La fonctionnalité Rapports est disponible pour tous les clients Asana Premium, Business et Enterprise.
La fonctionnalité Rapports vous permet d'utiliser et de traduire des données dans un format visuel, facilement assimilable. Les intervenants à tous les niveaux de l'organisation peuvent intégrer des graphiques dans les vues Tableau de bord pour profiter d'un aperçu rapide des données qui les intéressent. Grâce aux Rapports, il devient facile de se faire une idée précise de ce qui se passe au sein de votre équipe, de l'aligner sur des objectifs clairs et de hiérarchiser les tâches.
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Aperçu des rapports
Pour accéder à la fonctionnalité Rapports, faites défiler la barre latérale vers le bas, puis cliquez sur Rapports.
De là, vous serez redirigé vers un hub de tableau de bord où vous pourrez :
- Afficher les tableaux de bord que vous avez créés
- Afficher les tableaux de bord partagés avec vous (en lecture seule)
- Cliquez sur les trois points pour définir une couleur et une icône, partager, supprimer, modifier ou ajouter à vos favoris votre tableau de bord
- Cliquez sur Ajouter un tableau de bord pour en créer un nouveau
Graphiques
Pour ajouter un graphique à un tableau de bord nouveau ou existant, cliquez sur Ajouter un graphique
- Vous pouvez choisir un type de graphique prédéfini depuis la bibliothèque de modèles ou choisir de créer le vôtre en cliquant sur Ajouter un graphique personnalisé
- Ici, vous pouvez sélectionner le travail sur lequel vous souhaitez faire un rapport
Créer un graphique pour des tâches
Après avoir cliqué sur Ajouter un graphique, sélectionnez Rapport sur les tâches.
Vous pouvez inclure des tâches à partir de :
- Une organisation
- Équipes
- Portefeuilles
- Des projets appartenant à une ou plusieurs personnes spécifiques
- Une sélection ponctuelle de projets
Personnalisation de votre graphique
Après avoir choisi le projet pour lequel vous souhaitez créer un rapport, vous pouvez créer ou personnaliser votre graphique.
Pour personnaliser votre graphique :
- Sous la section Type de graphique, cliquez sur le menu déroulant.
- Vous pouvez y sélectionner la couleur du graphique
- Vous pouvez aussi en sélectionner un nouveau.
- Cliquez sur Enregistrer pour prendre en compte ces modifications.
Vous pouvez personnaliser les regroupements d'axes X en :
- Responsable
- Créateur
- Temps ajouté par*
- Champ personnalisé
- Type de tâche
- Statut de la tâche
- Projet
- Période
L'option d'affichage par période est uniquement disponible pour les tâches et pour tous les clients Asana Business et Enterprise.
Seuls peuvent être regroupés les champs personnalisés globaux, qui sont partagés entre les projets.
Vous pouvez personnaliser les regroupements de l'axe Y en :
- Nombre de tâches
- Temps. Cela vous permettra de mesurer le temps nécessaire à l'achèvement d'une tâche après sa création.
- Saisie du temps *. Cela vous permet de choisir entre le temps réel et le temps estimé.
- La somme ou la moyenne de tout champ personnalisé numérique global. Par exemple, un champ global pour suivre les heures.
Veuillez noter que le temps ajouté par et la saisie du temps ne seront disponibles que lorsque vous aurez ajouté les champs de suivi du temps à votre projet via le menu Personnaliser.
L'option d'affichage par temps d'exécution est uniquement disponible pour les tâches et pour tous les clients Asana Business et Enterprise.
De plus,
- Responsable
- Créateur
- Temps ajouté par*
- Champ personnalisé
- Sous-tâche : choisissez de n'afficher que les sous-tâches dans votre graphique ou de les en exclure
- Date : il peut s'agir de la création, de l'achèvement ou de l'échéance
- Exclure les tâches des portefeuilles, des projets appartenant à, ou des projets spécifiques
- Statut d'achèvement de la tâche
Statut de la tâche
Diagrammes en anneau
Il y a quelques points importants à noter sur les graphiques en anneau :
- Les graphiques en
anneau ne peuvent pas prendre de moyennes pour mesures, les nombres utilisés devant constituer un ensemble cohérent. Les graphiques en anneau sont conçus pour montrer les proportions ou les pourcentages d'un ensemble. Chaque point de données dans un graphique en anneau représente une partie du total, et le graphique est divisé en segments pour illustrer ces parties. Étant donné que les moyennes représentent une tendance centrale ou une moyenne arithmétique, elles ne représentent pas intrinsèquement des parties d'un ensemble.
Rapports sur le temps effectif, par responsable et par contributeur de temps
Les utilisateurs peuvent désormais créer des graphiques et des tableaux de bord pour le temps réel, regroupés par responsable de la tâche ou regroupés par la personne qui a ajouté le temps réel. Cela nous permet de voir combien de temps total un utilisateur spécifique a enregistré entre les tâches (en tant que responsable, ou en tant que contributeur).
Rapports par contributeur de temps
Les utilisateurs peuvent maintenant utiliser le filtre des contributeurs de temps appelé Temps ajouté par lorsque le temps réel est sélectionné dans le menu déroulant de l'axe Y. Ce changement sera disponible dans tous les tableaux de bord, y compris les rapports de projet, de portefeuille et universels.
Pour faire un rapport par contributeur de temps :
- Cliquez d'abord sur Saisie du temps, puis choisissez Temps réel dans le menu déroulant de l'axe Y.
- Choisissez Temps ajouté par dans le menu déroulant Axe X (cela apparaîtra comme une option une fois que vous aurez sélectionné Temps réel dans le menu déroulant Axe Y.
Vous pouvez également l'utiliser comme filtre. Filtrez par contributeur de temps en sélectionnant Temps ajouté par dans le menu déroulant du filtre.
Depuis les personnalisations des graphiques, vous pouvez cliquer sur :
- Annuler pour quitter le mode de création de graphiques
- Créer pour enregistrer ce graphique dans votre tableau de bord
Consultez notre article sur les tableaux de bord des projets pour en savoir plus sur les types de graphiques disponibles et sur les cas d'utilisation possibles.
Créer un graphique pour des projets
La création de graphiques à partir de métadonnées de projets est disponible pour tous les clients Asana Business et Enterprise.
En créant des graphiques à partir de vos projets, vous pourrez mieux visualiser les données importantes, en assurer le suivi et les comparer d'un projet, portefeuille ou une équipe à l'autre.
Pour créer des graphiques à partir de métadonnées de projets, sélectionnez Créer un rapport sur les projets.
Cliquez sur Ajouter un graphique, puis sélectionnez le projet sur lequel vous souhaitez créer un rapport. Vous pouvez inclure des projets depuis :
- Une organisation
- Équipes
- Portefeuilles
- Propriétaires des projets
- Projets individuels
Vous pouvez mesurer soit par nombre de projets, soit par champ personnalisé numérique.
Regroupez par nombre de projets si vous souhaitez comparer les valeurs du champ personnalisé numérique.
Créer un graphique pour des objectifs
La création de graphiques à partir de métadonnées d'objectifs est disponible pour tous les clients Asana Business et Enterprise.
La création de graphiques portant sur les objectifs vous aidera à suivre les performances au regard des objectifs à l'échelle de votre organisation : l'idéal pour faire le point sur le travail accompli.
Pour créer des graphiques sur les métadonnées d'objectifs, sélectionnez Rapport sur les objectifs.
À partir du type d'objectif, vous pouvez sélectionner :
- Tous les objectifs
- Objectifs d'entreprise
- Objectifs d'équipe
Pour l'axe X, vous avez le choix entre :
- Statut
- Propriétaire
- Pour les équipes
- Période de l'objectif
Si vous choisissez Période de l'objectif, choisissez un affichage par trimestres, semestres, années ou une vue complète.
De plus, vous avez la possibilité d'utiliser des filtres pour personnaliser vos graphiques. Vous pouvez filtrer par :
- Propriétaires d'objectif
- Pour les équipes
- Sous-objectifs
- Statut de l'objectif
- Période
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Interactions avec les tableaux de bord
- Passez le curseur de votre souris sur le graphique et cliquez sur les trois points pour le supprimer ou le dupliquer.
- Cliquez-glissez pour déplacer un graphique.
Vous pouvez également cliquer sur un segment des graphiques auxquels vous avez accès pour consulter toutes les données concernées.
Partage des tableaux de bord
Par défaut, tous les tableaux de bord sont uniquement visibles par leur propriétaire.
Pour modifier les paramètres de confidentialité de votre tableau de bord :
- Cliquez sur le bouton Partager en haut à droite de la page du tableau de bord
- Vous pouvez ensuite choisir de le partager avec des membres de votre équipe.
- Vous pouvez retirer des membres du tableau de bord ou définir un nouveau propriétaire de tableau de bord
Lorsqu'un collaborateur consulte un tableau de bord partagé, il dispose d'un accès en lecture seule. Les graphiques s'affichent à l'identique pour tous ceux qui consultent les tableaux de bord, selon les autorisations accordées par leur créateur.
Lorsqu'un collaborateur clique sur un segment de graphique, il voit uniquement les données associées auxquelles il a accès.
Paramètres d'administration pour la désactivation
Les administrateurs peuvent désactiver la fonctionnalité Rapports au niveau du domaine, depuis la console d'administration. Lorsque cette fonctionnalité est désactivée, l'onglet Rapports n'est pas visible par les utilisateurs.
Si vous ne voyez pas l'onglet Rapports et que vous pensez qu'il s'agit d'une erreur, contactez votre administrateur pour demander son activation.