Suivez la progression de vos objectifs et communiquez des informations importantes sur leur progression aux parties prenantes par le biais de mises à jour de statut.
Les progrès et l'état d'avancement sont les indicateurs clés du suivi de votre organisation par rapport à ses objectifs. Relier les objectifs au travail clarifie le pourquoi de sa progression et de son statut.
Découvrez les différentes mesures de progression que vous pouvez utiliser pour vos objectifs et comment vous pouvez donner un contexte à vos parties prenantes sur le statut et la progression de vos objectifs.
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Mesure de la progression des objectifs
Lors de la création d'un objectif, vous avez la possibilité de choisir la façon dont vous souhaitez mesurer sa progression. Cette mise à jour peut s'effectuer en mode automatique ou manuel.
Choisir une méthode de mise à jour
Méthode manuelle
Avec l'option Méthode de mise à jour manuelle, l'indicateur de progression de l'objectif doit être mis à jour manuellement. Lors de la création d'un objectif manuel, vous devrez ajouter une valeur actuelle et une valeur cible. Vous pouvez faire votre choix parmi trois mesures : pourcentage, nombre et devise.
Cette option est recommandée pour les objectifs avec des critères de notation ou des objectifs spécifiques dont la réalisation repose sur des données externes, qualitatives (une évaluation des progrès réalisés) ou binaires (atteint ou non atteint).
Mise en place de la méthode manuelle
Depuis la fenêtre d'ajout d'objectif :
- Sélectionnez Manuel comme méthode de mise à jour
- Choisir le type de mesure
- Ajouter une valeur actuelle et une valeur cible
Pour mettre à jour la progression des objectifs avec une méthode de mise à jour manuelle, vous pouvez :
- Créez une mise à jour de statut et modifiez la progression à partir de là, ou
- Sur la page des détails de l'objectif, cliquez sur Modifier les paramètres de progression et modifiez la valeur actuelle.
Méthode automatique
Avec l'option Automatique, vous pouvez calculer automatiquement la progression à partir de deux sources ; sous-objectifs ou projets. Lorsque la progression de la source évolue, la progression du parent évolue elle aussi automatiquement.
Si vous choisissez des sous-objectifs comme source de progression, vous pouvez choisir parmi trois mesures : pourcentage, total numérique ou total de devise. La mesure en pourcentage sera une moyenne des sous-objectifs, tandis que les mesures numériques et monétaires seront une somme des sous-objectifs.
Jusqu'à 100 sous-objectifs peuvent être associés à la progression.
Si vous choisissez Projets comme source de progression, vous pouvez mesurer le succès en utilisant Jalons terminés ou Tâches terminées. La progression de l'objectif sera déterminée à l'aide de la moyenne du pourcentage de jalons ou de tâches terminés pour chaque projet. Voir des exemples de la façon dont cela fonctionne dans cette vidéo :
Les tâches terminées prendront en compte toutes les tâches, jalons et approbations.
Jusqu'à 10 projets ou portefeuilles peuvent être associés à la progression.
Mise en place de la méthode automatique
Depuis la fenêtre d'ajout d'objectif :
- Sélectionnez Automatique comme méthode de mise à jour
- Sélectionnez la source de progression
- Choisir le type de mesure
- À partir de la page des détails de l'objectif, vous pouvez connecter des sous-objectifs ou des projets
Cette option est recommandée pour les objectifs dont la réussite dépend uniquement de la progression des projets ou autres objectifs et sous-objectifs.
Retrait des sous-objectifs et des projets
Pour supprimer des sous-objectifs ou des projets de l'objectif parent, accédez à la page de détails de l'objectif parent et cliquez sur les trois points à côté du sous-objectif ou du nom du projet. Vous pouvez les supprimer de la progression automatique ou les déconnecter entièrement de l'objectif parent.
Modifier la progression d'un objectif
Vous pouvez modifier votre méthode de mise à jour, votre source de progression et votre mesure en modifiant vos paramètres de progression des objectifs.
Pour modifier les paramètres de progression d'un objectif :
- Cliquez sur le menu déroulant à côté du nom de votre objectif et sélectionnez Modifier les paramètres de progression.
- Ou cliquez sur l'icône en forme de crayon dans la barre de progression de l'objectif
Si vous êtes le propriétaire de l'objectif, vous pouvez définir des rappels pour mettre à jour le statut de l'objectif toutes les semaines, toutes les deux semaines, tous les mois ou tous les trimestres.
Passage du manuel à l'automatique
- Les sous-objectifs connectés contribueront automatiquement à la progression de l'objectif
- Les projets connectés resteront dans la section Références
Passage de l'automatique au manuel
- Les sous-objectifs qui ont précédemment contribué au progrès restent liés en tant que sous-objectifs, mais ne contribuent plus au progrès.
- Les projets qui ont contribué à la progression passent à la section des références, mais ne contribuent plus à la progression.
Mises à jour de statut d'objectif
Les mises à jour du statut des objectifs fournissent aux membres des objectifs un contexte sur le statut et la progression d'un objectif. En utilisant l'historique du statut de l'objectif, ils peuvent également suivre la progression historique d'un objectif et comprendre son évolution dans le temps.
En savoir plus sur le processus de gestion des objectifs et les mises à jour du statut des rôles.
Pour créer la mise à jour du statut d'un objectif pour la première fois :
- Sélectionnez l'objectif à modifier
- Vous pouvez choisir l'un des trois statuts suivants : En bonne voie, À risque et En retard
- Nommez votre mise à jour de statut et ajoutez des informations sur la progression de l'objectif ci-dessous
- Vous pouvez ajouter de nouvelles sections, supprimer et modifier celles qui existent déjà.
- Vous pouvez définir un rappel de statut de mise à jour toutes les semaines, toutes les deux semaines, tous les mois ou tous les trimestres
- Le nombre de personnes qui recevront une notification concernant la mise à jour de votre statut
- Sélectionnez Publier pour envoyer la mise à jour
Si vous débutez dans le suivi des objectifs, vous pouvez découvrir les consignes d'Asana sur la définition des critères de notation des objectifs.
Pour les mises à jour de statut ultérieures, vous pouvez mettre à jour la progression de votre objectif en cliquant sur le bouton Mettre à jour sur la page de détails de votre objectif.
Rappels d'objectifs
Les rappels d'objectifs permettent aux propriétaires d'objectifs de se rappeler de garder leurs objectifs à jour, en veillant à ce que leurs parties prenantes sachent comment les objectifs progressent et quels ont été les résultats en temps opportun.
Pour configurer des rappels d'objectifs :
- Ouvrir l'éditeur de mise à jour de statut
- Vous pouvez définir des rappels hebdomadaires, bimensuels, mensuels ou trimestriels.
Seuls les propriétaires d'objectifs peuvent définir des rappels d'objectifs.
Clôturer un objectif
Lorsqu'un objectif est prêt à être noté, vous pouvez créer une mise à jour de statut pour informer les membres de l'objectif si l'objectif a été atteint. Incluez des informations sur l'impact de l'objectif et tout écart par rapport au plan ou les raisons pour lesquelles il n'a pas été atteint.
Vous pouvez choisir entre : Atteint, Incomplet, Manqué et Abandonné.
Si vous débutez dans le suivi des objectifs, vous pouvez apprendre les consignes d'Asana sur la définition d'un critère de notation des objectifs.
À partir de la page de mise à jour de la progression, vous pouvez fermer votre objectif à tout moment.
Pour choisir le statut d'un objectif clôturé, cliquez sur Définir un statut. Sélectionnez l'une des options disponibles sous la section Clôturé, puis cliquez sur Publier.
Les propriétaires d'objectifs recevront un rappel vers la fin de la période ou de la date d'échéance personnalisée de l'objectif pour l'évaluer et le clôturer.