Establecer convenciones para tu equipo

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Convenciones de tareas

Asana es más útil cuando las personas pueden aportar ideas y hacer que el trabajo avance. Este artículo te ayudará a sentirte más cómodo con la asignación de tareas.

Nombrar las tareas

Recomendamos asignar nombres de tareas específicos, claros y basados en acciones. Usa un verbo siempre que sea posible. Por ejemplo, en lugar de titular una tarea como “Publicación de blog”, tómala como “Escribir la publicación de blog [título]” y crea una segunda tarea llamada “Publicar la publicación de blog [título]”. 

Redactar descripciones de la tarea 

La descripción de la tarea debe proporcionar al responsable toda la información necesaria para completar la tarea. A continuación, te damos algunos consejos:

  • Vincula trabajos pertinentes en la descripción de la tarea @mencionando personas relacionadas e hipervinculando tareas, proyectos o mensajes pertinentes.
  • Agrega enlaces y archivos adjuntos para incluir trabajo externo, centralizando la información.
  • Marca una tarea como dependiente de otra, para que tus compañeros de equipo comiencen la tarea cuando la anterior finalice.
  • Usa texto enriquecido en las descripciones de tareas para aclarar tu mensaje con texto y listas con formato. 

Añadir fechas de inicio y de entrega

Establece fechas de entrega realistas para tus compañeros de equipo tan pronto como las sepas o añade una fecha de entrega estimada como guía aproximada. Las fechas de entrega aseguran que el trabajo se priorice, asegurando que se cumplan los plazos.

Agrega fechas de inicio para que quede claro cuándo se debe comenzar el trabajo para finalizarlo antes de la fecha límite.

Agregar colaboradores

Agrega compañeros de equipo y partes interesadas relevantes como colaboradores para que puedan estar al día con el progreso de la tarea.

Los colaboradores recibirán notificaciones en su bandeja de entrada y podrán recibir notificaciones por correo electrónico, dependiendo de su configuración.

Actualizar tareas asignadas

Cuando alguien te asigna una tarea, estás a cargo de hacer que ese trabajo avance.

  • Marca las tareas con "me gusta" para que quien las solicita sepa que las viste.
  • Si tienes alguna pregunta o actualización que hacer, comenta directamente la tarea.
  • Si cambias la fecha de entrega, agrega un comentario que explique el motivo;
  • Fije el comentario más relevante en la parte superior; esto hace que sea más fácil de encontrar, sin leer todos los comentarios.
  • Si no tienes el ancho de banda para asumir el trabajo, vuelve a asignar la tarea al creador o usa
  • @mencionar para preguntar a los compañeros de equipo si pueden hacerse cargo de ella.
  • Si la tarea tiene campos personalizados, complétalos adecuadamente y continúa actualizándolos a medida que el trabajo progrese.

Utilizar subtareas

Cuando asignes una subtarea, asegúrate de que el responsable tenga suficiente contexto en la tarea principal o dentro de la descripción de la subtarea. Evita enterrar subtareas bajo demasiadas capas. Siempre puedes convertir subtareas en tareas.

Nombrar las plantillas de tareas

Duplicar una tarea o proyecto de plantilla para flujos de trabajo repetibles y recurrentes. Al crear plantillas, nombra la tarea o el proyecto de manera adecuada para que tus compañeros de equipo sepan claramente que es una plantilla (por ejemplo, “Plantilla” o “Duplicarme”). Esto también hace que la tarea o el proyecto sean más fáciles de localizar a través de la búsqueda.

Normas de proyectos

Crear y nombrar nuevos proyectos

Los proyectos te permiten organizar todas las tareas relacionadas con una iniciativa, un objetivo o un trabajo importante específicos en un solo lugar. Al igual que con las tareas, todos pueden crear un proyecto.

Dale a los proyectos un nombre conciso y mantén el nombre consistente con proyectos anteriores de naturaleza similar, haciéndolos más fáciles de buscar para tu equipo. Por ejemplo, el calendario de producción de contenido del año fiscal 24 sería seguido por el calendario de producción de contenido del año fiscal 25.

Uso de plantillas de proyectos

Crea una plantilla personalizada o usa una plantilla creada por Asana para estandarizar los flujos de trabajo y los proyectos en común. Las plantillas ayudan a que los proyectos comiencen rápidamente y garantizan que no te saltes ningún paso vital.

Agrega campos personalizados

Configura campos personalizados para que puedas dar seguimiento a toda la información necesaria en cada tarea creada en el proyecto.

Al establecer convenciones, define los campos personalizados estándar que tu equipo usará en todos los proyectos.

Enviar actualizaciones de estado

Las actualizaciones de estado aclaran cómo avanza el proyecto. El encargado del proyecto o el compañero de equipo dedicado debe enviar actualizaciones periódicas del estado del proyecto

  • Establece el estado de tu proyecto para mantener informados a los interesados sobre si el proyecto está en curso o en riesgo.
  • Los compañeros de equipo pueden responder a las actualizaciones de estado cuando quieran hacer preguntas o comentarios o cuando quieran crear una tarea de seguimiento.
  • El encargado del proyecto puede activar un recordatorio cada semana para actualizar el estado del proyecto.

Finalizar y archivar proyectos

El proyecto finalizado debería marcarse como Finalizado en la actualización de estado. Recomendamos finalizar los proyectos antes de archivarlos. El archivado solo es posible para los administradores de proyectos.

Más consejos para proyectos

  • Establece la descripción del proyecto con metas y objetivos que recuerden a los compañeros de equipo para qué es cada proyecto.
  • Prepara el resumen del proyecto para que tus compañeros de equipo siempre puedan hallar el brief y ver los roles del proyecto.
  • Agrega secciones que te ayuden a organizar tu proyecto y definir fases o categorías.

Gestionar un proyecto

Cuando creas un proyecto, te conviertes por defecto en el encargado del proyecto. Puedes cambiar al encargado del proyecto en la vista de progreso. 

  • A medida que se crean nuevas tareas, asegúrate de que las tareas tengan un representante y una fecha de entrega, muévelas a las secciones adecuadas y actualiza los campos personalizados.
  • Añade reglas de proyecto para automatizar los flujos de trabajo y ahorrar tiempo.
  • Establecer hitos para mantener pestañas en los marcadores clave de progreso.
  • Si gestionas varios proyectos, agrégalos a un portafolios para organizarlos y controlarlos.

Mejores prácticas para colaborar

Crea un proyecto de convención para tu equipo

Crea un proyecto de referencia con una lista de convenciones y mejores prácticas para usar Asana. De esta forma, todas las personas tienen la misma información y pueden consultar las normas del equipo.

Un proyecto de convención también se convertirá en un valioso recurso de incorporación para actualizar rápidamente a los nuevos empleados sobre cómo tu equipo usa Asana.

Normas de email

Usar los mensajes

Te recomendamos usar los mensajes para  comunicarte dentro de Asana con tus colegas y vincularlos fácilmente al trabajo relevante en lugar de al email para todas las comunicaciones internas. Recuérdales a tus compañeros de equipo que usen Asana en lugar del email cuando sea necesario. Puedes enviar mensajes a personas, equipos y proyectos.

Utilizar notificaciones de email

Asana envía notificaciones por email cuando hay actividades nuevas para que los compañeros de equipo que no trabajan con Asana todo el tiempo se mantengan informados. 

Recomendamos mantener las notificaciones por email activas hasta que tus compañeros de equipo y tú se acostumbren a chequear Asana con frecuencia. Puedes activarlas o desactivarlas en Mis ajustes.

Reducir los emails en tu equipo

El email es ideal para comunicarse con alguien que no pertenece a la organización, pero no sirve para planificar, gestionar y priorizar el trabajo.

Con nuestro complemento de Asana para Gmail y la aplicación de Asana para Outlook, puedes transformar rápidamente los emails en acciones. Esta puede ser una manera fácil de inculcar en tu equipo el hábito de pasar el trabajo del email a Asana sin cambiar su manera de trabajar.

Slack + Asana

Puedes tomar medidas fácilmente en las tareas de Slack usando la integración de  Slack + Asana sin cambiar de herramienta constantemente.  

Recursos adicionales

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