Integraciones de reglas para la productividad

Las Reglas y las integraciones trabajan juntas para automatizar las tareas rutinarias y establecer flujos de trabajo en las herramientas favoritas de tu equipo. En este artículo se detallan las mejores reglas e integraciones para la productividad en tu organización.

Consulta Cómo crear una regla para obtener consejos sobre cómo empezar a usar las reglas.

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Gmail

Aprovecha las reglas para enviar un email desde tu cuenta de Gmail al destinatario que elijas cuando se cumplan determinados parámetros, todos definidos previamente por ti mismo. Puedes elegir entre muchos disparadores, como cuando una tarea ya no está bloqueada o se acerca una fecha de entrega, y deja que las reglas envíen automáticamente un email con un mensaje personalizado.

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Pasos para configurar la integración de reglas

  1. Haz clic en Personalizar en el extremo superior derecho de tu proyecto y selecciona Agregar regla de la lista.
  2. En Agregar regla, selecciona un disparador como Aprobación finalizada.
  3. En la pestaña Acciones, selecciona Enviar correo electrónico.
  4. Ingresa la dirección de email del destinatario en el campo "para" 
  5. Ingresa una respuesta a la dirección de email
  6. Ingresa el asunto del email en el campo Asunto 
  7. Redacta el cuerpo del email en el campo Redacta un mensaje 

En este ejemplo, cuando se aprueba la tarea, se activa la regla y se realiza la acción; se enviará un correo electrónico desde su dirección de correo electrónico y se le enviará automáticamente un Bcc en el correo electrónico. El enlace de la tarea también se incluirá en el correo electrónico.

Esta acción Enviar correo electrónico también admite el uso de variables. Consulta este artículo para obtener más información sobre cómo usar las variables con la integración de reglas de Gmail de Asana.

Calendario de Google

Con las Reglas de Asana, los equipos pueden programar reuniones manualmente y crear automáticamente una reunión con los colaboradores del proyecto cuando una tarea llega a cierta etapa. Por ejemplo, los equipos pueden usar esta regla para activar la creación de un evento en un calendario de equipo cuando una tarea se mueve a una sección "Programada". Los equipos también pueden usar esto para escenarios de tareas recurrentes: puedes tener una tarea recurrente "Enviar agenda para la reunión" que envía una invitación al evento cuando se completa la tarea.

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Pasos para configurar la integración de reglas

  1. Dirígete al proyecto específico de Asana en el que te gustaría agregar una integración de reglas.
  2. Haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha, ve a Reglas y selecciona + Agregar regla.
  3. Selecciona Google Calendar de la columna de la izquierda.
  4. Selecciona una de las reglas predeterminadas o haz clic en Crear regla personalizada.
  5. Si creas una regla personalizada, agrégale un nombre, y elige un disparador y una acción para empezar.
  6. Autenticación haciendo clic en Conectarse a las Reglas del Calendario de Google
  7. Inicia sesión con tu cuenta de Google y haz clic en Permitir.
  8. Llena los campos del evento de Google Calendar
  9. Opcionalmente, invite a los colaboradores de la tarea como invitados del evento

Calendario de Outlook

Con las Reglas de Asana, los equipos pueden programar reuniones manualmente y crear automáticamente una reunión con los colaboradores del proyecto cuando una tarea llega a cierta etapa. Por ejemplo, los equipos pueden usar esta regla para activar la creación de un evento en un calendario de equipo cuando una tarea se mueve a una sección "Programada". Los equipos también pueden usar esto para escenarios de tareas recurrentes: puedes tener una tarea recurrente "Enviar agenda para la reunión" que envía una invitación al evento cuando se completa la tarea.

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Pasos para configurar la integración de reglas

  1. Dirígete al proyecto específico de Asana en el que te gustaría agregar una integración de reglas.
  2. Haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha, ve a Reglas y selecciona + Agregar regla.
  3. Selecciona Calendario de Outlook de la columna de la izquierda.
  4. Selecciona una de las reglas predeterminadas o haz clic en Crear regla personalizada.
  5. Si creas una regla personalizada, agrégale un nombre, y elige un disparador y una acción para empezar.
  6. Autenticación haciendo clic en Conectar a las Reglas del Calendario de Outlook
  7. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft * y haz clic en Permitir.
  8. Llena los campos para el evento de Microsoft Calendar
  9. Opcionalmente, invite a los responsables y a los colaboradores de la tarea como invitados del evento, incluya los archivos adjuntos de la tarea o genere automáticamente un enlace de reunión de Teams

* Al iniciar sesión con tu cuenta de Microsoft, te pedimos que otorgues el consentimiento para el permiso correspondiente del calendario de Outlook. Si no se le permite otorgar este consentimiento usted mismo, comuníquese con su administrador de Microsoft y pídales que den su consentimiento para Calendars.ReadWrite en Microsoft Entra (también conocido como Microsoft Azure).

Notion

Gracias a la integración de Notion y Asana, los equipos pueden agilizar el trabajo creando automáticamente páginas de Notion en Asana y agregando páginas de Notion a las tareas de Asana. En lugar de crear manualmente páginas de Notion y vincularlas con tareas relevantes de Asana, puedes usar la automatización para crear una página de Notion cuando se llevan a cabo ciertas acciones en Asana, como cuando una tarea se mueve a una sección.

Por ejemplo, los equipos que realizan entrevistas de investigación en tareas de Asana pueden crear automáticamente una página de Notion para tomar notas cuando la tarea pase a la sección "Entrevista programada". También puedes vincular páginas de Notion existentes a una tarea de Asana para que los colaboradores puedan ver el contexto relevante desde la página, lo que agiliza la colaboración en varias aplicaciones. La integración de Notion con Asana también te permite ver el estado de los proyectos y tareas de Asana como vistas previas de enlaces en Notion.

notion

Pasos para configurar la integración de reglas

  1. Dirígete al proyecto específico de Asana en el que te gustaría agregar una integración de reglas.
  2. Haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha, ve a Reglas y selecciona + Agregar regla.
  3. Selecciona Notion de la columna de la izquierda.
  4. Puedes seleccionar una regla predeterminada o hacer clic en Crear regla personalizada.
  5. Si creas una regla personalizada, agrégale un nombre, y elige un disparador y una acción para empezar.
  6. Autenticar haciendo clic en Conectarse a Notion y siguiendo los pasos
  7. Haz clic en Seleccionar páginas para permitir el acceso a Asana.
  8. Selecciona las páginas a las que quieres que Asana acceda y haz clic en Permitir acceso.
  9. Pega la URL de la página principal o base de datos
  10. Haz clic en Crear Regla.

Notion

A continuación, te mostramos cómo adjuntar una página de Notion existente como widget a una tarea de Asana:

  1. Inicia sesión en Asana y busca el proyecto en el que quieres activar el widget Notion.
  2. Ve a  Apps en el extremo superior derecho
  3. Desplázate hacia abajo, a la sección de Aplicaciones, luego selecciona +Agregar aplicación
  4. Selecciona el widget de Notion
  5. Ir a una tarea de Asana
  6. Vincula una página de Notion existente a una tarea haciendo clic en el botón Agregar página de Notion debajo del campo Notion en la parte superior del panel de detalles de la tarea.
  7. Introduce la URL de tu página de Notion correspondiente
  8. Los detalles de Notion adjuntos aparecerán como un widget en el panel de tareas, incluidos el propietario, los comentarios y la fecha de la última modificación

Nota: Esta integración ya está incorporada en Asana, pero tienes que registrarte para tener una cuenta de Notion para comenzar.

El widget de Notion está disponible sin una suscripción de pago de Asana.

DocuSign

Gracias a la integración de DocuSign y Asana, los equipos pueden dar seguimiento a los sobres de DocuSign al agregarlos a las tareas de Asana. En lugar de tener que revisar herramientas separadas para ver el estado de un sobre, los equipos pueden ver detalles precisos del sobre en Asana.

Por ejemplo, los equipos que usan Asana para su proceso de aprobación de contratos pueden agregar un sobre de DocuSign a una tarea de Asana para monitorear el estado, el remitente, los destinatarios y la fecha de entrega.

DocuSign

A continuación, te mostramos cómo adjuntar un sobre de DocuSign a una tarea de Asana:

  1. Inicia sesión en Asana y busca el proyecto en el que quieres activar el widget de DocuSign.
  2. Ve a  Apps en el extremo superior derecho
  3. Desplázate hacia abajo, a la sección de Aplicaciones, luego selecciona + Agregar aplicación
  4. Seleccionar DocuSign 
  5. Haz clic en Agregar al proyecto y sigue los pasos para conectar DocuSign con Asana.
  6. Ir a una tarea de Asana
  7. Para vincular un sobre a una tarea, haz clic en el botón Agregar sobre de DocuSign en el campo de DocuSign en la parte superior del panel de detalles de la tarea.
  8. Introduce la URL de tu sobre DocuSign correspondiente
  9. Los detalles del sobre de DocuSign adjunto aparecerán como un widget en el panel de tareas

Nota: Esta integración ya está incorporada en Asana, pero tienes que registrarte para tener una cuenta de DocuSign para comenzar. 

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