Comment démarrer avec Asana

Que vous travailliez sur une tâche simple ou sur un projet complexe, Asana vous permet de collaborer facilement, de rationaliser vos processus et d'atteindre vos objectifs. À découvrir dans cet article : les possibilités d'Asana et sa structure.

Asana, qu'est-ce que c'est ?   

Asana est un outil complet de gestion du travail conçu pour aider les individus et les équipes à suivre les tâches, à déléguer des responsabilités, à suivre les progrès et à communiquer en temps réel. En fournissant une plate-forme centralisée pour la collaboration, Asana aide les équipes à rester organisées et concentrées, en veillant à ce que les projets soient terminés à temps. 

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Que pouvez-vous faire sur Asana ?

Que vous soyez un collaborateur individuel qui souhaite gérer des tâches personnelles ou un manager qui supervise des projets complexes, Asana met à votre disposition les outils nécessaires pour vous aider à travailler plus efficacement.

Coordination et collaboration

Asana vous permet de collaborer avec vos collègues en temps réel, ce qui garantit un travail d'équipe fluide et l'achèvement des tâches en temps opportun.

Des fonctionnalités telles que la multi-hébergement et @mention aident différentes parties prenantes à rester informées de la progression d'une tâche. Avec le multihoming, une tâche peut appartenir à plusieurs projets en même temps sans duplication. Par exemple, votre équipe financière et votre équipe juridique peuvent avoir besoin de collaborer sur la même tâche, mais avoir des projets différents dans lesquels elles suivent les progrès. La tâche peut vivre dans les deux projets, et toutes les mises à jour apportées à la tâche seront reflétées dans les deux projets. Par conséquent, les deux équipes peuvent rester informées de la progression de la tâche, en évitant les silos. 

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Une autre fonctionnalité qui aide à coordonner le travail de votre équipe est la charge de travail. Avec la charge de travail, vous pouvez suivre la capacité de votre équipe et vous assurer que les responsabilités de chacun sont claires et équilibrées. Cela vous aide à éviter de surcharger les membres de l'équipe et à maintenir des progrès efficaces. Répartissez efficacement les ressources en suivant les charges de travail entre les projets et en veillant à ce que le travail soit réparti de manière appropriée pour atteindre vos objectifs.

Productivité personnelle

Asana vous aide à gérer le travail individuel et augmente la productivité personnelle en améliorant l'organisation et la gestion du temps.

Mes tâches sont votre source de vérité et vous permettent de rester organisé et au fait de vos responsabilités. C'est ici que vous trouverez toutes les tâches qui vous sont attribuées, ce qui vous permettra de hiérarchiser efficacement votre liste de tâches. Avec Mes tâches, vous pouvez voir vos prochaines tâches, échéances et statuts de tâches en un coup d'œil, ce qui facilite la planification de votre journée et vous permet de vous concentrer sur le travail le plus critique. Découvrez comment optimiser votre productivité avec Mes tâches

Votre boîte de réception sert de plaque tournante pour recevoir les notifications relatives à vos tâches et à l'avancement des travaux qui vous concernent. Cela vous permet d'être toujours informé des modifications, des commentaires ou des mentions liés à votre travail.

Transparence et responsabilisation dans votre travail

En attribuant des tâches et en définissant des échéances, vous pouvez tenir les équipes responsables du travail dont elles sont responsables. Chaque tâche a un seul propriétaire et une date d'échéance, clarifiant qui est responsable de l'achèvement d'une tâche et fournissant un calendrier pour quand le travail devrait être terminé. Cette clarté sur les responsables et les échéances garantit que les responsabilités sont bien définies,  ce qui facilite le suivi de la progression et l'achèvement du travail à temps.

Asana offre une fenêtre transparente sur la progression et le statut du travail. Les membres de l'équipe peuvent facilement accéder aux chronologies de projet, aux descriptions de tâches et aux mises à jour de statut, ce qui favorise une compréhension commune des objectifs du projet et des rôles individuels. Cette visibilité favorise une meilleure communication et collaboration entre les membres de l'équipe, permettant à chacun de rester sur la même longueur d'onde. 

Rapports et partage des résultats

Asana vous permet de partager l'avancement du projet, les mises à jour et les indicateurs clés avec votre responsable ou les parties prenantes, en veillant à ce que tout le monde soit informé et aligné sur l'état d'avancement du travail. 

Partagez la progression et les indicateurs du projet en créant des mises à jour de statut qui informent votre équipe et les parties prenantes, en veillant à ce que tout le monde soit aligné sur le statut actuel du travail. Cela minimise le besoin de rattraper tout le monde, de gagner du temps en réunion et de les rendre plus productifs.

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Établissez des objectifs et des résultats clés clairs sur Asana avec les Objectifs Asana, en fournissant un cadre pour suivre et atteindre vos objectifs efficacement. En définissant et en surveillant les objectifs directement sur Asana, vous centralisez la gestion des objectifs, alignez votre équipe autour d'objectifs communs et veillez à ce que tout le monde travaille vers les mêmes résultats. Les Objectifs Asana simplifient le processus de mesure des progrès et des réussites, facilitant ainsi la communication de vos réalisations aux parties prenantes.

Comment Asana s'organise-t-il

La structure d'Asana est conçue pour créer une connexion transparente entre les utilisateurs et le travail dont ils sont responsables. Petit tour d'horizon de l'organisation d'Asana :

Comment le travail est-il organisé

  1. Objectifs : les Objectifs sont des objectifs de haut niveau qui représentent les priorités globales d'une organisation ou d'une équipe. Ils sont définis dans les Objectifs d'Asana et fournissent une orientation claire pour le travail en cours.
  2. Portefeuilles : les portefeuilles sont des conteneurs qui regroupent les projets connexes. Ils aident à suivre les progrès vers des initiatives ou des objectifs spécifiques.
  3. Projets : Les projets organisent et gèrent le travail lié à une initiative spécifique. Les projets contiennent des tâches et des sous-tâches, ce qui permet de diviser le travail en unités faciles à gérer et de faciliter la collaboration. 
  4. Tâches : les tâches représentent les éléments d'action individuels d'un projet. Ils ont des dates d'échéance et peuvent être attribués à des membres spécifiques de l'équipe.
  5. Sous-tâches : les sous-tâches sont des unités de travail plus petites au sein d'une tâche, souvent utilisées pour décomposer les tâches plus complexes en étapes faciles à gérer.

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Comment les gens sont organisés 

  1. Les organisations se basent sur votre domaine de messagerie professionnel et connectent toutes les personnes qui utilisent Asana au sein de votre société.
  2. Les équipes sont des groupes fonctionnels au sein d'une organisation qui correspondent probablement à des services, comme le marketing ou les ventes, ou à des groupes fonctionnels comme le bureau de New York.
  3. Les membres sont des utilisateurs qui ont un accès complet à l'espace de travail ou à l'organisation et à ses fonctionnalités.
  4. Les invités ont un accès plus limité et sont souvent invités à collaborer à des projets ou à des tâches spécifiques.

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Ressources complémentaires

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