Briefs creativos y solicitudes especiales

Cómo crear un proyecto para solicitudes creativas

Puedes usar este proceso para gestionar las solicitudes creativas especiales (como una imagen para las redes sociales) y los briefs creativos para grandes proyectos (como iniciar una campaña), todo desde un mismo lugar. Existen varias maneras de armar el proceso. Para empezar rápido, haz lo que sigue.

1. Comienza con el proyecto de plantilla de solicitudes creativas.
2. Importa la hoja de cálculo en la que actualmente das seguimiento a las solicitudes creativas.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

Si eres usuario de una versión gratis, prefieres crear tu propio proyecto de solicitudes desde cero o quieres obtener información sobre las mejores prácticas para proyectos en Asana, comienza por seguir estas instrucciones de creación de proyectos.

Consejos para gestionar y producir solicitudes creativas

Ahora que ya creaste tu proyecto para solicitudes creativas, sigue estos consejos que te ayudarán a gestionarlo a medida que el trabajo avanza.

1. Crea plantillas de resúmenes creativos y solicitudes para ejecutarlas más rápido con los formularios

Obtener un resumen creativo completo o la información detallada de una solicitud es fundamental para priorizar correctamente el trabajo y asegurarse de que todos tengan una idea clara de las expectativas. Si empiezas a trabajar con objetivos confusos o teniendo que buscar archivos de un lado para otro, se aumenta el tiempo del ciclo de producción.

En su lugar, crea formularios para el resumen creativo y/o una solicitud creativa ad hoc. Los formularios se conectan directamente a tu proyecto de producción creativa para garantizar que tu equipo tenga toda la información que necesita (de la manera en que mejor la entiendan) para iniciar el trabajo.

Los formularios pueden ser enviados por cualquier persona, incluso si no usan Asana, enviándoles el enlace del formulario. Una vez enviado, el formulario se transforma en una tarea en tu proyecto para que puedas establecer su prioridad y asignarla a un compañero de equipo con toda la información necesaria.

Configura un formulario siguiendo los pasos detallados aquí.

Si recibes una solicitud para un proyecto/iniciativa grande, interdepartamental o complejo, puedes convertir la tarea en proyecto y así gestionarla de manera más efectiva.

2. Prioriza y filtra las solicitudes con campos personalizados

Cuando hayas configurado un formulario, los campos personalizados te ayudarán a priorizar las solicitudes entrantes y ordenarlas por categoría. Si acostumbras a usar hojas de cálculo, sabes que esto también puedes hacerlo desde ahí filtrando y ordenando columnas. Sin embargo, los campos personalizados son mucho más poderosos porque permiten monitorear la información en contexto con el trabajo y el equipo (en vez de que solo los productores creativos o gerentes del proyecto tengan acceso a dicha información).

Si agregas un campo llamado “equipo” en tu formulario, puedes asociarlo al mismo campo personalizado de tu proyecto. Así, cuando se envíe un formulario, la tarea nueva especificará qué equipo es el encargado de realizarla para que puedas evaluar su alcance y la cantidad de personas involucradas.

Un campo personalizado de “prioridad” puede ayudar a los productores o gerentes a priorizar las solicitudes relacionadas a otros trabajos para mantener al equipo informado, evitando que algún solicitante desesperado envíe una solicitud pasando por alto las prioridades más importantes.

3. Cumple los plazos con revisiones y aprobaciones más claras

Tener la capacidad de proporcionar e incorporar comentarios a una campaña con mayor facilidad puede marcar la diferencia entre alcanzar o no tus objetivos creativos. Sigue los pasos a continuación para mover los trabajos a través de las aprobaciones de forma clara y rápida:

1. Agrega reglas a los proyectos para que las tareas se asignen automáticamente a las personas correctas, se finalicen o se muevan a diferentes secciones del proyecto a medida que progresan.
2. Usa notificaciones de campos personalizados para mantener a las partes interesadas informadas sobre el progreso. Recibirán notificaciones cuando se actualicen los campos “Ingresar comentarios” o "Aprobado", por ejemplo.
3. Los revisores pueden dejar comentarios directamente en las imágenes con la Verificación. Con cada comentario se crea una subtarea concreta para que quien lo haya creado pueda darle seguimiento e implementar lo expuesto en los comentarios según sea necesario.

4. Mantén los requerimientos creativos y los detalles de solicitudes en contexto con tus diseños en Adobe Creative Cloud

Cuando el trabajo ya está en curso, puede ser difícil mantener la información principal, los requerimientos y los comentarios a mano si los creativos trabajan desde programas como Adobe Photoshop CC, Illustrator CC o InDesign CC. Para evitar perder tiempo moviéndose entre herramientas o contextos importantes, los creativos pueden mantener la ventana de la tarea de Asana abierta en la aplicación de Adobe Creative Cloud.

Consejos para informar sobre el trabajo y el progreso de solicitudes creativas

¿estás recién empezando? Obtén información sobre las mejores prácticas para obtener actualizaciones de estado e informes.

1. Visualiza el trabajo en riesgo y haz seguimiento al equipo con informes de búsqueda

Otra ventaja de usar los campos personalizados para monitorear las prioridades y aprobaciones es que dicha información puede utilizarse para ejecutar informes de búsqueda avanzada. Los informes de búsqueda avanzada contienen información de todo tu trabajo en Asana con el fin de ayudarte a responder preguntas como “¿qué prioridades están en riesgo?” o “¿qué materiales están a la espera de comentarios?” en tiempo real sin tener que buscar ni recopilar la información de manera manual. Si bien puedes crear informes de búsqueda para casi cualquier cosa, los informes de trabajo en riesgo y los informes de aprobaciones pueden ayudarte a detectar bloqueos antes de que ocurran. Desde el informe, también puedes actualizar información con los responsables de tarea y demás involucrados directamente haciendo comentarios en la tarea.

Para saber cómo crear otro tipo de informes de búsqueda avanzada, comienza aquí.

2. Supervisa el progreso y gestiona el personal para el trabajo creativo con los portafolios y la gestión de recursos.

Para comprender el progreso hacia los proyectos creativos y evaluar la carga laboral del equipo, los productores creativos y los líderes suelen reunir información en reuniones, correos electrónicos u hojas de cálculo, lo que puede llevar mucho tiempo y ser poco preciso. En su lugar, crea un portafolio de proyectos con todo tu trabajo creativo y solicita proyectos para ver el progreso en tiempo real, las fechas de lanzamiento y las prioridades, todo en un solo lugar.

Después, usa la pestaña Gestión de recursos para ver la capacidad productiva de tu equipo creativo basada en las tareas que ya tienen asignadas en Asana. La gestión de recursos te ayuda a tomar decisiones informadas con respecto al personal para mantener el trabajo creativo distribuido equitativamente y no perderlo de vista.

La carga laboral en la Gestión de recursos, por defecto, es el conteo de tareas, pero sabemos que no todas las tareas se crean de la misma manera. Puedes configurar campos personalizados para la dedicación en proyectos dentro de portafolios y, de este modo, captar mejor el total de horas o nivel de dedicación que demanda cada tarea.

3. Mide el tiempo invertido en la facturación o en la planificación de recursos.

Muchos equipos creativos necesitan tener una idea clara de cuántas horas dedican al trabajo, especialmente las agencias, los trabajadores independientes o los gerentes que deben asignar personal a sus proyectos adecuadamente. En vez de hacer estimaciones vagas o complicar demasiado el monitoreo, los creativos pueden usar la integración de seguimiento de tiempo de Harvest directamente en Asana (u otra aplicación de seguimiento de tiempo). El cronómetro de Harvest se incorpora a las tareas de Asana para que puedas calcular el tiempo de cualquier tarea mientras trabajas en ella.

Empieza a usar aplicaciones de seguimiento de tiempo en Asana con este rápido tutorial de video.

Recursos para planificar y gestionar los procesos creativos

¿Aprendes más de forma visual? ¿Quieres ver cómo gestionan nuestros clientes la producción y las solicitudes creativas? Consulta los siguientes recursos:

Iniciar los proyectos con un buen resumen creativo es esencial para mantener el trabajo al día y acorde al presupuesto. Paralelamente, los equipos creativos además tienen que esforzarse por gestionar las solicitudes inesperadas de otros equipos. Haz que la producción creativa sea más eficiente con este proceso: