La charge de travail du portefeuille est disponible pour tous les clients Asana Business.
La Gestion des ressources donne un aperçu de la capacité de votre équipe et une vue d'ensemble de son travail, tous projets confondus. Repérez les conflits et identifiez les risques pour que vos projets ne se retrouvent jamais bloqués, et réattribuez ou reprogrammez les tâches, le tout au même endroit. Assurez-vous que personne n'est débordé ou inoccupé et que chaque projet dispose des ressources nécessaires.
Profitez de notre essai gratuit Asana Business gratuit de 30 jours pour voir la charge de travail en action. Essayez gratuitement.
Vous pouvez suivre la charge de travail en fonction du nombre de tâches ou de l'effort nécessaire, en indiquant par exemple un nombre d'heures ou de points. De plus, vous pouvez définir la capacité de chaque membre de votre équipe à repérer rapidement si quelqu'un est surchargé.
Découvrez comment tirer parti de la charge de travail dans notre formation virtuelle Obtenir des informations grâce aux rapports. Inscrivez-vous dès maintenant.
Créer un portefeuille
Pour utiliser la charge de travail du portefeuille, vous devez disposer d'un portefeuille actif ou créer un nouveau portefeuille.
Pour créer un portefeuille :
- Cliquez sur Portefeuilles dans la barre latérale
- Cliquez sur Nouveau Portefeuille
- Nommez le portefeuille et définissez sa confidentialité
- Cliquez sur Créer le portefeuille
- Une fois votre portefeuille créé, cliquez sur Ajouter un projet.
Accédez à la gestion des ressources depuis les portefeuilles
Cliquez sur portefeuilles dans la barre latérale, sélectionnez un portefeuille, puis ouvrez l'onglet Gestion des ressources.
Les listes d'utilisateurs comprennent toutes les personnes auxquelles des tâches sont attribuées dans les projets du portefeuille.
Créez un portefeuille d'équipe pour visualiser le travail de votre équipe sur ses différents projets. Créez un portefeuille interéquipes pour visualiser les projets importants dont vous êtes propriétaires et qui sont partagés par plusieurs équipes.
Champs personnalisés
Définissez des champs personnalisés selon le niveau de priorité pour donner une idée de l '« importance » de la tâche. Vous pouvez sélectionner des couleurs pour vos champs personnalisés à partir du menu correspondant.
Créez des champs et des couleurs personnalisés dans votre vue Projet. Par la suite, lorsque vous définirez une valeur de champ personnalisé pour une tâche, cette couleur sera reportée dans la vue Gestion des ressources.
Filtrer
Filtrez votre vue de la charge de travail par rôle et par personne.
- Vous pouvez rechercher et sélectionner les personnes que vous souhaitez voir dans votre vue Gestion des ressources.
- Vous pouvez également faire une recherche par poste ou rôle.
Encouragez les membres de votre équipe à ajouter leur rôle dans leur profil sur Asana.
Vous pouvez également enregistrer une vue filtrée comme vue par défaut pour tout le monde. Dans le menu déroulant à côté du nom du projet, sélectionnez Enregistrer comme disposition par défaut.
La charge de travail universelle
La charge de travail universelle est disponible pour tous les clients Asana Enterprise.
La charge de travail universelle vous permet de visualiser la capacité globale d'une équipe en extrayant les données des tâches et des sous-tâches de tous les projets dans une vue de la charge de travail.
Pour que la charge de travail universelle fonctionne, les tâches et les sous-tâches doivent être attribuées, avoir une date d'échéance et appartenir à un projet à comptabiliser dans la ligne de tendance de l'activité.
Remarque : la section non attribuée n'apparaît que dans la vue de la charge de travail du portefeuille.
Créer une charge de travail universelle
À partir des rapports :
- Cliquez + Créer
- Ajoutez des utilisateurs pour consulter leur charge de travail et cliquez sur Ajouter
- Modifiez la charge de travail en cliquant sur le menu déroulant à côté du nom et en sélectionnant Modifier les détails de la charge de travail. Vous pouvez alors modifier le nom et ajouter une description.
Remarque : Quiconque regarde la vue de la charge de travail doit avoir l'autorisation de voir la tâche. Tout ce qu'ils ne verraient pas dans la recherche Asana (une tâche privée qu'un membre de l'équipe a créée pour eux-mêmes) ne s'affichera pas dans la vue de la charge de travail.
Pour partager votre charge de travail universelle avec vos collègues, cliquez sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit de la vue de votre charge de travail.
Modifier l'effort de l'équipe
Grâce à la charge de travail, vous pouvez consulter et modifier le type d'effort servant à évaluer la capacité de votre équipe.
Pour modifier l'effort de l'équipe :
- Cliquez sur l'icône de l'effort
- Cliquez sur Modifier l'effort
Dates de début
Utilisez des dates de début pour les tâches nécessitant plusieurs jours de travail.
Pour les tâches se déroulant sur plusieurs jours, l'effort est réparti de manière égale sur les jours de la semaine concernés (les week-ends ne sont pas pris en compte). Par exemple, pour une tâche de 10 h sur 2 jours, l'outil compte 5 h par jour. Si la tâche s'étend du vendredi au lundi, l'outil compte 5 h le vendredi et 5 h le lundi.
Statistiques flottantes
Passez votre curseur sur le graphique d'un utilisateur pour voir le nombre de tâches qu'il ou elle a accomplies au cours d'une journée donnée.
Passez votre curseur sur un jour spécifique en haut du tableau afin d'afficher le total des tâches de plusieurs membres de l'équipe pour une journée donnée. Passez votre curseur sur le nom d'un utilisateur pour voir le nombre total de ses tâches ou l'effort qui lui est demandé au fil du temps.
Vue descendante
Cliquez sur la flèche à côté d'une personne pour afficher une vue plus détaillée de ses projets et tâches.
Vous pouvez ouvrir la boîte de dialogue du statut du projet en cliquant sur le nom de ce dernier.
Glisser-déposer des tâches
Faites glisser une tâche pour la reprogrammer ou l'attribuer à quelqu'un d'autre.
- Vous ne pouvez pas déplacer une tâche vers un autre projet.
- Lorsque vous réattribuez des tâches, le calendrier est verrouillé afin d'éviter les erreurs. Une fois réattribuée, vous pouvez faire glisser la tâche pour la reprogrammer.
- Vous pouvez créer des tâches en mode Gestion des ressources en cliquant directement sur votre charge de travail sous le responsable, la date et le projet que vous souhaitez planifier et saisir dans le nom de votre tâche. Cliquez ensuite sur les détails de la tâche pour ajouter des informations supplémentaires.
Sélection multiple pour reprogrammer plusieurs tâches à la fois : maintenez la touche
Commandeou Ctrl enfoncée et cliquez sur les tâches que vous souhaitez reprogrammer et/ou réattribuer.
Zoom
Pour effectuer un zoom avant ou arrière, cliquez sur le bouton Zoom et choisissez entre Jours, Semaines, Mois, Trimestres, Semestres ou Années. Cliquez sur Aujourd'hui pour revenir rapidement à la date du jour.
Utilisez le zoom pour ajuster votre vue en fonction de votre calendrier de planification et de suivi.
Nombre de sous-tâches dans la charge de travail
Vous pouvez également voir le nombre de sous-tâches d'une tâche directement depuis la Gestion des ressources.
Le nombre de sous-tâches s'affiche à côté du nom de la tâche correspondante dans la vue détaillée de la charge de travail.