Découvrez dans cet article les différentes fonctionnalités et stratégies pour optimiserMes tâches sur Asana, de la création de sections à l'automatisation des tâches avec des règles, en passant par l'utilisation de champs personnalisés et la sélection de la vue la plus adaptée à vos besoins.
À propos de de Mes tâches
La section Mes tâches centralise votre liste de tâches et vous aide à hiérarchiser efficacement votre travail en le reliant à des tâches précises à accomplir. Vous y trouverez toutes les tâches qui vous sont attribuées.
Ajouter des tâches à Mes tâches
- Commencez par ajouter l'ensemble de vos tâches à votre section Mes tâches. Commencez le titre de la tâche par un verbe d'action, par exemple Rédiger un brief de campagne ou Créer des ressources visuelles.
- Fixez uneéchéance pour ces tâches afin que vous et les parties prenantes avec lesquelles vous travaillez sachiez exactement quand elles doivent être terminées. Vous les hiérarchiserez ainsi bien plus efficacement !
- Associez vos tâches à des projets pertinents pour coordonner au mieux l'ensemble de votre travail. Ajoutez ainsi par exemple votre tâche Rédiger un brief de campagne au projet Campagne marketing saisonnière.
Visibilité des tâches
Toutes les tâches créées dans Mes tâches sont privées par défaut. Les tâches deviennent cependant visibles pour les membres des projets que vous hébergez plusieurs fois. Il y a une colonne de visibilité des tâches dans Mes tâches où vous pouvez voir à qui la tâche est visible.
Les types de visibilité sont :
- Moi uniquement : Visible uniquement par vous
- Nom de l'entreprise : Visible de tous les membres de l'entreprise
- Collaborateurs : Visible par les collaborateurs et les utilisateurs ayant accès au projet de la tâche
- Voir le parent : visible par les collaborateurs et les utilisateurs qui peuvent voir la tâche parente
Dans cet exemple, vous pouvez voir que le haut de la tâche dit : Cette tâche n'est visible que par vous. Vous pouvez le rendre public en cliquant sur le bouton Rendre public. Si la tâche est ajoutée à un projet, elle sera visible par les collaborateurs de la tâche et les membres du projet. Si vous souhaitez associer une tâche à un projet sans pour autant la rendre visible aux yeux des autres membres du projet en question, contentez-vous de @mention <mmt:gls_c:4>ner ce dernier dans la description de la tâche.
Organiser ses Mes tâches
Créer vos propres sections
L'ensemble des éléments de votre section Mes tâches vous est, par par défaut, attribué, et toutes les nouvelles tâches qui vous sont attribuées seront automatiquement ajoutées à la section Récemment attribuées.
Vous pouvez créer vos propres sections pour classer votre travail en fonction de vos besoins. Une fois les sections créées, vous pouvez y glisser-déposer les tâches.
Voici ci-dessus un exemple de liste Mes tâches organisée en sections personnalisées. Ajoutez autant de sections que vous le souhaitez. Commencez par exemple avec les trois suivantes : « À faire aujourd'hui », « À faire cette semaine » et « À faire plus tard ».« Vous pourrez toujours modifier vos sections au fil du temps en fonction de vos besoins.
Trier, filtrer et regrouper par
Une fois l'ensemble de vos tâches centralisées dans votre section Mes tâches, triez-les par échéance, par projet ou par échéance dans des sections. Par exemple, vous pouvez filtrer pour afficher uniquement les tâches incomplètes et celles à terminer cette semaine.
Vous pouvez également regrouper vos tâches en fonction de vos besoins. Par exemple, vous pouvez les regrouper par « projet », « sections personnalisées » ou « priorité ».
Utiliser les champs personnalisés pour hiérarchiser les tâches
Créez des champs personnalisés dans Mes tâches pour trier vos tâches et suivre le travail en fonction de vos besoins. Créez par exemple un champ personnalisé Priorité et affichez vos tâches les plus urgentes en tête de liste.
Automatiser votre section Mes tâches avec des règles
Vous pouvez déplacer automatiquement les tâches vers des sections en fonction de critères spécifiques à l'aide de règles. Par exemple, vous pouvez définir une règle pour déplacer les tâches dans votre section À faire aujourd'hui sur la base du déclencheur La date d'échéance approche et de l'action Déplacer la tâche dans une section donnée.
Une fois la règle créée, un éclair apparaît à côté de la section.
Ces règles se déclenchent entre minuit et 1 h du matin. Ne vous inquiétez pas si vous n'en voyez pas instantanément les effets !
Rien ne vous empêche de créer une section Remettre à plus tard, dans laquelle vous ajouterez toutes les tâches à reporter. Créez une règle qui reporte d'une semaine l'échéance de chacune des tâches que vous ajoutez à la section Remettre à plus tard.
Choisir la vue qui vous convient le mieux
Vous pouvez afficher vos tâches sous forme de liste, de tableau ou de calendrier. La vue Liste organisera vos tâches dans un modèle de liste. Si vous préférez un affichage plus visuel, la vue Tableau vous permettra de voir vos tâches sous forme de notes adhésives dans un tableau Kanban. La vue Calendrier vous aidera quant à elle à visualiser les tâches à terminer dans un planning hebdomadaire ou mensuel.
Planifier vos tâches
Planifiez vos tâches à l'avance
Gardez le contrôle sur votre travail en consultant votre section Mes tâches tous les jours. Vous éviterez ainsi de passer à côté de tâches nouvellement attribuées ou dont les échéances approchent !
Une tâche peut parfois représenter une journée de travail. Si tel est le cas, nous vous recommandons de la diviser en plus petites parties et
Allouer du temps aux tâches
Dans votre calendrier, allouez du temps aux tâches nécessitant au moins 30 minutes, En créant un événement portant le même titre que la tâche en question. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter le lien de la tâche dans la description de l'événement.
Utilisez l'intégration Clockwise pour planifier vos tâches dans votre calendrier sans quitter Asana. Une fois l'intégration configurée dans votre projet, cliquez sur Planifier une tâche dans le calendrier à partir de votre tâche. Clockwise se chargera alors de bloquer le temps dans votre calendrier.
Clockwise n'est disponible qu'avec Google Agenda.
Ressources supplémentaires
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