Planificación y gestión de eventos

Cómo crear un proyecto de planificación de eventos en Asana

Existen muchas maneras de crear un plan de proyecto para eventos. Para empezar rápido, haz lo que sigue.

1. Usa la plantilla para planificación de eventos y adáptala a las necesidades de tu equipo.
2. Importa la hoja de cálculo en la que actualmente das seguimiento a los planes de eventos.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

Si tienes un plan personal, prefieres crear tu propio proyecto de planificación de eventos desde cero o quieres conocer las mejores prácticas para los proyectos de Asana, comienza con estas instrucciones de creación de proyectos.

Agrega como invitados a proveedores y contratistas a tus proyectos de eventos

Es probable que inicies el trabajo con los contratistas mediante email, pero es mejor que invites a los proveedores y contratistas más importantes como invitados a tu proyecto de eventos. Esto hace que sea mucho más fácil para todos poder visualizar los plazos, las tareas y los archivos adjuntos garantizando que todo se realizará a tiempo. Además, simplifica la manera en la que hacer seguimiento a los archivos fundamentales como contratos y facturas.

Consejos para gestionar y realizar el trabajo de eventos

Ahora que ya creaste un proyecto de planificación de eventos, sigue estos consejos que te ayudarán a gestionarlo a medida que el trabajo avanza.

1. Publica las actualizaciones de estado y mira las actividades del proyecto en el Resumen

A medida que el plan cobra vida con el trabajo de tu equipo, usa la pestaña Resumen  para publicar las actualizaciones y ver una lista activa de las tareas del proyecto. En la actualización de estado, puedes arrastrar y soltar los destacados en tus actualizaciones de estado para compartir los gráficos o los logros. Asana guardará tu plantilla para actualizaciones de estado por si quieres continuar siempre con el mismo formato.

2. Planifica el plan de tu evento (y modifícalo según sea necesario) con el Cronograma

La mayoría de los planes de eventos tienen muchos plazos importantes y dependencias durante su desarrollo. El Cronograma te ayuda a planificar todo esto antes de comenzar para garantizar que todas las piezas encajen bien y el evento salga perfecto.

Cómo crear crear tu plan con el Cronograma:

1. Crea tareas para todos los quehaceres de tu evento en “Vista de lista”.
2. Haz clic en la pestaña Cronograma ubicada en la parte superior de tu proyecto para cambiar a la “Vista de cronograma”.
3. Programa tareas arrastrándolas y soltándolas en el cronograma. Si detectas conflictos en el calendario, simplemente arrastra y suelta las tareas para volver a agendarlas.
4. Extiende los plazos de tareas para que el responsable pueda planificar bien su tiempo de trabajo según la fecha de entrega.
5. Si las tareas deben ser completadas en un orden especifico, crea dependencias entre ellas colocando el cursor sobre una tarea y luego arrastrándola hacia la tarea relacionada.

Cuando el trabajo ya está en curso, el cronograma también puede ayudarte a solucionar conflictos rápidamente antes de que frustren tus planes. Por ejemplo, si la reserva del lugar para tu evento tarda más de lo esperado, puedes cambiar las tareas dependientes en el cronograma. Los responsables de las tarea reciben automáticamente una notificación indicando que los plazos fueron modificados. De esta manera, el trabajo aún puede empezar a tiempo, sin generar confusión, reuniones extra ni grandes problemas cuando ya es demasiado tarde.

3. Da seguimiento a los emails importantes (y pasa menos tiempo en tu bandeja de entrada)

Siempre es posible invitar a los proveedores a tu proyecto de evento, pero si te comunicas mediante email, prueba los complementos para clientes de email de Asana para Gmail, Outlook y otros. Cuando recibas emails con documentos importantes o tareas por realizar, puedes agregarlos a Asana directamente desde tu bandeja de entrada y asignarlos como tarea, agregarlos a tu proyecto de evento, entre otras cosas. Con esto, evitarás perder detalles clave de la planificación o tareas pendientes entre los emails (y ya no tendrás que perder tanto tiempo con la organización de tu bandeja de entrada).

4. Ahorra tiempo en cada plan de evento y no olvides ningún paso importante con las plantillas

Aunque cada evento es distinto, siempre hay una lista de verificación que se comparte y que contiene las tareas principales. Para evitar perder tiempo volviendo a crear un plan para cada evento o guardándolo en un documento que no está conectado al lugar donde se está llevando a cabo el trabajo, puedes crear y guardar tu plantilla de evento en Asana.

1. Crea tu lista de verificación principal en un proyecto. A menos que la misma persona complete siempre la misma tarea, no asignes tareas ni agregues fechas de entrega.
2. Haz clic en... en el encabezado del proyecto y elige Guardar proyecto como plantilla.
3. Evita que editen o hagan cambios en la plantilla configurando el proyecto como solo para comentar
4. Para cada evento posterior, copia la plantilla haciendo clic en el botón naranja con el signo +, Proyecto, y luego, dirígete a la pestaña donde están guardadas las plantillas de tu organización.
5. A medida que vas perfeccionando tu lista de verificación, puedes actualizar la plantilla para asegurarte de no repetir los mismos errores ni usar tácticas obsoletas.

Consejos para gestionar el trabajo del día del evento

1. Trabaja en todo momento con las aplicaciones móviles de Asana

En los días cercanos al evento, es probable que tu equipo se encuentre trabajando en terreno, lo que hace difícil saber qué falta por hacer y acceder fácilmente a detalles clave. Con la aplicación móvil de Asana, tu equipo se mantiene conectado con el plan del evento antes, durante y después del evento (incluso, desconectado en iOS o Android).

Por ejemplo, puedes realizar comentarios directamente en una foto de evento antes de compartirla o confirmar que la agenda del evento fue enviada por email a todos los asistentes a tiempo desde el teléfono. Esto fortalece la colaboración entre compañeros de equipo de evento aunque se encuentren en lugares distintos.

2. Transforma conversaciones en tiempo real en acciones con la integración de Slack

Muchos equipos usan Asana y Slack para coordinar e informar sobre el trabajo, especialmente cuando se trata de un evento. En lugar de elegir una herramienta o la otra, los equipos pueden usarlas juntas con la integración de Asana para Slack.

Si un compañero de equipo solicita opiniones sobre su discurso de presentación pero estás ocupado realizando otra tarea para el evento, puedes crear una tarea de Asana directamente desde la conversación de Slack, de modo que no lo olvides y tengas todo el contexto original.

Consejos para informar sobre el trabajo y el progreso de eventos

Para saber cómo crear informes para analizar el progreso de eventos, comience aquí. Para saber cómo publicar y darle seguimiento a las actualizaciones de estado de eventos, haz clic aquí.

Supervisa el progreso y gestiona el personal de múltiples eventos con los Portafolios y la Gestión de recursos

Para comprender el progreso de los eventos y evaluar la carga laboral del equipo, los organizadores de eventos suelen reunir información en reuniones, correos electrónicos u hojas de cálculo, que pueden llevar mucho tiempo y ser poco precisas. En su lugar, crea un portafolio de proyectos con todos tus planes de eventos para ver el progreso en tiempo real, las fechas de los eventos y la prioridad, todo en un solo lugar.

Después, usa la pestaña Gestión de recursos para ver la capacidad de tu equipo en todos los eventos basada en las tareas que ya tienen asignadas en Asana. La gestión de recursos te ayuda a tomar decisiones informadas con respecto al personal para mantener el trabajo distribuido equitativamente y no perder de vista los eventos.

La carga laboral en la Gestión de recursos, por defecto, es el conteo de tareas, pero sabemos que no todas las tareas se crean de la misma manera. Puedes configurar campos personalizados para la dedicación en proyectos dentro de portafolios y, de este modo, captar mejor el total de horas o nivel de dedicación que demanda cada tarea.

Recursos para planificar y gestionar eventos en Asana

¿Aprendes más de forma visual? ¿Quieres ver cómo nuestros clientes planifican eventos con Asana? Consulta los siguientes recursos: