La collaboration est un aspect crucial de l'utilisation d'Asana, et votre boîte de réception y joue un rôle important. Votre boîte de réception Asana sert de centre de notification qui affiche les mises à jour sur les projets auxquels vous participez, les tâches sur lesquelles vous travaillez, les messages importants et les communications liées aux objectifs de l'équipe et de l'organisation. En consultant fréquemment votre boîte de réception, vous pouvez rester informé et interagir plus efficacement avec vos collègues et les membres de votre équipe.
Dans cet article, vous découvrirez comment tirer parti de votre boîte de réception pour rester informé et explorer des stratégies pratiques pour minimiser l'encombrement de la boîte de réception.
Vérification de votre boîte de réception
À quel moment consulter votre boîte de réception ? Certains préfèrent prévoir du temps dans leurs calendriers pour vérifier leur boîte de réception à certains moments de la journée, tandis que d'autres préfèrent le vérifier au fur et à mesure de leur journée.
Quelle que soit l'approche choisie, un point orange s'affiche à côté de la boîte de réception dans la barre latérale en cas de notifications non lues. En cas de nouvelles notifications, un indicateur bleu s'affiche à côté de celles-ci. S'il y a une nouvelle activité dans une tâche d'un projet, une bulle de discussion indiquant le nombre de nouveaux commentaires ou pièces jointes indiquant une nouvelle activité non lue s'affiche.
Désencombrer votre boîte de réception
Utilisez votre boîte de réception pour gagner en productivité et vous concentrer sur l'essentiel. Grâce aux filtres, au tri, aux signets et aux fonctions d'archivage, votre boîte de réception peut vous aider à traverser le chaos et à trouver la clarté.
Suivre et ne plus suivre des tâches et des conversations spécifiques signifie que vous ne recevez que des communications sur des éléments qui vous concernent. Pour ce faire, vous pouvez vous ajouter ou vous retirer en tant que collaborateur pour des tâches spécifiques. Si quelqu'un @ vous mentionne à nouveau dans une tâche, elle apparaîtra toujours dans votre boîte de réception, même si vous n'avez pas suivi la tâche.
Triez votre boîte de réception en fonction de ce qui compte pour vous. Vous pouvez choisir parmi Plus récent en premier ou Pertinence.
Le filtrage de la boîte de réception vous permet de cibler les mises à jour les plus exploitables ; vous pouvez filtrer par personne, attribuée à moi et non lue uniquement.
Si vous aimez une boîte de réception transparente et visez zéro boîte de réception, notre fonction d'archivage est faite pour vous. Puisque tout votre travail est organisé et accessible sur Asana, vous n'avez pas besoin d'enregistrer de notifications. Une fois que vous avez réagi à une notification, vous pouvez choisir de l'archiver. Vous trouverez vos notifications archivées dans l'onglet Archives.
Les signets peuvent être utilisés pour les tâches importantes auxquelles vous souhaitez accéder rapidement et les notifications que vous souhaitez enregistrer pour les enregistrer ou les consulter ultérieurement.
Vous pouvez également sélectionner Gérer les notifications. Ici, vous pouvez activer « Ne pas déranger », planifier les heures auxquelles vous ne souhaitez pas recevoir de notifications et sélectionner le type de notification.
Prendre des mesures depuis votre boîte de réception
Utilisez votre boîte de réception pour vous impliquer et rester en contact avec vos collègues en donnant suite à vos notifications. Faites savoir à vos collègues que vous avez lu leurs commentaires et messages en leur répondant dans votre boîte de réception. Vous pouvez accuser réception d'une tâche ou d'un commentaire, dire merci, montrer votre approbation ou envoyer une vignette de remerciement depuis votre boîte de réception.
Les autocollants de remerciement sont un excellent moyen de saluer le travail de vos collègues et collaborateurs, et de les féliciter. Par exemple, si un collègue atteint son objectif ou franchit un jalon, ajoutez un autocollant d'appréciation à sa tâche depuis votre boîte de réception pour montrer votre soutien et votre reconnaissance. Vous pouvez accéder aux autocollants d'appréciation via les commentaires des tâches en cliquant sur l'icône en forme d'étoile.
Inbox ou Mes tâches
Contrairement à Mes tâches, votre boîte de réception n'est pas votre liste de tâches. Si vous voyez une tâche dans votre boîte de réception sur laquelle vous devez prendre des mesures, comme planifier une réunion pour discuter d'un sujet particulier, créez une tâche de suivi qui renvoie à la tâche d'origine ou attribuez-vous une tâche. N'oubliez pas que lorsque vous travaillez sur Asana, tout ce que vous devez faire se trouve dans Mes tâches, tandis que vous recevez tout ce que vous devez savoir dans votre boîte de réception.
Plus vous et votre équipe discuterez ou créerez et terminerez des tâches, plus vous vous reposerez sur vos notifications pour suivre l'avancée du travail et prendre les mesures nécessaires. Garder une boîte de réception claire signifie que vous verrez rapidement les notifications pertinentes sans passer par des informations inutiles. L'utilisation de filtres pour mettre en évidence les sujets importants et archiver les notifications que vous avez lues et qui ne demandent aucune action réduit l'encombrement et vous donne le contrôle.
Ressources supplémentaires
Consultez cet article pour en savoir plus sur l'utilisation de votre boîte de réception.