La console d'administration offre à tous les administrateurs et super administrateurs Asana les outils dont ils ont besoin pour utiliser Asana de manière optimale au sein de leur organisation.
Accéder à la console d'administration d'une organisation
Pour accéder à la console d'administration :
- Cliquez sur votre photo de profil
- Dans le menu déroulant, sélectionnez console d ? administration
Les administrateurs de l'équipe ne peuvent pas accéder à la console d'administration.
Onglet indicateurs
Depuis l'onglet des indicateurs :
- Analysez l'utilisation d'Asana au sein de votre organisation grâce à des indicateurs de haut niveau
- Voir les coéquipiers récemment ajoutés
- Afficher les membres les plus influents de votre organisation (membres actifs avec le plus d'invitations envoyées, d'équipes créées et de projets partagés sur Asana)
- Avec Asana Advanced ou Legacy tier Business, vous pouvez consulter l'activité d'engagement détaillée au fil du temps pour repérer les tendances dans l'utilisation d'Asana par votre organisation.
Gérer tous les membres d'une organisation
Dans l'onglet Membres, vous voyez combien de membres et invités compte votre organisation Asana, ainsi que le nombre de places restantes dans votre formule. C'est à cet endroit que vous pouvez ajouter/retirer des membres et accorder des accès administrateur.
Depuis l'onglet Membres, vous pouvez :
- Inviter de nouveaux membres à rejoindre une équipe de votre organisation
- Suivre le nombre de membres, d'invités, d'invitations en attente et de places disponibles au sein de votre organisation
- Rechercher quelqu'un au sein de votre organisation
- Visualiser le nom de chaque personne, qu'il s'agisse d'un administrateur, d'un membre ou d'un invité et la date de sa dernière activité dans votre organisation
- Modifier les paramètres du profil ou supprimer en passant le curseur sur son nom, puis en cliquant sur les trois points et en sélectionnant l'une des options
Désactiver un membre de votre organisation
Pour retirer un membre de votre organisation, accédez à l'onglet des membres de votre console d'administration.
Recherchez le nom de la personne en faisant défiler la page vers le bas ou en utilisant la barre de recherche. Ensuite, cliquez sur les trois points en face de son nom, puis sur Retirer.
Depuis l'onglet suivant, vous pouvez :
- Choisissez le membre à qui vous souhaitez réattribuer les tâches
- Cliquez sur Retirer pour confirmer la désactivation
Le statut Retiré s'affiche alors dans votre liste de membres.
Qu'advient-il des tâches attribuées à un utilisateur dont les privilèges d'accès ont été révoqués ?
Une fois que vous avez révoqué les privilèges d'accès d'un utilisateur de votre organisation, un projet privé contenant les tâches qui lui étaient attribuées est automatiquement créé. Vous pouvez attribuer cette tâche à un autre membre de votre organisation ou à vous-même. Cette procédure vous permet de facilement attribuer les tâches en attente à l'utilisateur qui saura les gérer au mieux.
Une solution simple à la prochaine étape de la délégation consisterait à sélectionner plusieurs tâches supprimées, ce qui vous permet d'effectuer des actions de masse sur les tâches et même de les attribuer en bloc à vous-même ou à d'autres membres de l'organisation.
Pour en savoir plus à ce sujet, consultez notre FAQ.
La date de la désactivation s'affiche dans la colonne Dernière activité.
Réintégrer un membre désactivé
Réactivation automatique
Disponible sur les forfaits payants, la réactivation automatique signifie que les utilisateurs précédemment désactivés qui retournent sur Asana ont accès à leurs données précédentes, y compris les projets et les équipes, à condition qu'ils reviennent avec la même adresse e-mail que celle utilisée précédemment.
La réactivation automatique peut être configurée dans la console d ´ administration pour les niveaux Enterprise et Enterprise+ en sélectionnant l'onglet Sécurité dans la barre latérale, puis en cliquant sur Paramètres de réactivation. Ici, les organisations Enterprise et Enterprise+ pourront choisir d'activer ou de désactiver cette fonctionnalité. Si vous choisissez de désactiver ce paramètre, vous pourrez toujours restaurer l'accès aux données manuellement. Seuls les super administrateurs pourront réactiver cette fonctionnalité une fois désactivée.
Pour les organisations Business et Premium, cette fonctionnalité sera automatiquement sélectionnée et ne pourra pas être désactivée.
La réactivation de
l'utilisateur n'a lieu qu'une fois que l'utilisateur a accepté son invitation ou terminé son inscription à Asana sur le site Web. Inviter un utilisateur seul ne le réactive pas.
La réactivation automatique ne sera disponible que pour les utilisateurs qui ont été désactivés il y a moins de deux ans.
La réactivation automatique ne s'applique pas aux utilisateurs invités.
Réactivation manuelle
Réintégrez un membre désactivé en trouvant son nom dans l'onglet de votre membre. Cliquez ensuite sur les trois points et sélectionnez Restaurer.
Dans la fenêtre suivante, sélectionnez Rétablir.
Si la réactivation échoue, l'administrateur de votre organisation reçoit une tâche l'invitant à contacter le service client.
Filtrer par type de membre
Dans l'onglet Membres de votre console d'administration, vous pouvez filtrer la liste de membres par type. Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du filtre de type de membre, puis choisissez Tous, Administrateur, membre, invité, invité ou supprimé.
Accès à l'équipe
L'onglet Accès à l'équipe dans les paramètres d'un membre donne aux administrateurs un aperçu des utilisateurs auxquels ils ont accès et de la possibilité de modifier leur statut d'adhésion.
Les administrateurs peuvent accéder aux paramètres d'un membre en cliquant sur Modifier les paramètres du profil pour consulter et gérer les équipes.
Pour accéder aux paramètres d'un membre :
- Cliquez sur les trois points à côté du nom du membre de votre choix pour accéder aux options
- Dans le menu déroulant, cliquez sur Modifier les paramètres du profil.
Pour rechercher ou modifier les accès d'une équipe, ou bien ajouter ou retirer des membres d'une équipe, cliquez sur Accès de l'équipe.
Cliquez sur Accès à l'équipe pour :
- Visualiser les équipes auxquelles appartient un utilisateur
- Ajouter un utilisateur à toute équipe au sein de votre organisation
- Retirer un utilisateur d'une équipe
- Enregistrer les modifications effectuées.
Trier les membres par nom, par type et par dernière activité
Vous pouvez également trier votre membre, le type de voyageur et la dernière activité par nom (ordre alphabétique ou ordre alphabétique inverse)afin de voir la dernière connexion à l'organisation ou s'il y a des invitations en suspens.
Exporter les données d'adhésion au format CSV
Pour exporter les données d'adhésion au format CSV :
- Cliquez sur l'icône avec les trois points depuis l'onglet membres
- Cliquez sur Demander le CSV des membres
Vous recevrez alors un e-mail contenant un lien pour télécharger le fichier.
Vous obtenez un fichier CSV qui regroupe les champs suivants :
- Nom
- Adresse e-mail
- Service
- Date d'entrée dans l'organisation
- Invitation envoyée par
- E-mail de l'invité
- Date de la première connexion
- Méthode de connexion
- État de l'AMF
- Dernière activité
- Type
- Nombre d'équipes
- Les équipes
- Nombre de projets
- Projets
Gérez les équipes
Depuis l'onglet des équipes, vous pouvez :
- Créer une nouvelle équipe au sein de votre organisation
- Afficher le nom d'une équipe, le nombre de membres, ses autorisations de confidentialité, sa date de création et le nom de son créateur
- Modifier une équipe en plaçant le curseur sur les trois points à côté du champ Créé par, puis en cliquant sur l'option Modifier l'équipe qui s'affiche
Exporter les données d'équipe au format CSV
Les super administrateurs d'une organisation ou d'une division payante peuvent exporter la liste de leur équipe au format CSV depuis l'onglet Équipes de la console d'administration.
Pour exporter des données d'équipe au format CSV :
- Accédez à l'onglet équipes
- Cliquer sur Exporter en CSV
Vous recevrez alors un e-mail contenant un lien pour télécharger le fichier.
Vous obtenez un fichier CSV qui regroupe les champs suivants :
- Pour les équipes
- Nombre de membre
- Confidentialité
- Créé le
- Description
- Membres (e-mail)
- Membres à accès limité (e-mail)
- Invitation en attente (e-mail)
Les données des organisations et divisions exportées au format CSV permettent aux administrateurs de suivre quels services utilisent Asana pour contrôler le nombre d'utilisateurs et gérer la facturation de manière centralisée et informatisée. Les champs Service et Équipe peuvent être pré-remplis grâce aux intégrations SCIM avec Azure AD et Okta.
Les organisations de grande taille peuvent tirer parti des exports CSV pour faciliter la rétrofacturation par service.
Paramètres de confidentialité d'équipe
Les super administrateurs d'Enterprise et d'Enterprise+, ainsi que les organisations Legacy Enterprise d'et formule antérieure peuvent définir un niveau de confidentialité par par défaut pour les équipes de leur organisation.
Cette option sera alors présélectionnée lors de la création d'une nouvelle équipe. Toutefois, il sera toujours possible de créer une équipe avec un autre degré de confidentialité.
Pour définir vos paramètres de confidentialité par par défaut, accédez à votre console d'administration et cliquez sur l'onglet Sécurité. Ensuite, cliquez sur Paramètres de confidentialité de l'équipe.
L'onglet suivant vous permet de définir les paramètres par défaut.
Gérer les périodes
Asana définit une année fiscale (exercice comptable) par par défaut pour chaque organisation, et les objectifs créés par la suite sont immédiatement associés à une période. Applicables aux objectifs d'équipe et d'entreprise, ces périodes vous aideront à adapter Asana à votre année fiscale. La date de début d'année par défaut est fixée au 1er janvier, mais vous pouvez utiliser la console d'administration pour la modifier.
Depuis votre console d'administration, cliquez sur l'onglet paramètres, puis sur Périodes À partir de là, sélectionnez la période correspondant au rythme de fonctionnement annuel de votre organisation et choisissez à quel moment vous souhaitez que cette modification de période commence. Les périodes sont à l'échelle de l'organisation et vous devez être un administrateur à l'échelle de l'organisation pour mettre à jour ces périodes. Seuls les administrateurs de l'organisation et de l'espace de travail peuvent mettre à jour les périodes via la console d'administration. Tous les autres administrateurs devront contacter l'assistance pour mettre à jour les périodes.
Les utilisateurs individuels peuvent également ajouter manuellement des périodes aux objectifs existants. Quand les administrateurs modifient leur année fiscale, les modifications sont reportées et appliquées à tous les objectifs n'ayant pas d'échéance personnalisée, ou dont l'échéance ne correspond pas à la plage de date définie pour cette période.
Gérer les informations de facturation
Les informations contenues dans cette section spécifient que les administrateurs et les super administrateurs peuvent désormais gérer les abonnements et accéder aux informations de facturation, tout comme le responsable de la facturation. Veuillez noter que cette fonctionnalité n'a été déployée que pour les clients qui paient automatiquement. Les forfaits facturés manuellement peuvent toujours être gérés uniquement par le responsable de la facturation.
Les responsables de la facturation et les administrateurs des organisations payantes peuvent accéder aux informations de facturation via la console d'administration. Si un administrateur apporte des modifications dans l'onglet de facturation, le responsable de la facturation reçoit une notification par e-mail.
Pour en savoir plus sur la vérification et la mise à jour de vos administrateurs, cliquez ici.
Depuis l'onglet de facturation, vous pouvez :
- Modifiez votre type d'abonnement ou résiliez votre formule
- Modifier les informations de facturation et ajouter un mode de paiement
- Visualiser et télécharger votre dernière facture ou votre historique de factures.
- Consulter le nombre de places utilisées et ajouter ou réduire le nombre de places
- Désigner un autre responsable de la facturation pour ce compte
- Contactez notre équipe d'assistance
Les options ci-dessus peuvent varier en fonction du type d'abonnement.
Afficher et télécharger vos factures
Les responsables de la facturation et les administrateurs peuvent afficher et télécharger toutes les anciennes factures.
Vous pouvez consulter votre dernière facture et son historique sous Factures dans l'onglet Facturation de la console d'administration. Vous avez également la possibilité de télécharger toutes les factures d'une année donnée.
Pour accéder à l'historique de vos factures, procédez comme
- Cliquez sur Historique de facturation.
- Voir toutes les factures
- Cliquez sur le symbole de téléchargement pour télécharger l'année en masse ou sélectionnez un mois particulier
Changer ou modifier la taille et le niveau de votre formule
À partir de votre console d'administration, vous pouvez facilement passer d'une formule payante Starter à une formule payante avancée, et inversement.
Pour changer de formule :
Seul le responsable de la facturation du plan ou un administrateur est en mesure d'en modifier la taille ou d'en changer le niveau.
Sécurité
À partir de l'onglet de sécurité, les super administrateurs peuvent gérer les éléments suivants :
- Authentification
- Activer ou désactiver l'authentification unique de Google (SSO) pour votre organisation
- Authentification SAML
- Authentification à deux facteurs
- Définissez la durée de connexion d'un membre sur Asana
- Paramètres de mot de passe
- Définissez les exigences en matière de mot de passe pour les
- Réinitialisation forcée des mots de passe à l'
- Commandes d'administration
- Paramètres d'invitation
- Options pour les fichiers en pièce jointe
- Paramètres de confidentialité d'équipe
- Autorisations à partager des liens en lecture seule
- Autorisations d'accès aux formulaires
- Autorisations à créer des rapports
- Autorisations à enregistrer des vidéos
- Autorisations de suivi du temps
- Accès administrateur : Choisir les administrateurs de votre organisation.
- Respect des réglementations
- Résidence des données
- Applications mobiles
- Des contrôles de données mobile sont disponibles pour les clients Enterprise.
Gérer les administrateurs de l'organisation
Depuis la console d'administration, vous pouvez choisir les administrateurs et super administrateurs de votre organisation.
Les administrateurs de l'organisation ont l'autorisation de modifier l'énoncé de mission de l'entreprise.
Complexité des mots de passe
Disponible sur le niveau Asana Enterprise+, ainsi que sur le niveau et formule antérieure Legacy Enterprise.
Pour en savoir plus, consultez notre page de tarification.
Pour choisir la force de votre mot de passe, cliquez sur l'onglet Sécurité de votre console d'administration, puis sur Force du mot de passe.
Vous avez le choix entre un mot de passe simple et un mot de passe fort. Les mots de passe complexes doivent comporter au moins 8 caractères et inclure au moins 3 des éléments suivants : minuscules, majuscules, chiffres et caractères spéciaux.
Les changements apportés à la complexité des mots de passe ne concerneront que les mots de passe nouvellement créés.
Réinitialisation de mot de passe à
Cette fonctionnalité est disponible pour les super administrateurs des organisations Asana Starter, Advanced, Enterprise et Enterprise+, ainsi que pour les super administrateurs des niveaux hérités Premium, Business et Legacy Enterprise.
Depuis la console d'administration, vous pouvez forcer une réinitialisation de mot de passe à l'échelle de l'organisation pour les utilisateurs qui ont accès à votre organisation.
1. Les membres ou les invités disposant d'un mot de passe Asana seront déconnectés. Ils recevront ensuite un e-mail contenant un lien de réinitialisation du mot de passe et seront obligés de choisir un nouveau mot de passe avant de se reconnecter.
2. Les membres ou invités qui ne disposent pas d'un mot de passe Asana seront uniquement déconnectés.
3. Les membres ou les invités qui se connectent avec SAML ou Google SSO et qui n'ont pas de mot de passe Asana seront uniquement déconnectés.
Les utilisateurs qui se sont initialement inscrits sur Asana en définissant un mot de passe et qui sont depuis mis à niveau pour se connecter avec SAML ou Google SSO recevront un e-mail les invitant à réinitialiser leur mot de passe. Cela n'aura aucun effet sur leur mot de passe SAML/Google SSO.
Réinitialisation de mot de
Disponible sur les niveaux Asana Enterprise et Enterprise+, ainsi que sur le niveau et formule antérieure Legacy Enterprise, les super administrateurs peuvent réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur individuel via les paramètres de son profil de membre.
Contrôles des invitations
Les super administrateurs des niveaux Asana Enterprise et Enterprise+, ainsi que des organisations ou divisions Legacy Enterprise de niveau et formule antérieure peuvent contrôler qui peut ajouter des invités (non dotés d'adresses e-mail de l'entreprise) à votre organisation Asana. Les super administrateurs peuvent sélectionner l'une des trois options ci-dessous pour déterminer qui a l'autorisation de convier des utilisateurs à rejoindre l'organisation en tant qu'invités :
-
Administrateurs uniquement
-
Administrateurs et membres de l'organisation
-
Tout le monde (membres de l'organisation et invités)
Si vous souhaitez activer l'une de ces options pour votre organisation, rendez-vous dans la console d ´ administration et accédez à l'onglet Sécurité.
Pour accéder aux commandes d'invitation :
- Accédez à l'onglet Sécurité de la console d ? administration.
- Sous Commandes d'administration, cliquez sur Paramètres d'invitation invité.
Vous devez ensuite :
- Sélectionnez l'une des options d'invitation des voyageurs
- Cliquez sur Enregistrer les modifications
Une fois cette option activée, ceux qui ne peuvent plus ajouter des invités à l'organisation recevront un message d'erreur lorsqu'ils tenteront de le faire sur Asana.
Si vous n'êtes pas le super administrateur, vous pouvez trouver le ou les administrateurs de votre organisation en cliquant sur votre photo de profil dans le coin supérieur droit, en accédant à la console d '' administration et en consultant le super administrateur sous l'onglet membres en sélectionnant Admin dans la flèche déroulante Type de membre.
Domaines d'invités approuvés
Disponible sur le niveau Asana Enterprise+.
Les administrateurs et les super administrateurs peuvent utiliser la fonctionnalité des domaines d'invités approuvés, ce qui leur permet de créer une liste de domaines externes approuvés à partir desquels les utilisateurs disposant d'autorisations d'invitation d'invités peuvent inviter des invités. Consultez la section ci-dessus sur les commandes d'invitation des voyageurs pour en savoir plus.
Les invitations d'invité ne peuvent être envoyées qu'aux domaines de messagerie figurant sur la liste approuvée, ce qui garantit une plus grande sécurité et un meilleur contrôle des collaborations de votre organisation. Si un utilisateur tente d'envoyer une invitation à un voyageur à partir d'un domaine non répertorié, il recevra un message d'erreur.
Configurer des domaines d'invités approuvés
Les domaines d'invités approuvés ne peuvent être activés que si les autorisations d'invitation des invités sont définies sur Administrateurs et membres ou Administrateurs, membres et invités. La fonctionnalité ne peut pas être activée si les autorisations d'invitation des invités sont définies sur Administrateurs uniquement.
- Accédez à l'onglet Sécurité de la console d ´ administration.
- Sous Commandes d'administration, cliquez sur Paramètres d'invitation d'invité.
- Dans la section Domaines d'invités approuvés, sélectionnez Seuls les domaines approuvés.
- Cliquez sur Ajouter des domaines et saisissez les domaines auxquels vous faites confiance. Appuyez à nouveau sur Ajouter des domaines pour confirmer.
Assurez-vous que les domaines correspondent exactement. L'ajout du domaine acme.com ne couvre pas les sous-domaines comme app.acme.com ou acme.co.uk. Ces sous-domaines doivent être ajoutés séparément.
Suppression de domaines d'invités approuvés
Trouvez le domaine dans la liste que vous souhaitez retirer, cliquez sur l'icône en forme de poubelle et confirmez votre choix en appuyant sur Enregistrer.
Désactivation de la fonctionnalité des domaines d'invités approuvés :
Pour rétablir les paramètres, il vous suffit de basculer le contrôle des domaines d'invités approuvés vers N'importe quel domaine.
Applications mobiles
Des contrôles de données mobile sont disponibles sur les niveaux Asana Enterprise et Enterprise+, ainsi que sur le niveau et formule antérieure antérieure Legacy Enterprise.
Renforcez la sécurité de l'application mobile Asana (iOS et Android) pour protéger les données de votre organisation tout en permettant aux membres de votre équipe de travailler collaborer où qu'ils soient.
En tant que super administrateur, vous pouvez utiliser les paramètres de sécurité suivants pour protéger votre organisation dans le cadre d'une utilisation de l'application Asana sur appareil mobile :
Authentification biométrique
Activez l'authentification biométrique pour permettre aux utilisateurs de déverrouiller Asana sur leur téléphone portable avec leur empreinte digitale ou par reconnaissance faciale. Vous pouvez définir la fréquence à laquelle les utilisateurs doivent s'authentifier de nouveau.
Autorisations de capture d'écran (seulement sur Android)
Autorisez ou non les utilisateurs de votre organisation à faire des captures d'écran de l'application mobile.
Autorisations liées aux pièces jointes
Vous avez la possibilité de restreindre le téléchargement ou le partage de pièces jointes au sein de l'application Asana sur appareil mobile.
Autorisations liées au widget
Si vous restreignez l'accès au widget Asana sur les appareils mobiles, les utilisateurs ne pourront pas consulter les tâches directement depuis l'écran d'accueil de leur téléphone.
Autorisations de copier-coller
Limitez les autorisations de copier-coller dans l'application mobile.
E-mail du responsable de la sécurité
Les super administrateurs des organisations payantes ont la possibilité d'ajouter l'e-mail du responsable de la sécurité dans leurs consoles d'administration pour recevoir les mises à jour de sécurité d'Asana. De cette façon, Asana peut directement transmettre ces communications importantes à l'adresse indiquée.
Pour accéder à cette fonctionnalité, les super administrateurs des divisions payantes doivent contacter notre service client.
Si vous êtes super administrateur d'une organisation payante, connectez-vous au compte Asana en utilisant le rôle de super administrateur de votre organisation. Ensuite, accédez à la console d'administration, puis cliquez sur Sécurité dans la barre latérale, puis sur Sécurité Contact e-mail.
Saisissez l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez qu'Asana envoie des mises à jour de sécurité.
Authentification unique de Google (SSO)
Afin de pouvoir activer Google SSO, les
Lorsque vous cliquez sur l'authentification Google Apps dans l'onglet Sécurité, vous pouvez :
- Définir la connexion avec Google comme facultative ou obligatoire pour tous les membres
- Cliquer sur Enregistrer la configuration une fois l'option choisie
Les invités de l'organisation peuvent toujours se connecter avec leur e-mail et leur mot de passe, que l'authentification unique de Google (SSO) soit exigée pour les membres ou non.
SAML
Les organisations Asana Enterprise et Enterprise+, ainsi que les organisations du niveau hérité Legacy Enterprise peuvent activer l'authentification SAML depuis l'onglet Sécurité de la console d'administration.
Expiration de session SAML
Les super administrateurs peuvent définir le délai d'expiration de session SAML entre 1 heure et 30 jours dans la console d'administration. Les membres seront automatiquement déconnectés et invités à se reconnecter une fois le délai défini écoulé.
Paramètres
Depuis l'onglet Paramètres, vous pouvez :
- Modifier le nom de votre organisation
- Consulter la liste des domaines vérifiés de votre organisation ou la modifier
- Demander un export de toutes les données de votre organisation au format JSON
Paramètres administrateurs pour les fonctionnalités d'intelligence artificielle
Les fonctionnalités d'IA Asana utilisent l'intelligence artificielle (IA) pour trier, filtrer, classer ou analyser les données et/ou le contenu afin d'aider les utilisateurs de votre organisation à optimiser leur travail.
Pour en savoir plus sur les données utilisées et les fonctionnalités alimentées par l'IA qui peuvent être gérées par les paramètres administrateurs, consultez cet article du Centre d ´ aide.
Optimisation avec l'IA Asana
Les clients peuvent choisir d'activer les fonctionnalités de l'IA Asana pour leur organisation. Si ces fonctionnalités ne sont pas activées :
- Les utilisateurs de l'organisation n'auront pas accès aux fonctionnalités d'IA.
- Les données de l'organisation ne seront pas traitées pour alimenter ces fonctionnalités.
Activer et désactiver les fonctionnalités de l'IA Asana
Les super administrateurs peuvent activer ou désactiver les fonctionnalités de l'IA Asana comme suit :
- Cliquez sur votre photo de profil sur Asana et rendez-vous dans la console d'administration
- Cliquez sur l'onglet Paramètres
- Dans Paramètres du domaine, sélectionnez Optimisation avec l'IA Asana
Dans cette fenêtre, vous pouvez choisir d'activer ou de désactiver l'IA Asana pour l'ensemble de votre organisation/domaine en cochant ou décochant la case appropriée.
Si vous êtes administrateur d'une organisation ne disposant pas de super administrateurs, vous pouvez désactiver ces fonctionnalités, mais vous ne pourrez pas les réactiver. Pour les activer, vous devez suivre le processus de vérification du super administrateur ou contacter l'équipe d'assistance. Une bannière d'avertissement s'affichera au sein du produit avant qu'un administrateur n'effectue cette modification.
Pour en savoir plus sur la façon dont Asana utilise vos informations, consultez notre déclaration de confidentialité.
Consultez cet article du Centre d ´ aide pour en savoir plus sur l'IA Asana.
Contrôles
de modification des champs du profil
Disponible sur les niveaux Asana Enterprise et Enterprise+, ainsi que sur le niveau et formule antérieure Legacy Enterprise.
Pour en savoir plus, consultez notre page de tarification.
Asana dispose d'intégrations SCIM avec les principales plateformes de fournisseurs d'identité qui permettent aux clients d'importer des informations de profil utilisateur telles que le titre et le service sur Asana. Comme ces informations sont importées à partir de systèmes d'identité, les administrateurs peuvent vouloir contrôler si les utilisateurs peuvent ou non modifier ces informations sur Asana à l'aide des contrôles des champs de profil.
Les super administrateurs peuvent choisir quels champs les utilisateurs peuvent modifier en accédant à la console d'administration > Sécurité > Paramètres liés au SCIM > Paramètres du profil utilisateur
Nous vous recommandons d'empêcher les utilisateurs de modifier ces informations sur Asana uniquement si votre organisation synchronise les champs de profil utilisateur via SCIM sur Asana. Sinon, les utilisateurs n'auront pas la possibilité d'ajouter ces informations à leurs profils.
Les administrateurs peuvent toujours mettre à jour les attributs verrouillés au nom d'autres utilisateurs en apportant des modifications aux profils des utilisateurs à partir de l'onglet Membres dans la console d'administration.
Les super administrateurs peuvent activer ou désactiver les contrôles de modification des champs de profil pour le titre du poste ou le service ou l'équipe.
Lorsque les super administrateurs ont restreint les modifications au titre du poste et aux champs du service ou de l'équipe, les utilisateurs verront ces champs verrouillés pour les modifications lorsqu'ils accèdent aux paramètres de leur profil.
Export de domaine
Les super administrateurs peuvent demander un export de toutes les données d'une organisation au format JSON. Cette option se trouve dans l'onglet Paramètres de votre console d'administration. Veuillez noter que la fonctionnalité d'exportation de domaine n'est disponible que sur le niveau Asana Enterprise+, ainsi que sur le niveau et formule antérieure Legacy Enterprise.
Les super administrateurs peuvent choisir d'exporter uniquement le texte, ou bien d'exporter le texte et les pièces jointes.
Certains types de pièces jointes, y compris les transcriptions vidéo, les photos de couverture pour les formulaires et les photos de profil utilisateur, ne sont actuellement pas inclus dans l'exportation des pièces jointes. Si vous avez besoin de données que vous ne pouvez pas exporter, veuillez nous contacter.
Gestion et intégrations d'application
Disponible sur le niveau Asana Enterprise+, ainsi que sur le niveau et formule antérieure Legacy Enterprise.
Pour en savoir plus, consultez notre page de tarification.
La gestion des applications permet aux super administrateurs de l'application de surveiller et contrôler les applications, les jetons d'accès personnels et les comptes de service actifs dans leur domaine.
Les administrateurs de division et les utilisateurs qui ne sont pas super administrateurs n'auront pas accès à cette fonctionnalité.
Les
super administrateurs peuvent désormais se servir librement de la console d'administration pour :
- Visualiser les applications connectées auxquelles ils permettent d'accéder aux informations du domaine.
- Bloquer certaines applications et empêcher les utilisateurs du domaine de les utiliser.
- Placer un domaine en mode « approbation » : les applications sont alors bloquées jusqu'à ce qu'un super administrateur donne son approbation.
- Gérez les comptes de service
- Autorisez ou non l'utilisation des jetons d'accès personnels dans le domaine.
- Permettre ou interdire le déclenchement de règles par des demandes Web provenant de services externes.
Si vous avez d'autres questions à propos du blocage ou du contrôle des applications, n'hésitez pas à contacter notre équipe de la réussite client ou à consulter l'assistance Asana.
Pour en savoir plus sur les comptes de service, consultez notre article sur les comptes de service.
Visualiser les applications connectées
- Accéder à la console d'administration
- Accédez à la section Applications dans la barre latérale gauche et vous devriez atterrir dans l'onglet Gérer les applications, Applications connectées. La liste de toutes les applications connectées par les utilisateurs du domaine Asana s'affiche, ainsi que la date de la dernière utilisation de l'application dans ce domaine (la mise à jour prend 24 heures).
Cliquez sur l'une de ces options pour accéder à la page d'une application. Vous pourrez y consulter de plus amples informations, notamment :
- Une brief description de l'application, le cas échéant
- Le nom de son développeur et tout lien vers la page d'assistance ou la politique de confidentialité fourni par ce dernier
- Dernières statistiques d'utilisation
- Les permissions accordées à l'application.
Paramètres d'application généraux
Un super administrateur doit décider de la manière dont il souhaite gérer les applications. Il y a 3 principaux modes de contrôle qui peuvent être trouvés dans la page des paramètres globaux de l'application.
Autoriser toutes les applications (par par défaut)
Les administrateurs peuvent gérer une liste d'applications bloquées, sinon toutes les applications peuvent être utilisées par par défaut
Demander l'approbation d'applications
Les administrateurs gèrent une liste d'applications approuvées. Les applications ne peuvent pas être utilisées à moins qu'elles ne figurent sur une liste d'applications approuvées.
Autorisations d'automatisation externe
Les administrateurs peuvent autoriser ou interdire le déclenchement de règles par des demandes Web provenant de services externes.
Si une organisation est en mode « Demander l'approbation de l'application » et qu'un voyageur utilisant une application qui n'est pas approuvée rejoint l'organisation, l'application sera bloquée et le voyageur en sera informé par e-mail.
Bloquer des applications
Ceci est utilisé pour bloquer explicitement les applications.
- Accédez à la page de l'application de votre choix depuis la page des applications connectées
- Cliquez sur le bouton Bloquer.
Cette action empêchera l'ensemble des utilisateurs du domaine (les membres comme les invités) d'installer ces applications et de les utiliser. Les utilisateurs qui se servaient de cette application pourront rencontrer des erreurs et l'application pourra éventuellement cesser de fonctionner. Si des utilisateurs appartiennent à plusieurs domaines, bloquer une application les empêchera d'utiliser cette dernière dans tous ces domaines.
Débloquer des applications
Accédez à la page de l'application de votre choix depuis la page des applications connectées. Cliquez sur le bouton Débloquer. Si votre organisation est en mode « Demander l'approbation de l'application » (voir ci-dessous), vous débloquerez en approuvant l'application à la place.
Une fois l'application débloquée, les utilisateurs peuvent être obligés de la réinstaller ou de se réauthentifier, tout dépend du comportement de l'application.
Approbations des
applications
Si votre organisation demande l'approbation des applications avant utilisation, les utilisateurs ne pourront pas connecter des applications qui ne figurent pas dans la liste des applications approuvées gérée par les super administrateurs. Les utilisateurs verront alors s'afficher un message avec une option leur permettant de demander l'approbation d'un administrateur du domaine.
Si l'utilisateur clique sur Envoyer la demande, un e-mail sera envoyé aux adresses e-mail de votre choix, à savoir celles indiquées sur la page des paramètres généraux de l'application. Par défaut, il s'agit des adresses e-mail de tous les super administrateurs, mais vous pouvez modifier ce paramètre.
L'administrateur recevra un e-mail semblable à celui visible sur l'exemple ci-dessus.
En cliquant sur Gérer l'application sur Asana, le super administrateur accède à la page d'informations de l'application pour pouvoir l'approuver.
L'utilisateur demandeur recevra également un e-mail l'informant que son administrateur a été informé. L'adresse e-mail de l'utilisateur est également incluse dans l'e-mail de demande d'application. Nous vous recommandons de mettre en place un processus pour surveiller les demandes qui arrivent et/ou d'informer les utilisateurs des prochaines étapes en fonction de la façon dont votre entreprise gère cela.
Disponible sur les niveaux Asana Enterprise et Enterprise+, ainsi que sur le niveau et formule antérieure Legacy Enterprise.
Les administrateurs de l'organisation peuvent désormais afficher la liste de toutes les applications demandées. Pour afficher toutes les demandes d'approbation :
- Accédez à la console d ´ administration et cliquez sur Apps dans la barre de gauche.
- Sélectionnez Gérer les applications et sélectionnez l'onglet Demandes d'approbation.
Gestion des jetons d'accès personnel
Les jetons d'accès
Les administrateurs peuvent révoquer les jetons d'accès personnel sur demande en cliquant sur le bouton Révoquer. Une fois que vous avez révoqué un jeton d'accès personnel (PAT), le jeton sera supprimé et ne pourra plus être utilisé. Le développeur qui a créé le jeton recevra un e-mail lui indiquant que sa PAT a été supprimée.
Il est possible d'activer ou de désactiver les jetons d'accès personnel depuis la page Paramètres d ? application généraux.
La désactivation des jetons d'accès personnels entraînera la révocation et le blocage de tous les jetons d'accès personnels existants appartenant aux utilisateurs de leur organisation. Cela peut perturber les utilisateurs. Les super administrateurs doivent donc en informer les utilisateurs de leur organisation avant de le faire.
Définir l'expiration par par défaut des jetons d'accès personnel ou de compte de service
Les super administrateurs des organisations Enterprise peuvent désormais définir une date d'expiration par par défaut pour tous les jetons d'accès personnel ou jetons de compte de service que les utilisateurs créent dans leur organisation.
Les jetons ont une expiration par par défaut de 10 ans, mais les super administrateurs des organisations Enterprise peuvent désormais définir les jetons pour qu'ils expirent dans les 30, 60 ou 90 jours.
Comment modifier la date d'expiration par par défaut ?
Les super administrateurs peuvent mettre à jour ce paramètre comme suit :
- Accédez à la console d ´ administration et sélectionnez l ´ onglet Applications.
- Sous les paramètres globaux de l'application, vous trouverez deux options pour définir les délais d'expiration sous Expiration du jeton.
Remarques supplémentaires :
- Si une nouvelle option est sélectionnée, la nouvelle politique d'expiration sera appliquée à tous les jetons existants.
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- Pour les jetons existants : si une date d'expiration de 30 jours est sélectionnée, les jetons créés dans le passé expireront 30 jours après la définition de la politique.
- Jetons nouvellement créés : tous les jetons nouvellement créés expireront 30 jours après leur création.
- Si un membre avec des jetons existants est ajouté à votre organisation (comme un invité), ces jetons expireront immédiatement.
- Si une date d'expiration est définie, les développeurs recevront un avertissement 7 jours avant l'expiration de leur jeton ainsi qu'un avertissement à l'expiration du jeton.
- Si l'expiration du jeton est définie sur 30 jours, puis prolongée de 60 ou 90 jours, ou ramenée à la valeur par par défaut, le jeton expirera dans la politique initiale de 30 jours. Asana ne repoussera pas les dates des jetons. Le paramètre d'expiration le plus strict s'appliquera. Dans ce cas, les jetons nouvellement créés suivront la date d'expiration de la nouvelle politique.
- Cependant, si une date d'expiration est réduite (de 90 jours à 30 jours par exemple), le jeton expirera en fonction de l'expiration plus stricte de 30 jours.
Ressources
Depuis l'onglet des ressources, vous pouvez :
- Aidez votre équipe à commencer à utiliser Asana à l'aide de tutoriels et de conseils d'intégration
- Trouvez des ressources pour aider votre équipe à maîtriser et découvrez de nouvelles façons d'utiliser Asana
- Découvrir et comprendre les fonctionnalités d'administration
Désactiver les fichiers en pièce jointe
La possibilité de désactiver les pièces jointes est disponible pour les super administrateurs du niveau Asana Enterprise+, ainsi que du niveau et formule antérieure Legacy Enterprise.
Les super administrateurs d'une organisation peuvent choisir de désactiver les fichiers en pièce jointe pour s'assurer que le déploiement d'Asana au sein de leur entreprise répond à l'ensemble des exigences en matière de sécurité et de cohérence, notamment concernant le blocage de tous les fichiers en pièce jointe à accès restreint, conformément aux politiques de sécurité de l'entreprise et aux méthodes préférées d'intégration de fichiers.
Cette fonctionnalité permet d'optimiser le contrôle de votre domaine pour garantir des politiques de mise en ligne des contenus strictes, en accord avec les exigences de votre entreprise.
Les administrateurs informatiques auront également un moyen rapide d'activer ou de désactiver une ou plusieurs ou toutes les sources de téléchargement sur ordinateur, Dropbox, Google Drive, Box et Onedrive / Sharepoint conformément aux politiques de sécurité informatique de leur entreprise et de les appliquer à toutes les surfaces de produits Asana où des pièces jointes peuvent être ajoutées.
Accéder aux options pour les fichiers en pièce jointe
Les super administrateurs peuvent accéder aux paramètres des options pour les fichiers en pièce jointe depuis l'onglet Sécurité de la console d'administration.
Une fois sur l'onglet Sécurité, faites défiler la page vers le bas pour accéder aux paramètres administrateurs, puis cliquez sur Options pour les fichiers en pièce jointe.
Toutes les pièces jointes sont activées par par défaut.
La fenêtre qui s'affiche alors à l'écran vous permet de sélectionner vos préférences en matière de fichiers en pièce jointe.
Décocher l'option « Autoriser l'ajout de pièces jointes aux applications Asana, API et autres fonctionnalités »
Cette action empêchera l'utilisation de tous types de pièces jointes
- Web
- Mobile
- API
- Copier-coller
- Formulaires
- Faire un glisser-déposer
- Transfert d'e-mail
Désactiver les pièces jointes en provenance d'applications tierces
Pour empêcher l'ajout de fichiers depuis des applications tierces, bloquez-les dans l'onglet Applications ou sélectionnez celle de votre choix dans la fenêtre contextuelle. Cette action empêchera l'ajout de pièces jointes en provenance de Dropbox, Google Drive, Box et OneDrive/ SharePoint.
Désactiver les pièces jointes sur mobile
Sur l'application mobile, il n'existe aucune différence entre les pièces jointes en provenance d'applications tierces et celles en provenance de votre appareil. En effet, toute pièce jointe est d'abord téléchargée sur votre appareil.
Décocher l'option Autoriser les pièces jointes aux applications Asana, API et autres fonctionnalités est le seul moyen de désactiver les pièces jointes sur mobile.
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