Maintenant que vous avez créé quelques tâches et projets, vous pouvez commencer à collaborer avec votre équipe et tirer le meilleur parti d'Asana. Si vous êtes la première personne de votre organisation à utiliser Asana, invitez quelques collègues de confiance pour l'essayer avec vous.
Commencer doucement
Ajouter un autre outil à la longue liste d'outils utilisés par votre équipe nécessite habituellement que tout le monde s'investisse et fasse des retours. Avant d'intégrer toute votre équipe, nous vous recommandons cependant de commencer avec seulement quelques collègues. De cette façon, vous pourrez préparer vos arguments et proposer Asana à toute votre équipe une fois que vous aurez commencé à obtenir des résultats que vous pouvez présenter. Quand vous êtes prêt pour toute l'équipe, nous avons ce qu'il vous faut.
Un bon groupe de test est composé de vos collègues de confiance ou de ceux avec lesquels vous travaillez fréquemment, ce qui représente un petit sous-ensemble de votre équipe. Interrogez vos collègues et réunissez un groupe de cinq personnes maximum pour essayer Asana avec vous. Vous pouvez utiliser notre modèle d'e-mail pour inviter vos collègues et définir les attentes.
Utilisez notre modèle d'e-mail pour inviter vos collègues sur Asana. Voir Modèle d'e-mail
Si vous avez déjà créé un projet test afin qu'ils puissent s'exercer, vous pouvez lui attribuer un accès à commentaires seuls, pour que personne ne se soucie d'éventuelles modifications accidentelles. Lorsqu'ils seront tout à fait à l'aise avec Asana, vous pourrez ensuite leur accorder un droit de modification.
Montrer la valeur ajoutée d'Asana
Même si vos collègues sont enthousiastes à l'idée d'essayer Asana avec vous, ils vous demanderont sans doute tout de même plus d'informations. Voici quelques avantages que vous pouvez mettre en avant pour les convaincre :
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Toujours savoir qui fait quoi et pour quand : Asana vous indique clairement les tâches à effectuer et leurs échéances. Vous passez donc moins de temps sur le suivi et les réunions, et en avez davantage pour travailler sur ce qui compte vraiment.
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Gagner du temps et changer les discussions en actions réalisables- Vous pouvez discuter du travail directement sur une tâche ou dans un projet, ce qui évitez les chaînes complexes d'e-mails. La discussion est toujours centrée sur des éléments de travail concrets et réalisables, pour avancer sur vos tâches et non vous contenter d'en parler.
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Voir le travail en contexte : sur Asana, vous pouvez connecter tous les éléments de votre travail pour en voir la place au sein des projets et des objectifs globaux de l'équipe. Recevez des mises à jour au sujet des projets et tâches que vous suivez et suivez la progression de votre équipe grâce aux mises à jour de statut et aux portefeuilles.
Inviter des collègues sur Asana
Une fois que plusieurs collègues souhaitent essayer Asana avec vous, il existe plusieurs façons de les inviter :
Invitation dans une équipe à l'aide du bouton d'ajout rapide :
Depuis le bouton d'ajout rapide, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Inviter. Une fenêtre contextuelle s'affiche alors, vous permettant d'inviter des utilisateurs à rejoindre l'organisation à l'aide d'un lien.
Vous pouvez également créer une tâche et saisir l'e-mail d'un collègue pour l'ajouter comme responsable et l'inviter ou l'inviter à rejoindre une équipe. Apprenez-en davantage sur les invitations au sein de votre organisation.
Après avoir choisi l'une de ces options et saisi les e-mails de vos collègues, une invitation Asana leur sera envoyée par e-mail en votre nom. Assurez-vous d'utiliser des adresses e-mail professionnelles pour que tout le monde se retrouve dans votre organisation. Faites savoir à vos collègues qu'ils doivent s'attendre à recevoir l'e-mail. Utilisez notre modèle d'e-mail pour le rendre encore plus facile.
Une fois que vos collègues vous ont rejoint
Une fois que vos collègues se sont inscrits sur Asana, vous êtes prêt à suivre le travail ensemble. Voici quelques conseils pour un démarrage en douceur :
- Dites-leur de lire le démarrage rapide ou les leçons Asana pour qu'ils comprennent les bases et se mettent à la page. Le guide Asana (que vous lisez actuellement) est une ressource importante pour continuer l'apprentissage.
- Établissez quelques conventions pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
- Invitez vos collègues dans des projets existants et réfléchissez ensemble aux projets potentiels que votre équipe pourrait créer sur Asana. En créant un projet ensemble, tout le monde s'investit.
- Ajoutez-les en tant que collaborateurs à des tâches pertinentes et encouragez-les à vous attribuer des tâches et des commentaires, à aimer, à ajouter des pièces jointes ou même à terminer une tâche, au lieu d'envoyer des e-mails ou des messages instantanés.
- Organisez une réunion (ou créez un projet) quelques semaines après avoir commencé à utiliser Asana pour éclaircir les questions, réfléchir à la façon dont les choses se déroulent et noter les avantages que vous pouvez transmettre à votre équipe.
Comparez les anciens processus de votre équipe à vos processus sur Asana en utilisant notre fiche de comparaison.
Passer du temps avec votre « équipe de test » pour débuter sur Asana est rapidement payant, car cela vous permet de suivre votre travail et de communiquer plus efficacement, et d'accomplir de grandes choses ensemble.
Ce n'est un secret pour personne : Asana propose des essais gratuits de 30 jours. Commencez le vôtre dès aujourd'hui.