aplicaciones
Los administradores gestionan una lista de las aplicaciones aprobadas. Las aplicaciones no se pueden usar a menos que estén en una lista de aplicaciones aprobadas.
Permisos de automatización externos
Los administradores pueden permitir o prohibir que las reglas sean activadas por solicitudes web de servicios externos.
Si una organización tiene configurado el modo de aprobación de aplicaciones, cuando se une un invitado que usa una aplicación que no está aprobada, dicha aplicación se bloqueará y el invitado recibirá una notificación por email.
Bloqueo de aplicaciones
Esta función se usa para bloquear expresamente una aplicación.
- Accede a la página de aplicaciones de una aplicación específica desde la página de aplicaciones conectadas.
- Haz clic en el botón Bloquear.
Esta acción evitará que todos los usuarios del dominio (miembros e invitados) puedan configurar y usar estas aplicaciones. Los usuarios que ya usaban la aplicación pueden encontrar errores y la aplicación eventualmente puede dejar de funcionar. Para los usuarios que pertenecen a varios dominios, el bloqueo les impedirá usar la aplicación en cualquiera de sus dominios.
Desbloqueo de aplicaciones
Accede a la página de aplicaciones de una aplicación específica desde la página de aplicaciones conectadas. Haz clic en el botón Desbloquear. Si tu organización está en el modo "Requerir aprobación de la aplicación" (ver más abajo), la desbloquearás aprobando la aplicación.
Una vez que se desbloquea la aplicación, es posible que los usuarios deban configurarla o autenticarla nuevamente, según cómo se comporte la aplicación.
Aprobaciones
de la aplicación
Si la organización tiene configurado el modo “Solicitar aprobación de la aplicación”, los usuarios no podrán conectar ninguna aplicación que no esté en la lista de aplicaciones aprobadas gestionada por los superadministradores. En su lugar, los usuarios verán un mensaje con una opción para solicitar la aprobación por parte de un administrador.
Si el usuario hace clic en Enviar solicitud, se enviará un correo electrónico a las direcciones de correo electrónico que hayan sido configuradas en la página de configuración global de la aplicación. De forma predeterminada, se incluye a todos los superadministradores, pero siempre se puede ajustar dicha configuración.
El administrador recibirá un email similar al del ejemplo anterior.
Al hacer clic en Gestiona la aplicación en Asana, el superadministrador accederá a la página de detalles de la aplicación para poder aprobarla.
El usuario solicitante también recibirá un email informándole que el administrador ha sido notificado. La dirección de email del usuario también se incluye en el email de solicitud de aprobación de la aplicación. Recomendamos implementar un proceso para supervisar las solicitudes entrantes y/o notificar a los usuarios sobre los próximos pasos, dependiendo de cómo tu empresa gestiona este tipo de solicitudes.
Disponible en los niveles Asana Enterprise y Enterprise+, así como en el nivel heredado Legacy Enterprise.
Los administradores de la organización ahora pueden ver una lista de todas las aplicaciones que se han solicitado. Para ver todas las solicitudes de aprobación:
- Dirígete a la consola del administrador y haz clic en Aplicaciones en la barra izquierda.
- Selecciona Gestionar aplicaciones y elige la pestaña Solicitudes de aprobación.
Gestión de los tokens de acceso personal
Los usuarios de una organización pueden usar tokens de acceso
Los administradores pueden revocar los tokens de acceso personal a pedido haciendo clic en el botón Revocar. Una vez que revoque un token de acceso personal (Pat), el token se eliminará y ya no se podrá utilizar. El desarrollador que creó el token recibirá un email informándole que su PAT ha sido eliminada.
Los tokens de acceso personal se pueden activar o desactivar desde la página de Ajustes globales de la aplicación.
Al desactivar los tokens de acceso personal, se revocarán y bloquearán todos los tokens de acceso personal existentes que pertenecen a los usuarios de una organización. Por lo tanto, los superadministradores deben informar a los usuarios de su organización con anticipación.
Establecer un vencimiento predeterminado para los tokens de acceso personal o de la cuenta de servicio
Los superadministradores de organizaciones Enterprise ahora pueden establecer una fecha de vencimiento predeterminada para todos los tokens de acceso personal o tokens de cuenta de servicio que los usuarios crean en su organización.
Los tokens tienen un vencimiento predeterminado de 10 años, sin embargo, los superadministradores de organizaciones Enterprise ahora pueden establecer que los tokens caduquen dentro de los 30, 60 o 90 días.
¿Cómo puedo cambiar la fecha de vencimiento predeterminada?
Los superadministradores pueden actualizar esta configuración de la siguiente manera:
- Dirígete a la consola del administrador y selecciona la pestaña Aplicaciones.
- En Configuración global de la aplicación, encontrará dos opciones para establecer los tiempos de caducidad en Caducidad del token.
Notas adicionales:
- Si se selecciona una nueva opción, se aplicará la nueva política de vencimiento a todos los tokens existentes.
-
- Para los tokens existentes: si se selecciona una fecha de vencimiento de 30 días, los tokens creados en el pasado se establecerán para que caduquen 30 días después de que se establezca la política.
- Tokens recién creados: todos los tokens recién creados caducarán 30 días después de su creación.
- Si un miembro con tokens existentes se agrega a tu organización (como un invitado), esos tokens caducarán inmediatamente.
- Si se establece una fecha de vencimiento, los desarrolladores recibirán una advertencia 7 días antes de que su token caduque, junto con una advertencia cuando el token caduque.
- Si el vencimiento del token se establece en 30 días y luego se extiende de 60 o 90 días, o vuelve al valor predeterminado, el token caducará dentro de la política original de 30 días. Asana no retrasará las fechas de los tokens. La expectativa es que se aplique la configuración de vencimiento más estricta. En este caso, los tokens recién creados seguirán la fecha de vencimiento de la nueva política.
- Sin embargo, si se reduce una fecha de vencimiento (de 90 días a 30 días, por ejemplo), el token caducará en función del vencimiento más estricto de 30 días.
Recursos
Desde la pestaña Recursos puedes:
- Conecta a tu equipo con tutoriales introductorios y consejos que te ayudarán a comenzar a usar Asana
- Encuentra recursos para ayudar a tu equipo a dominar y descubrir nuevas formas de usar Asana
- Descubre y conoce las funciones del administrador
Desactivar los archivos adjuntos
La posibilidad de desactivar los archivos adjuntos está disponible para los superadministradores en los niveles Asana Enterprise y Enterprise+, así como en el nivel heredado Legacy Enterprise.
La opción de desactivar los archivos adjuntos es una función que permite a los superadministradores garantizar que la implementación de Asana en toda la organización cumpla con todos los requisitos de seguridad y conformidad relacionados con el bloqueo de archivos adjuntos que estén restringidos, de acuerdo con las políticas de seguridad de la empresa y las integraciones de archivos de preferencia.
Esta función permite un control más preciso a nivel de dominio para garantizar el cumplimiento de políticas estrictas con respecto a la carga de archivos, de acuerdo con los requisitos de la empresa.
Los administradores informáticos también tienen la opción de activar o desactivar rápidamente una o más fuentes de carga de archivos, como Computadora, Dropbox, Google Drive, Box y Onedrive / Sharepoint, siguiendo las políticas de seguridad informática de la empresa, y de aplicar dicha configuración en todas las áreas de productos de Asana donde se permita agregar archivos adjuntos.
Cómo acceder a tus opciones para adjuntar archivos
Los superadministradores pueden acceder a la configuración de las opciones de archivos adjuntos desde la pestaña Seguridad de su Consola del administrador.
Una vez en la pestaña Seguridad, desplázate hacia abajo hasta Controles de administrador y luego haz clic en Opciones de archivos adjuntos.
Todos los archivos adjuntos estarán activados de forma predeterminada.
En la ventana siguiente, puedes seleccionar tus preferencias de archivos adjuntos.
Desmarcar la opción “Permitir archivos adjuntos desde aplicaciones, API y otras funciones de Asana”
Esta acción desactivará la posibilidad de adjuntar archivos en:
- Archivos adjuntos web
- La aplicación móvil
- API
- Copiar y pegar
- Formularios
- Arrastrar y soltar
- Reenvío de email
Desactivar los archivos adjuntos de aplicaciones de terceros
Para evitar que se adjunten archivos desde aplicaciones de terceros, puedes bloquearlas desde la pestaña Aplicaciones o seleccionar la aplicación deseada desde la ventana emergente. Esto significa que ya no se podrá agregar archivos adjuntos desde Dropbox, Google Drive, Box y OneDrive/ SharePoint.
Desactivar archivos adjuntos en dispositivos móviles
En la aplicación móvil, no hay diferenciación entre los archivos adjuntos del dispositivo y los archivos adjuntos de aplicaciones de terceros. Esto se debe a que todos los archivos se descargan primero en el dispositivo y luego se cargan a la aplicación móvil de Asana.
La única forma de desactivar los archivos adjuntos en dispositivos móviles es desactivando la opción Permitir archivos adjuntos desde aplicaciones, API y otras funciones de Asana.
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