Questions fréquentes

Vous trouverez ici des réponses aux questions fréquentes concernant la facturation.

Espaces de travail et organisations

Suis-je dans un espace de travail ou une organisation ?

Si c'est un e-mail professionnel, vous êtes dans une organisation. Si c'est votre e-mail personnel, vous êtes dans un espace de travail.

À partir de votre compte Asana, vous pouvez créer ou rejoindre autant d'organisations ou d'espaces de travail que vous le souhaitez.

Organisation ou espace de travail ?

Les organisations sont fondées sur un domaine de messagerie d'entreprise ou professionnel dédié. Toute personne qui s'inscrit sur Asana à l'aide du domaine de messagerie de votre entreprise sera automatiquement ajoutée comme membre de l'organisation de votre entreprise.

Si vous utilisez Asana au travail, dans l'entreprise Acme Co. par exemple, vous devez créer une organisation acmeco.com. Veillez à ajouter votre e-mail professionnel à votre compte Asana.

Utilisez un espace de travail si vous employez Asana pour vos tâches et vos objectifs personnels ou si votre entreprise n'a pas de nom de domaine de messagerie unique. Les espaces de travail fonctionnent comme des équipes individuelles.

Puis-je utiliser les deux ?

Bien sûr !

Il est possible d'utiliser les deux si vous utilisez Asana pour votre entreprise et que souhaitez également l'utiliser à des fins personnelles.

Le tableau ci-dessous présente les différences entre les espaces de travail, les équipes et les organisations.

Espace DE travail Pour les équipes Organisation
Peut être créé avec une adresse e-mail personnelle   Doit être créée avec une adresse e-mail professionnelle
Fait office d'équipe pour une utilisation personnelle ou d'une petite équipe Fait office d'équipe au sein d'une organisation Accueille plusieurs équipes
Ne peut pas créer de nouvelles équipes   Peut créer plusieurs équipes
Tout le monde peut être ajouté comme membre ou membre à accès limité L'adhésion est déterminée par les paramètres d'autorisation de l'équipe L'adhésion à l'organisation est définie par le domaine de messagerie de l'entreprise. Les autres utilisateurs rejoignent votre organisation en tant qu'invités

Comment convertir mon espace de travail en organisation ?

Si ce n'est pas déjà fait, ajoutez votre adresse e-mail professionnelle à votre compte.  

Si votre compte comporte votre adresse e-mail professionnelle, vous pouvez convertir l'un de vos espaces de travail en organisation.  

Si vous ne voyez pas l'option permettant de convertir l'espace de travail en organisation, contactez notre équipe d'assistance pour obtenir de l'aide.

Votre espace de travail constituera la première équipe de votre organisation. Si votre espace de travail bénéficie d'une formule payante, il en sera de même pour votre équipe. Vous pouvez transférer votre abonnement au niveau de l'organisation depuis l'onglet Facturation.

Qui est propriétaire de mon espace de travail ou de mon organisation ?

Les espaces de travail et les organisations sont des espaces partagés qui peuvent être gérés par tous les membres. Dans la version gratuite d'Asana, la propriété d'un espace de travail ou d'une organisation est collective et gérée par tous les membres qui y ont accès.

Qui est propriétaire de l'espace de travail ou de l'organisation sur un compte Premium ?

Dans un espace de travail ou une organisation Premium, les membres gèrent toujours tous les projets et toutes les tâches collectivement, mais la facturation est gérée par le responsable de la facturation et l'adhésion à l'organisation est gérée via la console d'administration.  

Qui peut voir mes espaces de travail ou mes organisations ?

Seuls les membres d'un espace de travail ou d'une organisation peuvent le voir dans la barre latérale.

Si vous êtes membre d'un espace de travail appelé « Voyage » que vous avez créé pour vous-même et que vous êtes également membre de l'organisation de votre entreprise, acmeco.com, aucun membre d'acmeco.com ne verra que vous êtes membre de Voyage, à moins qu'ils ne fassent eux aussi partie de Voyage.

De même, vous ne pouvez pas voir les autres espaces de travail et organisations dont d'autres personnes sont membres.

Comment modifier le nom d'une organisation ?

Seuls les super administrateurs et les administrateurs des organisations Premium ont la possibilité de modifier le nom de l'organisation.

Si vous faites partie d'une organisation gratuite, le nom de votre organisation sera le même que le domaine de votre adresse e-mail professionnelle. Par exemple, si votre entreprise s'appelle « Acme Co » et que votre adresse e-mail professionnelle est « acme.co », l'organisation Asana de votre entreprise s'appellera « acme.co ».

Comment désactiver une organisation ?

Les organisations sont partagées. Les utilisateurs peuvent créer des tâches et des projets privés au sein d'organisations que vous ne connaissez peut-être pas. Par conséquent, il n'y a pas de bouton « supprimer tout ».

En revanche, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

Les organisations sont la forme que prennent les entreprises sur Asana. Si vous suivez toutes les étapes précédentes et que vous laissez l'organisation vide, toute nouvelle personne qui s'inscrit sur Asana avec l'adresse e-mail de son entreprise sera automatiquement associée à l'organisation que vous avez quittée.

Si vous préférez que nous créions une organisation pour le domaine de messagerie de l'entreprise lorsque quelqu'un s'inscrit, contactez-nous et nous supprimerons l'adresse e-mail de l'entreprise de nos systèmes et libérerons le domaine.

Il n'est pas recommandé de supprimer une organisation en faveur d'un espace de travail - à terme, nous proposerons uniquement des organisations. De plus, la suppression d'une organisation pour « recommencer à zéro » est inutile car vous pouvez seulement supprimer les projets et les tâches de l'organisation.

Comptes

Comment recommencer à zéro avec un compte personnel plutôt qu'un compte d'entreprise ?

Lorsque vous vous inscrivez sur Asana, vous créez un compte individuel qui est associé à votre nom, à vos adresses e-mail et à votre photo (si vous en importez une). Il n'existe aucune option de configuration permettant de choisir entre un compte professionnel ou un compte personnel : il n'y a pas de distinction entre les deux.

Si vous envisagez d'utiliser Asana pour votre travail, commencez avec une organisation. Si vous comptez l'utiliser à titre personnel, optez pour un espace de travail.

Comment passer d'une organisation à un espace de travail ?

Vous avez commencé avec une organisation et vous souhaitez désormais créer un espace de travail ? Ne désactivez pas votre comptequittez simplement l'organisation et créez un espace de travail.

Désactiver votre compte ne désactivera pas l'organisation, mais vous n'aurez plus accès à son contenu.

Vous ne pouvez pas quitter une organisation sans ajouter à votre compte une adresse e-mail qui n'est pas associée à l'organisation.

Depuis votre compte Asana, vous pouvez créer, rejoindre ou quitter plusieurs organisation et espaces de travail. Vous pouvez naviguer entre eux depuis vos paramètres d'espace de travail et d'organisation en cliquant sur votre image de profil dans la barre supérieure.

Mon entreprise change de domaine de messagerie. Quelles sont les tâches à effectuer sur Asana ?

La première étape consiste à ajouter votre nouvelle adresse e-mail à votre compte Asana.

Comment mettre à jour le domaine de mon organisation ?

Si vous avez changé d'adresse e-mail, rendez-vous dans la console d'administration, onglet Paramètres, puis cliquez sur Domaines de messagerie associés. À partir de là, vous pourrez remplir le formulaire et notre équipe du service client effectuera les modifications nécessaires. Veillez à bien vérifier la nouvelle adresse e-mail saisie avant d'envoyer le formulaire. Vous trouverez des informations plus détaillées sur l'ajout, la suppression et la modification de domaines de messagerie ici.

Update domain

Vous pouvez facilement convertir votre espace de travail en organisation.

Les organisations bénéficiant d'une gratuité peuvent-elles modifier leur domaine de messagerie ?

Les organisations gratuites peuvent également demander la mise à jour de leur domaine de messagerie depuis la console d'administration.

La modification du domaine est disponible pour tous les types de formule.

Pourquoi mon adresse e-mail a-t-elle été supprimée de mon compte Asana ?

Dans les organisations gratuites, tous les membres ont la possibilité de supprimer les privilèges d'accès des autres membres de l'organisation.

Dans les organisations Premium, les super administrateurs peuvent supprimer les privilèges d'accès des membres de l'organisation.

Si vous avez besoin de récupérer l'accès à l'organisation, veuillez contacter un membre de l'organisation ou son super administrateur.

Comment réactiver un compte utilisateur désactivé ?

Restaurez un membre désactivé en trouvant son nom dans l'onglet de votre membre dans la console d'administration. Cliquez sur les trois points et sélectionnez Restaurer.

N'hésitez pas à contacter notre équipe du service client pour toute question.

J'ai déjà un compte, pourquoi suis-je bloqué sur l'écran de création de compte ?

Lorsque quelqu'un vous invite à rejoindre son équipe en utilisant une autre adresse e-mail que celle déjà ajoutée à votre compte Asana, vous verrez s'afficher un nouvel écran et serez peut-être invité à créer de nouvelles équipes. Connectez-vous à votre compte à l'aide d'un autre navigateur ou d'une fenêtre de navigation privée pour ajouter la nouvelle adresse e-mail. Vous pourrez ainsi intégrer l'équipe que vous avez été invité à rejoindre grâce à votre propre compte.

Vous pouvez également cliquer sur Continuer sous le menu de création d'équipes pour accéder à votre nouveau compte. Vous pourrez ensuite fusionner ce compte avec votre compte existant. Vos comptes fusionnés, vous pourrez vous connecter à l'un de vos deux comptes avec l'adresse e-mail de votre choix et accéder à toutes les organisations et espaces de travail dont vous faites partie.

Si vous utilisez habituellement l'authentification unique de Google pour vous connecter ou que vous rencontrez des problèmes, contactez notre équipe d'assistance, qui vous indiquera la marche à suivre.

Comment désactiver mon compte ?

Vous pouvez désactiver votre compte depuis l'onglet Compte dans Mes paramètres.

Une fois que vous avez désactivé votre compte, vous ne pouvez plus accéder aux données qu'il contient. Si vous souhaitez réutiliser Asana à l'avenir, vous devrez créer un nouveau compte.

En désactivant votre compte, vous désactiverez uniquement votre compte personnel. Cela ne désactive pas les espaces de travail et les organisations dont vous faites partie. Si vous souhaitez également désactiver les espaces de travail et les organisations dont vous êtes membre, vous devez supprimer tous les projets, tâches et membres avant de pouvoir quitter l'espace à votre tour. Si vous rencontrez des problèmes, veuillez contacter notre équipe du service client.

Tâches et sous-tâches

Comment désactiver les tâches « Mettez à jour la progression de votre projet » ?

Si vous êtes le propriétaire du projet, le système vous attribue une tâche pour mettre à jour le statut de votre projet. Dans la description de cette tâche se trouve un lien vers les projets correspondants dont vous êtes propriétaire.

Updated project reminder

Ouvrez le projet, accédez à la page Mise à jour du statut et activez ou désactivez l'option Me rappeler de mettre à jour tous les vendredis.

Qu'advient-il des tâches d'une personne qui quitte l'entreprise ?

Organisations et espaces de travail gratuits

Les tâches et les projets privés de l'ancien employé ne seront plus visibles. Les tâches qui étaient publiques ou associées à un projet partagé restent accessibles, mais peuvent perdre leur responsable.

Organisations payantes

Un projet privé est créé à destination de l'administrateur, lequel contient les tâches publiques et privées précédemment attribuées à l'ancien employé.

Peut-on encore voir leurs commentaires ?

Les commentaires de l'ancien employé sur les tâches sont toujours visibles, mais sa photo de profil n'apparaît plus et il n'est pas possible de cliquer sur son nom.

Les employés dont les privilèges d'accès ont été supprimés ne peuvent plus voir l'espace de travail ou l'organisation de votre entreprise dans la barre supérieure de leur compte Asana et n'ont plus accès aux projets et aux tâches qu'ils contiennent.

Pourquoi mes sous-tâches ne figurent-elles pas dans le calendrier ?

Les sous-tâches n'héritent ni des projets, ni des étiquettes, ni du responsable de la tâche parente.

Les sous-tâches sont indépendantes de leur tâche parente.

Les sous-tâches doivent comporter une échéance et être ajoutées manuellement au projet pour figurer sur le calendrier de votre projet.

Invités

Comment travailler avec des clients dans mon organisation ?

Vous pouvez inviter des clients à rejoindre votre organisation en tant qu'invités.  

L'adhésion à une organisation est déterminée par le domaine de messagerie de votre entreprise (martin @ votresociété .com fait partie de l'organisation votresociété .com). Les personnes qui n'ont pas d'adresse e-mail associée au domaine de votre entreprise peuvent être invitées dans votre organisation en tant qu'invités de l'organisation.    

Que peuvent véritablement voir les invités d'une organisation ?

Les autorisations sont limitées.  

Les invités ont un accès limité à l'espace de travail ou à l'organisation où ils sont invités et ne peuvent voir que ce qui est explicitement partagé avec eux.

Pourquoi est-ce que j'apparais comme utilisateur privé ?

Si deux personnes se voient mutuellement en tant qu '« utilisateurs privés », elles sont toutes deux invitées.

Les invités ont un accès limité à l'espace de travail ou à l'organisation où ils sont invités et ne peuvent voir que ce qui est explicitement partagé avec eux.

Les invités peuvent-ils voir leurs noms respectifs ?

Pour que deux invités voient leurs noms respectifs, ils doivent être membres d'au moins un projet commun. Pour ce faire, il suffit d'ajouter les deux invités concernés en tant que membres d'un même projet.

J'ai retiré une personne, mais elle apparaît toujours dans la saisie semi-automatique lorsque j'attribue une tâche. Pourquoi ?

Les organisations peuvent comporter plusieurs équipes. Quand vous avez retiré cette personne, vous l'avez retirée d'une équipe au sein de votre organisation gratuite, mais vous n'avez pas choisi de la retirer de l'organisation.

Elle n'apparaît donc pas dans les équipes, mais est toujours présente dans l'organisation et s'affiche également dans la saisie semi-automatique lorsque vous attribuez des tâches. Pour la retirer, vous devez l'inviter de nouveau dans l'équipe afin de supprimer expressément ses privilèges d'accès, comme indiqué dans cet article du Centre d'aide.  

Les personnes qui ont été retirées d'un espace de travail ou d'une organisation reçoivent une notification par e-mail.

Que dois-je faire lorsque je quitte mon entreprise ?

  1. Ajoutez à votre compte une adresse e-mail sans affiliation à l'entreprise pour ne pas perdre l'accès à Asana.

  2. Réattribuez vos tâches aux personnes qui prendront la suite de votre travail. Utilisez la sélection multiple pour réattribuer plusieurs de vos tâches en même temps.

  3. Si vous êtes responsable de la facturation d'une organisation, d'une équipe ou d'un espace de travail Premium, réaffectez cette responsabilité.

  4. Si vous êtes administrateur d'une organisation Premium, vérifiez qu'elle a d'autres administrateurs.

  5. Envisagez de supprimer vos tâches privées ou de les rendre publiques.

  6. Quittez l'organisation ou l'espace de travail de votre entreprise. Pour le premier, il est probable qu'un super administrateur vous supprimera vos privilèges.

Suppressions accidentelles

Je ne trouve pas un projet, que faire ?

Si vous connaissez l'identifiant du projet, pas d'inquiétude.

Si ce n'est pas le cas, envisagez de contacter la personne qui a supprimé le projet, car elle devrait avoir reçu un e-mail contenant l'identifiant du projet et des instructions de récupération automatique. Veuillez lui demander de nous contacter et de fournir l'identifiant du projet.

Si vous l'avez supprimé, veuillez nous communiquer les informations suivantes :

  • Le nom de l'espace de travail ou de l'organisation où se trouvait le projet
  • L'URL de l'une des tâches du projet (que vous trouverez probablement dans un ancien e-mail de notification de la tâche).

Comment récupérer une tâche ou une sous-tâche ?

  • Essayez de trouver la tâche dans la recherche : elle est peut-être encore active ou elle a peut-être été déplacée vers vos éléments supprimés.

  • Si elle a vraiment été supprimée, vérifiez les tâches supprimées ou demandez à la personne qui l'a accidentellement supprimée de vérifier.

Contactez-nous si vous ne parvenez pas à restaurer la tâche ou le projet.

Suppression de projets/de tâches/d'étiquettes

Vous avez reçu une notification ou une invitation pour un élément qui a ensuite été supprimé.

Les accès et les autorisations

Que signifie l'erreur « Vous ne semblez pas avoir accès à ceci » ?

Si vous rencontrez l'erreur Vous ne rencontrez pas l'erreur d'accès, il peut s'agir d'un ou de plusieurs des cas suivants :

Votre adresse e-mail est incorrect.

Il est possible que vous ayez plusieurs comptes. L'un de vos collègues vous a peut-être invité à l'aide d'une adresse e-mail autre que celle avec laquelle vous vous êtes inscrit.

Pour résoudre :

  • Déconnexion
  • Reconnectez-vous à l'aide de l'adresse e-mail sur laquelle vous avez reçu l'invitation ou la notification.

Modifications des autorisations

Vous avez reçu une notification pour une tâche ou une invitation qui a ensuite été marquée comme privée.

Pour résoudre :

  • Vous devrez demander à quelqu'un qui y a accès de vous rajouter, le cas échéant.

Favoris expirés

Vous avez ajouté une URL de tâche ou d'un projet précis en favori et cet élément n'existe plus.

Si vous souhaitez ajouter un favori dans votre navigateur pour accéder plus facilement à Asana chaque jour, utilisez http://app.asana.com plutôt que l'URL d'une tâche ou d'un projet précis.

Invitations annulées

Quelqu'un vous a invité à rejoindre un projet par erreur, puis a annulé l'invitation.

Pour résoudre :

  • Demandez à la personne qui vous a invité si elle souhaite renvoyer l'invitation, ou ignorez-la.

Accéder aux objectifs

Si vous recevez un lien vers un objectif, vous pourrez accéder à cet objectif uniquement si vous êtes un invité au sein d'une organisation. Les invités ne sont pas en mesure de visualiser les objectifs et ne peuvent être ajoutés en tant que propriétaire ou collaborateur.

Suppression des privilèges d'accès des utilisateurs

Lorsqu'un utilisateur est désactivé par l'intermédiaire d'un fournisseur d'identité comme Okta, qu'advient-il de ses tâches ?

Un projet est généré automatiquement pour les tâches attribuées à l'utilisateur désactivé. Les super administrateurs deviennent membres de ce projet généré automatiquement et ont accès aux tâches de l'utilisateur désactivé.

Qui devient le propriétaire du projet ?

L'un des super administrateurs de l'organisation deviendra le propriétaire du projet. Le propriétaire du projet sera informé de la création du projet via une tâche sur Asana.

Un nouveau paramètre dans la console d'administration permet au super administrateur d'une organisation de définir quel super administrateur devient propriétaire du projet portant les tâches précédemment attribuées à un utilisateur déprovisionné après qu'elles ont été déprovisionnées via SCIM ou l'API.

Qui est notifié de la création de ce projet ?

Le super administrateur qui a été choisi comme propriétaire du projet se verra attribuer une tâche pour examiner le projet une fois qu'il sera généré.

Qu'advient-il des projets, des portefeuilles et des tableaux de bord appartenant à des utilisateurs désactivés lorsqu'aucun autre membre n'est présent ?

La désactivation ne transfère pas actuellement la propriété des données pour les projets, les portefeuilles ou les tableaux de bord.

Interface d'Asana

Où trouver des projets archivés ?

Dans votre barre latérale, cliquez sur votre équipe pour afficher la page d'aperçu. Dans la section Projets, cliquez sur Filtrer pour afficher tous les projets archivés au sein de votre équipe.

Où puis-je trouver des objectifs, des portefeuilles et/ou des rapports ?

  • Vous les retrouverez dans la barre latérale de la section Aperçus. Vous devrez peut-être faire défiler vers le bas pour voir cette section.
  • Si vous souhaitez accéder plus facilement à ces fonctionnalités, faites glisser et déposez la section en haut de votre barre latérale.
  • Vous pouvez également mettre en vedette des objectifs individuels, des portefeuilles et des rapports pour les épingler dans la section Mise en vedette.

Où trouver mes tâches supprimées ?

Cliquez sur votre avatar dans le coin supérieur droit de l'application, ce qui ouvrira un menu déroulant. Développez l'option de menu Plus et recherchez Afficher mes tâches et messages supprimés.

La section Projets dans ma barre latérale ne cesse de changer - comment puis-je arrêter cela ?

  • Vos projets peuvent être définis sur des projets récents. Vous pouvez modifier ce paramètre pour les meilleurs projets.
  • Vous pouvez également mettre en vedette des projets pour organiser une liste de travaux. Ces projets apparaîtront dans la section Mise en vedette.

Comment ajouter des projets à la section Projets de ma barre latérale ou en supprimer ?

  • Vous ne pouvez pas ajouter ou supprimer manuellement des projets dans cette section, car elle affiche vos projets principaux ou récents.
  • Pour ajouter manuellement des projets à votre barre latérale, vous pouvez les ajouter à votre section étoilée.

Où trouver mes recherches enregistrées ?

  • Les recherches enregistrées par défaut ont été retirées de la barre latérale. Cependant, en cliquant sur la barre de recherche, vous verrez trois recherches enregistrées : Tâches que j'ai créées, Tâches que j'ai attribuées à d'autres utilisateurs et Tâches récemment terminées.
  • Vous pouvez également voir les recherches enregistrées dans la section étoilée si vous avez des recherches que vous avez déjà favorisées.
  • Vous pouvez également en créer plus en recherchant ce que vous voulez, puis en mettant en vedette la page de recherche.

Que signifie le symbole de verrouillage (pad) ?

Le symbole de verrouillage indique un projet ou un portefeuille privé.

Autres FAQ

Comment les autres entreprises utilisent-elles Asana ?

Vous trouverez des suggestions sur la manière dont les équipes peuvent utiliser Asana pour adapter leurs processus dans nos exemples d'articles et sur le forum de la communauté Asana.

Est-ce qu'Asana est disponible dans d'autres langues que l'anglais ?

Asana est actuellement disponible en allemand, anglais, chinois traditionnel, coréen, espagnol, français, italien, japonais, néerlandais, polonais, portugais, russe et suédois. Vous pouvez changer de langue dans l'onglet Affichage de Mes paramètres.

Comment modifier la vue calendrier pour que le lundi soit le premier jour de la semaine ?

Pour modifier la vue Calendrier de façon à définir le lundi comme premier jour de la semaine, accédez au menu Mes paramètres, sélectionnez l'onglet Affichage puis choisissez Lundi dans le menu déroulant Premier jour de la semaine.

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Où ajouter des liens sur Asana ?

Vous pouvez ajouter un lien à une description de tâche dans le bouton Insérer un lien et dans un commentaire de tâche dans le bouton de texte enrichi.

Comment modifier mon fuseau horaire sur Asana ?

L'horloge d'Asana suit le fuseau horaire réglé sur votre ordinateur. Ainsi, si vous partez en vacances ou voyagez à l'étranger et que le fuseau horaire de votre ordinateur change, ce changement se reflètera également sur Asana.

Comment modifier le réglage de l'heure des e-mails de rappel ?

Il est actuellement impossible de modifier le réglage de l'heure pour les e-mails. À ce jour, ils sont basés sur le fuseau horaire du Pacifique (Heure du Pacifique, PST). Ce fuseau a 8 heures de retard par rapport au Temps universel coordonné (UTC).

Quelle est la politique RGPD d'Asana ?

En vertu du règlement général sur la protection des données (RGPD), les organisations qui recueillent, conservent, utilisent ou traitent des données personnelles appartenant à des résidents européens (quelle que soit la localisation de l'organisation) doivent mettre en œuvre un certain nombre de mesures pour garantir la confidentialité et la sécurité de ces données. Asana a mis en place un programme détaillé de conformité RGPD. En savoir plus sur les mesures clés prises par Asana pour faire correspondre ses pratiques aux exigences du RGPD.

 

Trouvez les réponses à encore plus de questions sur le forum de la communauté Asana.

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