importador de CSV

Comienza a usar Asana con tus propios datos de forma fácil y rápida.El importador de CSV te ayudará a sacar tu flujo de trabajo de software de hojas de cálculo, como Excel o Smartsheet, para que lo desarrolles directamente en Asana y así puedas comenzar de inmediato a trabajar en cualquier proyecto. También puedes importar los datos desde otras herramientas de gestión del trabajo.

Una vez que se haya importado, verás inmediatamente las filas como tareas a las que puedes darles seguimiento en un proyecto; y cada columna, como metadatos de tus tareas.

Antes de empezar: consejos para organizar los datos en tu hoja de cálculo

captura de la hoja de cálculo con referencias para los nombres de las columnas

El
importador de CSV
 te permite incorporar tus datos en Asana sin tener que hacer ninguna vinculación manual. Puedes ponerles nombres a las columnas de tu hoja de cálculo con las siguientes etiquetas para que los campos se asocien automáticamente en tu proyecto:

  1. Nombre: usa esta columna para los nombres de las tareas de tu proyecto.
  2. Descripción: proporciona detalles y contexto para las tareas con esta columna.
  3. Responsable: asigna un responsable a cada tarea. Para ello, agrega la dirección de email de un usuario de Asana desde tu espacio de trabajo u organización. Las tareas creadas en Asana solo se pueden asignar a un usuario.
  4. Colaboradores: puedes agregar a varios de tus colegas como colaboradores en una tarea al agregar direcciones de email de usuarios válidos de Asana desde tu espacio de trabajo u organización en una columna separada. Ten en cuenta que debes separarlos con una coma y no debes agregar espacios en el medio.
  5. Fecha de entrega: usa el formato estándar de fecha de los EE. UU. de mes/día/año para dar seguimiento a la fecha de entrega de cada tarea.
  6. Fecha de inicio: agrega una columna separada para las fechas de inicio, disponible con una suscripción de pago. Si no tienes una suscripción de pago, la información de la columna de fecha de inicio aparecerá en la descripción de tu tarea.
  7. Tipo: establece “hito” como valor para diferenciar los hitos de las tareas habituales en tu proyecto.
  8. Sección/columna: se creará una sección nueva una vez que muevas manualmente las tareas a la sección o columna deseada.
  9. Otra información: La información adicional de las columnas aparecerá de arriba a abajo en el campo de descripción de la tarea según el orden en que se encuentren tus columnas.

Si alguna columna contiene datos incorrectos, como una dirección de email en la columna correspondiente a las fechas de entrega, ninguna de las fechas de entrega se importará correctamente. En su lugar, se creará un nuevo campo basado en texto.

Siempre incluye una fila de encabezado con nombres de columnas para que el importador de CSV pueda reconocer el tipo de datos que se importa.

Importar subtareas a un proyecto

import subtasks.png

Para importar subtareas a través del Importador de CSV:

  1. Crea una columna nueva en la hoja de cálculo denominada Tarea madre.
  2. Completa la columna de la tarea madre con el nombre exacto de la tarea madre en la fila correspondiente. La tarea madre se debe ubicar arriba de la fila actual en el archivo CSV. Si hay nombres repetidos en tu CSV, se usará la fila que esté más próxima arriba con el nombre que coincida.

Definir las dependencias entre tareas

dependencies.png

Para especificar dependencias a través del Importador de CSV:

  1. Crea una columna nueva en la hoja de cálculo denominada Dependientes.
  2. Completa la columna Dependientes para enumerar las tareas por las que la fila actual está bloqueada.

Deben corresponder exactamente a los nombres de las tareas dependientes. La tarea dependiente se debe ubicar debajo de la tarea que bloquea en el archivo CSV. En el ejemplo anterior, la planificación finalizada depende tanto de la reunión inicial como de la lluvia de ideas creativas. Dado que ambas tareas bloquean la planificación finalizada, esta se encuentra debajo de las filas 2 y 3. Si hay nombres repetidos en tu CSV, se usará la fila que esté más próxima arriba con el nombre que coincida.

La importación de datos a través de CSV no actualizará ninguna tarea existente en el proyecto. Por lo tanto, no se podrá crear una dependencia de ninguna tarea existente con el importador de CSV.

Importar datos como campos personalizados en tu proyecto

Las columnas adicionales se deben vincular con los campos personalizados para ayudarte a categorizar y dar seguimiento a las prioridades, la etapa del proyecto, el equipo o el tiempo estimado, entre otros usos.

captura de la hoja de cálculo con énfasis en las columnas para los campos personalizados

Los campos personalizados pueden contener texto, números o valores desplegables. Las columnas que no tengan nombres que coincidan con campos específicos de Asana (como Nombre o Sección, por ejemplo) se asignarán como campos personalizados en el proyecto.

Los datos del archivo CSV se pueden asignar a campos personalizados nuevos o a los existentes en el proyecto:

  • Se crearán automáticamente nuevos campos personalizados para los proyectos nuevos importados desde la opción Importar hoja de cálculo . Esos nuevos campos personalizados solo estarán disponibles para ese proyecto, de forma predeterminada.

  • Se crearán automáticamente nuevos campos personalizados en los proyectos existentes al importar el archivo CSV a ese proyecto. Eso sucederá cuando el nombre de la columna no coincida con ningún campo personalizado existente dentro de ese proyecto o en tu organización. Esos nuevos campos personalizados solo estarán disponibles para ese proyecto, de forma predeterminada.

  • Los datos se vincularán con los campos personalizados existentes en un proyecto u organización si el proyecto se creó primero. Puedes usar los campos personalizados existentes en ese proyecto antes de importar el archivo CSV o hacer coincidir la información del archivo CSV con los campos personalizados de tu organización.

Para vincular los datos del archivo CSV con los campos personalizados existentes, asegúrate de que la información de las columnas coincida exactamente con tus opciones de los campos personalizados en el proyecto o la organización. Si una celda tiene un error de ortografía o una diferencia de puntuación, el campo personalizado seleccionado no se importará.

Cómo importar una hoja de cálculo a Asana con el Importador de CSV

Existen tres formas diferentes de importar datos desde un archivo CSV a Asana:

  1. Crear un proyecto nuevo en un equipo
  2. Usar el botón de agregado rápido
  3. Usar el menú desplegable de un proyecto existente

La importación de datos a través de CSV no actualizará ninguna tarea existente en el proyecto. El importador de CSV solo puede agregar tareas a un proyecto.

Crear un proyecto para un equipo al importar una hoja de cálculo

Para crear un proyecto a través de la pestaña Equipos en el menú lateral, coloca el cursor sobre el nombre del equipo y haz clic en Crear proyecto en el menú desplegable. 

En la siguiente ventana, selecciona Importar hoja de cálculo.
 
Screenshot 2023-09-27 at 11.08.24.png
Screenshot 2023-09-27 at 11.08.50.png
 

Importar una hoja de cálculo con el botón de agregado rápido

captura de la opción para importar una hoja de cálculo dentro del cuadro de plantillas

Para importar un archivo CSV y crear un proyecto nuevo con el botón de agregado rápido:

  1. Haz clic en el botón de agregado rápido que se encuentra en el extremo superior derecho y selecciona Proyecto.
  2. Una vez que te encuentres en el cuadro Elegir una plantilla de proyecto, haz clic en Importar hoja de cálculo.


Importar una hoja de cálculo desde el menú desplegable de un proyecto existente

captura de la opción para importar csv dentro del menú del proyecto

Para importar un archivo CSV y agregar una tarea a un proyecto:

  1. Selecciona el menú desplegable con los encabezados que está junto al nombre de tu proyecto.
  2. Coloca el cursor sobre Importar.
  3. Selecciona CSV.

Brindar detalles, seleccionar un archivo y acceder a una vista previa de tu proyecto

Agregar detalles a tu proyecto

captura del cuadro para Agregar detalles del proyecto

Después de seleccionar la opción para importar una hoja de cálculo o CSV, se te dirigirá a un cuadro en el que podrás especificar información acerca de tu proyecto, como el nombre o los ajustes de privacidad:

  1. Usa el campo Nombre del proyecto para darle un nombre a tu proyecto.
  2. Selecciona el equipo al que deseas agregar el proyecto.
  3. Configura los ajustes de privacidad de tu proyecto: elige entre un proyecto público para todo el equipo que has seleccionado o uno que sea solamente para miembros específicos.
  4. Para continuar, haz clic en Seleccionar archivo para importar.


Selecciona un archivo CSV para importar.

captura del cuadro Seleccionar un CSV para importar

Una vez que hayas especificado el nombre del proyecto, podrás seleccionar el archivo que deseas importar.

Haz clic en Seleccionar un CSV para importar para seleccionar un archivo CSV de tu computadora. También puedes arrastrar el archivo desde tu computadora y soltarlo dentro del cuadro.


Vista previa de tu proyecto

captura del cuadro de vista previa

Puedes acceder a una vista previa de cómo se verá el proyecto y hacer cambios si los necesitas antes de completar la importación del archivo CSV.

  1. Haz clic en Cargar CSV nuevo para volver a la pantalla anterior y seleccionar un archivo CSV diferente.
  2. Selecciona la opción Hacer cambios si prefieres editar la información que se ha cargado en tu proyecto desde el archivo CSV.
  3. Haz clic en Ir al proyecto si estás conforme con la forma en que se ve tu proyecto.

Hacer cambios en la forma en que se vinculan los datos

Puedes hacer cambios en la vinculación de los datos, las columnas importadas o la codificación antes de crear tu proyecto si seleccionas la opción Hacer cambios en la pantalla de la vista previa.


Realizar cambios en la vinculación de los datos

captura del cuadro de vista previa con el enfoque en los cambios de vinculación

Haz clic en los encabezados de las columnas para cambiar el campo que deseas vincular.

También puedes cambiar el tipo de campo personalizado. Por ejemplo, si una columna muestra valores numéricos y el tipo de campo personalizado se definió como Campos numéricos, puedes cambiarlo a Campo de texto.

Ten en cuenta que la columna Nombre para las tareas no se puede modificar. Para seleccionar una columna específica de tu archivo CSV, como nombre de las tareas, asegúrate de que la primera fila de esa columna se llame “Nombre” como valor.La información en el archivo CSV se asocia con Asana mediante los nombres de las columnas.


Ignorar las columnas del archivo CSV original

captura del cuadro de vista previa con el enfoque en el menú de las columnas

Puedes hacer clic en la opción Ignorar columnas para ignorar las columnas con los datos que prefieres no importar a tu proyecto.

Cambiar la codificación

captura del cuadro de vista previa con el enfoque en el ícono de codificación

Si usas un formato de codificación de CSV diferente o una localización diferente, puedes hacer clic en el ícono de codificación de caracteres para cambiar la codificación a UTF-8, Windows, Macintosh o Shift JIS.


Comenzar

templatecsv.png

Para empezar, utiliza la plantilla de arriba para crear una hoja de cálculo y subirla a Asana.

 

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