Crea proyectos efectivos en Asana

Ya sea que estés lanzando un producto, orquestando una campaña de marketing o simplemente organizando las reuniones semanales de tu equipo, este artículo te ayudará a optimizar la eficiencia y la colaboración de tus proyectos.

Cómo crear un proyecto que sea relevante para tu equipo

Los proyectos te permiten organizar todas las tareas relacionadas con una iniciativa, un objetivo o un trabajo importante específicos en un solo lugar. La clave es adaptar tus proyectos a las necesidades específicas de tu equipo y estructurarlos de manera efectiva. Aquí encontrarás ejemplos de cuándo crear proyectos. 

Lanzamiento de producto

Crear un proyecto para planificar los próximos lanzamientos de productos. Desglose su proyecto en secciones como Léame, Sprints, Hitos, Investigación, Riesgos, Soluciones, Errores, Preguntas abiertas, Experimentos y Referencia. Esto no solo proporciona una hoja de ruta clara, sino que también ayuda a gestionar las tareas de manera eficiente. 

Te sugerimos que utilices la vista de cronograma y establezcas fechas de entrega para cumplir con los plazos.

Campaña de marketing

En el caso de las campañas de marketing, los proyectos de Asana pueden ayudarte a dar seguimiento al progreso, crear calendarios, definir estrategias de distribución por canales y agrupar todos los recursos de la campaña.

Uno a uno 

Crea proyectos individuales con personas con las que colabores estrechamente donde puedas agregar tareas como elementos de la agenda. Puedes configurar proyectos individuales con tus compañeros o con tu gerente. Estos proyectos deben ser privados, por lo que las tareas son privadas para los miembros del proyecto. Obtén más información sobre los permisos de proyectos.

Proyecto de referencia 

Los proyectos pueden servir como repositorios valiosos para tareas de referencia, como las políticas de la empresa. Ajustar los permisos del proyecto a solo comentarios para mantener un espacio de referencia claro y organizado. También puedes crear proyectos para notas de referencia personales, manteniendo tu información fácilmente accesible.

Agenda de reunión de equipo semanal

Los proyectos de Asana son perfectos para organizar las reuniones semanales de tu equipo. Cada miembro del equipo puede contribuir con los puntos de la agenda y establecer prioridades. Asigna la tarea a ti mismo o a la persona que discute ese punto de la agenda.

Para agilizar las discusiones, considera agregar campos como Minutos y Prioridad. Esto garantiza que tu equipo cubra de manera eficiente los elementos de alta prioridad primero.

Organiza tu proyecto con las secciones y los campos personalizados

Secciones

Dividir las tareas en secciones dentro de tu proyecto es una forma poderosa de organizarlo. Por ejemplo, un proyecto para solicitudes creativas podría tener secciones como Nuevas solicitudes, Asignadas, En curso, Revisadas y Finalizadas. Esto permite un flujo de trabajo claro y una gestión eficaz de las tareas.

Campos personalizados

Los campos personalizados te permiten agregar datos a tus tareas. Te ayudan a dar seguimiento al trabajo según las necesidades de tu equipo y pueden ponerte al día sobre el progreso de tu proyecto de un vistazo.

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Agregar un campo de prioridad puede ayudar a tu equipo a priorizar la carga de trabajo o los elementos de la agenda de reuniones, según el caso de uso de tu proyecto.

Aquí puedes encontrar ejemplos de campos personalizados .

Plantillas de proyectos

Las plantillas de proyecto ahorran mucho tiempo. Los portafolios te permiten crear plantillas personalizadas y reutilizables para iniciar proyectos nuevos en pocos segundos. 

Si utilizas con frecuencia un proyecto en particular, como un proyecto de incorporación de empleados, guárdalo como plantilla para ahorrar tiempo en el futuro. Puedes crear una plantilla de proyecto a partir de un proyecto existente haciendo clic en la flecha del menú desplegable junto al título del proyecto y seleccionando Guardar como plantilla.

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También puedes crear nuevas plantillas personalizadas siguiendo los pasos detallados aquí.

Pestaña Resumen del proyecto

La pestaña Resumen del proyecto proporciona información valiosa para el equipo y los miembros del proyecto. Es el lugar ideal para entender el proyecto de un vistazo.

Descripción del proyecto

Agrega una descripción del proyecto para proporcionar a los usuarios más información sobre el proyecto. Utiliza este espacio para definir el tono con el que trabajará el equipo; incluye detalles para las reuniones, los canales de comunicación y cualquier otra información esencial.

Roles en el proyecto

Asigna roles de proyecto, como Encargado del proyecto, Aprobador, Colaborador o cualquier otro rol que se adapte a tu proyecto. Esto asegura la claridad de las responsabilidades y mantiene el proyecto organizado.

Recursos clave y archivos adjuntos

Utilice la pestaña Resumen para adjuntar recursos clave y archivos adjuntos importantes. De este modo, es más fácil para los miembros del equipo encontrar información relevante sin tener que buscar entre varias tareas.

Actualizaciones de estado

Crea actualizaciones de estado para mantener a todos los miembros y partes interesadas informados sobre el progreso y el estado de tu proyecto. Esto garantiza que todos estén alineados y reduce la necesidad de un seguimiento constante.

Vistas del proyecto

Asana ofrece varias vistas para adaptarse a diferentes tipos de proyectos. Comprender estos puntos de vista y seleccionar el correcto es crucial para una gestión de proyectos efectiva.

Las diferentes vistas se pueden encontrar en el encabezado en la parte superior de tu proyecto, directamente debajo del nombre del proyecto. Haz clic en el botón + para agregar más vistas.

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Vista de Lista

La vista de lista proporciona una descripción clara de las tareas de tu proyecto con varias formas de ordenar y filtrar tu lista de tareas. Puedes establecer el orden manualmente o ordenar las tareas automáticamente por una característica, como la fecha de entrega o el responsable. Esta vista es versátil y adecuada para cualquier tipo de proyecto.

Vista de Tablero

Organiza tu trabajo como si fueran notas adhesivas con la vista de tablero. Es ideal para proyectos que contienen muchos recursos visuales, como un blog, redes sociales o una campaña publicitaria. Puedes mover fácilmente las tareas de una sección a otra con la función de arrastrar y soltar.

Vista de Calendario

Usa la vista de calendario para dar seguimiento a las fechas de entrega y los objetivos importantes dentro de un proyecto. 

Vista de cronograma

La vista de cronograma es invaluable para proyectos iterativos en los que necesitas ver cómo encajan las diferentes piezas de trabajo. Es útil para proyectos con dependencias y cambios que se pueden acomodar sobre la marcha, como los lanzamientos de productos. 

Vista de Gantt

La vista de Gantt está diseñada para proyectos estructurados que están orientados a procesos. Usa esta vista para comparar el progreso con los planes originales y gestionar la duración de las tareas para mantener los proyectos al día. Utiliza esta vista para proyectos en los que haya dependencias complejas o un calendario/fecha límite estrictos que cumplir.

Guardar un diseño como predeterminado

Puedes guardar tu vista preferida como predeterminada para que esta vista se abra automáticamente cada vez que se vea el proyecto. Una vez que hayas encontrado la vista que mejor se adapte a tu proyecto, puedes guardarla como vista predeterminada. Esto garantiza que cualquier persona que vea el proyecto lo verá en la vista predeterminada. 

Para guardar un diseño como predeterminado:

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  1. Haz clic en el ícono de los tres puntos junto a la vista del proyecto elegido.
  2. Haz clic en Establecer como predeterminado.

Recursos adicionales

Descubre cómo organizar tus proyectos usando los logros y los campos personalizados.

Únete a una de nuestras sesiones de capacitación en vivo sobre Comienza a usar Asana.

Obtén más información sobre cómo gestionar tu proyecto de forma eficaz.

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