Découvrez dans cet article les différentes fonctionnalités et stratégies pour optimiser vos tâches sur Asana, de la création de sections à l'automatisation des tâches avec des règles, en passant par l'utilisation de champs personnalisés et la sélection de la vue la plus adaptée à vos besoins.
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La section Mes tâches en quelques mots
La section Mes tâches centralise votre liste de tâches et vous aide à hiérarchiser efficacement votre travail en le reliant à des tâches précises à accomplir.
Considérez cette section comme votre liste de choses à faire personnelle : ajoutez-y toutes vos tâches (qu'elles soient inscrites dans votre tête ou écrites sur l'une de ces nombreuses notes adhésives qui ornent votre bureau). Source unique de référence pour le travail à accomplir, vous y trouverez toutes les tâches qui vous sont attribuées.
Hiérarchiser vos tâches
- Commencez par ajouter l'ensemble de vos tâches à votre section Mes tâches. Commencez le titre de la tâche par un verbe d'action, par exemple Rédiger un brief de campagne ou Créer des ressources visuelles.
- Fixez une échéance pour ces tâches afin que vous et les parties prenantes avec lesquelles vous travaillez sachiez exactement quand elles doivent être terminées. Vous les hiérarchiserez ainsi bien plus efficacement !
- Associez vos tâches à des projets pertinents pour coordonner au mieux l'ensemble de votre travail. Ajoutez ainsi par exemple votre tâche Rédiger un brief de campagne au projet Campagne marketing saisonnière.
- Gardez le cap sur votre travail en consultant votre section Mes tâches tous les jours : Vous éviterez ainsi de passer à côté de tâches nouvellement attribuées ou dont les échéances approchent !
Une fois l'ensemble de vos tâches centralisées dans votre section Mes tâches, triez-les par échéance, par projet ou par échéance dans des sections.
Organiser votre liste Mes tâches
Créer vos propres sections
L'ensemble des éléments de votre section Mes tâches vous est, par défaut, attribué, et toutes les nouvelles tâches qui vous sont attribuées seront automatiquement ajoutées à la section Récemment attribuées.
Créez vos propres sections et organisez votre travail en fonction de vos besoins. Une fois vos sections créées, libre à vous d'y glisser-déposer les tâches de votre choix.
Voici ci-dessus un exemple de liste Mes tâches organisée en sections personnalisées. Ajoutez autant de sections que vous le souhaitez. Commencez par exemple avec les trois suivantes : « À faire aujourd'hui », « À faire cette semaine » et « À faire plus tard ».« Vous pourrez toujours créer de nouvelles sections au fil du temps en fonction de vos besoins.
Automatiser votre section Mes tâches avec des règles
L'utilisation de règles vous aidera à déplacer automatiquement les tâches vers des sections en fonction de critères spécifiques. Par exemple, vous pouvez définir une règle qui déplace les tâches dans votre section À faire aujourd'hui sur la base du déclencheur La date d'échéance approche et de l'action Déplacer la tâche vers une section donnée.
Une fois la règle créée, un éclair apparaît à côté de la section.
Remarque : ces règles se déclenchent entre minuit et 1 h du matin. Ne vous inquiétez pas si vous n'en voyez pas instantanément les effets !
Rien ne vous empêche de créer une section Remettre à plus tard, dans laquelle vous ajouterez toutes les tâches à reporter. Créez une règle qui reporte d'une semaine l'échéance de chacune des tâches que vous ajoutez à la section Remettre à plus tard.
Utiliser les champs personnalisés pour hiérarchiser les tâches
Créez des champs personnalisés dans Mes tâches pour trier vos tâches et suivre le travail en fonction de vos besoins. Créez par exemple un champ personnalisé Priorité et affichez vos tâches les plus urgentes en tête de liste.
Choisir la vue qui vous convient le mieux
Vous pouvez afficher vos tâches sous forme de liste, de tableau ou de calendrier. La vue Liste organisera vos tâches dans un modèle de liste. Si vous préférez un affichage plus visuel, la vue Tableau vous permettra de voir vos tâches sous forme de notes adhésives dans un tableau Kanban. La vue Calendrier vous aidera quant à elle à visualiser les tâches à terminer dans un planning hebdomadaire ou mensuel.
Planifier vos tâches
Planifiez vos tâches à l'avance
En début de semaine, passez en revue l'ensemble du travail à réaliser dans votre section Mes tâches et déterminez quelles tâches doivent être accomplies cette semaine et les prochaines semaines. Planifiez ainsi votre travail à l'avance et assurez-vous de terminer vos tâches dans les délais.
Une tâche pourra parfois représenter plusieurs jours de travail. Si tel est le cas, nous vous recommandons de la diviser en plus petites parties et De créer des sous-tâches afin de vous faciliter la tâche.
Allouer du temps aux tâches
Dans votre calendrier, allouez du temps aux tâches nécessitant au moins 30 minutes, En vous assurant de créer un événement portant le même titre que la tâche en question. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter le lien de la tâche dans la description de l'événement.
Utilisez l'intégration Clockwise pour planifier vos tâches dans votre calendrier sans quitter Asana. Une fois l'intégration configurée dans votre projet, cliquez sur Planifier une tâche dans le calendrier à partir de votre tâche. Clockwise se chargera alors de bloquer le temps dans votre calendrier.
Remarque : Clockwise n'est disponible qu'avec Google Agenda.
Confidentialité des tâches
Toutes les tâches créées dans Mes tâches sont privées par défaut. Les tâches deviennent cependant visibles pour les membres des projets que vous associez à celles-ci.
Dans cet exemple, il est indiqué en haut de la tâche Cette tâche n'est visible que par vous. Vous pouvez rendre cette tâche publique en cliquant sur le bouton Rendre publique. Si la tâche est ajoutée à un projet, elle sera visible par les collaborateurs de la tâche et les membres du projet.
Si vous souhaitez associer une tâche à un projet sans pour autant la rendre visible aux yeux des autres membres du projet en question, contentez-vous de @mentionner ce dernier dans la description de la tâche.
Comprendre les notifications de la boîte de réception
Les différents types de notifications
La boîte de réception est le centre de notifications ; vous y trouverez les dernières nouvelles concernant les activités de votre organisation. Votre section Mes tâches, quant à elle, ne présente que les tâches qui vous sont spécifiquement attribuées.
Votre boîte de réception contient différents types de notifications. Certaines d'entre elles ne sont que de simples informations et peuvent être directement archivées, Mais d'autres notifications nécessitent des tâches de suivi. Vous pouvez par exemple créer une tâche de suivi afin de lire une mise à jour de statut ultérieurement. Les tâches de suivi sont privées, sauf si vous les ajoutez à un projet dont d'autres personnes sont membres.
Vous recevez des notifications dans votre boîte de réception lorsque des tâches vous sont attribuées. Vous retrouverez ces mêmes tâches dans votre section Mes tâches. Un conseil : assurez-vous que chaque nouvelle tâche qui vous est attribuée contient bien une échéance avant d'archiver la notification associée.
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Personnaliser les notifications
Personnalisez vos notifications pour ne garder que l'essentiel dans votre boîte de réception. Vous n'avez par exemple probablement pas besoin d'être informé à dès qu'une nouvelle tâche est ajoutée à chacun de vos projets.
Pour gérer vos notifications, accédez à Mes paramètres…, cliquez sur l'onglet Notifications, puis faites défiler la page vers le bas. Cliquez sur Gérer des projets individuels. Vous alors gérer les notifications de chaque projet dont vous êtes membre.
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