Agendas de reuniones

Como crear una agenda para una reunión en Asana

Si bien puedes crear un proyecto de agenda de reunión para cualquier reunión, es posible que quieras comenzar con una reunión de equipo recurrente o individual, y luego crear agendas para cualquier reunión según sea necesario. Existen varias maneras de crear la agenda de reuniones. Para empezar rápido, haz lo que sigue.

1. Usa la plantilla para agendas de reuniones y adáptala a las necesidades de tu equipo.
2. O importa la hoja de cálculo con la que actualmente programas las reuniones.

Si eres un usuario libre, prefieres crear tu propia agenda de reunión desde cero o quieres seguir las mejores prácticas generales para los proyectos de Asana junto con nuestro videotutorial Cómo usar Asana:

Ejemplos de reuniones que puedes planificar con Asana

Puedes planificar cualquier reunión en Asana, pero vamos a darte algunas ideas igualmente para que des tus primeros pasos:

• Reuniones de equipo recurrentes
• Las reuniones individuales
• Lluvias de ideas
• Planificación del sprint
• Críticas de diseño

Consejos para planificar y preparar tu reunión

1. Agregar temas de discusión y elementos de la agenda como tareas

Cuando pienses en temas que debas discutir o abordar, agrega los temas de la agenda al proyecto como tareas. Puedes crear tareas nuevas solo para la agenda o bien, agregar tareas existentes de otros proyectos. Dado que las tareas pueden estar en varios proyectos, no tendrás que duplicarlas. Una vez que hayas cubierto ese tema, puedes eliminarlo del proyecto de la agenda.

Ponte de acuerdo acerca de las convenciones del equipo sobre quién puede contribuir con la agenda. Por ejemplo, podrías hacerlo solo o tener un líder de la reunión que la elaborara.

2. Revisar y priorizar los puntos para debatir antes de la reunión

Crea secciones (o columnas si se trata de un proyecto de tablero) para organizar los elementos de tu agenda. Puedes crear diferentes categorías, como "Orden del día", "Seguimiento", "Próximos" o "Notas".

Antes de la reunión, revisa y prioriza los temas de la agenda, arrastra y suelta las tareas para ponerlas en el orden correcto.

3. Comparte cualquier archivo o contexto importante antes de la reunión.

Los proyectos de agendas de reuniones también sirven para que los asistentes encuentren fácilmente los recursos y el contexto que puedan necesitar antes de la reunión. Por ejemplo, si necesitas que los compañeros de equipo lean algo de antemano, crea una tarea con el contexto y los archivos que necesiten, después asigna copias de las tareas a los asistentes con una fecha de entrega anterior a la reunión para que lleguen preparados.

Consejos para llevar a cabo tu reunión

1. Conecta Zoom con Asana

Prepárate para programar fácilmente reuniones de Zoom más productivas. Con esta integración puedes crear o vincular reuniones de Zoom con tareas de Asana. Luego de la reunión, encontrarás la transcripción y la grabación adjuntas a la tarea correspondiente para que puedas consultar y compartir fácilmente.

2. Durante la reunión, deja la agenda visible para todos

Las reuniones pueden desviarse si los compañeros de equipo no se centran en lo mismo. Accede a tu agenda en Asana para tenerla en pantalla durante una reunión o anima a tus compañeros de equipo a acceder a ella desde su aplicación móvil. Esto también ayuda a que los compañeros de equipo, sin importar desde dónde asistan, tengan la misma vista durante la reunión.

3. No pierdas de vista las acciones pendientes y los seguimientos para lograr una mejor respuesta

Nos ofrecimos como voluntarios para hacer algo en una reunión, después volvimos a nuestros escritorios y no podemos recordar qué es lo que acordamos. En su lugar, los compañeros de equipo pueden crear tareas para las acciones pendientes que surjan durante la reunión y asignarlas directamente. Al incluir detalles en la descripción de la tarea, el contexto y el motivo por el que es necesaria quedan claros incluso después del cierre de la reunión.

4. Distribuye las notas de la reunión con mayor facilidad

En vez de dar seguimiento por separado con las notas de la reunión, crea una tarea con las notas dentro de tu agenda y agrega a los asistentes o ausentes como colaboradores de la tarea para que puedan ver un resumen de lo abordado. Las reuniones de Zoom vinculadas a una tarea de Asana, adjuntarán automáticamente las grabaciones y transcripciones de la reunión a dicha tarea una vez finalizada la reunión.

Asegúrate de distribuir de forma equitativa las tareas de tomar nota entre los asistentes para que todos puedan participar activamente y para asegurarte de que no sean siempre los mismos quienes se ofrecen voluntariamente.

5. Analiza las ideas y la estrategia en vez de hacer simples actualizaciones de estado

Al usar Asana, puedes ver mejor qué es lo que sucede y en qué punto se encuentra el trabajo, y también es probable que notes que la frecuencia de las reuniones se reduce o que ayuda a que los análisis tengan un mayor impacto. Cuando no tienes la necesidad de repasar una simple lista de verificación con "pendientes, en curso, listo", puedes centrarte en los bloqueadores, los problemas y los resultados.

Recursos para planificar agendas y dirigir reuniones