Qu'est-ce qu'un processus ?
Un processus est une suite d'étapes répétables par lesquelles le travail passe systématiquement pour avancer. Les processus varient en fonction de la tâche ou de l'objectif. Ils peuvent être aussi simples ou complexes que nécessaire. La clé ? Les décomposer en étapes plus faciles à gérer, que vous devrez systématiquement suivre afin d'obtenir le résultat souhaité.
Que diriez-vous de participer à une session de formation en direct sur la création de processus de base sur Asana ? Un membre de notre équipe sera à votre disposition pour vous guider et répondre à toutes vos questions. Inscrivez-vous ici !
Éléments fondamentaux d'un processus
Asana vous permet de définir les routines de travail de votre équipe (ou « processus métier »), de sorte que chacun connaisse les étapes à venir et leur ordre, sache qui est responsable et s'assure qu'aucune étape importante ne soit oubliée.
Les différents éléments d'Asana (tels que les projets, les tâches et les sous-tâches) ainsi que les fonctionnalités (telles que les champs personnalisés, les formulaires et les règles) sont des éléments de base lors de la création de ces processus. Vous pouvez les assembler de différentes manières pour accomplir différentes choses.
Types de projet
Vous n'en êtes pas à votre premier projet sur Asana ? Félicitations ! Êtes-vous cependant certain de vous y prendre correctement ? Une fois que vous saurez identifier et configurer efficacement vos projets, vous trouverez naturellement la réponse à la plupart de vos questions.
Pour atteindre cet objectif, nous allons étudier trois plans de projets courants à utiliser pour concevoir toutes sortes de projets sur Asana.
Type 1 : projets à échéance
Les projets à échéance ont un début, un milieu et une fin clairement définis. Le travail doit être effectué dans un certain ordre afin de respecter l'échéance préalablement fixée.
Exemples de projets à échéance
- Événements
- Lancements de produit
- Accueil et intégration des employés
Caractéristiques d'un projet à échéance
- Ses tâches sont effectuées dans l'ordre
- Représente des initiatives importantes ponctuelles
- Projet avec un livrable définitif ou une échéance
Gérer un projet à échéance sur Asana
Prenons un exemple. Liona est chargée de la coordination des événements chez Phoenix Corp.
Avant d'adopter Asana, Liona se servait d'une feuille de calcul pour gérer la liste de contrôle de ses événements. Elle utilise désormais Asana pour mettre en œuvre le processus d'organisation d'événements de son équipe.
Comme le travail de planification d'événements suit généralement un ordre précis, Liona crée un nouveau projet et commence à organiser son événement en vue Liste.
Pour ce faire, elle a donc dû :
- Ajouter des sections
- Diviser le travail en sous-tâches
- Appliquer des champs personnalisés
- Inclure des jalons
Ajoutez des dépendances pour automatiser les transitions
Dans un projet limité dans le temps, la séquence du travail est tout aussi importante que le travail lui-même. Avec la vue Chronologie, vous pouvez cartographier le plan de votre projet pour visualiser l'intégration de tous les éléments.
Dessinez des dépendances pour relier le travail au fur et à mesure que vous créez votre plan de projet. Si vous repérez un conflit de calendrier, vous pouvez ajuster l'échéance directement sur la chronologie. À mesure que le travail avance, votre équipe reçoit des notifications lorsque les tâches dépendantes sont terminées.
Créez des modèles personnalisés pour les processus courants
La création de modèles personnalisés permet de gagner du temps sur la configuration future du projet et de s'assurer que tout le monde suit les bons processus. Vous pouvez mettre à jour ces modèles au fur et à mesure que vous affinez vos processus et apprenez des projets passés.
En regardant l'exemple ci-dessus, une fois que Liona aura terminé de construire ce projet, elle suivra le même processus pour d'autres événements. Elle convertit son projet en modèle personnalisé, de sorte que le processus est facilement répliqué.
- Liona convertit ce projet en un modèle personnalisé à l'aide de la flèche du menu déroulant à côté du nom du projet.
- À chaque fois que l'équipe organise un nouvel événement, elle peut se baser sur ce modèle lors de la création d'un nouveau projet.
- Si des dates sont définies dans votre modèle personnalisé, choisissez une date de début ou de fin lors de la création de votre nouveau projet. Asana planifie alors automatiquement les dates de vos tâches.
Modèles de projets à échéance
Gérez plus efficacement les projets à échéance de votre équipe en utilisant la galerie de modèles Asana.
Type de projet 2 : processus continus
Ces projets passent par différentes étapes. Le travail est terminé lorsqu'il est passé par toutes ces étapes. L'équipe répète le même processus pour chacune des tâches. Le projet ne se termine jamais vraiment ; Il s'inscrit dans un processus continu.
Exemples de processus continus
- Ordres du jour hebdomadaires : les tâches sont ajoutées et retirées de l'ordre du jour
- Calendriers continus : les tâches représentent des événements, des éléments de contenu et d'autres éléments
- Suivi des incidents : de nouveaux incidents apparaissent, sont triés par priorité ou statut et passent par différentes étapes pour être résolus
Caractéristiques des processus continus
- Le travail passe par plusieurs étapes
- Projet permanent qui génère en continu des tâches à traiter
- Projet envisagé comme un processus continu sans fin précise
Gérer un processus continu sur Asana
Continuons avec un autre exemple : Jamie est directrice de la création chez Phoenix Corp. L'équipe chargée des événements envoie souvent des demandes de conception d'images et de cadeaux promotionnels pour accompagner les événements. L'équipe de Phoenix Corp organise ses demandes de créations sur Asana.
Jamie met en place un projet en vue Tableau afin de simplifier et d'automatiser le processus de réception des demandes de création de son équipe.
- Le projet de réception des demandes est affiché en vue Tableau, Comme souvent pour les processus continus. Il est en effet généralement plus intuitif de suivre horizontalement les étapes d'un processus dans un tableau.
- Les sections sont utilisées pour indiquer les étapes par lesquelles passe le travail, de Nouvelles requêtes à Tâches récemment terminées.
- Dans le menu Personnaliser, Jamie ajoute des champs personnalisés, Notamment la priorité, l'étape d'approbation et les estimations de durée.
- Elle peut également afficher les sous-tâches depuis la vue Tableau en cliquant sur l'icône de branche en bas de la tâche parente.
Standardiser les demandes à l'aide de formulaires
Jamie crée un formulaire dans ce projet afin que les demandes de travail passent par un seul et même point d'entrée et dans le but de recueillir les informations pertinentes en amont. Lorsque quelqu'un remplit le formulaire en question, une nouvelle tâche apparaît ainsi immédiatement dans le projet.
Les formulaires vous permettent d'harmoniser la façon dont le travail est adressé à votre équipe, de recueillir les informations dont vous avez besoin et de vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. Ces formulaires sont adaptés aussi bien aux équipes internes qu'externes afin que chacun puisse accéder aux informations utiles, mais aussi minimiser les allers-retours et éviter les malentendus éventuels.
Les formulaires sont disponibles avec la formule Asana Premium. Certaines fonctionnalités des formulaires sont réservées aux utilisateurs Business et Enterprise : l'arborescence, la personnalisation des en-têtes et des messages de confirmation, etc.
Automatisez les actions répétitives avec les règles
Comme certaines étapes du processus de Jamie se déroulent toujours de la même manière, elle ajoute des règles pour automatiser les actions courantes et réduire tâches répétitives.
Les règles vous permettent d'automatiser les tâches routinières et de mettre facilement en place des processus. Pour qu'une règle fonctionne, elle doit être constituée d'un déclencheur qui l'active et d'une action à exécuter automatiquement.
Les règles sont disponibles pour les clients Asana Premium. Certaines fonctionnalités connexes sont réservées aux clients Business et Enterprise : générateur de règles personnalisées, règles personnalisées avec fonctions logiques, déclencheur « Statut d'approbation modifié », action « Ajouter un commentaire », etc.
Type 3 : projets de référence
Le saviez-vous ? Asana vous aide également à enregistrer et organiser des informations ! Comment ? En créant des projets de référence.
Exemples de projets de référence
- Noter des informations pour un guide de l'employé
- Gagner en visibilité sur un plan ou calendrier à long terme
- Consigner les idées trouvées lors d'une session de brainstorming en équipe
Caractéristiques d'un projet de référence
- Il ne s'agit ni d'un projet à échéance ni d'un processus continu
- Il ne comporte pas de tâches exploitables
- Il a surtout vocation à créer de la visibilité et de l'organisation
- Projet qui se déroule sur une période déterminée ou non
Élaborer un projet de référence
Étant donné le nombre d'informations différentes que l'on peut organiser et visualiser grâce aux projets de référence, il n'existe pas de modèle universel ! En soi, le format du projet est déterminé par sa finalité.
- Les guides sont faciles à représenter en vue Liste.
- Les plannings fonctionnent bien en vue Calendrier.
- Les feuilles de route se prêtent bien à la vue Chronologie.
- Quant à la vue Tableau, elle est idéale pour les séances de brainstorming en groupe.
Renforcer la coordination de votre équipe
Suivez ces conseils pour coordonner les travaux connexes et gagner en visibilité sur vos différents projets.
- Ajoutez une même tâche à plusieurs projets
- @mentionnez des tâches ou projets dans des descriptions et commentaires
- Utilisez l'aperçu de projet pour expliquer le but du projet, définir les membres impliqués, partager les ressources clés et communiquer des mises à jour de statut.