Hacer ping sobre las actualizaciones de los proyectos se vuelve estresante y requiere mucho tiempo. Con las vistas de Resumen y Tablero de Asana, tienes un enfoque basado en datos para comprender los conocimientos del proyecto y una única forma de recopilar, compartir y automatizar estas actualizaciones.
¿Cómo funcionan las vistas de resumen y panel?
El Resumen y el Panel son vistas de proyectos en Asana (entre las que puedes alternar en todo momento).
Usa el resumen para orientarte con respecto a un proyecto e iniciarlo. El Resumen también es el sitio donde puedes preparar, compartir, ver un conjunto de actualizaciones de estado y las actividades de un proyecto.
Arrastra y suelta los Destacados en tus actualizaciones de estado para compartir los gráficos o los logros. Asana guardará tu plantilla para actualizaciones de estado por si quieres continuar siempre con el mismo formato.
¿Te interesa informar sobre varios proyectos a la vez? Echa un vistazo a nuestro artículo sobre las mejores prácticas de los portafolios.
El panel te ofrece un conjunto de gráficos personalizables rellenados con los datos de tu proyecto, que muestran el progreso de la tarea por finalización, responsable, fecha de entrega y más. Los gráficos te ayudan a responder preguntas importantes para que no solo puedas tomar decisiones más estratégicas rápidamente, sino también utilizar los datos para respaldar y comunicar estas decisiones.
Ejemplos
de informes en Asana
En Asana, nada está aislado. A continuación, te mostramos algunos ejemplos de dudas que surgen sobre los informes y cómo responderlas y tomar medidas con respecto a tu trabajo.
| Duda inicial | Qué debo controlar con el Panel | Conocimiento sobre cómo actuar |
|---|---|---|
| ¿Estamos a tiempo de finalizar los trabajo prioritarios? | Tareas por estado de finalización o campo personalizado de prioridad | Agrega comentarios en las tareas para consultar con los responsables y destaca cualquier aspecto que notes en riesgo. |
| ¿Hay algún trabajo con retraso? | Tareas sin finalizar por sección | Usa el cronograma para cambiar varias fechas límite y comprender el impacto de hacerlo, luego comparte el nuevo cronograma en una actualización de progreso. |
| ¿Alguien tiene demasiado trabajo? | Tareas sin finalizar por responsable | Usa las vistas de línea de tiempo o de lista para cambiar los trabajos dentro de ese mismo proyecto. (Usa la carga laboral de un portafolios para hacer cambios en las cargas laborales de distintos proyectos a la vez). |
| ¿Cómo damos seguimiento a lo estimado con respecto a lo real? | Asegúrate de tener campos personalizados numéricos en el proyecto y comprueba las sumas del panel | ¿Estás revisando el presupuesto? Usa los datos de tu proyecto para justificar la necesidad de más recursos. |
Cómo crear una actualización de estado excelente
- Coloca la fecha de entrega del proyecto (si la tiene) para que se vea en el gráfico de progreso y que los vencimientos finales queden claros para todos.
- Configura los hitos del proyecto para destacar los objetivos más importantes o las partes críticas del trabajo que haya que completar para avanzar o terminar el proyecto.
- Actualiza el estado de proyecto regularmente. Selecciona un color (verde, amarillo, rojo) para indicar si el proyecto está “En curso”, “En riesgo” o “Retrasado”.
- Usa el generador de estados y los aspectos destacados para arrastrar y soltar rápidamente los detalles en tu actualización en función de los datos que ya están en Asana.
- Usa @menciones para dar elogios a compañeros de equipo y al trabajo de referencia en Asana. Por ejemplo, puedes @mencionar tareas en las que se puedan ver los diseños finales adjuntos si quieres que los demás puedan verlos y consultarlos.
- Los miembros de un proyecto recibirán una notificación en la bandeja de entrada cuando alguien publique una nueva actualización de estado, y el portafolio se actualizará en tiempo real para que todos se mantengan informados.
Ahora puedes contar una historia atractiva, visual, con la información que ya tienes en Asana y mostrar a los demás involucrados las actualizaciones claras que necesitan.
No es ningún secreto: Asana ofrece pruebas gratuitas de 30 días. Empieza la tuya hoy mismo. Pruébala gratis