Champs et étiquettes de tâche

Volet des détails de tâche

Tous les noms des tâches sont visibles et modifiables dans le volet des détails de tâche. Cliquez sur une tâche pour en afficher les détails dans le volet des détails de tâche.     

highlight right pane
 

En haut du volet des détails de tâche, vous pouvez :

  1. Marquer la tâche comme terminée ou incomplète
  2. Aimer la tâche
  3. Importer des fichiers
  4. Ajouter des sous-tâches
  5. Copier l'URL de la tâche
  6. Suivre le temps passé sur la tâche
  7. Afficher la tâche en plein écran
  8. Accéder à des options supplémentaires

 

highlight task details pane
 

Remplissez les champs d'une tâche :

  1. Modifier le nom de la tâche. Les noms des tâches parlent souvent d'eux-mêmes.
  2. Ajouter un responsable
  3. Définir une échéance
  4. Ajouter la tâche à un projet
  5. Ajouter des dépendances de tâche
  6. Ajouter des étiquettes et afficher les champs personnalisés
  7. Ajouter une description pour donner plus d'informations sur la tâche
  8. Publier un commentaire
  9. Ajouter ou retirer des collaborateurs

Marquer des tâches comme terminées ou non

Marquez une tâche comme achevée pour indiquer que vous l'avez terminée.

task complete
 

Vous pouvez procéder de deux façons pour marquer une tâche comme terminée :

  1. Cliquer sur la coche dans le volet principal
  2. Cliquer sur le bouton Marquer comme terminée dans le volet des détails de tâche

Vous pouvez de nouveau marquer une tâche comme non achevée lorsque celle-ci nécessite encore votre intervention en cliquant sur la coche ou sur le bouton Terminé.

Par par défaut, seules les tâches non achevées apparaissent dans votre section Mes tâches et dans vos projets. Vous pouvez changer la vue pour afficher les tâches achevées. Vous pouvez marquer une tâche comme non achevée dans le panneau principal lorsque vous décidez d'afficher les tâches achevées.

Échéance, heure limite et plage de dates d'une tâche

Définissez une échéance, une heure limite ou une plage de dates afin que vos collègues sachent quand le travail doit être achevé.

Ajouter une échéance et une heure limite

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Pour ajouter une échéance, accédez au champ Échéance, puis saisissez une date ou sélectionnez-la dans le calendrier. Pour ajouter une heure limite, cliquez sur l'horloge dans le calendrier et ajoutez une heure.

Dates de début et heures de début

Les dates de début et les heures de début sont disponibles avec les formules Asana Starter AdvancedEnterprise et Enterprise+, ainsi qu'avec les formules et formules antérieures Premium, Business et Legacy Enterprise.

Les heures et dates de début peuvent vous aider à coordonner les objectifs de votre équipe et à éviter que les tâches et dépendances ne passent à travers les mailles du filet. En savoir plus

 

Les dates de début et les heures de début permettent aux équipes aux processus complexes de planifier efficacement leurs tâches sur plusieurs jours, et même à la minute près.

 

start date and times

Pour ajouter une date et une heure de début :

  1. Cliquez sur le champ Date d'échéance.
  2. Cliquez sur les dates de début et d'échéance souhaitées ou saisissez-les
  3. Cliquez sur l'icône Ajouter une heure au bas du calendrier pour sélectionner les heures de début et d'échéance

Vous verrez votre plage de dates incluse dans la tâche.

Les dates de la tâche seront par par défaut à la date du jour si :

  1. Vous indiquez une heure de début sans avoir défini de date ou d'heure limite
  2. Vous définissez une heure de début et de fin sans date
  3. Vous retirez l'échéance après qu'une plage de dates a été définie
  4. Vous indiquez seulement une heure ou une date de début

Tâches récurrentes

Si vous devez effectuer une tâche particulière régulièrement, vous pouvez la définir comme tâche récurrente.

Lorsque vous configurez une tâche récurrente, elle n'apparaît sur votre calendrier que la prochaine fois que la tâche est due, et non à chaque fois que la tâche récurrente est due dans le futur. Une fois que vous marquez cette tâche comme achevée, celle-ci est automatiquement dupliquée pour la prochaine échéance déterminée. L'intervalle de répétition que vous avez défini pour votre tâche nous permet de déterminer la nouvelle échéance.

Tous les champs (à l'exception des commentaires de tâches) et les sous-tâches sont copiés lorsqu'une tâche récurrente est dupliquée.

recurring

 

Pour définir une tâche comme tâche récurrente :

  1. Cliquez sur le champ Échéance.
  2. Sélectionner Répéter
  3. Cliquez sur les jours où vous souhaitez que la tâche se reproduise
  4. Vous aurez la possibilité de définir la tâche récurrente sur une base hebdomadaire, mensuelle, annuelle, périodique ou personnalisée.

Si vous décidez de répéter une tâche parente, il est inutile de paramétrer la répétition de l'une de ses sous-tâches. Cela entraînera la duplication exponentielle de la sous-tâche récurrente.

Les échéances des tâches qui se répètent périodiquement sont définies en fonction de la date d'achèvement de la tâche précédente.

Astuces concernant les tâches récurrentes

  • Si vous souhaitez qu'une tâche se répète tous les jours de la semaine, définissez la tâche sur Répétition hebdomadaire, puis cochez les cases MTWTF
  • Si vous souhaitez qu'une tâche se répète chaque trimestre, choisissez l'option Tous les mois, puis choisissez un intervalle de trois mois entre chaque répétition.
  • Si vous souhaitez qu'une tâche se répète chaque semestre, choisissez l'option Tous les mois, puis choisissez un intervalle de six mois entre chaque répétition.

Vous pouvez également empêcher une tâche récurrente de se répéter de nouveau en cliquant sur l'option Supprimer la répétition. Vous pouvez également supprimer l'échéance de la tâche pour l'empêcher de se répéter.

Projets associés à une tâche

Une même tâche peut appartenir à 20 projets différents à la fois. Vous pouvez voir tous les projets auxquels une tâche appartient dans le champ des projets du volet des détails de tâche.

multihome 1

Les projets associés à une tâche s'affichent sous l'échéance dans le volet des détails de tâche. Vous pouvez également visualiser la tâche dans chaque projet auquel elle est associée. Pour ajouter la tâche à un autre projet, passez le curseur de votre souris sur le nom du projet dans le volet des tâches et cliquez sur Ajouter aux projets. Pour supprimer la tâche d'un projet, cliquez sur l'icône en forme de x à côté du nom du projet.

Vous verrez la tâche dans chaque projet auquel elle a été associée. Cela peut s'avérer utile lorsqu'une tâche répond à des objectifs parallèles, ou lorsqu'elle partage la même échéance et la même date d'achèvement dans différents projets.

Veuillez noter que vous ne verrez les projets associés à une tâche que si vous avez accès à ces projets. Par exemple, un membre à accès limité qui n'a pas accès à tous les projets d'une équipe ne verra que les projets répertoriés dans le volet des détails de tâche auxquels il a accès. Retrouvez davantage d'informations au sujet des autorisations de projet ici.


La tâche existera simultanément dans tous ces projets. Cela ne dupliquera pas la tâche - si vous terminez la tâche dans un projet, elle sera terminée dans tous les projets auxquels elle est associée.

Appuyez sur onglet+P sur votre clavier pour vous centrer rapidement sur le champ des projets.

Description de la tâche

La description de la tâche vous permet de la décrire, de donner des instructions ou d'ajouter d'autres informations complémentaires. Le champ de description se trouve dans le volet des détails de tâche de chaque tâche.

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Pour modifier la description de la tâche, cliquez sur l'icône + pour ouvrir la barre d'outils de sélection multiple. Vous pouvez modifier le texte de votre description en utilisant des paragraphes, des titres et des listes. En outre, vous pouvez ajouter des images en ligne et intégrer des médias depuis des plateformes comme YouTube et Figma.

Les descriptions de tâche prennent en charge le texte enrichi et les émoticônes.

Mentions J'aime

Utilisez une mention J'aime pour confirmer, approuver ou louer rapidement le travail de votre collègue.

likes

Pour aimer une tâche :

Cliquez sur l'icône en forme de pouce levé dans le volet des détails de tâche.

Vous pouvez également aimer des tâches depuis les notifications de votre boîte de réception.

Une fois que la tâche est aimée, elle apparaît :

  1. À côté du nom de la tâche, dans le volet principal.
  2. En haut du volet des détails de tâche.

Pour indiquer que vous n'aimez plus une tâche, il vous suffit de cliquer une nouvelle fois sur l'icône en forme de pouce levé.

Vous avez la possibilité d'aimer les éléments suivants :

  • Tâches
  • Commentaires de tâches
  • Pièces jointes à la tâche
  • Achèvement de la tâche

Vous recevrez également une notification vous indiquant la réception d'une mention J'aime dans le fil d'activité de votre boîte de réception.

Étiquettes

Les étiquettes vous permettent de donner plus d'informations sur les tâches ou de regrouper les tâches similaires pour une meilleure visibilité. Vous pouvez utiliser une étiquette pour catégoriser vos tâches ou pour suivre l'état de l'une d'entre elles. Les étiquettes d'une tâche s'affichent sous le champ Projets.

Cliquez sur le nom de l'étiquette pour afficher une liste complète des tâches associées à l'étiquette.

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Pour ajouter une étiquette à une tâche :

  1. Cliquez sur les trois points
  2. Sélectionnez Ajouter des étiquettes
  3. Sélectionnez une étiquette existante ou créez-en une

Appuyez sur onglet+T pour accéder rapidement au champ Étiquette.

Pour retirer une étiquette d'une tâche, passez simplement le curseur de votre souris sur le nom de la tâche et cliquez sur le X. 

Renommer ou supprimer des étiquettes

Cliquez sur le nom de l'étiquette pour ouvrir une autre page dans laquelle sont listées toutes les tâches associées à l'étiquette.

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Pour renommer ou supprimer une étiquette :

  1. Cliquez sur la flèche du menu déroulant
  2. Sélectionnez Renommer l'étiquette à renommer
  3. Sélectionnez Supprimer l'étiquette à supprimer

Quand une étiquette est supprimée, tous les abonnés à l'étiquette reçoivent une notification par e-mail contenant l'identifiant de l'étiquette. S'il a été supprimé par erreur, n'importe qui peut nous communiquer l'identifiant de l'étiquette afin que nous puissions la restaurer.

Autorisations des étiquettes

  • Les étiquettes associées à une tâche privée peuvent être recherchées par le responsable et les collaborateurs de cette tâche.
  • Les étiquettes associées à des tâches au sein d'un projet privé ne peuvent être recherchées que par les membres du projet en question.
  • Toutes les étiquettes pourront être recherchées via l'API.

Choisir entre utiliser des étiquettes et des champs personnalisés

Les champs personnalisés sont disponibles avec les formules Asana StarterAdvancedEnterprise et Enterprise+, ainsi qu'avec les formules et formules antérieures Premium, Business et Legacy Enterprise.

 

Les étiquettes et les champs personnalisés vous permettent de catégoriser, de filtrer et d'indiquer des informations sur Asana. Nous recommandons vivement l'utilisation de champs personnalisés au sein d'une organisation, car ils sont plus visibles et fiables, tandis que les étiquettes conviennent à une utilisation à un niveau plus informel. Voici quelques cas d'utilisation pour orienter votre choix :

Utilisez des champs personnalisés dans les cas suivants :

  • Vous souhaitez ajouter des données à toutes les tâches d'un projet.
  • Vous souhaitez suivre des informations standard sur des tâches appartenant à différents projets (par exemple, le degré de priorité, le taux horaire ou la progression de l'activité).
  • Vous souhaitez faire en sorte que vos collègues renseignent certaines informations pour chaque tâche au sein d'un projet.
  • Vous avez besoin de trier ou de rechercher des informations selon des champs de données en particulier

Utilisez des étiquettes dans les cas suivants :

  • Vous devez marquer un élément de façon ponctuelle (mais ne savez pas quelle option choisir) ou vous n'êtes pas sûr des éléments à marquer au moment de la création
  • Vous avez besoin de consulter l'étiquette à partir de la section Mes tâches
  • Vous avez uniquement besoin de marquer quelques tâches dans un projet.
  • Vous souhaitez marquer des modèles de tâche

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