Lorsque vous commencerez à utiliser Asana, vous remarquerez que les tâches en sont les composantes fondamentales. Bien comprendre leur processus d'attribution est donc la première étape pour exploiter le plein potentiel d'Asana.
Dans quels cas attribuer des tâches ?
Vous devrez attribuer des tâches dans diverses situations :
- Vous gérez un projet et souhaitez déléguer des responsabilités
- Vous avez besoin de poser une question à un collègue
- Vous cherchez des informations et ne savez pas à qui vous adresser
- Vous souhaitez vous attribuer des tâches à ne pas oublier
Admettons que vous êtes un responsable marketing à la tête d'une nouvelle campagne. Pour la mener à bien, vous créez les tâches suivantes :
- Rédaction du brief de campagne
- Création des ressources promotionnelles
- Approbation du budget
Vous pouvez par exemple attribuer la création des ressources promotionnelles au designer créatif, l'approbation du budget au responsable financier et la rédaction du brief de campagne à vous-même. Notez que ces personnes peuvent ensuite réattribuer les tâches qui leur sont confiées à d'autres collègues, en fonction de la structure de chaque équipe. Le responsable financier peut en effet recevoir toutes les tâches liées aux budgets, mais ensuite les réattribuer aux membres de son équipe.
Définir des échéances
Définir des échéances est un bon moyen de veiller au bon déroulement de vos tâches. Le responsable de la tâche peut toujours modifier l'échéance en fonction de sa charge de travail. Si une échéance doit être modifiée, il est recommandé de commenter la tâche et de @mentionner la personne l'ayant attribuée à la base afin de l'en avertir et de lui faire part de la situation.
Boîte de réception et notifications
Lorsque vous attribuez une tâche à des collègues, ces derniers reçoivent une notification dans leur boîte de réception. Voici ce qu'ils voient alors s'afficher :
Le responsable verra qui a attribué la tâche et la date à laquelle elle lui a été attribuée.
Si le responsable de la tâche a activé les notifications par e-mail, il reçoit un e-mail lorsque des tâches lui sont attribuées.
Accédez à l'onglet Accueil dans la barre latérale. C'est ici que vous pouvez consulter les tâches à venir, en retard et terminées que vous avez attribuées.
Attribuer une tâche
Pour attribuer une tâche :
- Cliquez sur le bouton d'ajout rapide pour créer une nouvelle tâche.
- Créez une tâche dans Mes tâches, puis réattribuez-la.
- Ouvrez le projet dans lequel vous souhaitez créer une nouvelle tâche, puis cliquez sur Ajouter une tâche.
Bonnes pratiques lors de l'attribution de tâches
- Les titres des tâches doivent représenter une action claire. Le titre « Créer le budget de la campagne » sera par exemple bien plus efficace que « Budget de campagne ».
- La tâche doit contenir une description précisant clairement les actions à réaliser.
- Avant d'attribuer la tâche, il est important de bien finaliser ses détails (tels que son échéance et sa description).
- Ajoutez une échéance pour garder le cap sur la tâche en question.
- Faites savoir aux membres de votre équipe qu'ils sont libres de réattribuer une tâche si celle-ci dépasse leur champ de compétences, et expliquez-leur que les échéances peuvent être modifiées si nécessaire.
- Ajoutez des collaborateurs aux tâches si davantage de personnes doivent être impliquées.
- L'auto-attribution d'une tâche vous permet de garder le cap sur le travail que vous avez à faire dans Mes tâches.
- Ajoutez la tâche à un projet pertinent ou associez-la à plusieurs projets grâce à l'hébergement multiple.
Ajouter des collaborateurs à une tâche
Bien que les tâches ne puissent avoir qu'un seul responsable, elles peuvent disposer de plusieurs collaborateurs. Tandis que le responsable doit s'assurer de l'accomplissement des tâches et du respect des échéances,
Les collaborateurs travaillent activement à la réalisation des tâches en question, fournissent davantage de contexte, prennent les tâches en charge si nécessaire ou en suivent tout simplement la progression.
Un responsable marketing pourra par exemple créer une tâche Élaborer une ébauche de plan média et de budget pour la campagne, et ajouter des collaborateurs des équipes financière et juridique, chargés de vérifier l'ébauche. Une fois cette étape réalisée, le responsable financier prendra le relais et s'attribuera la tâche afin d'approuver le budget.
Les collaborateurs des tâches reçoivent des notifications lorsque ces dernières sont mises à jour, restant ainsi informés de leur progression et des éventuels changements à prendre en compte.
Bonnes pratiques en matière de tâches
Les tâches permettent de clarifier qui fait quoi et pour quand. Il est crucial de savoir attribuer les tâches pour que les projets et initiatives restent sur la bonne voie. Il n'y a pas de règles en matière d'attribution des tâches. Vous pouvez attribuer des tâches à votre responsable si vous avez besoin de son approbation, en attribuer une autre à un collègue si vous souhaitez qu'il vous aide pour un projet interfonctionnel, ou même en attribuer pour poser une question. Les tâches vous permettent de vous assurer que le travail soit accompli à temps. Chacun est libre d'en attribuer à sa guise.
Plus de ressources à propos des tâches
Pour en savoir plus sur les tâches, veuillez consulter ces articles du guide d'Asana :
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