Mécanismes avancés des processus

Trouvez le générateur de processus sous forme d'onglet sur vos projets. Cette fonctionnalité vous aide à construire les étapes de votre travail de A à Z. Le générateur de processus vous aide à créer votre processus, pas à l'exécuter. Une fois le processus créé dans le générateur de processus, utilisez l'une des autres vues de projet.

Chaque flux de travail a un point d'initiation où le travail démarre. En fonction de votre flux de travail, vous démarrerez le travail de l'une des façons suivantes :

Manuellement : dans certains cas, votre équipe démarre manuellement le travail, par exemple si elle publie un nouvel article de blog pour un lancement à venir. Dans ces cas, vous créez un projet ou une tâche.

1. Avec des Formulaires : Certains processus impliquent un processus d'admission - où le travail réalisable est demandé par d'autres, comme une demande. Les processus d'admission sont un cas d'utilisation idéal pour les Formulaires, qui vous permettent de rationaliser et de normaliser les demandes de travail.
2. Avec un modèle de tâche : les équipes qui exécutent plusieurs fois le même ensemble d'étapes dans leur flux de travail utilisent des modèles de tâche. Il s'agit d'un cas d'utilisation idéal lorsque vous souhaitez pré-construire une tâche avec des liens vers des informations pertinentes et un ensemble de sous-tâches telles que le suivi des candidats.

Réattribuer manuellement

Assurez-vous que le travail est exploitable en ajoutant des responsables aux tâches. Parfois, on observe un responsable différent pour chaque étape du processus.

Par exemple, un producteur créatif transmet une demande à un designer pour qu'il y donne suite. Le cas échéant, réattribuez la tâche à la personne concernée.

Ajouter des sous-tâches

Lorsque vous devez décomposer une tâche en plusieurs petites étapes pour assurer les transitions de votre processus, ajoutez des sous-tâches.
Par exemple, une équipe chargée de la gestion des demandes créé une tâche de projet pour chacun de ses livrables. Elle ajoute des sous-tâches pour organiser les étapes entre les différentes phases de son processus.

Ajouter des dépendances

Dans certains cas, une tâche en empêche une autre d'avancer. Le cas échéant, utilisez les dépendances. Ajouter une dépendance vous permet d'indiquer qu'une tâche dépend de l'achèvement d'une autre.

Par exemple, l'équipe qui gère les retours clients sur un produit doit attendre que l'équipe de développement ait terminé son travail avant de pouvoir revenir vers celle qui a transmis le feedback. L'équipe des retours clients ajoute donc une dépendance pour montrer qu'une tâche est en attente d'une autre.

Utiliser les Approbations

De nombreux transferts doivent être approuvés avant d'aller de l'avant. C'est l'occasion de recourir aux approbations. Les tâches d'approbation permettent à leur responsable d'approuver ou de rejeter du contenu, ou bien de demander des modifications. Par exemple, un concepteur peut avoir besoin que différentes parties prenantes vérifient et approuvent une ressource avant de terminer le livrable sur lequel il travaille.

3. Intersections

Dans certains processus, votre travail se recoupe avec celui d'une autre équipe. Le cas échéant, voici quelques conseils :

Multihoming

Sur sur Asana, vous pouvez ajouter une même tâche à plusieurs projets à la fois, sans créer de doublons. Les mises à jour apportées à cette tâche s'afficheront ensuite dans tous les projets concernés. C'est ce que l'on appelle le multihoming.

Recourez au multihoming pour une visibilité optimale de vos tâches au sein de différents projets et équipes sur Asana.

Intégrations

Si votre travail se recoupe avec celui effectué sur un autre outil, vérifiez si des intégrations existent. Si oui, coordonnez vos processus entre vos différents outils.

Cliquez ici pour consulter notre liste d'intégrations

4. Répétitions

Dans bien des processus, vous répéterez sans cesse les mêmes actions pour faire avancer le travail. C'est là que vous pouvez définir des règles : des déclencheurs simples pour automatiser des étapes manuelles. Les règles appartiennent aux fonctionnalités payantes. Pour en savoir plus sur les règles, cliquez ici.

Grâce au générateur de processus, vous pouvez définir des règles en toute simplicité, à chaque étape de votre processus.

Concrètement, vous pouvez automatiser chaque type de mécanismes que nous venons de présenter. Voici quelques exemples :

Déclencheurs et actions

Démarrage → Lorsqu'une nouvelle tâche est ajoutée à un projet après l'envoi d'un formulaire... → Ajouter des sous-tâches à la tâche pour un suivi immédiat.

Transitions → Lorsqu'un champ personnalisé est mis à jour... → Réattribuer la tâche à un collègue en particulier.

Intersections → Lorsqu'une tâche est déplacée dans une section particulière… → Ajouter la tâche au projet d'une autre équipe.

Voici d'autres règles de processus courantes :

Déclencheurs	Actions
(Vous souhaitez que toutes les nouvelles tâches soient déplacées vers une section en particulier) Lorsqu'une nouvelle tâche est ajoutée à un projet…	Déplacer la tâche dans une section définie.
(Vous voulez que les tâches soient automatiquement marquées comme terminées lorsque vous les déplacez vers la section « Terminé ») Lorsqu'une tâche est déplacée vers la section de travail « Terminé »...	Marquer la tâche comme terminée.
(Vous voulez demander une mise à jour pour un travail à venir) Quand une échéance est proche…	Ajouter un commentaire à la tâche.
(Vous avez besoin de renvoyer un responsable vers une tâche de projet) Lorsqu'une tâche est déplacée vers une section en particulier…	Ajouter un commentaire à la tâche avec ce modèle de projet @mentionné dans le texte.
(Vous souhaitez changer l'étape d'approbation en fonction de la réponse de l'approbateur) Lorsqu'une tâche d'approbation indique « Approuvée », « Modifications demandées » ou « Rejetée »	Déplacer la tâche vers la section adéquate.