Bienvenue sur Asana !
Il y a beaucoup de choses que nos clients peuvent réaliser avec Asana, et voici une synthèse rapide des éléments les plus importants à connaître lorsque vous débutez. Si vous souhaitez qu'un formateur vous guide et réponde à vos questions en temps réel, vous pouvez vous inscrire à une formation virtuelle
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Essai gratuitDémonstration rapide d'Asana
Asana a un look et des fonctionnalités en constante évolution. Votre écran est probablement différent de celui de cette vidéo, mais les concepts clés restent les mêmes.
1. Créer une tâche
Tout commence par la création des tâches. Les tâches sont des tâches actionnables et la composante la plus importante d'Asana.
Pour créer une tâche, cliquez dans le projet, saisissez un nom pour votre tâche, puis appuyez sur
Entréepour en ajouter d'autres.
Les bonnes pratiques à adopter pour vos tâches
- Donnez aux tâches des noms précis qui appellent à l'action et Donnez aux tâches des noms précis qui appellent à l'action, afin que les attentes soient claires.
- Attribuez la tâche à un collègue et définissez une échéance (même s'il ne s'agit que d'une estimation). Voilà déjà un bon moyen de clarifier les responsabilités de chacun.
- N'hésitez pas à y joindre des fichiers pour détailler le contexte, ainsi que fournir des informations ou documents de travail pertinents. Veillez aussi à joindre les fichiers nécessaires à la tâche lorsque vous la marquez comme terminée afin que vos collègues puissent accéder à votre travail et savoir que vous avez fini.
- Ajoutez des collègues en tant que collaborateurs afin qu'ils puissent rester informés de la progression des tâches. Vous pouvez les contacter par ping en les @mentionnant lorsque vous commentez une tâche.
2. Créer votre premier projet
Les projets sont ce qui vous permet d'organiser et de planifier toutes les tâches liées à une initiative, un objectif ou un travail important. Vous pouvez afficher les projets en vue Liste, Tableau, Calendrier ou Chronologie et basculer entre ces vues à tout moment.
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Types de projets à gérer sur Asana
Vous pouvez planifier et gérer presque tous types de projets et processus sur Asana, mais nous avons dressé une liste des exemples les plus récurrents :
Découvrez d'autres exemples d'utilisation de la section Asana ou débutez avec un projet prédéfini dans notre bibliothèque de modèles.
3. Organiser votre projet
Regrouper des tâches associées en sections
Les sections regroupent vos tâches, ce qui facilite l'analyse du projet. Elles sont particulièrement adaptées aux catégories qui ne changent pas au fil du temps. Par exemple, vous pouvez créer des sections par plage calendaire (mois, trimestres…), par phase du projet, ou encore adopter un style « Kanban » avec des catégories à faire/en cours/terminé.
Trier et filtrer les tâches des projets dotés de champs personnalisés
4. Comment trouver le travail qui vous est attribué et les mises à jour sur votre travail
Vos projets avancent, de nouvelles tâches pointent leur nez… Asana propose plusieurs outils pour ne rien manquer. Les tâches qui vous sont attribuées s'affichent dans Mes tâches. Votre boîte de réception Asana contient des notifications qui incluent les mises à jour relatives aux projets auxquels vous participez et aux tâches auxquelles vous collaborez ou qui vous sont attribuées. Ouvrez la barre latérale pour accéder à Mes tâches ou à votre boîte de réception :
Mes tâches
La
section Mes tâches affiche uniquement les tâches qui vous sont attribuées, ainsi que leurs échéances. Consultez régulièrement cette section dans la journée pour cocher vos tâches terminées, voir les nouvelles tâches qui vous ont été attribuées et vérifier ce sur quoi travailler ensuite.
Boîte de réception
La
boîte de réception est un fil d'actualités avec des filtres, mais uniquement pour le travail que vous suivez. Vous pouvez aussi envoyer des réponses directement depuis la boîte de réception et accéder rapidement aux tâches correspondantes.
Dans la barre latérale, vous pouvez également accéder à la page d'accueil, aux rapports, aux portefeuilles et aux objectifs. Cependant, Mes tâches et la boîte de réception sont l'endroit où vous trouverez les tâches qui vous sont attribuées personnellement et les mises à jour sur votre travail.
5. Comprendre la structure d'Asana
Les projets et les tâches sont les composantes fondamentales d'Asana.
- Les organisations se basent sur votre domaine de messagerie professionnel et connectent toutes les personnes qui utilisent Asana au sein de votre société.
- Les équipes sont des groupes fonctionnels au sein d'une organisation qui correspondent généralement aux équipes générales, comme le marketing ou le service commercial, ou à des groupes fonctionnels comme le bureau de New York.
- Les projets sont stockés dans des équipes (et des portefeuilles) pour suivre toutes les étapes concrètes, informations et communications concernant la réalisation d'un objectif ou d'une initiative.
- Les tâches sont enregistrées au sein des projets et clarifient les responsabilités ainsi que les échéances. Les fichiers, messages et instructions associés y sont tous regroupés afin de les retrouver facilement en un seul endroit.
- Les portefeuilles contiennent des groupes de projets. Ils sont utiles pour afficher au même endroit tous les projets et mises à jour de statut en lien avec une initiative ou un objectif.
Plus de ressources pour apprendre à utiliser Asana
Une fois que vous maîtrisez les bases, vous pouvez continuer à étendre vos connaissances, l'équipe Asana en fera de même. Nous mettons à disposition différents types de ressources pour bien démarrer, afin que chacun y trouve son compte.
| Je souhaite… | Ressources |
|---|---|
| Regarder de courtes vidéos | Regardez « Apprendre à utiliser Asana » ou cliquez sur « Leçons Asana » |
| Suivre une formation | Inscrivez-vous pour une formation en direct ou une démonstration de fonctionnalités en direct ; inscrivez-vous à Asana Academy |
| Feuilleter des articles de conseils | Guide Asana ou blog Asana |
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