Maintenant que vous avez présenté Asana à votre équipe, vous devez vous assurer que tout le monde est d'accord avec quelques conventions clés. Décider à l'avance de la manière dont utiliser Asana permettra à votre équipe de réussir sur le long terme et vous aidera à tirer le meilleur parti des fonctionnalités d'Asana Premium par la suite. S'entendre sur quelques conventions aidera aussi chaque membre de votre équipe à se sentir à l'aise avec Asana.
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Nous vous recommandons de discuter des conventions d'équipe peu après avoir présenté Asana à votre équipe. De cette façon, tout le monde a le temps de se familiariser avec Asana, mais ils n'ont pas encore nécessairement établi leurs habitudes d'utilisation. Voyez ce qui fonctionne pour eux et comment ils aiment l'utiliser. Organisez une réunion de conventions et créez un projet de conventions Asana avant votre réunion :
Chaque équipe aura des préférences uniques, mais voici quelques conseils pour vous aider à établir les conventions de votre équipe.
Conventions relatives aux tâches
Créer des tâches
Nous vous recommandons d'encourager tout le monde à créer des tâches et à les attribuer à toute personne de l'équipe (même les subordonnés directs doivent pouvoir attribuer des tâches aux responsables). Asana est plus utile lorsque tout le monde peut apporter ses idées et passer ensuite à l'action.
Nommer les tâches
Nous conseillons de donner un nom clair aux tâches et aux actions qui en découlent. Par exemple, au lieu de nommer une tâche « Article de blog », il vaut mieux en nommer une « Écrire l'article [titre] » et une autre « Publier l'article [titre] », pour qu'il n'y ait pas d'interrogation sur ce qui doit être fait.
Vous pouvez établir des conventions de dénomination pour un projet spécifique si les tâches sont effectuées dans le cadre d'un processus particulier.
Écrire une tâche correctement
Votre équipe doit définir les détails nécessaires à la réalisation « correcte » d'une tâche. Chaque tâche dispose d'un espace pour l'ajout d'une description, de l'échéance, du responsable, des collaborateurs, des sous-tâches et des commentaires. Nous recommandons d'inclure le contexte et les détails importants pour permettre au responsable d'une tâche de l'effectuer :
- Ajoutez des liens vers des travaux pertinents dans la description de la tâche en @mentionnant des tâches, des projets ou des messages connexes.
- Joignez des fichiers lorsque vous faites référence à un document.
- Communiquez à vos collègues des échéances réalistes dès que vous les connaissez ou en essayant de les estimer au mieux.
- Ajoutez des dates de début et d'échéance afin que chacun sache clairement quand il doit commencer à travailler pour finir dans les temps.
- Ajoutez des collègues en tant que collaborateurs afin qu'ils puissent rester informés de la progression des tâches.
- Indiquez qu'une tâche dépend d'une autre tâche afin que vos collègues ne commencent à travailler que lorsque la précédente est terminée.
- Utilisez du texte enrichi dans les descriptions des tâches pour rendre votre message plus clair à l'aide de listes numérotées et à puces.
Mettre à jour des tâches qui vous ont été attribuées
Lorsque quelqu'un vous attribue une tâche, cela signifie que vous êtes chargé de l'avancement de ce travail. Voici quelques suggestions pour tenir vos collègues informés de votre progression :
- Commencez par aimer la tâche afin de confirmer au demandeur que vous l'avez bien vue.
- Si vous avez des questions ou des mises à jour à effectuer, commentez directement la tâche.
- Si vous modifiez l'échéance, ajoutez un commentaire pour expliquer pourquoi et réajuster les exigences.
- Épinglez la conclusion ou le commentaire le plus pertinent en haut de la discussion.
- Si vous n'êtes pas en mesure d'effectuer une tâche en priorité, vous pouvez la réattribuer à son créateur ou utiliser les @mentions pour demander à vos collègues s'ils peuvent s'en charger.
- Si la tâche dispose de champs personnalisés, complétez-les correctement et continuez à les mettre à jour au fur et à mesure que la tâche progresse.
- Votre équipe utilise Slack ? Si oui, vous pouvez facilement agir sur les tâches directement depuis Slack pour continuer à travailler sans changer d'outil.
Utiliser des sous-tâches
Lorsque vous attribuez une sous-tâche, assurez-vous que la personne qui doit l'effectuer dispose d'assez de contexte grâce à la tâche parente ou à la description de la sous-tâche. Évitez de noyer les tâches parmi d'autres. Vous pouvez toujours faire glisser les sous-tâches dans le volet principal de votre projet pour les convertir en tâches.
Attribuer un nom aux modèles de tâches
Vous pouvez dupliquer un modèle de projet ou de tâche pour créer des processus réutilisables, récurrents et prévisibles. Lorsque vous créez des modèles, nommez clairement la tâche ou le projet pour que vos collègues sachent qu'il s'agit d'un modèle, et qu'ils le trouvent facilement grâce à une recherche (par exemple, « Modèle » ou « À dupliquer »). Dans la description de la tâche ou du projet, donnez des instructions claires sur le contexte et la manière d'utiliser cette tâche ou ce projet.
Conventions relatives aux projets
Créer des projets
Comme pour les tâches, n'importe qui peut créer un projet. Vous pouvez désigner une personne de l'équipe pour faire ceci afin de tout organiser de la même manière.
Créer un projet de qualité
- Déterminez quels types de processus utiliseront des listes et lesquels utiliseront des tableaux.
- Pour chaque processus, initiative ou réunion, écrivez un nom de projet descriptif et gardez les mêmes conventions de dénomination.
- Remplissez la description du projet avec les objectifs et les priorités afin de rappeler à vos collègues le but de chaque projet.
- Configurez la vue d'ensemble du projet afin que vos collègues puissent toujours trouver le brief de projet et voir les rôles du projet. Au fur et à mesure que vous avancez, assurez-vous de consulter l'onglet Vue d'ensemble pour connaître les mises à jour de statut.
- Ajoutez des sections pour faciliter l'organisation de votre projet et créer une délimitation claire entre les différentes phases et catégories.
- Définissez des champs personnalisés afin de suivre toutes les informations nécessaires sur chaque tâche créée dans le projet.
- Créez un modèle personnalisé ou utilisez un modèle créé par Asana pour standardiser vos processus et lancer rapidement tous vos projets. Ainsi, vous n'avez pas à repartir de zéro à chaque projet et êtes sûr de ne manquer aucune étape.
Gérer un projet
Lorsque vous créez un projet, vous devenez le propriétaire du projet par défaut. Vous pouvez modifier le propriétaire du projet dans la vue Progression. Le propriétaire du projet ou le collègue responsable doit veiller à l'organisation du projet et publier des mises à jour de statut hebdomadaires.
- Lorsque de nouvelles tâches sont créées ou que le travail progresse, assurez-vous que les tâches ont un responsable et une échéance, déplacez-les dans les sections ou les colonnes appropriées et mettez à jour leurs champs personnalisés si nécessaire.
- Ajoutez des règles de projet pour passer moins de temps à gérer votre projet et à aider vos collègues à avancer dans la bonne direction. Les règles automatisent le travail manuel, par exemple les mises à jour de champs Asana ou encore l'attribution de tâches.
- Si des tâches prennent du retard ou n'ont pas d'échéance attribuée, contactez le responsable pour que le travail reprenne.
- Définissez des jalons dans votre projet afin d'être sûr d'atteindre vos principaux objectifs et de pouvoir garder un œil sur les indicateurs clés de progression, de manière simple et visuelle.
- Utilisez le calendrier pour élaborer le plan de votre projet et le modifier à mesure que vous progressez vers votre objectif. Vous pouvez visualiser facilement les dépendances des tâches et modifier le calendrier de votre projet avec une vue de type diagramme de Gantt.
- Si vous gérez plusieurs projets, ajoutez-les à un portefeuille pour les organiser par initiative et les gérer. Les portefeuilles facilitent le suivi du statut de tous vos projets.
Envoyer des mises à jour de statut
Le propriétaire du projet ou un collègue dédié doit envoyer régulièrement des mises à jour de statut du projet depuis la vue Progression du projet.
- Les mises à jour de statut fournissent plus de clarté à votre équipe et aux équipes polyvalentes sur la progression du projet.
- Définissez une couleur pour vos mises à jour de statut (vert, jaune ou rouge) pour indiquer comment le projet avance.
- Les collègues peuvent répondre aux mises à jour de statut lorsqu'ils ont une question ou des commentaires, ou lorsqu'ils souhaitent créer une tâche de suivi.
- Le propriétaire du projet recevra des rappels de tâches pour la mise à jour hebdomadaire du statut du projet.
Ajoutez des projets à un portefeuille pour voir en un seul endroit toutes les mises à jour de statut, les échéances et la progression (ou pour demander des mises à jour aux propriétaires des projets).
Conventions relatives aux e-mails
Utiliser les messages d'équipe
Nous vous recommandons d'utiliser les messages pour toutes vos communications d'équipe en interne, plutôt que les e-mails. Veuillez rappeler à vos équipes d'utiliser Asana plutôt que les e-mails lorsque nécessaire.
Utiliser les notifications par e-mail
Asana envoie des notifications par e-mail en cas de nouvelle activité, afin que les collègues qui n'utilisent pas systématiquement Asana soient tenus informés. Les personnes qui utilisent Asana préfèrent toujours utiliser la boîte de réception plutôt que les e-mails pour se tenir informées des mises à jour.
Nous vous conseillons de maintenir les notifications par e-mail activées jusqu'à ce que l'utilisation d'Asana devienne systématique au sein de votre équipe. Vous pouvez les activer ou les désactiver dans Mes paramètres.
Réduire le volume d'e-mails de votre équipe
Pour favoriser la réussite des équipes, nous vous recommandons de ne pas envoyer de requêtes ou besoins relatifs à un projet via e-mail, mais plutôt d'utiliser Asana. Les e-mails fonctionnent très bien pour communiquer avec les personnes extérieures à l'organisation ou faire une présentation, mais ce n'est pas un outil conçu pour planifier, gérer et prioriser le travail. Pour tout cela, il y a Asana.
Avec l'extension Asana pour Gmail et l'application Asana pour Outlook, vous pouvez rapidement transformer des e-mails en actions concrètes directement depuis votre boîte de réception. Utiliser ces intégrations pour services d'e-mails peut aider votre équipe à transférer son travail vers Asana, sans que vous ayez besoin de les former sur un nouvel outil ou de changer leur façon de travailler.
Faire appliquer vos conventions
Définir des conventions avec votre équipe permettra de veiller à l'organisation d'Asana, d'assurer plus de clarté et à terme d'aider tout le monde à apporter sa contribution de la manière la plus efficace possible. Demandez à quelques collègues d'aider à renforcer les conventions afin de rassurer les autres membres de l'équipe, qui n'auront pas peur de « casser » quoi que ce soit et pourront recevoir des conseils utiles pour se lancer.
Créez un projet « sécurisé » sur Asana où les personnes peuvent tester les fonctionnalités et leurs interactions sans avoir peur de modifier un véritable travail.
Lorsque vous avez établi des conventions avec votre équipe, conservez-les dans un projet pour que tout le monde puisse s'y référer par la suite, notamment vos futurs collègues. Ainsi, tout le monde est sur la même longueur d'onde et peut se référer aux conventions d'équipe lorsque vous les avez établies ensemble.
Essayez d'utiliser Asana pour votre prochaine réunion d'équipe et prenez le temps de répéter les conventions Asana de votre équipe.