Les chefs de projet et chefs d'équipe doivent pouvoir accéder facilement aux rapports, aux mises à jour de statut et au plan de gestion des ressources de l'équipe pour s'assurer que le travail se déroule comme prévu et pour prendre des décisions de planification avisées. Ils peuvent s'appuyer sur des portefeuilles en temps réel avec des informations sur le tableau de bord et la charge de travail pour obtenir toutes ces informations au même endroit.
Comment utiliser les portefeuilles ?
Les Portefeuilles sont le meilleur moyen d'organiser, de suivre et de rendre compte de plusieurs projets en un seul endroit. Ils sont là pour vous aider à répondre à des questions comme celles-ci :
- Quels projets présentent des risques, lesquels sont dans les délais, et pourquoi ?
- À quel moment les projets sont-ils lancés ou achevés ?
- Comment le travail est-il réparti entre les collègues ou les projets ?
- Quelles sont les premières priorités de mon équipe ?
- Sur quelles tâches dois-je me concentrer en priorité ?
Tout comme les projets, les portefeuilles vous permettent de basculer entre plusieurs vues (listées ci-dessous) pour visualiser des informations clés à propos de vos projets, de la manière qui vous convient le mieux.
- Projets : la vue principale vous permet de trier et d'organiser les mises à jour instantanées de vos différents projets.
- Chronologie : glissez-déposez vos projets afin de créer, puis d'afficher des plans et calendriers annuels, trimestriels ou mensuels.
- Progression :publiez des mises à jour de statut synthétisant tous les efforts déployés pour réaliser une initiative.
- Gestion des ressources : surveillez la charge de travail de votre équipe et procédez aux ajustements nécessaires en faisant glisser et en déposant dans le portefeuille correspondant, le tout en fonction des tâches déjà attribuées à vos collègues
Quelques cas d'utilisation des portefeuilles
Les portefeuilles sont particulièrement adaptés aux chefs de projet et aux chefs d'équipe, mais tout le monde peut les utiliser de diverses façons. En voici quelques exemples :
| Rôle | Exemple |
| Chefs de produit | Suivre les lancements de produits ou évaluer la disponibilité du chef de produit ou des ingénieurs pour chaque lancement |
| Dirigeants/haut responsables | Suivre les projets clés qui mènent à l'atteinte des OKR de l'entreprise ou de l'équipe et exporter une synthèse de votre progression au format PNG pour illustrer vos présentations |
| Responsables et Scrum Masters | Suivre les sprints au sein d'un portefeuille et utiliser la charge de travail pour assurer la bonne répartition des tâches et réaliser une estimation adéquate en points des processus agiles |
| Organisateurs d'événements | Gérer plusieurs événements et les visualiser sur une chronologie, tout en utilisant le tableau de bord pour surveiller les jalons à haute priorité |
| Directeurs créatifs et producteurs | Faire le point sur certains projets clés et utiliser le tableau de bord pour rendre compte de votre progression auprès de l'ensemble de vos partenaires ou demander à obtenir davantage de ressources |
| Directeurs de campagne | Suivre les campagnes en cours et gérer la disponibilité de l'équipe sur l'ensemble des éléments de la campagne avec la Gestion des ressources |
| Gestionnaires de la réussite client | Conserver les comptes clients actifs au même endroit et analyser leur évolution grâce aux mises à jour de statut |
| Directeurs informatiques | Afficher tous les déploiements ou tentatives de déploiements des logiciels actifs et visualiser les échéances d'implémentation sur la chronologie |
Vous cherchez le modèle correspondant à l'un des exemples ci-dessus ? Parcourez notre galerie de modèles et lancez-vous en quelques clics.
Conseils pour gérer les projets et les ressources avec les portefeuilles et la charge de travail
- Le statut du projet commence à se faire vieux ? Cliquez sur le bouton Demander une mise à jour et le propriétaire du projet se verra attribuer une tâche pour le mettre à jour.
- Un collègue a l'air débordé ? Faites glisser les tâches pour les réattribuer ou les reprogrammer, ou ajoutez un commentaire pour vérifier tout d'abord avec lui. Définissez l'effort nécessaire à chaque projet de votre portefeuille afin de vous faire une meilleure idée du nombre d'heures ou de l'effort consacré à chaque tâche.
- Triez vos données pour accéder aux détails dont vous avez besoin. Triez votre portefeuille par champ personnalisé pour vérifier si vos priorités sont respectées ou pour grouper des projets similaires. La Gestion des ressources est automatiquement triée par responsable.
- Partagez le lien du portefeuille ou ajoutez des membres pour qu'ils puissent suivre la progression.
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