Cómo empezar a usar Asana

Ya sea que estés trabajando en una tarea simple o en un proyecto complejo, Asana facilita la colaboración, agiliza los flujos de trabajo y logra tus objetivos. En este artículo, aprenderás lo que se puede hacer con Asana y comprenderás cómo está estructurada Asana.

Comienza hoy con una versión de prueba gratuita de Asana.

¿Qué es Asana?   

Asana es una herramienta integral de gestión del trabajo diseñada para ayudar a las personas y los equipos a realizar un seguimiento de las tareas, delegar responsabilidades, supervisar el progreso y comunicarse en tiempo real. Al proporcionar una plataforma centralizada para la colaboración, Asana ayuda a que los equipos se mantengan organizados y enfocados, lo que garantiza que los proyectos se completen a tiempo. 

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¿Qué puedes hacer en Asana?

Independientemente de si eres un colaborador individual que busca gestionar tareas personales o un gerente que supervisa proyectos complejos, Asana te brinda las herramientas para ayudarte a trabajar de manera más eficiente y efectiva.

Coordinación y colaboración

Asana te permite colaborar con compañeros de equipo en tiempo real, lo que garantiza un trabajo en equipo sin problemas y la finalización oportuna de las tareas.

Funciones como multi-homing y @mention ayudan a las diferentes partes interesadas a mantenerse informadas sobre el progreso de una tarea. Con multi-homing, una tarea puede pertenecer a varios proyectos simultáneamente sin duplicación. Por ejemplo, es posible que tu equipo de Finanzas y el de Asuntos Legales tengan que colaborar en la misma tarea, pero que tengan proyectos diferentes en los que hagan un seguimiento del progreso. La tarea puede estar activa en ambos proyectos, y todas las actualizaciones realizadas en la tarea se reflejarán en ambos proyectos. Como resultado, ambos equipos pueden mantenerse actualizados sobre el progreso de la tarea, evitando silos. 

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Otra función que ayuda a coordinar el trabajo de tu equipo es la carga de trabajo. Con la gestión de recursos, puedes realizar un seguimiento de la capacidad productiva de tu equipo y asegurarte de que las responsabilidades de todos sean claras y equilibradas. Esto te ayuda a evitar sobrecargar a los miembros del equipo y a mantener un progreso eficiente. Asigne recursos de manera eficiente mediante el seguimiento de las cargas de trabajo entre los proyectos y asegúrese de que el trabajo se distribuya adecuadamente para cumplir con sus objetivos.

Productividad personal

Asana te ayuda a gestionar el trabajo individual y aumenta la productividad personal al mejorar la organización y la gestión del tiempo.

Mis tareas son tu fuente de verdad y te mantienen organizado y al tanto de tus responsabilidades. Aquí encontrarás todas las tareas que tienes asignadas, lo que te permitirá priorizar tu lista de tareas pendientes de manera efectiva. Con Mis tareas, puedes ver tus próximas tareas, fechas de entrega y estados de las tareas de un vistazo, lo que facilita la planificación de tu día y te asegura que te estás enfocando en el trabajo más crítico. Descubre cómo maximizar tu productividad con Mis tareas

Tu bandeja de entrada sirve como centro para recibir notificaciones relacionadas con tus tareas y el progreso en el trabajo relevante para ti. Esto garantiza que siempre estés al tanto de cualquier cambio, comentario o mención relacionada con tu trabajo.

Transparencia y responsabilidad en tu trabajo

Al asignar tareas y establecer fechas de entrega, puedes hacer que los equipos se responsabilicen del trabajo del que son responsables. Cada tarea tiene un único responsable y una fecha de entrega, lo que aclara quién es responsable de la finalización de una tarea y proporciona un cronograma de cuándo se espera que finalice el trabajo. Esta claridad sobre los responsables y las fechas de entrega garantiza que las responsabilidades estén bien definidas,  lo que facilita el seguimiento del progreso y la finalización del trabajo a tiempo.

Asana ofrece una ventana transparente sobre el progreso y el estado del trabajo. Los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a los cronogramas del proyecto, las descripciones de las tareas y las actualizaciones de estado, promoviendo una comprensión compartida de los objetivos del proyecto y los roles individuales. Esta visibilidad fomenta una mejor comunicación y colaboración entre los miembros del equipo, lo que permite que todos se mantengan informados. 

Informar y compartir los resultados

Asana te permite compartir el progreso, las actualizaciones y las métricas clave del proyecto con tu gerente o los demás participantes, asegurándote de que todos estén informados y alineados con respecto al estado del trabajo. 

Comparte el progreso y las métricas del proyecto creando actualizaciones de estado que mantengan informados a tu equipo y a los participantes, asegurándote de que todos estén alineados con el estado actual del trabajo. Esto minimiza la necesidad de ponerse al día con todos, ahorrando tiempo en las reuniones y haciéndolas más productivas.

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Establece objetivos claros y resultados clave en Asana con los Objetivos de Asana, proporcionando un marco para dar seguimiento y lograr tus objetivos de manera efectiva. Al establecer y monitorear los objetivos directamente en Asana, centralizas la gestión de objetivos, alineas a tu equipo en torno a objetivos compartidos y te aseguras de que todos trabajen para lograr los mismos resultados. Los Objetivos de Asana simplifican el proceso de medición del progreso y el éxito, lo que facilita la presentación de informes sobre tus logros a las partes interesadas.

¿Cómo está organizado Asana?

La estructura de Asana está diseñada para crear una conexión perfecta entre los usuarios y el trabajo del que son responsables. A continuación, compartimos un resumen de cómo se organiza Asana:

Cómo se organiza el trabajo

  1. Metas: Las metas son objetivos de alto nivel que representan las prioridades generales de una organización o equipo. Se establecen dentro de los Objetivos de Asana y proporcionan una dirección clara para el trabajo que se está realizando.
  2. Portafolios: Los portafolios son contenedores que agrupan proyectos relacionados. Ayudan a dar seguimiento al progreso hacia iniciativas u objetivos específicos.
  3. Proyectos: Los proyectos organizan y gestionan el trabajo relacionado con una iniciativa específica. Los proyectos albergan tareas y subtareas, lo que permite dividir el trabajo en unidades manejables y facilitar la colaboración. 
  4. Tareas: las tareas representan las acciones pendientes individuales dentro de un proyecto. Tienen fechas de entrega y se pueden asignar a miembros específicos del equipo.
  5. Subtareas: las subtareas son unidades de trabajo más pequeñas dentro de una tarea, que a menudo se usan para dividir tareas más complejas en pasos manejables.

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Cómo se organiza la gente 

  1. Las organizaciones se basan en el dominio de email compartido de tu empresa y conectan a todas las personas de la empresa que usan Asana.
  2. Los equipos son grupos funcionales dentro de una organización que probablemente correspondan a departamentos, como Marketing o Ventas, o a grupos funcionales como "Oficina de Nueva York".
  3. Los miembros son usuarios que tienen acceso total al espacio de trabajo u organización y a sus funciones.
  4. Los huéspedes tienen un acceso más limitado y, a menudo, se les invita a colaborar en tareas o proyectos específicos.

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Recursos adicionales

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