Les briefs créatifs et demandes de création ponctuelles

Création d'un projet de demande de création

Vous pouvez utiliser ce processus pour gérer les demandes de création ad hoc (comme une image pour les réseaux sociaux) et les briefs créatifs pour des projets de plus grande taille (comme le lancement d'une campagne), le tout depuis un seul endroit. Il existe plusieurs façons de créer votre processus. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

1. Démarrez avec le projet de modèle de demandes de création.
2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement les demandes de création.

Accéder à tous les modèles Asana

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer vous-même entièrement votre projet de demande ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques générales liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces instructions sur la création de projet.

Conseils pour créer et gérer les demandes de création

Maintenant que vous avez créé votre projet de demande de création, les conseils suivants vous aideront à le gérer au fur et à mesure que le travail progresse.

1. Créez des modèles pour les briefs créatifs et les demandes de création, et passez à l'action plus vite avec les formulaires

Obtenir un brief créatif complet ou des détails clairs sur les demandes est essentiel pour pouvoir établir des priorités et s'assurer que chacun a les mêmes attentes. Démarrer sans objectif clair ou ne pas savoir de façon certaine quel type de fichier utiliser entraîne des pertes de temps au sein du cycle de production.

Au lieu de cela, créez des formulaires pour votre brief créatif et/ou une demande de création ad hoc. Ces formulaires sont directement reliés à votre projet de production créative pour que votre équipe commence à travailler en ayant toutes les informations dont elle a besoin (dans des termes qu'elle comprend).

Les formulaires peuvent être soumis par tous, même par des personnes n'utilisant pas Asana, en leur envoyant le lien vers le formulaire. Une fois soumise, la réponse au formulaire devient une nouvelle tâche dans votre projet. Elle peut donc être hiérarchisée et attribuée à un collègue avec toutes les informations dont il a besoin déjà dans la tâche.

Créez un formulaire en suivant les étapes décrites ici.

Si vous recevez une demande pour une initiative d'envergure, interfonctionnelle ou complexe, vous pouvez transformer la tâche en projet pour une gestion plus efficace.

2. Filtrez les demandes et établissez des priorités avec les champs personnalisés

Une fois le formulaire créé, les champs personnalisés vous aident à trier les nouvelles demandes par niveau de priorité et par catégorie. Si vous avez l'habitude d'utiliser des feuilles de calcul, cela s'apparente à trier et filtrer les colonnes d'un tableau. Les champs personnalisés sont une alternative idéale, car ils permettent de suivre ces informations dans leur contexte de travail (sans en limiter l'accès au seul chef de projet créatif).

Si vous ajoutez un champ « Équipe » à votre formulaire, vous pouvez le lier au même champ personnalisé dans votre projet. Une fois soumise, la nouvelle tâche précisera quelle équipe doit se charger de la demande, avec pour mission d'en évaluer rapidement l'ampleur et d'identifier les personnes concernées.

Un champ personnalisé de priorité peut aider le chef ou responsable de projet à trier les demandes selon leur priorité afin que son équipe garde le cap sur l'ensemble de son travail, plutôt que de laisser un demandeur impatient prendre le pas sur des projets plus importants.

3. Respectez vos délais grâce à des révisions et des approbations plus claires

Être en mesure de proposer et d'intégrer plus facilement des commentaires à vos campagnes peut faire toute la différence lorsqu'il s'agit d'atteindre ou non vos objectifs créatifs. Suivez ces étapes pour approuver votre travail rapidement et en toute transparence :

1. Ajoutez des règles de projet afin que les tâches soient automatiquement attribuées aux bonnes personnes et qu'elles soient terminées ou transférées vers d'autres sections de projet au fil de leur avancement.
2. Utilisez les notifications de champs personnalisés pour tenir les parties prenantes au courant de la progression. Ils recevront des notifications lorsque les champs passeront de l'étape « Feedback nécessaire » à l'étape « Approuvé ».
3. Grâce à la révision, les réviseurs peuvent laisser des commentaires directement sur les images. Chaque commentaire est transformé en sous-tâche exploitable, permettant ainsi au créateur de suivre et le cas échéant de prendre en compte ces commentaires.

4. Conservez les exigences et détails des demandes dans le contexte de vos designs sur Adobe Creative Cloud

Une fois le travail lancé, il peut être difficile pour les créatifs de conserver les détails clés, les exigences et le feedback à portée de main lorsqu'ils utilisent des programmes tels qu'Adobe Photoshop CC, Illustrator CC ou InDesign CC pour travailler sur les ressources. Plutôt que de perdre du temps à passer d'un outil à l'autre, ils peuvent afficher leur tâche Asana au sein de leur application Adobe Creative Cloud.

Conseils pour rendre compte du travail et de la progression des demandes de création

Vous démarrez ? Consultez les meilleures pratiques d'ordre général sur les mises à jour de statut et les rapports.

1. Affichez le travail susceptible d'être en retard et effectuez le suivi auprès de vos collègues avec les rapports de recherche avancée

Autre avantage de l'utilisation des champs personnalisés pour suivre les priorités et les approbations : ces données peuvent être utilisées pour générer des rapports de recherche avancée. Ceux-ci extraient les informations de votre travail sur Asana pour vous aider à répondre en temps réel à des questions telles que « quelles priorités présentent-elles un risque de retard ? », « quels ressources sont-elles en attente de feedback ? », sans avoir besoin d'effectuer manuellement ces recherches. Si vous pouvez créer des rapports de recherche pour à peu près tout type de données, les rapports de travail à risque et les rapports d'approbation peuvent vous aider à repérer les obstacles avant qu'ils ne se produisent. En vous basant sur le rapport, vous pouvez effectuer un suivi auprès des responsables des tâches et des parties prenantes directement en commentant les tâches.

Pour apprendre à créer d'autres types de rapports de recherche avancée, cliquez ici.

2. Suivez la progression et gérez votre dotation en personnel créatif avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

Pour analyser la progression des projets créatifs et évaluer la disponibilité de leurs équipes, les chefs de projets créatifs et les superviseurs rassemblent généralement les informations à partir de notes de réunions, d'e-mail ou de feuilles de calcul, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s'avérer imprécis. Créez plutôt un portefeuille de projets comprenant tous vos travaux créatifs et demandez des projets afin de voir en temps réel et au même endroit la progression, les dates de lancement et les priorités.

Puis, utilisez l'onglet Gestion des ressources pour visualiser la capacité de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Cette fonction vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos initiatives en bonne voie.

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