Cómo crear un proyecto de campaña de marketing en Asana
Existen muchas maneras de crear un proyecto para campañas. Para empezar rápido, haz lo que sigue.
- Usa nuestra plantilla para campañas y adáptala a las necesidades de tu equipo.
- Importa la hoja de cálculo en la que actualmente das seguimiento al trabajo de la campaña.
Cómo acceder a todas las plantillas de Asana
Si tienes una cuenta gratuita, prefieres crear tu propio proyecto de campaña desde cero o quieres obtener información sobre las mejores prácticas para proyectos de Asana, comienza aquí.
Agrega a todas las agencias con las que trabajas como invitados
Para empezar a trabajar y ejecutar las campañas sin problemas, te recomendamos que invites a todas las agencias con las que trabajas como invitados a tu proyecto. De esta manera, las agencias pueden ver tus planes generales de campaña y puedes indicarles claramente las expectativas en cuanto al trabajo y los plazos con el fin de lanzar campañas perfectas a tiempo.
Mira este breve tutorial para que aprendas cómo agregar invitados a Asana.
Para realizar el trabajo de la campaña de marketing
Ahora que ya creaste un proyecto para campañas de marketing, estos consejos te ayudarán a gestionarlo a medida que el trabajo avanza.
1. Da inicio a tu campaña con un brief y roles claros
Cualquiera que trabaje en una campaña, por lo general, consulta constantemente el brief para asegurarse de mantenerse fiel al objetivo general y al mensaje. Al poner el brief en la pestaña Resumen del proyecto se facilita la accesibilidad en cualquier momento, lo que ahorra a los gerentes de campaña que los contacten todo el tiempo cada vez que alguien no encuentra un documento.
Configura los roles en la pestaña Resumen para que todos sepan a quién pedir las aprobaciones o a quién hacer las consultas.
2. Planifica el plan de tu proyecto (y modifícalo según sea necesario) con el Cronograma
La mayoría de las campañas de marketing tienen muchos plazos importantes y dependencias durante su desarrollo. El Cronograma te ayuda a planificar todo esto antes de comenzar a asegurarte de que todas las piezas encajen bien para alcanzar tu objetivo.
Cómo crear tu plan para campañas de marketing con el Cronograma:
- Crea tareas para todos los quehaceres de tus campañas en “Vista de lista”.
- Haz clic en la pestaña Cronograma ubicada en la parte superior de tu proyecto para cambiar a la “Vista de cronograma”.
- Programa tareas arrastrándolas y soltándolas en el cronograma. Si detectas conflictos en el calendario, simplemente vuelve a arrastrar y soltar las tareas para reagendarlas.
- Extiende los plazos de tareas para que el responsable pueda planificar bien su tiempo de trabajo según la fecha de entrega.
- Si las tareas se deben finalizar en un orden especifico, crea dependencias entre ellas colocando el cursor sobre una tarea y luego arrastrándola hacia la tarea relacionada.
Cuando el trabajo ya está en curso, el cronograma también puede ayudarte a solucionar conflictos rápidamente antes de que frustren tus planes. Por ejemplo, si la creación de páginas de inicio para las campañas tarda más de lo esperado, puedes cambiar las tareas dependientes en el cronograma. Los responsables de las tarea reciben automáticamente una notificación indicando que los plazos fueron modificados. De esta manera, el trabajo aún puede empezar a tiempo, sin generar confusión, reuniones extra ni grandes problemas cuando ya es demasiado tarde.
3. Recopila la información de resúmenes creativos y empieza a trabajar rápidamente con los formularios
Los resúmenes creativos ayudan a los equipos de marketing a establecer detalles importantes sobre los objetivos de un trabajo, el tipo de audiencia y los requerimientos, pero también pueden retrasar el proceso creativo si no se completan adecuadamente o si la información no está disponible fácilmente. Para evitar eso, crea un formulario de resumen creativo que se conecte directamente a tu proyecto de campaña para asegurarte de que tu equipo comience con la información que necesita (de la manera que mejor entiendan).
Los formularios pueden ser enviados por cualquier persona, incluso si no usan Asana, enviándoles el enlace del formulario. Una vez enviado, el formulario se convierte en una tarea dentro de tu proyecto de campaña para que se le pueda dar la prioridad que le corresponda.
Configura un formulario siguiendo los pasos detallados aquí.
4. Da seguimiento a las tareas de las campañas en más de un proyecto para evitar duplicar el trabajo
Por lo general, el trabajo relacionado a campañas forma parte de otras actividades de marketing, como el lanzamiento de un producto o las actividades de reclutamiento. Sin Asana, es probable que los equipos no puedan ver el trabajo que se está realizando en otros proyectos o iniciativas, lo que significa que hay grandes posibilidades de que el trabajo se duplique o se invierta más tiempo tratando de coordinar todo.
- Pulsa las
teclas Tab + Py escribe el nombre de los proyectos adicionales a los que quieras agregar la tarea.
Agrega tareas a varios proyectos para ahorrar tiempo, sin duplicar el trabajo ni gestionarlo en diferentes lugares. La tarea es la misma en todos los proyectos a los que la agregues, de modo que todos los archivos se mantienen en un mismo lugar y los involucrados pueden visualizarla de la manera que más les acomode.
5. Cumple los plazos con revisiones y aprobaciones más claras
Tener la capacidad de proporcionar e incorporar comentarios de campañas con mayor facilidad puede marcar la diferencia entre quedarte en las penumbras o volverte viral. Sigue los pasos a continuación para mover los trabajos a través de las aprobaciones de forma clara y rápido:
- Agrega reglas a los proyectos para que las tareas se asignen automáticamente a las personas correctas, se finalicen o se muevan a diferentes secciones del proyecto a medida que progresan.
- Usa notificaciones de campos personalizados para mantener a las partes interesadas informadas sobre el progreso. Recibirán notificaciones cuando se actualicen los campos “Ingresar comentarios” o "Aprobado", por ejemplo.
- Usa las aprobaciones para dejar en claro cuándo el material está listo para la aprobación final. Si para un activo se requieren aprobaciones de varios participantes, considera agregar subtareas de aprobación a una tarea madre que contenga el activo en cuestión para que puedas hacer el seguimiento de todas las aprobaciones en un solo lugar.
- Los revisores pueden dejar comentarios directamente en las imágenes con la Verificación. Con cada comentario se crea una subtarea concreta para que quien lo haya creado pueda darle seguimiento e implementar lo expuesto en los comentarios según sea necesario.
Nuestra integración con Adobe Creative Cloud permite que los creadores puedan ver los comentarios directamente en la aplicación Adobe en la que están trabajando para que los ayude a orientarse y ahorrar tiempo en vez de tener que cambiar de contexto y herramienta.
Esto hace que el proceso de realizar y recibir comentarios sea mucho más simple porque los revisores pueden hacer sugerencias claras y los creadores pueden decidir si incorporar o no dichas sugerencias (y llevar un registro de todo en un solo lugar).
6. Ahorra tiempo en cada campaña y no olvides ningún paso importante gracias a las plantillas
Aunque cada campaña puede ser distinta, casi siempre hay un grupo de tareas principales que se comparten y deben realizarse. Para evitar perder tiempo volviendo a crear un plan para cada campaña (o teniendo la plantilla en un documento que no está conectado a los archivos de trabajo y sus instrucciones), puedes crear y guardar tu plantilla de campañas en Asana.
- Crea tareas del trabajo principal relacionado a las campañas dentro de un proyecto. A menos que la misma persona complete siempre la misma tarea, no asignes tareas ni agregues fechas de entrega.
- Haz clic en... en el encabezado del proyecto y elige Guardar proyecto como plantilla.
- Si quieres restringir quién puede modificar la plantilla, configura el proyecto como solo para comentar
- Para cada campaña, copia la plantilla haciendo clic en el botón naranja +, Proyecto, y luego dirígete a la pestaña donde están guardadas las plantillas de tu organización.
- A medida que vas perfeccionando tus actividades de campañas, puedes actualizar la plantilla para asegurarte de no repetir los mismos errores ni usar tácticas obsoletas.
¡Y voilà! Ahora ya puedes empezar a trabajar en cualquier campaña en unos cuantos clics.
Consejos para informar sobre el trabajo y el progreso de campañas
1. Publica las actualizaciones de estado y mira las actividades del proyecto en el Resumen
A medida que avanzas con el trabajo de tu campaña, puedes ir a la pestaña Resumen para publicar las actualizaciones y ver una lista activa de las tareas del proyecto. En la actualización de estado, puedes arrastrar y soltar los destacados en tus actualizaciones de estado para compartir los gráficos o los logros. Asana guardará tu plantilla para actualizaciones de estado por si quieres continuar siempre con el mismo formato.
2. Usa tu proyecto como agenda para realizar reuniones más efectivas
Las reuniones periódicas te ayudan a revisar el progreso y la cohesión. Si usas tu proyecto de campaña como agenda de reunión durante las llamadas con tu agencia o compañeros interdepartamentales, te será mucho más fácil ver el estado del trabajo y saber qué temas debes realmente abordar. Así, puedes enfocarte en analizar las estrategias y las ideas, en vez de perder tiempo actualizando la información general entre todos los presentes.
Durante la reunión puedes crear tareas para las ideas o sugerencias que quieras ejecutar a medida que van surgiendo para que no queden en el olvido.
3. Gestiona prioridades y organiza el trabajo de campañas con los campos personalizados
Si acostumbras a usar hojas de cálculo, sabes que desde ahí puedes ordenar y filtrar columnas para ver los detalles importantes. Sin embargo, los campos personalizados son mucho más poderosos porque permiten supervisar la información en contexto con el trabajo (en vez de que solo los gerentes de la campaña puedan ver dicha información).
Por ejemplo, si agregas un campo personalizado de “prioridad” a tu proyecto de campaña, puedes priorizar cada tarea para que todos tus compañeros sepan en qué tienen que enfocarse. Luego, puedes ordenar el proyecto por prioridad para ver las tareas más urgentes en la parte superior y así asegurarte de que estén bien encaminadas.
También puedes ver las tareas en el Cronograma por campo personalizado para visualizar de mejor manera los planes e identificar bloqueos según el color.
Supervisa el progreso y gestiona el personal de todas las campañas con los Portafolios y la Gestión de recursos
Para obtener actualizaciones de estado y ver la carga laboral del equipo de contenido, los líderes de equipo suelen reunir información en reuniones, correos electrónicos o hojas de cálculo, lo que puede llevar mucho tiempo y ser poco preciso. En su lugar, crea un portafolio de proyectos con tu calendario de contenido y otros proyectos de contenido relevantes para ver el estado, la fecha límite, la prioridad y el propietario del proyecto, todo en un solo lugar.
Después, usa la pestaña Gestión de recursos para ver la capacidad productiva de tu equipo basada en las tareas que ya tienen asignadas en Asana. La gestión de recursos te ayuda a tomar decisiones informadas con respecto al personal para mantener el trabajo distribuido equitativamente y no perder de vista los proyectos de contenido.
La carga laboral en la Gestión de recursos, por defecto, es el conteo de tareas, pero sabemos que no todas las tareas se crean de la misma manera. Puedes configurar campos personalizados para la dedicación en proyectos dentro de portafolios y, de este modo, captar mejor el total de horas o nivel de dedicación que demanda cada tarea.
Recursos para planificar y gestionar campañas
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