Eres el encargado y el impulsor del proceso de gestión de objetivos en tu organización o para tu equipo con los Objetivos de Asana. ¿Pero cómo se ve en la realidad? Sigue leyendo si quieres ejemplos específicos de actividades del proceso de objetivos a lo largo del año.
Liderar el proceso de objetivos para tu organización
El proceso de gestión de objetivos tiene cuatro fases distintas: redacción, finalización, ejecución y calificación. Durante el último trimestre del año, se lleva a cabo la planificación anual de objetivos y se redactan y aprueban todos los objetivos para el próximo año.
Además del proceso de planificación anual descrito aquí, se puede realizar un proceso de planificación más rápido cada trimestre o cada mitad para crear objetivos a más corto plazo basados en los realizados durante el proceso anual.
En Asana, planificamos los objetivos cada año y cada mitad porque creemos que este es el equilibrio adecuado entre la estrategia y la ejecución.
Echemos un vistazo a cada fase y su línea de tiempo en detalle.
Diseño
El propósito de esta fase es que los objetivos de la empresa y del equipo estén listos para ser revisados para su finalización.
Esta fase comienza en el último trimestre del año y comprende dos hitos. En primer lugar, el equipo de liderazgo elabora un borrador de alta confianza de los objetivos de la empresa en función de la misión de la organización. Luego, los equipos elaboran borradores de los objetivos en función de los objetivos de la empresa.
Hito: Redacción de objetivos a nivel de la empresa
Cuándo
Los borradores de los objetivos de la empresa de alta confianza deben terminarse con suficiente tiempo para que los objetivos del equipo se redacten y aprueben antes de fin de año. Redactar los objetivos más estratégicos de la empresa puede tardar hasta 2 meses, y los más tácticos pueden tardar menos.
Si el proceso de planificación es para un solo equipo, esta fase se puede omitir y el equipo puede basar sus objetivos en las prioridades de la empresa o en su misión.
¿Cómo se ve?
Una vez que se redactan los objetivos de la empresa de alta confianza, se comparten con la organización para que los equipos puedan desarrollar objetivos que los respalden.
Hito: redacción de objetivos a nivel de equipo
Cuándo
Los borradores de los objetivos del equipo deben terminarse con tiempo suficiente para que todos los objetivos se aprueben antes de fin de año. Dependiendo del tamaño de la empresa, redactar los objetivos de la empresa puede llevar dos semanas para los pequeños y un mes o más para los más grandes.
Esta fase puede durar una semana si el proceso de planificación es para un solo equipo.
¿Cómo se ve?
- El equipo de liderazgo comparte la estrategia para el año con la empresa a través de los objetivos de la empresa. Deben comunicar el qué y el por qué de estos objetivos para que los equipos puedan pensar en formas de contribuir.
- Estos objetivos luego se extienden en cascada a los objetivos del equipo, redactados por los líderes del equipo en apoyo de los objetivos de la empresa. El contenido de estos objetivos debe seguir las mejores prácticas para la redacción de objetivos.
- Las personas y los equipos pueden compartir sus ideas y crear sus propios objetivos en línea con la estrategia de la empresa. En combinación con un enfoque en cascada, la creación conjunta de objetivos de abajo hacia arriba estimula la innovación y el compromiso del equipo.
Un enfoque de arriba hacia abajo donde todos los objetivos a nivel de equipo deben caer en cascada desde uno de los objetivos de la empresa crea alineación. Al mismo tiempo, los equipos fomentan la innovación ascendente cuando sugieren nuevos objetivos, incluso cuando estos no contribuyen a los objetivos descendentes de la empresa previamente establecidos.
Las empresas deben combinar los enfoques descendente y ascendente para la creación de objetivos de acuerdo con sus prioridades.
Finalización
El propósito de esta fase es que los objetivos de la empresa y del equipo sean aprobados por las partes interesadas pertinentes.
Cuándo
Todos los objetivos deben estar finalizados y aprobados antes de fin de año. La finalización puede tardar de 1 a 2 semanas para las organizaciones pequeñas y de 3 a 4 semanas para las más grandes.
¿Cómo se ve?
Los responsables de los objetivos a nivel de empresa revisan y finalizan sus objetivos con el equipo directivo. Los encargados de los objetivos del equipo revisan y aprueban sus objetivos con sus gerentes y otras partes interesadas relevantes. Las aprobaciones de Asana son la herramienta perfecta para llevar a cabo esta fase.
En esta fase, el equipo directivo puede revisar los objetivos de su empresa en función de los objetivos del equipo creados para considerar las ideas ascendentes que provienen de los equipos.
Ejecución
En esta fase, los equipos trabajan para completar sus objetivos. Los responsables de los objetivos comunican el estado de los objetivos a las partes interesadas. Estas actualizaciones de estado son fundamentales para detectar los riesgos con anticipación y recalibrar el objetivo o solicitar más recursos para cumplirlo.
Cuándo
Es una buena práctica definir hitos formales durante el año para comunicar y revisar el estado de un objetivo. Si es necesario, estos hitos se pueden usar para discutir con las partes interesadas si un objetivo debe actualizarse para reflejar condiciones imprevistas o si se deben usar nuevos recursos para mantener el objetivo en el buen camino.
Dependiendo de la naturaleza de tus objetivos, esto puede suceder cada mes, cada trimestre o una vez a mediados de año. Los objetivos se pueden perfeccionar o actualizar durante estas revisiones, dada la nueva información que surja durante la ejecución.
Como regla general, debes usar la siguiente cadencia al escribir actualizaciones de estado:
- Metas anuales: al menos actualizaciones trimestrales.
- Metas a la mitad (seis meses): actualizaciones trimestrales o mensuales.
- Metas trimestrales: al menos actualizaciones mensuales.
Las actualizaciones de estado deben contener la siguiente información:
- ¿Cuál es el estado del objetivo (en curso, en riesgo, con retraso) y por qué?
- Principales logros para la consecución del objetivo.
- Próximos pasos para el objetivo.
El progreso del objetivo en Asana se puede compartir con los participantes mediante las actualizaciones de estado. Los encargados de los objetivos pueden establecer recordatorios recurrentes para crear actualizaciones de estado con la frecuencia deseada (semanal, quincenal, etc.). Obtén más información sobre las actualizaciones de estado.
Clasificación
El objetivo de esta fase es evaluar los criterios de éxito de la meta definidos durante la fase de aprobación. Luego, la meta se cierra y se califica como lograda, parcial, fallida o descartada. Obtén más información sobre cómo escribir criterios de calificación para las metas.
Cuándo
La calificación se puede hacer en cualquier momento cuando se completa un objetivo. Por ejemplo, si tienes un objetivo para lanzar una campaña a finales de febrero, ese objetivo debe calificarse en el momento de la finalización. Dicho esto, es una buena práctica establecer hitos en el proceso de objetivos durante el año para calificar formalmente los objetivos. Esto suele ocurrir al menos dos veces: una a mediados de año y otra al final del año. Las organizaciones que utilizan objetivos trimestrales establecen hitos de calificación trimestrales.
¿Cómo se ve?
En Asana, la calificación se realiza con una actualización de estado. Para hacerlo, actualiza el estado del objetivo a logrado, parcial, fallido o descartado en función de los criterios de calificación definidos para el objetivo en la fase de aprobación. Incluye información sobre el impacto del objetivo y cualquier desviación del plan o las razones por las que no se cumplió.
Con la calificación viene la reflexión sobre los aprendizajes relacionados con las metas y su ejecución, que deben ser socializados y utilizados para el año siguiente.
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