Aperçu
Bienvenue sur Asana ! Cet article présente une synthèse rapide des éléments les plus importants à connaître lors de la prise en main d'Asana.
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Les tâches - Les tâches en quelques mots
Certaines tâches vous ont peut-être déjà été attribuées, et vous vous demandez probablement par où commencer. Les tâches sont les composantes fondamentales d'Asana.
Les tâches représentent des étapes ou jalons exploitables permettant de clarifier les responsabilités. Elles peuvent également correspondre à des idées et des éléments de référence.
Vous trouverez les tâches qui vous ont été attribuées dans votre liste Mes tâches, à laquelle vous pouvez accéder depuis la barre latérale.
Vous pouvez créer une tâche de plusieurs façons :
- Depuis la section Mes tâches, cliquez sur le bouton + Ajouter une tâche en haut de la page.
- Vous pouvez créer directement une tâche dans un projet en cliquant sur le bouton + Ajouter une tâche (nous parlerons plus en détail des projets ci-dessous).
- Vous pouvez cliquer sur Ajouter une tâche… en dessous de l'une des sections de vos projets ou de votre liste Mes tâches.
- Cliquez sur le bouton d'ajout rapide + Créer en haut à gauche au-dessus de la barre latérale.
Voici quelques conseils pour vous aider à créer efficacement des tâches :
- Donnez aux tâches des noms précis qui appellent à l'action et Donnez aux tâches des noms précis qui appellent à l'action, afin que les attentes soient claires.
- Attribuez la tâche à un collègue et définissez une échéance (même s'il ne s'agit que d'une estimation). Voilà déjà un bon moyen de clarifier les responsabilités de chacun.
- N'hésitez pas à y joindre des fichiers pour détailler le contexte, ainsi que fournir des informations ou documents de travail pertinents. Veillez aussi à joindre les fichiers nécessaires à la tâche lorsque vous la marquez comme terminée afin que vos collègues puissent accéder à votre travail et savoir que vous avez fini.
- Ajoutez des collègues en tant que collaborateurs afin qu'ils puissent rester informés de la progression des tâches. Vous pouvez également les @mentionner lorsque vous commentez une tâche.
Une tâche ne peut être associée qu'à un seul et unique responsable, mais elle peut avoir plusieurs collaborateurs.
Le responsable et les collaborateurs d'une tâche peuvent la consulter et la modifier selon les paramètres d'autorisation sélectionnés. Les collaborateurs recevront des notifications dans leur boîte de réception, Et éventuellement par e-mail en fonction de leurs paramètres, lorsque des modifications sont apportées à la tâche.
Sous-tâches - Diviser les tâches en plus petits éléments avec les sous-tâches
Utilisez les sous-tâches pour diviser la charge de travail d'une tâche en portions plus petites ou pour répartir le travail entre plusieurs personnes. Les sous-tâches fonctionnent comme des tâches indépendantes et possèdent les mêmes champs que leur tâche parente. La seule différence est qu'elles sont intégrées à une tâche parente.
- Cliquez sur le menu déroulant pour afficher les sous-tâches dans la vue Liste.
- Ce symbole indique que cette tâche dispose de trois sous-tâches.
- Agrandir la tâche vous permettra d'afficher les trois sous-tâches dans la vue Liste (comme indiqué à l'étape 1).
- Les mêmes sous-tâches de l'étape 3 seront affichées dans le volet des détails de tâche.
Suivez ces étapes pour créer une sous-tâche.
Il est possible de créer des sous-tâches au sein même d'une autre sous-tâche, avec un maximum de 5 niveaux de sous-tâches.
Vous pouvez ajouter manuellement une sous-tâche à un projet si vous souhaitez qu'elle apparaisse dans la liste des tâches, le calendrier ou la chronologie de votre projet au même titre que vos autres tâches. Vous pouvez également désigner un responsable, car les sous-tâches n'héritent pas du responsable de leur tâche parente.
Suivez ces étapes pour associer un projet à une sous-tâche.
Projets - Organiser les tâches connexes en créant des projets
Les projets vous permettent d'organiser et de rassembler au même endroit des groupes de tâches liées à une initiative, à un objectif ou à tout travail important. Lancez-vous et suivez ces étapes pour créer votre premier projet sur Asana.
De nombreuses situations se prêtent à la création d'un projet. En manque d'inspiration ? Consultez les exemples ci-dessous :
- Organisation d'événements : utilisez votre projet pour suivre les actions importantes à mener avant l'événement. Gérez tout au même endroit, de la réservation du lieu à la sélection de la nourriture et des options de restauration, en passant par le choix d'une date et l'envoi des invitations.
- Intégration des nouvelles recrues : créez un projet pour vous et le nouvel employé, et ajoutez toute personne susceptible d'être impliquée dans le processus d'intégration. Utilisez le projet pour assurer le suivi des formations et ajouter des ressources d'intégration pertinentes.
Pas de projet Asana sans équipe. Vous souhaitez créer des projets personnels ? Créez une équipe pour vos projets personnels et marquez ces projets comme privés en suivant ces étapes.
Les projets privés ne sont accessibles qu'aux membres du projet. Seules les personnes invitées à y participer peuvent le voir et y accéder.
Ajoutez le projet aux favoris en cliquant sur l'icône en forme d'étoile à côté du nom de projet. Cela vous permettra d'ajouter le projet à votre barre latérale et d'y accéder facilement.
Vous pouvez également choisir parmi un certain nombre de modèles lors de la création d'un nouveau projet. Aidez ainsi votre équipe à lancer de nouveaux projets en quelques clics seulement !
Équipes - Rejoindre des équipes sur Asana
Comme mentionné ci-dessus, tous les projets Asana doivent être intégrés à des équipes, Lesquelles sont des groupes de personnes au sein de votre organisation qui collaborent sur des projets. Chaque équipe a ses propres membres, projets, messages et calendriers.
Si vous venez d'être invité sur Asana, vous avez peut-être déjà été invité à rejoindre une équipe. Lorsque vous rejoindrez une organisation, vous n'intégrerez pas automatiquement les équipes de celle-ci. En effet, chaque personne est tenue de créer ou de rejoindre des équipes au sein de l'organisation. Vous pouvez également demander à vos collègues de vous inviter à rejoindre les équipes et projets qui vous concernent.
Si vous êtes membre d'une organisation, vous verrez deux listes d'équipes dans la barre latérale. La première correspond aux équipes dont vous êtes membres, et la seconde à celles des équipes que vous pouvez parcourir et donc rejoindre ou demander à rejoindre.
Rechercher - Utiliser la fonction de recherche pour accéder facilement au travail
Sur Asana, la fonction de recherche vous permet de trouver une tâche, un projet, une étiquette, un modèle, un portefeuille, un message, un objectif, une personne ou encore une équipe au sein de votre espace de travail ou organisation.
Vous souhaitez retrouver une tâche attribuée à un collègue la semaine dernière ? Préparer une évaluation en créant un historique de vos activités ? Asana conserve toutes vos données au même endroit, vous permettant de retrouver rapidement les informations dont vous avez besoin grâce à la fonction de recherche.
Cliquez ici pour découvrir comment rechercher des informations dans des projets spécifiques.
Boîte de réception - Gérer les notifications avec la boîte de réception Asana
Vous trouverez votre boîte de réception Asana dans la barre latérale.
La boîte de réception est le centre de notifications d'Asana. Elle contient toutes les informations relatives aux projets auxquels vous participez et aux tâches auxquelles vous collaborez ou qui vous sont attribuées au sein d'un espace de travail ou d'une organisation en particulier. En outre, vous pouvez choisir quelles notifications vous souhaitez recevoir en modifiant les paramètres de notification de chacun de vos projets.
Découvrez ici quelques conseils utiles pour gérer efficacement votre boîte de réception.
Un point orange s'affiche à côté de la boîte de réception si vous avez des notifications non lues.
Formulaires - Recueillir les informations nécessaires avec les formulaires Asana
Les formulaires sont disponibles pour tous les clients Premium, Business et Enterprise.
Les formulaires font partie des projets Asana. Lorsque quelqu'un remplit votre formulaire, une nouvelle tâche apparaît dans le projet auquel le formulaire est connecté.
Les formulaires harmonisent la façon dont le travail est adressé à votre équipe, vous permettant de recueillir les informations dont vous avez besoin et de vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. Les formulaires sont aussi bien adaptés aux équipes internes qu'externes. Ils facilitent l'accès aux informations utiles tout en minimisant les frictions, les allers-retours et les éventuels malentendus.
Pour en savoir plus sur la création de formulaires sur Asana, consultez cet article.