¡Te damos la bienvenida a Asana!
Nuestros clientes pueden lograr mucho con Asana, y a continuación, te brindamos un breve resumen con lo más importante que debes saber al comenzar. Si desea que un capacitador lo guíe a través del contenido y responda sus preguntas en tiempo real, puede inscribirse en una capacitación virtual
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El aspecto y las características de Asana están en constante evolución. Probablemente tu pantalla se vea diferente a la de este video, pero los conceptos clave siguen siendo los mismos.
1. Cómo crear una tarea
Todo comienza con las tareas. Las tareas son acciones de tareas pendientes y el componente más importante de Asana.
Para crear una tarea, comience en un proyecto, escriba el nombre de la tarea, luego presione
enterpara seguir agregando más.
Mejores prácticas para usar las tareas
- Asigna nombres de tareas que sean específicos y basados en acciones para que quede claro lo que hay que hacer. Agrega una descripción de la tarea para que el responsable sepa lo que tiene que hacer.
- Asigna la tarea a un compañero de equipo y establece una fecha de entrega (incluso si es solo una estimación). De esa manera queda claro quién es el responsable y de qué.
- Adjunta archivos con cualquier contexto, información o documentos de trabajo relevantes. Además, asegúrate de adjuntar los documentos completos cuando marques la tarea como finalizada para que los miembros del equipo puedan encontrar tu trabajo y sepan que está terminado.
- Agrega compañeros de equipo como colaboradores de la tarea para que estén al tanto del progreso de la tarea. Puedes hacerles un ping @mencionándolos cuando comentas en una tarea.
2. Cómo crear tu primer proyecto
Los Proyectos son la manera en que organizas y planificas todas las tareas relacionadas a una iniciativa, objetivo o fragmento grande de trabajo. Puedes visualizar los proyectos en vista de Lista, Tablero, Calendario o Cronograma y cambiar entre estas vistas en cualquier momento.
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Tipos de proyectos que puedes gestionar en Asana
Puedes planificar y gestionar casi cualquier proyecto o proceso en Asana, pero estos son los ejemplos más comunes:
Mira más ejemplos en nuestra sección Maneras de utilizar Asana o empieza con un proyecto prearmado en nuestra biblioteca de plantillas.
3. Organizar tu proyecto
Agrupa las tareas relacionadas con las secciones
Las secciones agrupan tus tareas, lo cual facilita el análisis del proyecto. Son muy útiles para las categorías que no cambiarán a medida que el trabajo avanza. Por ejemplo, puedes crear secciones por períodos (como trimestres o meses), etapas del proyecto o al estilo de tableros Kanban con "Tareas pendientes", "Tareas en curso" y "Tareas finalizadas".
Ordena y filtra las tareas de proyectos con campos personalizados
Los campos personalizados son como los encabezados de las columnas de las hojas de cálculo que sirven para ayudarte a filtrar y ordenar las tareas de tu proyecto según diferentes criterios, como la prioridad, el estado de la tarea, el costo o la aprobación. Para agrupar tu proyecto haz clic en cualquier encabezado y usa los botones para filtrar y ordenar.
4. Cómo encontrar el trabajo que se le asigna y las actualizaciones de su trabajo
A medida que los proyectos avanzan, y que llegan trabajos nuevos para hacer, Asana te ofrece muchas opciones para tener todo bajo control. Las tareas que se te asignen aparecerán en tu sección Mis tareas. Tu Bandeja de entrada de Asana contiene notificaciones que incluyen actualizaciones sobre los proyectos de los que eres miembro y las tareas en las que colaboras o que tienes asignadas. Abre la barra lateral para acceder a Mis tareas o a la Bandeja de entrada:
Mis tareas
Mis tareas muestra solamente las tareas que te han sido asignadas y sus fechas de entrega. Vuelve a revisar Mis tareas en el transcurso del día para marcar las tareas que finalizaste, ver si hay trabajo nuevo y empezar tu próxima tarea.
Bandeja de entrada
La
bandeja de entrada está compuesta por notificaciones filtradas de actualizaciones, pero solamente del trabajo que sigues. También puedes responder directamente desde la bandeja de entrada y navegar inmediatamente al trabajo.
En la barra lateral también puedes acceder a la página de inicio, los informes, los portafolios y los objetivos. Sin embargo, en Mis tareas y la Bandeja de entrada encontrarás las tareas que tienes asignadas personalmente y las actualizaciones sobre tu trabajo.
5. ¿Cómo está organizado Asana?
Los proyectos y las tareas son los elementos más fundamentales de Asana.
- Las organizaciones se basan en el dominio de email compartido de tu empresa y conectan a todas las personas de la empresa que usan Asana.
- Los equipos son grupos funcionales dentro de una organización que probablemente correspondan a equipos generales, como los de Marketing o Ventas, o a grupos funcionales como "Oficina de Nueva York".
- Los proyectos se almacenan en equipos (y portafolios) para dar seguimiento a los pasos prácticos, a la información y a las comunicaciones a fin de cumplir con los objetivos, las iniciativas o las metas.
- Las tareas se guardan en proyectos y especifican quién es responsable de qué, para qué y para cuándo. En ellas se guardan todos los archivos, los mensajes y las instrucciones relacionadas para que sea más fácil encontrar la información en un mismo lugar.
- Los portafolios almacenan grupos de proyectos. Puedes usarlos para ver todos los proyectos y actualizaciones de estado de una iniciativa u objetivo en un solo lugar.
Más recursos para aprender a usar Asana
Una vez que domines lo básico, podrás seguir adaptándolo y el equipo de Asana también lo hará. Tenemos muchísimos tipos diferentes de recursos para principiantes, para que cualquiera pueda aprender lo que quiera.
| Quiero… | Recursos |
|---|---|
| Mira videos breves | Mira cómo usar Asana o haz clic en Lecciones de Asana |
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