Disponible sur les niveaux Asana Advanced, Enterprise et Enterprise+, ainsi que sur les niveaux et formules antérieures Business et Legacy Enterprise.
Pour en savoir plus, consultez notre page de tarification.
Pour en savoir plus sur l'utilisation du portefeuille, consultez notre article dédié.
Les portefeuilles offrent une vue d'ensemble regroupant tous vos projets importants. Grâce à la gestion de portefeuille de projets, vous pouvez organiser vos projets les plus importants, suivre leur progression en temps réel et accéder facilement aux informations détaillées, tout en tenant votre équipe informée de leur avancement. Vous pouvez également accéder aux portefeuilles sur les appareils Android et iOS.
Découvrez comment tirer parti des portefeuilles dans notre formation virtuelle Obtenir des informations grâce aux rapports. Inscrivez-vous dès maintenant.
Vous pouvez également accéder à la charge de travail via les portefeuilles : cliquez sur les portefeuilles dans la barre latérale, sélectionnez un portefeuille, puis ouvrez l'onglet de la charge de travail.
Créer un portefeuille
Pour créer un portefeuille :
- Dans la barre latérale, cliquez sur Portefeuilles, puis sur la nouvelle vignette du portefeuille.
- Cliquez sur le bouton indicateurs + dans la barre latérale et sélectionnez Nouvelle option de Portefeuille
- Cliquez sur le bouton projets + dans la barre latérale et sélectionnez l'option Nouveau Portefeuille
Vue Portefeuille
Cliquez sur l'un de vos portefeuilles et obtenez ainsi une vue d'ensemble de tous les projets qu'il contient.
Depuis la vue portefeuille, vous pouvez :
- Ajouter un autre projet au portefeuille
- Consulter le dernier statut de chaque projet
- Afficher le % de progression ou de jalon de chaque projet
- Afficher ou modifier la date d'échéance ou la plage de dates d'un projet
- Consulter ou modifier la priorité d'un projet
- Voir le propriétaire du projet
- Afficher les valeurs de champs personnalisés pour chaque projet
Vous pouvez également :
- Cliquez sur n'importe quel projet pour ouvrir le volet droit du projet
- Double-cliquez sur n'importe quel projet pour y accéder directement
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur n'importe quel projet et choisissez de le supprimer de votre portfolio
Ajouter un projet à un portefeuille
Vous pouvez ajouter des projets à partir d'un portefeuille de plusieurs façons :
- Cliquez sur Ajouter du travail pour rechercher un projet existant
- Pour créer un nouveau projet, cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté de + Ajouter du travail, puis sélectionnez Créer un nouveau projet.
- Ajouter un projet à partir d'un modèle de projet en sélectionnant un modèle dans la flèche déroulante à côté de + Ajouter du travail
Vous pouvez retirer un projet de votre portefeuille à tout moment.
Pour retirer un projet d'un portefeuille :
- Faites un clic droit sur la colonne du nom du projet et sélectionnez « Supprimer du portefeuille » dans les options du menu déroulant OU
- Ouvrez le volet de droite et cliquez sur les trois points à côté du nom du projet dans le coin droit et sélectionnez « Retirer du portefeuille » dans le menu déroulant.
Pour ajouter un modèle de projet à un portefeuille
- Cliquez sur Personnaliser.
- Faites défiler la page jusqu'à Modèles de projet
- Cliquer sur + Ajouter un modèle de projet
Une fois qu'un modèle de projet a été ajouté au portefeuille, il apparaît dans le menu déroulant à côté de Ajouter du travail et peut être utilisé pour créer de nouveaux projets à partir du portefeuille.
Pour ajouter de nouveaux modèles à votre portefeuille :
- Dans + Ajouter un modèle de projet, sélectionnez un modèle dans la barre de gauche et cliquez sur le bouton + Ajouter au portfolio.
Pour retirer un modèle de votre portefeuille :
- Pour supprimer un modèle du portefeuille, cliquez sur le bouton Retirer du portefeuille. L'option Supprimer du portefeuille n'apparaît que pour les modèles qui ont été ajoutés au portefeuille.
Aperçu de projet
Cliquez sur n'importe quel projet de votre portefeuille pour afficher le volet de droite.
Pour les projets du volet droit du portefeuille, vous pouvez :
- Accéder directement au projet pour consulter ses tâches, ses ressources et sa chronologie
- Partagez le projet avec d'autres parties prenantes
- Copiez le lien, supprimez et renommez le projet
- Fermer le volet de droite
- Ajouter ou modifier une échéance ou une plage de dates
- Mettre à jour ou demander une mise à jour de statut
- Afficher, commenter et partager la dernière mise à jour de statut
- Afficher les mises à jour de statut précédentes
- Afficher la description du projet à partir de l'aperçu du projet
- Afficher les membres du projet
Pour les portefeuilles imbriqués à partir du volet droit du portefeuille, vous pouvez :
- Accéder directement au projet pour consulter ses tâches, ses ressources et sa chronologie
- Partagez le projet avec d'autres parties prenantes
- Copiez le lien, supprimez et renommez le projet
- Fermer le volet de droite
- Ajouter ou modifier une échéance ou une plage de dates
- Mettre à jour ou demander une mise à jour de statut
- Afficher, commenter et partager la dernière mise à jour de statut
- Afficher les mises à jour de statut précédentes
- Afficher la description du projet à partir de l'aperçu du projet
- Afficher les membres du projet
- Afficher les éléments de contenu de portefeuille imbriqués et leur statut associé
Mises à jour
de statut
La section sur la progression du portefeuille vous donne un aperçu détaillé de l'état de tout portefeuille sur lequel vous travaillez. Les rapports de statut vous permettent de créer facilement des mises à jour de statut complètes, renouvelables et exploitables, et de partager votre travail avec toutes les parties prenantes.
Progression
du Portefeuille
Lorsque vous cliquez sur l'onglet Progression de votre portefeuille, vous obtenez un instantané de la progression actuel de votre portefeuille.
Depuis la vue Progression, vous pouvez :
- Vérifier si le portefeuille est dans les délais, à risque, en retard ou en attente
- Afficher le nombre de projets dans les délais, à risque ou en retard, ou encore afficher le nombre total de projets
- Mettez à jour le statut de votre portefeuille
- Afficher ou modifier le propriétaire, la plage de dates ou la description du portefeuille
- Afficher ou modifier les objectifs associés au portefeuille
- Consulter la mise à jour de statut la plus récente.
Créer une mise à jour de statut de portefeuille
Vous pouvez modifier le statut de votre portefeuille à tout moment. La structure en blocs modélisée vous permet d'intégrer le travail réel effectué sur Asana avec un contexte narratif pour expliquer l'état d'avancement du travail.
Création de votre mise à jour de statut
Pour créer une nouvelle mise à jour de statut :
- Ouvrez le volet de droite et cliquez sur le bouton « Mettre à jour le statut » en haut à droite de la mise à jour de statut, OU
- Depuis la vue Progression de votre portefeuille, cliquez sur l'icône Mettre à jour le statut.
Depuis la fenêtre de mise à jour de statut, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
- Ajouter un titre
- Compléter les détails de votre mise à jour de statut, y compris la progression, le propriétaire du portefeuille et les dates
- Afficher ou masquer les champs personnalisés
- Ajouter un résumé
- Mettez en évidence les réalisations
- Décrivez ce qui est bloqué
- Faites glisser les points saillants dans les sections correspondantes pour élaborer votre mise à jour
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton bleu Publier.
Veuillez noter que vous devez sélectionner un statut de portefeuille dans les délais, à risque, en retard ou en attente et au moins un bloc de texte avant de pouvoir publier une mise à jour de statut de portefeuille.
Ajout de points forts à votre mise à jour de statut
Pour élaborer votre mise à jour, vous pouvez glisser-déposer des éléments clés, tels que les projets dans les délais ou à risque. Vous obtenez ainsi un aperçu visuel des accomplissements de l'équipe, mais également des freins éventuels.
Une fois vos éléments clés ajoutés et la mise à jour de statut publiée, Asana conserve la structure et l'organisation de la section pour vos futures mises à jour.
Pour réorganiser les sections « Ce que nous avons accompli », « Ce qui est bloqué » et « Étapes à suivre », il vous suffit de les glisser-déposer à l'endroit souhaité.
Ajouter des graphiques à une mise à jour de statut
Ajoutez des graphiques à vos mises à jour de statut pour obtenir un aperçu visuel du travail accompli par votre équipe. Pour ce faire, vous pouvez faire glisser et déposer des graphiques sur votre mise à jour de statut.
Contrôle de l'accès
Les utilisateurs peuvent ajouter des collaborateurs à une mise à jour de statut qui n'ont peut-être pas accès au projet. Si cela se produit, un utilisateur peut voir tout le contenu de la mise à jour, mais s'il clique sur un point fort du projet ou un élément auquel il n'a pas accès, son accès sera bloqué.
Ainsi, les mises à jour de statut d'un portefeuille public sont entièrement visibles dans l'onglet Progression, même si les utilisateurs n'ont pas accès à tous les projets du portefeuille.
Options et jalons de la vue
Portefeuille
Si vous et votre équipe préférez trier les tâches d'un projet sous une forme particulière, vous pouvez définir celle-ci comme vue par par défaut pour tout le monde.
Pour modifier la vue de votre portefeuille, procédez comme suit
- Cliquez sur Filtrer et/ou Trier pour appliquer un seul filtre
- Choisissez des tâches ou des jalons en tant que type de progression à afficher
- Cliquez sur les trois points et sélectionnez « Enregistrer comme disposition par par défaut ».
Les jalons dans la vue portefeuille
Les jalons sont visibles sur la chronologie d'un portefeuille.
Les jalons sont signalés par un losange bleu. Les jalons présentent les événements clés et schématisent la progression de votre plan de projet. Les jalons sont comme des panneaux qui nous guident sur la bonne voie tout au long du projet.
Cliquez ensuite sur le symbole du jalon pour obtenir des informations détaillées sur la tâche à accomplir au sein du projet.
La vue Portefeuille peut afficher un maximum de 12 jalons avant que la liste ne soit tronquée.
Il est également possible d'ajouter des champs personnalisés directement dans le menu déroulant, puis de trier un portefeuille selon le champ sélectionné.
Comment gérer les champs personnalisés ?
- Cliquez sur le bouton Personnaliser en haut à droite du Portefeuille pour ouvrir un menu où vous pouvez ajouter et gérer vos champs personnalisés
- Cliquez sur « Ajouter un champ » pour ouvrir une fenêtre contextuelle pour ajouter un champ personnalisé
La fenêtre qui s'affiche vous invite à ajouter un champ personnalisé.
Lorsque le champ est activé, le bouton est bleu.
Ajouter un champ personnalisé :
- Cliquez sur Créer un nouveau
- Saisissez le nom de votre nouveau champ personnalisé dans la barre de titre du champ
- Cliquez sur Créer un champ pour ajouter votre nouveau champ.
Trier par champs
Depuis la vue Projet, le curseur Tri vous permet de trier vos tâches en fonction de différentes options de champs.
Vous pouvez désormais classer, hiérarchiser ou analyser les phases de votre travail et les trier en fonction de vos besoins spécifiques.
Regroupements de champ
personnalisé
Les cumuls de Portefeuille vous permettent d'ajouter des colonnes de champs personnalisés en lecture seule à vos portefeuilles. Ces colonnes résument les données numériques des champs personnalisés globaux ou des champs de suivi du temps présents dans les projets du portefeuille.
Cela signifie que vous pouvez suivre les données sous-jacentes de vos projets sans quitter le portefeuille.
Ajouter un cumul à un portefeuille
- Cliquez sur Personnaliser, puis sur Ajouter un champ.
- Sélectionnez Ajouter un cumul et choisissez parmi les cumuls numériques disponibles
- Les cumuls sont extraits des champs personnalisés numériques dans les projets du portefeuille
- Cet exemple montre les champs personnalisés numériques Heures réelles et Heures estimées, mais tout champ personnalisé numérique peut devenir un cumul de portefeuille
- Vous pouvez ajouter ou supprimer ces champs comme n'importe quel autre champ d'un portfolio
Exportez votre portefeuille
Une fois que vous avez créé un portefeuille, vous pouvez l'exporter à tout moment.
Pour exporter un portefeuille vers Google Sheets :
- Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du titre du portefeuille.
- Passez le curseur de votre souris sur Exporter et sélectionnez Google Sheets
.
Pour exporter un portefeuille au format CSV :
- Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du titre du Portefeuille.
- Passez le curseur de votre souris sur Exporter et sélectionnez CSV
.
Partager un portefeuille et y ajouter des membres
Vous pouvez partager des portefeuilles à tout moment avec vos collègues sur Asana ou les ajouter en tant que membres du portefeuille.
Lorsque vous cliquez sur le bouton Partager et que vous accédez à l'écran des membres du portefeuille, vous pouvez :
- Ajoutez des membres au portefeuille par nom ou par e-mail
- Définir un membre en tant que propriétaire du portefeuille ou en retirer des membres en cliquant sur la flèche déroulante.
- Copier le lien du portefeuille pour le partager avec vos collègues
Remarque : vous pouvez également modifier les paramètres de confidentialité du portefeuille ici en choisissant avec qui le portefeuille est partagé.
Une fois ajouté en tant que membre d'un portefeuille, vous recevrez une notification dans votre boîte de réception. De plus, lorsque vous accèderez à la page de vos portefeuilles, une icône Nouveau s'affichera à côté du portefeuille en question.
Si vous avez été ajouté en tant que membre d'un portefeuille, vous recevrez un rapport hebdomadaire par e-mail, à condition que vos notifications par e-mail soient activées.
Si vous partagez un portefeuille contenant des projets privés, la personne avec laquelle vous l'avez partagé verra la notification ci-dessus s'afficher en bas de l'aécran.
Chronologie du Portefeuille
La Chronologie de Portefeuille vous permet de visualiser, partager et ajuster l'enchaînement des projets pour optimiser l'utilisation de vos ressources et respecter les délais.
Accéder à la chronologie de votre portefeuille
Vous pouvez accéder à la chronologie du portefeuille au sein d'un portefeuille. Cliquez sur Portefeuilles dans la barre latérale et choisissez un portefeuille.
1. Affichez la chronologie de votre portefeuille en cliquant sur l'onglet Chronologie
2. Utilisez la barre d'outils du portfolio pour :
Filtrer les projets par jour
Filtrez votre vue par jour, semaine, mois, trimestre, semestre ou année
Définir une couleur ou choisir des champs personnalisés avec une couleur particulière
Recherche de Portefeuille
Vous pouvez utiliser votre recherche avancée pour rechercher des informations dans un portefeuille.
Depuis votre page d'accueil :
- Cliquez sur Rechercher.
- Cliquez sur Recherche avancée
.
À partir de là, complétez les paramètres de recherche, puis cliquez sur Ajouter un filtre, puis sur Dans les portefeuilles, afin de lancer une recherche au sein de vos portefeuilles.
Vous pouvez également rechercher un portefeuille en le @mentionnant dans un champ de description ou un champ de commentaire sur Asana. Veuillez cependant noter que si le portefeuille est privé, vous devez y avoir accès pour qu'il s'affiche dans les résultats de recherche.
Tableaux
de bord du Portefeuille
Cliquez sur l'onglet Tableau de tableau de bord de votre portfolio pour afficher des graphiques et des visualisations qui vous permettent de prendre du recul par rapport au quotidien et de comprendre rapidement la progression de votre équipe.
Par par défaut, les tableaux de bord de portfolio incluent des graphiques prédéfinis pour vous aider à démarrer, mais vous pouvez les ajouter, les supprimer ou les personnaliser selon vos besoins. Les graphiques s'affichent automatiquement lorsque vous arrivez pour la première fois sur l'onglet du tableau de bord. Vous n'avez rien à configurer. Les tableaux de bord de Portefeuille se mettent à jour automatiquement à chaque fois que vous accédez à l'onglet ou que vous actualisez la page, afin que vous sachiez que les informations sont à jour.
Depuis l'onglet du tableau de bord, vous pouvez voir :
- Cartes de tri de tâche (terminées, non terminées, en retard, total)
- Quatre graphiques personnalisables
Les tableaux de bord de Portefeuille sont préfiltrés pour inclure uniquement les données de votre portefeuille sélectionné, y compris les tâches et les données des portefeuilles imbriqués.
Remarque : les tableaux de bord du Portefeuille affichent des données basées sur les autorisations de l'utilisateur. Cela signifie que les téléspectateurs qui n'ont pas accès à toutes les données des portefeuilles peuvent voir un ensemble de données incomplet sur les tableaux de bord. En savoir plus sur les paramètres de confidentialité du portefeuille.
Graphiques
prédéfinis
Tâches par projet - tâches non terminées - diagramme à barres
Afficher les tâches par projet pour identifier les points de blocages et les points d'efficacité au sein de l'équipe. Échangez vos champs personnalisés pour voir comment ils se comparent.
Tous les projets par statut de projet - Diagramme de donut
Obtenez un aperçu rapide de vos projets par statut et par taille de tranche de statut. Vous pouvez voir si vos projets incomplets sont une petite ou une grande partie du gâteau.
Tâches à venir par responsable - Tableau Lollipop
Comprenez la répartition du travail au sein de votre équipe. Voyez rapidement qui a excellé et qui pourrait être surchargé.
Les projets par propriétaire - Lollipop
Obtenez une vue d'ensemble du nombre de projets que chaque membre de votre équipe possède pour gagner en visibilité sur sa charge de travail et sa bande passante.
Consultez notre article sur les rapports pour en savoir plus sur les différents types de graphiques que vous pouvez utiliser.
Graphiques du Portefeuille
Les utilisateurs peuvent désormais créer des graphiques basés sur les métadonnées du portefeuille dans les rapports universels, ce qui signifie que vous pouvez créer des rapports sur les portefeuilles, ainsi que sur les tâches, les projets et les objectifs.
Créer un graphique de portefeuille
Lors de la création d'un graphique de portefeuille, les utilisateurs doivent d'abord choisir où les portefeuilles doivent être inclus et peuvent choisir parmi les options suivantes :
- Domaine entier
- Propriétaire du portefeuille
- Portefeuilles en
- Portefeuilles spécifiques
Pour en savoir plus sur la personnalisation de votre graphique de portefeuille, consultez notre article sur les rapports.
Portefeuilles imbriqués
L'ajout de portefeuilles à d'autres portefeuilles vous permet d'intégrer et de gérer parfaitement votre travail sur plusieurs projets. Vous pouvez ainsi suivre vos activités sans effort et en communiquer la progression à l'ensemble des parties prenantes.
Ajout d'un portefeuille à un portefeuille
- Cliquez sur le bouton +Ajouter un travail et sélectionnez ou tapez le nom d'un portefeuille, OU
- Cliquez sur la flèche vers le bas à côté de +Ajouter du travail et sélectionnez « Créer un nouveau portfolio ».
Vue chronologie et workload dans les portefeuilles imbriqués
Les portefeuilles qui contiennent des portefeuilles verront leurs onglets Chronologie et Gestion des ressources désactivés. Ce paramètre peut être restauré en retirant tous les portefeuilles imbriqués.
Paramètres
de confidentialité du Portefeuille
Le propriétaire du portefeuille a la possibilité de rendre un portefeuille privé ou public.
Lorsqu'un portefeuille est privé, seuls ses membres ont accès à son contenu et il ne peut pas être vu au sein de votre organisation ou espace de travail. Un portefeuille public est accessible à tous les membres de votre organisation ou espace de travail.
Pour basculer entre les modes public et privé :
Depuis votre portefeuille :
- Cliquez sur Partager.
Vous pouvez alors choisir de maintenir votre portefeuille privé ou de le rendre public au sein de votre organisation/espace de travail.
FAQ sur
les Portefeuilles
Questions fréquentes sur les portefeuilles.
Qui peut voir mon portefeuille ?
Si votre portefeuille est public, toute personne de l'organisation avec qui vous partagez l'URL pourra avoir accès à votre portefeuille. Lorsque quelqu'un clique sur l'URL, celle-ci s'affiche automatiquement parmi les portefeuilles récemment consultés dans la vue Portefeuille. Si un projet de votre portefeuille est marqué comme privé, la personne verra une notification en bas de l&rsquoécran, lui indiquant que certains projets sont privés.
Seuls les membres du portefeuille peuvent accéder aux portefeuilles privés.
Des modifications sont-elles apportées aux projets lorsqu'ils sont ajoutés à des portefeuilles ?
Oui, vous devenez automatiquement un suiveur de statut de projet pour tous les projets. Vous recevrez une notification lorsque l'un des projets de votre portefeuille aura fait l'objet d'une mise à jour de statut.
Comment ajouter un champ personnalisé à mon portefeuille ?
Si vous ou votre équipe préférez trier les tâches d'un projet sous une forme particulière, vous pouvez définir celle-ci comme vue par par défaut pour tout le monde. En vue Portefeuille, un menu déroulant vous donnera également la possibilité de cliquer sur +Ajouter un champ. La fenêtre qui s'affiche vous invite à ajouter un champ personnalisé.
Depuis le menu Ajouter un champ, vous pouvez :
- Cliquez sur le bouton Personnaliser en haut à droite du portfolio pour ouvrir un menu où vous pouvez ajouter et gérer vos champs personnalisés
- Cliquez sur « Ajouter un champ » pour ouvrir une fenêtre contextuelle pour ajouter un champ personnalisé
Comment créer un champ personnalisé depuis la barre d'outils ?
Pour ajouter un champ personnalisé depuis votre barre d'outils, cliquez sur Personnaliser, puis sur +Ajouter un champ.
Depuis le menu Ajouter un champ, vous pouvez :
- Ajouter un nom de champ.
- Sélectionner le type de champ.
- Ajouter une description
- Ajouter le champ à la bibliothèque de champs pour qu'il puisse être réutilisé par d'autres membres de votre organisation.
Vous pouvez ajouter jusqu'à 20 champs par portefeuille et afficher jusqu'à 5 champs dans la vue Portefeuille à tout moment.
Quelles sont les limites des Portefeuilles ?
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Combien de portefeuilles puis-je créer ? Pour en savoir plus sur l'utilisation du portefeuille, consultez notre article dédié.
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Combien de portefeuilles peuvent apparaître en même temps dans ma section des portefeuilles récemment consultés ? Un maximum de 20 portefeuilles et il n'y a pas de limite de temps
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Combien de projets puis-je ajouter à un portefeuille ? Un maximum de 500 (projets archivés compris)
-
Combien de champs personnalisés puis-je ajouter à un portefeuille ? Un maximum de 30
-
Combien de champs personnalisés peuvent être affichés en même temps dans la vue Portefeuille ? Un maximum de 30
-
Combien de notifications par e-mail de rapport hebdomadaire de portefeuille puis-je recevoir par semaine ? Un maximum de 20
-
Combien de projets sont inclus dans chaque e-mail de rapport hebdomadaire ? Un maximum de 50, mais un lien permet d'en afficher davantage.
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