Las solicitudes y las ideas de proyecto pueden llegar desde todos lados de la empresa, lo que hace que sea muy fácil pasar por alto trabajos o abrumar a los equipos con tanta información. En vez de tratar de hacer todo de una vez o agregar trabajo a la lista de pendientes y que quede en el olvido, los equipos pueden crear proyectos de solicitudes de trabajo.
Cómo crear un proyecto de solicitudes de trabajo
Puedes usar este proceso para gestionar las solicitudes especiales (como corregir un error tipográfico o hacer una pregunta que no puedas responder de inmediato) y las presentaciones de nuevos briefs de proyectos, todo desde un mismo lugar. Para empezar rápido, puedes hacer lo siguiente:
- Comienza con la plantilla de solicitudes de trabajo.
- Importa la hoja de cálculo que actualmente usas para monitorear las solicitudes entrantes.
Cómo acceder a todas las plantillas de Asana
Si tienes una cuenta gratuita, prefieres crear tu propio proyecto de solicitudes desde cero o quieres obtener información sobre las mejores prácticas, empieza siguiendo estas instrucciones de creación de proyectos.
Consejos para gestionar y completar solicitudes
Ahora que ya creaste un proyecto, estos consejos te ayudarán a gestionarlo a medida que el trabajo avanza.
1. Crea plantillas de solicitudes para ejecutarlas más rápido con los formularios
Ir de un lado para otro buscando información básica de solicitudes o empezar a trabajar sin un programa de proyecto claro retrasa el trabajo. En su lugar, crea formularios para capturar los detalles correctos siempre para cualquier resumen de proyecto o solicitud ad hoc. Los formularios se conectan directamente a tu proyecto de solicitud para garantizar que tu equipo tenga toda la información que necesita (de la manera en que mejor la entiendan) para iniciar el trabajo.
Los formularios pueden ser enviados por cualquier persona, incluso si no usan Asana, enviándoles el enlace del formulario. Una vez enviado, el formulario se transforma en una tarea en tu proyecto para que puedas establecer su prioridad y asignarla a un compañero de equipo con toda la información necesaria.
Configura un formulario siguiendo los pasos detallados aquí. Y agrega reglas de proyecto para asignar automáticamente tareas de envío de formularios a un productor creativo o líder de equipo para asegurarte de que se establezcan las prioridades después del envío.
Si recibes una solicitud para un proyecto/iniciativa grande, interdepartamental o complejo, puedes convertir la tarea en proyecto y así gestionarla de manera más efectiva.
2. Transforma las conversaciones y los emails en tareas
Si recibes muchas solicitudes por chat o correo electrónico, siempre puedes enviarle al solicitante el enlace a tu formulario, pero también tienes la opción de usar integraciones para actuar rápidamente en la conversación.
Para los emails, usa los complementos de Asana para Gmail, Outlook u otros clientes de email. Para chats, usa la integración de Asana para Slack.
Si recibes chats o emails con trabajo o preguntas que necesitas llevar a cabo, puedes agregarlos a Asana como tareas directamente desde tu bandeja de entrada o ventana de mensaje y asignarles un responsable, un proyecto y mucho más.
3. Establece prioridades y organiza las solicitudes con los campos personalizados
Cuando hayas configurado un formulario, los campos personalizados te ayudarán a priorizar las solicitudes entrantes y ordenarlas por categoría. Si acostumbras a usar hojas de cálculo, sabes que esto también puedes hacerlo desde ahí filtrando y ordenando columnas.
Por ejemplo, un gerente de proyecto puede usar el campo personalizado de "prioridad" para que el responsable de la tarea comprenda la urgencia que tiene la tarea y así garantizar que las solicitudes en general se prioricen de manera realista.
4. Cumple los plazos con revisiones y aprobaciones más claras
Tener la capacidad de proporcionar e incorporar comentarios para la campaña con mayor facilidad puede marcar la diferencia entre cumplir o no los objetivos de tu proyecto. Sigue los pasos a continuación para mover los trabajos a través de las aprobaciones de forma clara y rápido:
- Agrega reglas a los proyectos para que las tareas se asignen automáticamente a las personas correctas, se finalicen o se muevan a diferentes secciones del proyecto a medida que progresan.
- Usa notificaciones de campos personalizados para mantener a las partes interesadas informadas sobre el progreso. Recibirán notificaciones cuando se actualicen los campos “Ingresar comentarios” o "Aprobado", por ejemplo.
Consejos informes y solicitudes de personal
Supervisa el progreso y gestiona el personal con los Portafolios y la Gestión de recursos
Para comprender el progreso del proyecto y evaluar la carga laboral del equipo, los líderes suelen reunir información en reuniones, correos electrónicos u hojas de cálculo, que pueden llevar mucho tiempo y ser poco precisas. En su lugar, crea una cartera de proyectos con todos los proyectos clave y un proyecto de solicitud ad hoc para ver el progreso, los plazos y las prioridades en tiempo real, todo en un solo lugar.
Después, usa la pestaña Gestión de recursos para ver la capacidad productiva de tu equipo basada en las tareas que ya tienen asignadas en Asana. La gestión de recursos te ayudan a tomar decisiones informadas con respecto al personal para mantener el trabajo distribuido equitativamente y no perder de vista lo que es realmente importante.
La carga laboral en la Gestión de recursos, por defecto, es el conteo de tareas, pero sabemos que no todas las tareas se crean de la misma manera. Puedes configurar campos personalizados para la dedicación en proyectos dentro de portafolios y, de este modo, captar mejor el total de horas o nivel de dedicación que demanda cada tarea.
Recursos para monitorear solicitudes
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| Recursos | Enlace |
|---|---|
| Plantilla de solicitudes de trabajo | Usar plantilla |
| Tutorial de video | Mira: Cómo usar Asana |
| Webinar de caso de uso | Descubre cómo New Relic gestiona las solicitudes con Asana |
| Estudio de caso | Lee acerca de cómo la agencia inmobiliaria privada más grande de Nueva Zelanda, Barfoot & Thompson, gestiona sus operaciones con Asana |
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