La fonctionnalité de messages
vidéo proposée par Asana en partenariat avec Vimeo est accessible à tous les utilisateurs Asana, dont les utilisateurs gratuits, les invités et les utilisateurs des formules Premium, Business et Enterprise. Elle permet à tous les membres d'organisations ou d'espaces de travail d'enregistrer des vidéos au sein des tâches. Les invités ayant un accès limité pourront consulter les fichiers vidéo, mais ne pourront pas eux-mêmes eux-mêmes en filmer.
Pour la messagerie vidéo, l'enregistrement est compatible avec Google Chrome, Microsoft Edge et Safari. La lecture d'enregistrements vidéo est compatible avec Safari, Firefox, iOS, Android et ordinateur.
Aperçu
Les échanges écrits entre équipes donnent parfois lieu à des malentendus, que ce soit à cause de nuances de langage ou de formulations alambiquées. En plus de nuire à l'efficacité des processus, ces problèmes de communication peuvent entraîner des retards et démultiplier les tâches d'organisation.
Grâce à l'intégration d'Asana à Vimeo, vous pouvez désormais enregistrer des messages vidéo, les transcrire et les intégrer à vos projets Asana.
En plus des messages écrits traditionnels, vous avez maintenant la possibilité de communiquer efficacement avec votre équipe en ajoutant des vidéos à vos tâches et commentaires. Tirez parti de cette fonctionnalité proposée par Asana et Vimeo pour créer des messages vidéo percutants en vue de faciliter le suivi du travail et d'optimiser la collaboration d'équipe. Une fois l'enregistrement terminé, une transcription dont le contenu peut être consulté et faire l'objet d'une recherche sur Asana est automatiquement générée.
Présentations, tutoriels, commentaires, démonstrations… Les messages vidéo offrent clarté et transparence à vos tâches et processus en tous genres. Les vidéos peuvent être enregistrées dans une description de tâche, un commentaire de tâche et un fil de discussion pour fournir rapidement et efficacement des explications utiles aux tâches et à leurs collaborateurs.
L'intégration de vidéos Vimeo à vos projets Asana vous permet de donner vie à vos briefs créatifs et vos lancements de projets.
Les vidéos enregistrées sont conservées par Vimeo et visibles par tout individu disposant du lien direct menant à ces dernières. Pour supprimer une vidéo ou en modifier les paramètres de confidentialité, connectez-vous à Vimeo et effectuez ces modifications à partir de la vidéothèque Vimeo.
Fonctionnalités
Les messages vidéo proposés par Asana en partenariat avec Vimeo sont accessible à tous les utilisateurs et seront automatiquement activés par défaut. Seuls les super administrateurs de domaines Enterprise pourront activer ou désactiver cette fonctionnalité pour l'ensemble de l'organisation. Les administrateurs d'autres domaines doivent contacter Asana Support pour obtenir de l'aide.
Filmer une vidéo au sein d'une tâche
De là, vous pouvez :
- Ouvrez la tâche pour laquelle vous souhaitez enregistrer une vidéo.
- Cliquez dans la description ou en commentaire. Cliquez ensuite sur l'icône Enregistrer une vidéo en bas à droite de l'onglet. Vous serez alors redirigé vers une configuration d'enregistrement vous offrant trois options :
Ici, vous pouvez :
- Enregistrer l'écran d'une fenêtre ou application de votre choix
- Vous filmer en utilisant la caméra de votre appareil
- Enregistrer votre écran et le flux de votre caméra.
Une fois l'option d'enregistrement sélectionnée, cliquez sur Lancer l'enregistrement.
Si vous sélectionnez les deux, pensez à filmer l'ensemble de votre bureau pour que la vue de votre caméra s'affiche dans le coin de votre écran.
Une fois que vous avez sélectionné commencer l'enregistrement, vous aurez la possibilité de partager avant le début du compte à rebours de 3 secondes :
- Tout votre écran
- Une fenêtre d'application
- Un onglet Google Chrome, Microsoft Edge ou Safari
Pendant l'enregistrement de la vidéo, l'option Arrêter de partager votre écran s'affiche en bas de la commande. Lorsque vous cliquez sur cette option, l'enregistrement prend fin et la vidéo met quelques secondes à être optimisée.
Il est actuellement impossible de les enregistrer sur appareil mobile
Ajouter une vidéo à une tâche
Depuis l'aperçu d'enregistrement de vidéo, vous pouvez :
- Renommer la vidéo
- Télécharger
- Supprimer
- Ajouter la vidéo
Ajouter un enregistrement
Lorsque vous ajoutez une vidéo, elle est automatiquement enregistrée dans la description ou en commentaire de la tâche. Cette vidéo sera visible par tous les utilisateurs auprès de qui vous partagez le lien, même s'ils n'utilisent pas Asana.
Depuis la vue des tâches, vous pouvez :
- Regarder la vidéo
- Regarder sur Vimeo pour voir l'URL partageable
- Copier le lien
- Télécharger
- Donnez-nous votre avis
- Retirer
Transcrire les enregistrements vidéo
Une fois que vous avez ajouté votre vidéo, Asana crée et importe automatiquement une transcription de l'enregistrement. Le traitement de la vidéo peut prendre quelques minutes. Dès le processus terminé, toutes les transcriptions sont stockées sur Asana.
Une fois la vidéo traitée, cliquez sur l'option Afficher la transcription en plein écran. La vidéo s'affiche alors en grand, à gauche de la transcription.
Les phrases clés transcrites peuvent être retrouvées via Asana Search.
Associer Asana à Vimeo
Après avoir filmé deux vidéos, vous devrez créer un compte Vimeo. Si vous essayez de filmer une troisième vidéo sans compte, vous serez invité à créer un compte Vimeo gratuit qui vous permettra ensuite de filmer autant de vidéos que vous le voulez, chacune pouvant durer jusqu'à deux heures.
Une fois votre compte configuré, vous êtes en mesure de filmer autant de vidéos que vous le souhaitez sur Asana. Ces vidéos sont accessibles via vos tâches Asana et votre compte Vimeo.
Gérer les enregistrements vidéo
Toutes les vidéos enregistrées par les utilisateurs de votre domaine seront stockées dans le nouveau compte Vimeo de votre organisation. Pour gérer les vidéos de votre organisation, consulter les analyses et accéder aux fonctionnalités de sécurité avancées, vous pouvez passer à un abonnement Vimeo Enterprise. Envoyez vos coordonnées via ce formulaire et Vimeo vous contactera pour vous aider à démarrer.
Vos vidéos seront visibles par tout individu avec lequel vous partagez le lien vidéo Vimeo, sauf si vous modifiez les paramètres de confidentialité de la vidéo concernée.
Désactiver les messages vidéo
La fonctionnalité de messages vidéo offerte par Asana et Vimeo est activée par défaut.
Pour désactiver les messages vidéo (option réservée aux super administrateurs de domaines Enterprise) :
- Accédez à la console d'administration après avoir cliqué sur votre photo de profil
- Cliquez sur Sécurité.
- Faites défiler vers le bas pour accéder aux autorisations d'enregistrement de vidéos et activez l'option Enregistrement de vidéos désactivé.
Si vous êtes administrateur d'un domaine autre que Enterprise, contactez Asana Support pour obtenir de l'aide. Cette fonctionnalité peut être réactivée à tout moment en suivant les étapes ci-dessus.
Les vidéos filmées avant la désactivation de la fonctionnalité pourront toujours être visionnées par les utilisateurs qui y ont accès.
Intégrer une vidéo à Asana
L'intégration de vidéos Vimeo à vos projets Asana vous permet de donner vie à vos briefs créatifs et à vos lancements de projets en quelques clics.
Ouvrez le projet auquel vous souhaitez intégrer une vidéo Vimeo :
- Cliquez sur l'onglet Aperçu.
- Dans Ressources clés, cliquez sur Créer un brief de projet.
À partir de là :
- Cliquez sur l'icône +
- Sélectionner une vidéo
Collez l'URL de la vidéo que vous souhaitez intégrer.
Confidentialité et protection des données
Asana place la protection des données de ses clients au cœur de ses priorités. Sur Asana, les vidéos seront visibles par les utilisateurs qui ont accès à ces tâches et messages particuliers. Les vidéos enregistrées sur Asana seront stockées dans une bibliothèque privée spécifique à l'utilisateur dans Vimeo qui ne peut être consultée ou gérée par aucun autre utilisateur en dehors d'un administrateur de compte ou de l'utilisateur qui enregistre. Les vidéos sont, par défaut, visibles par toute personne avec qui l'utilisateur enregistreur partage le lien. Vous pouvez rendre les vidéos sensibles privées en ajustant les paramètres de confidentialité de la vidéo dans Vimeo.