Preguntas frecuentes

Las respuestas a las preguntas frecuentes relacionadas con la facturación se encuentran aquí.

Espacios de trabajo y organizaciones

¿Estoy en un espacio de trabajo o en una organización?

Si este es un dominio de email laboral estás en una organización. Si es tu dominio de email personal estás en un espacio de trabajo.

Desde tu cuenta de Asana, puedes crear o unirte a tantas organizaciones o espacios de trabajo como necesites.

Diferencias entre Organización y Espacio de trabajo

Las Organizaciones se basan en tener un dominio dedicado para la compañía o negocio. Cualquiera que se registre en Asana con un email con un dominio de tu compañía automáticamente se unirá como miembro de tu compañía.

Por ejemplo, si estás usando Asana en tu trabajo, Acme Co., crearías una organización en acmeco.com. Asegúrate de agregar tu email laboral a tu cuenta de Asana.

Use un espacio de trabajo si trabajas en Asana con objetivos y tareas personales o para trabajar si tu empresa no tiene un dominio de email exclusivo. Los Espacios de trabajo funcionan como equipos individuales.

¿Puedo usar ambos?

Sí

Puedes usar ambos si usas Asana en tu empresa y también quieres usar Asana para tus propios intereses.

La siguiente tabla muestra las diferencias entre los espacios de trabajo, los equipos y las organizaciones.

¿Cómo convierto mi espacio de trabajo en una organización?

Si aún no lo has hecho, agrega la dirección de email de tu empresa a tu cuenta.  

Con una dirección de email de una compañía en tu cuenta, puedes convertir uno de tus espacios de trabajo en una organización.  

Si no ves la opción para convertirlo en una organización, contacta a nuestro equipo de asistencia para que te asesore.

Tu espacio de trabajo se convertirá en el primer equipo de tu organización. Si tu espacio de trabajo cambia a un plan superior, el plan de tu equipo también cambiará. Puedes subir tu suscripción a nivel de organización desde la pestaña de Facturación.

¿Quién es el responsable de mi espacio de trabajo u organización?

Los espacios de trabajo y organizaciones son espacios compartidos que pueden ser administrados por todos sus miembros. En la versión gratuita de Asana, la propiedad de un espacio de trabajo u organización es colectiva y administrada por todos los miembros con acceso a ella.

¿Quién es el responsable de un espacio de trabajo u organización en una cuenta Premium?

En un espacio de trabajo u organización Premium, los miembros aún administran colectivamente todos los proyectos y tareas, pero la facturación es administrada por el responsable de la facturación y la membresía de la organización se administra a través de la consola del administrador.  

¿Quién puede ver mis espacios de trabajo u organizaciones?

Solo los miembros de un espacio de trabajo u organización pueden verlo en el menú lateral.

Si eres miembro de un espacio de trabajo llamado "Viajar" que hiciste para ti y también eres miembro de la organización de tu compañía, acmeco.com, nadie en acmeco.com podrá ver que eres miembro de Viajar, a menos que también sean miembros de Viajar.

De igual forma, tú no puedes ver otros espacios de trabajo y organizaciones de los que otros son miembros.

¿Cómo cambio el nombre de la organización?

Solo los superadministradores y administradores en organizaciones premium tienen la opción de cambiar el nombre de la organización.

Si estás en una organización gratuita, el nombre de tu organización será el mismo del dominio de tu email del trabajo. Por ejemplo, si tu compañía se llama "Acme Co" y la dirección de tu email del trabajo es "acme.com" el nombre en Asana de la organización de tu compañía será "acme.com."

¿Cómo desactivo una organización?

Las organizaciones se comparten. Las personas pueden crear tareas y proyectos privados dentro de las organizaciones que quizás no conozcas. Por lo tanto, no hay botón "eliminar todo".

En su lugar puedes hacer lo siguiente:

• Eliminar tareas;
• Eliminar proyectos
• Eliminar equipos
• Quitar personas
• Quitarte a ti mismo

Las Organizaciones son la forma en la que las compañías existen en Asana. Si hiciste todo lo anterior y dejas la organización vacía, cuando alguien nuevo se registre en Asana con su dirección de email laboral, se unirá automáticamente a la organización que tu tu dejaste.

Si, en cambio, quisieras que creáramos una organización totalmente nueva para el dominio de email de la empresa, cuando se una alguien nuevo, contáctanos y quitaremos la dirección de email de la empresa de nuestro sistema y liberaremos el dominio.

Eliminar una organización para sustituirla por un espacio de trabajo no es recomendable: eventualmente solo ofreceremos organizaciones. Además, eliminar una organización para “comenzar desde cero” es innecesario, ya que puedes simplemente eliminar los proyectos y tareas de la organización.

Cuentas

¿Cómo inicio desde cero con una cuenta personal en vez de una organizacional?

Cuando te registras a Asana, creas una cuenta individual que está asociada a tu nombre, tu (s) dirección(es) de email y tu foto (si subes una). En ningún momento se te ofrecerá una opción que te permita elegir entre una cuenta personal o para empresa: son la misma.

Si tienes pensado usar Asana para el trabajo, comienza con una organización. Si es para uso personal, considera un espacio de trabajo.

¿Cómo cambiar de organización a espacio de trabajo?

Si empezaste con una organización y ahora quieres una cuenta con espacio de trabajo, no hay problema. No desactives tu cuenta; simplemente abandona la organización y crea un espacio de trabajo.

Desactivar tu cuenta no desactivará la organización, pero ya no tendrás acceso a su contenido.

No puedes abandonar una organización a menos que agregues a tu cuenta una dirección de email no vinculada a la organización.

Desde tu cuenta de Asana, puedes crear, unirte o dejar multiples organizaciones y espacios de trabajo. Puedes navegar entre ellos desde los ajustes si haces clic en el ícono de tu perfil en la barra superior.

Mi compañía está cambiando dominios de correo electrónico. ¿Qué necesito hacer en Asana?

El primer paso es agregar tu nueva dirección de email a tu cuenta de Asana.

Cómo actualizar el dominio de tu organización

Cuando tengas una dirección de email nueva, accede a la consola del administrador, navega a la pestaña Ajustes y haz clic en Dominios de email asociados. Desde allí podrás enviar un formulario y nuestro equipo de asistencia hará los cambios necesarios. Asegúrate de haber verificado tu nueva dirección de email antes de enviar el formulario. Puedes encontrar información más detallada sobre cómo añadir, eliminar y cambiar los dominios de correo electrónico aquí.

Puedes convertir tu espacio de trabajo en una organización fácilmente.

¿Las organizaciones con planes gratuitos pueden cambiar sus dominios de correo electrónico

Las organizaciones con planes gratuitos también pueden solicitar el cambio de dominio de email a través de la consola del administrador.

Hay un cambio de dominio disponible para todos los niveles.

¿Por qué fue mi cuenta de email eliminada de mi cuenta de Asana?

En las organizaciones gratuitas, todos los miembros tienen la capacidad de desprovisionar a otros miembros de la organización.

En las organizaciones Premium, los superadministradores pueden eliminar los privilegios de acceso de los miembros de la organización.

Si necesitas volver a tener acceso a la organización, comunícate con un miembro de la organización o con el superadministrador.

¿Cómo reactivo un usuario desactivado?

Para restaurar a un miembro desactivado, busca su nombre en la pestaña de tu miembro en la consola del administrador. Haz clic en el ícono de los tres puntos y selecciona Restaurar.

Si tienes más preguntas, comunícate con nuestro equipo de Asistencia.

Ya tengo una cuenta, ¿por qué estoy atorado en la pantalla para crear una cuenta?

Cuando alguien te invita a unirte a su equipo usando otra dirección de email diferente a la que ya tienes agregada en tu cuenta de Asana, verás nuevamente la pantalla de creación indicándote crear nuevos equipos. Para resolver esto, inicia sesión con tu cuenta actual en otro navegador o ventana de incógnito y agrega la nueva dirección de correo electrónico. Esto te permitirá acceder con tu cuenta propia al equipo al que te han invitado.

Otra forma es dar clic en Continuar debajo del menú de creación de equipos y continuar con tu cuenta nueva. Después, puedes combinar esta cuenta con la que ya tenías. Después de combinar tus cuentas, podrás iniciar sesión con cualquiera de las dos direcciones de email y acceder a todas las organizaciones y espacios de trabajo a los que perteneces.

Si normalmente usas el SSO de Google para iniciar sesión o tienes algún problema, contacta a nuestro equipo de Asistencia para continuar.

¿Cómo desactivo mi cuenta?

Puedes desactivar tu cuenta a través de la pestaña Cuenta en Mis ajustes

Una vez que desactivas tu cuenta, dejarás de tener acceso a todos los datos de la cuenta. Si deseas usar Asana en el futuro, necesitarás registrar una cuenta nueva.

Desactivar tu cuenta solo desactivará tu cuenta personal. No se desactivan los espacios de trabajo ni las organizaciones a los que perteneces. Si también quieres desactivar esos espacios de trabajo u organizaciones de los que eres miembro, debes quitar todos los proyectos, las tareas y los miembros de allí antes de abandonar el espacio. Si tienes algún problema, comunícate con nuestro equipo de Asistencia.

Tareas y subtareas

¿Cómo desactivo las tareas de "Considera la posibilidad de actualizar el progreso de tu proyecto"?

Si eres el encargado del proyecto, el sistema te asignará una tarea para actualizar el estado de tu proyecto. En la descripción de la tarea, deberías encontrar un enlace que te lleve a los proyectos correspondientes de los que eres responsable.

Abre el proyecto, ve a la página Actualización de estado y activa o desactiva la opción Recordarme actualizar cada viernes.

¿Qué le pasa a las tareas de alguien si deja la compañía?

Organizaciones y espacios de trabajo gratuitos

Las tareas y proyectos que el ex empleado mantuvo como privados ya no serán visibles. Las tareas que eran públicas o estaban asociadas a un proyecto compartido seguirán siendo accesibles pero pueden cambiar de estado a sin asignar.

En una organización paga

Se creará un proyecto privado para el administrador que contendrá tanto las tareas privadas como públicas que fueron previamente asignadas al exempleado.

¿Todavía podemos ver sus comentarios ?

En ambos niveles, los comentarios del exempleado en las tareas seguirán visibles, pero ya no aparecerá su foto de perfil ni se podrá hacer clic en su nombre.

Los empleados a los cuales se quitan privilegios dejarán de ver el espacio de trabajo u organización de tu compañía en la barra superior de su cuenta de Asana y ya no tendrán acceso a los proyectos y tareas de tu compañía.

¿Por qué mis subtareas no aparecen en el calendario?

Las subtareas no heredan los proyectos, las etiquetas ni los responsables de las tareas madre.

Las subtareas funcionan como tareas independientes de su tarea madre.

Las subtareas deben tener fecha de entrega y se deben agregar de forma manual al proyecto para que aparezcan en el calendario de tu proyecto.

Invitados

¿Cómo trabajo con clientes en mi organización?

Puedes invitar clientes a tu organización como invitados.  

La membresía de las organizaciones está definida por el dominio de email de tu compañía (michael@tuco.com es parte de la organización tuco.com). Quienes no tienen una dirección de email que termine con @ el dominio de email de tu compañía, pueden ser agregados a tu organización como invitados.    

¿Qué puede ver exactamente un invitado en una organización?

Hay permisos limitados.  

Los invitados tienen acceso limitado dentro de un espacio de trabajo u organización y solamente pueden ver lo que les es explícitamente compartido.

¿Por qué aparezco como usuario privado?

Si dos personas se ven entre sí como “usuarios privados”, ambas son invitadas.

Los invitados tienen acceso limitado dentro de un espacio de trabajo u organización y solamente pueden ver lo que les es explícitamente compartido.

¿Los invitados pueden ver sus nombres entre sí?

Para que estas personas puedan ver los nombres de otros invitados, deben ser miembros de al menos un mismo proyecto. Agrega a ambos invitados como miembros del mismo proyecto y así podrán ver sus nombres entre sí.

Quité a alguien, pero sigue apareciendo como sugerencia cuando asigno una tarea. ¿Por qué?

Las organizaciones pueden tener varios equipos. Cuando quitaste a esa persona, la quitaste de un equipo de tu organización gratuita, pero no la quitaste de toda la organización.

Por lo tanto, no aparece en ningún equipo, pero sigue existiendo dentro de la organización y aparece como sugerencia cuando asignas tareas. Para eliminarla, deberás invitarla de nuevo al equipo con el único propósito de quitarle privilegios, como se muestra en este artículo del Centro de ayuda.  

Las personas eliminadas de un espacio de trabajo u organización recibirán una notificación por email.

¿Qué hago cuando deje la compañía?

1. Agrega una dirección de email no afiliada a ninguna compañía a tu cuenta para no perder tu acceso a Asana.

2. Reasigna tus tareas a las personas que tomaran tu trabajo. Usa la selección múltiple para reasignar varias tareas a la vez.

3. Si eres el responsable de la cuenta de una organización, equipo o espacio de trabajo Premium, reasigna esa responsabilidad.

4. Si eres el administrador de una organización Premium, asegúrate de que haya otros administradores.

5. Considera borrar tus tareas privadas o hacerlas públicas.

6. Deja la organización o espacio de trabajo de tu empresa. Para lo último, es probable que un superadministrador te desprovisione.

Eliminaciones accidentales

¡Ayuda, por favor! ¡No encuentro un proyecto!

Si tienes el ID del proyecto, no hay problema.

Si no lo tienes, intenta comunicarte con la persona que eliminó el proyecto, ya que debería haber recibido un email con el ID del proyecto y las instrucciones para recuperarlo automáticamente. Pídele que se comunique con nosotros y que nos proporcione el ID del proyecto.

Si lo has eliminado, envíanos lo siguiente:

• El nombre del espacio de trabajo u organización donde se encontraba el proyecto
• La URL de cualquier tarea que estaba en el proyecto (puedes encontrarla en una notificación de correo electrónico anterior de la tarea).

¿Cómo recupero una tarea o subtarea?

• Intenta encontrar la tarea en la búsqueda, tal vez sigue activa o tal vez fue movida a los elementos eliminados.

• Si definitivamente fue eliminada, revisa las tareas eliminadas o pregunta a la persona que accidentalmente la eliminó para estar seguro.

Comunícate con nosotros si no logras restaurar alguna tarea o proyecto.

Eliminar proyecto, tarea o etiqueta

Recibiste una notificación o invitación a algo que fue eliminando después.

Acceso y permisos

¿Qué quiere decir el error “Parece que no tienes acceso?

Si encuentras un Error de acceso, podría darse alguno de los siguientes casos:

Email incorrecto.

Posiblemente tengas varias cuentas. Tu compañero de equipo puede haberte invitado con una dirección de correo distinta a la que usaste para registrarte.

Para solucionarlo:

• Cierra sesión
• Inicia sesión de nuevo, esta vez con la misma dirección de email desde la cual recibiste la notificación.

Cambios en permisos

Recibiste una notificación o invitación para una tarea que después fue marcada como privada.

Para solucionarlo:

• De ser necesario, debes pedir a alguien con acceso que te vuelva a agregar.

Marcadores desactualizados

Pusiste un marcador a la URL de una tarea o proyecto en específico y ha dejado de existir.

Si quieres un marcador en tu navegador para ayudarte a navegar en Asana a diario, usa https://app.asana.com, en lugar de la URL de una tarea o proyecto en específico.

Invitaciones canceladas

Alguien te invito a un proyecto por accidente y luego canceló la invitación.

Para solucionarlo:

• Pregunta a la persona que te invitó si desea reenviar la invitación, o simplemente ignórala.

Acceso a los Objetivos

No podrás acceder a un objetivo a través del enlace si ocupas el rol de invitado en una organización. Los invitados no pueden ver los objetivos ni se los puede agregar como encargados ni colaboradores.

Anulación de aprovisionamiento de usuarios

Cuando un usuario se desactiva a través de un proveedor de identidad como Okta, ¿qué sucede con sus tareas?

Se genera automáticamente un proyecto para las tareas que se asignaron al usuario desactivado. Los superadministradores se convierten en miembros de este proyecto generado automáticamente y tienen acceso a las tareas del usuario desactivado.

¿Quién se convierte en el encargado del proyecto?

Uno de los superadministradores de la organización se convertirá en el encargado del proyecto. El encargado del proyecto recibirá las notificaciones de la creación del proyecto a través de una tarea en Asana.

Una nueva configuración en la consola del administrador permite al superadministrador de una organización definir qué superadministrador se convierte en el propietario del proyecto que lleva a cabo las tareas asignadas previamente a un usuario desaprovisionado después de que se hayan desaprovisionado a través de SCIM o la API.

¿A quién se le notifica cuando se crea ese proyecto?

Al superadministrador que ha sido elegido como encargado del proyecto se le asignará una tarea para revisar el proyecto una vez que se genere.

¿Qué sucede con los proyectos, portafolios y paneles que son propiedad de usuarios desactivados cuando no hay otros miembros presentes?

Actualmente, la desactivación no transfiere la propiedad de los datos de los proyectos, portafolios o paneles.

Explora Asana

¿Dónde puedo encontrar proyectos archivados?

Desde el menú lateral, haz clic en tu equipo para ver la página de resumen. En la sección Proyectos, haz clic en Filtrar para mostrar todos los proyectos archivados dentro de tu equipo.

¿Dónde puedo encontrar objetivos, portafolios o informes?

• Estos se pueden encontrar en la barra lateral, en la sección Información. Es posible que necesites desplazarte hacia abajo para ver esta sección.
• Si quieres acceder más fácilmente a estas funciones, arrastra y suelta la sección a la parte superior de tu menú lateral.
• También puedes destacar objetivos individuales, portafolios e informes para fijarlos en la sección Destacados.

¿Dónde puedo encontrar mis tareas eliminadas?

Haz clic en tu avatar en la esquina superior derecha de la app, que abrirá un menú desplegable. Expanda la opción de menú Más y busque Ver mis tareas y mensajes eliminados.

La sección Proyectos en mi barra lateral sigue cambiando. ¿Cómo puedo detener esto?

• Tus proyectos pueden estar configurados para proyectos recientes. Puedes cambiar esta configuración a los mejores proyectos.
• También puedes destacar proyectos para seleccionar una lista de trabajos. Estos proyectos aparecerán en la sección Destacados.

¿Cómo agrego o quito proyectos a la sección Proyectos en mi barra lateral?

• No puedes agregar o quitar proyectos manualmente a esta sección, ya que muestra tus proyectos principales o recientes.
• Para agregar proyectos manualmente a tu barra lateral, puedes agregarlos a tu sección Destacados.

¿Dónde puedo encontrar mis búsquedas guardadas?

• Las búsquedas guardadas por defecto se han eliminado de la barra lateral. Sin embargo, al hacer clic en la barra de búsqueda, verás tres búsquedas guardadas: Tareas que creé, Tareas que asigné a otros y Tareas completadas recientemente.
• También puedes ver las búsquedas guardadas en la sección destacada si tienes alguna búsqueda que hayas marcado como favorita anteriormente.
• También puedes crear más si buscas lo que quieres y luego apareces en la página de búsqueda.

¿Qué significa el símbolo de bloqueo (pad)?

El símbolo de candado indica un proyecto o portafolio privado.

Otras preguntas frecuentes

¿Cómo usan otras compañías Asana?

Puedes encontrar sugerencias sobre cómo los equipos usan Asana de acuerdo con sus flujos de trabajo en nuestros artículos de Ejemplos y en el foro de la Comunidad de Asana.

¿Está Asana disponible en otros idiomas además de inglés?

Asana actualmente se encuentra disponible en inglés, chino tradicional, ruso, neerlandés, polaco, italiano, sueco, coreano, francés, alemán, portugués, español y japonés. Cambia el idioma desde la pestaña Pantalla en Mis ajustes.

¿Cómo cambio la vista de calendario para que el lunes sea el primer día de la semana?

Si quieres configurar tu calendario para que el lunes sea el primer día de la semana, ve a Mis ajustes, ve a la pestaña Pantalla y selecciona la opción “Lunes” en el menú desplegable.

¿Dónde puedo agregar enlaces de textos en Asana?

Puedes agregar un enlace en la descripción de una tarea con el botón "Insertar enlace" y en los comentarios de una tarea con el botón de texto enriquecido.

¿Cómo puedo cambiar mi zona horaria en Asana?

El reloj de Asana está determinado por los ajustes de la zona horaria de tu computadora. Si te vas de vacaciones o viajas al extranjero y la zona horaria de tu computadora cambia, entonces la zona horaria de Asana también cambiará.

¿Qué sucede con los recordatorios por email?

En este momento no es posible cambiar los ajustes horarios de los emails. Como se encuentran, están basados en la zona horaria PST (hora estándar del Pacífico). Son 8 horas menos que el tiempo universal coordinado (UTC).

¿Cuál es el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) de Asana?

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una ley que aplican las organizaciones al recopilar, mantener, usar o de algún modo procesar los datos personales de los residentes de la UE (independientemente de la ubicación de la organización), que deben implementar ciertas medidas de seguridad y privacidad de esos datos. Asana ha establecido un programa de conformidad con el RGPD. Lee más acerca de los pasos importantes que ha dado Asana para alinear sus prácticas según el RGPD.

Encuentra respuestas a aún más preguntas en el foro de la comunidad de Asana.