L'organisation et la gestion d'événements

Étapes de création d'un projet d'organisation d'événements sur Asana

Il existe plusieurs façons de créer un plan de projet événementiel. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

1. Servez-vous du modèle d'organisation d'événements et personnalisez-le selon les besoins de votre équipe.
2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement les plans d'événements.

Accéder à tous les modèles Asana

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer vous-même entièrement votre projet d'organisation d'événements ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques générales liées aux projets Asana, démarrez en suivant ces instructions de création de projet.

Convier les fournisseurs et prestataires comme invités de votre projet événementiel

S'il est courant de commencer le travail avec les fournisseurs par e-mail, envisagez d'inviter vos fournisseurs ou prestataires clés en tant qu'invités de votre projet événementiel. La possibilité de consulter facilement les échéances, les choses à faire et les pièces jointes permet de s'assurer que les choses se font à temps. Cela simplifie également le suivi des fichiers importants tels que les contrats et les factures.

Conseils pour gérer et réaliser le travail lié à un événement

Maintenant que vous avez créé votre projet d'organisation d'événements, les conseils suivants vous aideront à le gérer et à suivre chaque détail au fur et à mesure que le travail progresse.

1. Publier des mises à jour de statut et consulter l'activité du projet en vue Aperçu

À mesure que votre équipe donne vie au plan de l'événement, utilisez l'onglet Aperçu  pour publier des mises à jour et consulter une liste récapitulative des activités du projet. Vous pouvez glisser-déposer des éléments clés dans vos mises à jour pour présenter des graphiques ou des jalons. De plus, Asana vous permet d'enregistrer votre mise à jour comme modèle : vous pourrez ainsi publier chacune de vos mises à jour sous le même format.

2. Élaborer votre plan d'organisation d'événements avec la Chronologie (et l'ajuster au besoin)

La plupart des plans d'événements ont des échéances et des dépendances critiques menant au grand jour. La Chronologie vous aide à définir ces éléments dans votre plan avant de commencer pour vous assurer que toutes les pièces s'emboîtent pour un événement fluide.

Voici les étapes de création d'un plan avec la Chronologie :

1. Créez des tâches pour toutes les choses à faire dans le cadre de votre organisation d'événement en utilisant la vue Liste.
2. Cliquez sur l'onglet Chronologie en haut du projet pour basculer vers la vue Chronologie.
3. Planifiez les tâches en les faisant glisser sur la chronologie. Si vous identifiez des conflits, déplacez-les au besoin afin de les reprogrammer.
4. Allongez les plages de dates des tâches afin que les responsables disposent de plus de temps pour y travailler avant les échéances.
5. Si les tâches doivent être effectuées dans un ordre précis, créez des dépendances entre elles en passant le curseur sur l'une d'entre elles, puis en faisant glisser le point vers la tâche associée pour relier les deux éléments.

Une fois le travail entamé, la Chronologie peut aussi vous aider à traiter les problèmes avant qu'ils ne fassent dérailler votre plan. Par exemple, si la réservation du lieu de votre événement prend plus longtemps que prévu, vous pouvez déplacer les tâches dépendantes dans la chronologie. Leurs responsables seront automatiquement prévenus de la modification des échéances. Le travail peut donc démarrer en temps opportun sans prêter à confusion, requérir une réunion supplémentaire ni provoquer la panique parce qu'un délai est dépassé.

3. Effectuer le suivi des e-mails importants (tout en passant moins de temps dans votre boîte de réception)

Vous pouvez toujours inviter des fournisseurs à votre projet d'événement, mais si vous communiquez par e-mail, essayez les modules complémentaires d'Asana pour Gmail, Outlook ou d'autres clients de messagerie. Lorsque vous recevez des e-mails contenant des documents importants ou des choses à faire, vous pouvez les ajouter à Asana directement depuis votre boîte de réception pour les attribuer en tant que tâches, ajouter des éléments à votre projet d'organisation, et plus. De cette façon, les détails de planification et les choses à faire ne sont pas égarés parmi les e-mails (et vous n'avez pas besoin de passer beaucoup de temps à organiser votre boîte de réception).

4. Gagner du temps sur chaque plan d'organisation d'événements et ne manquer aucune étape clé grâce à nos modèles

Bien que chaque événement soit unique, il existe généralement une liste de contrôle essentielle valable pour la majorité des projets. Plutôt que de perdre du temps à la recréer pour chaque événement (ou plutôt que de la conserver dans un document déconnecté du travail actuel), vous pouvez créer et enregistrer des modèles d'événements sur Asana.

1. Élaborez la liste de contrôle essentielle de vos événements dans un projet. À moins que ce ne soit toujours la même personne qui effectue le même type de tâche, n'attribuez pas ces tâches et n'indiquez pas d'échéances.
2. Cliquez sur... dans l'en-tête du projet et sélectionnez Enregistrer en tant que modèle.
3. Limitez les modifications ou changements apportés au modèle en sélectionnant l'option Commentaires uniquement.
4. Pour chaque événement suivant, copiez le modèle en cliquant sur le bouton orange +, Projet, puis en accédant à l'onglet des modèles enregistrés de votre organisation.
5. Vous pouvez parfaire votre modèle de liste de contrôle au fil des événements pour veiller à ne pas reproduire les erreurs passées et à utiliser les stratégies les plus récentes.

Conseils pour gérer le travail le jour J

1. Travaillez en déplacement et hors ligne avec les applications mobiles Asana

Dans les jours qui précèdent votre événement ainsi que le jour J, votre équipe sera probablement occupée à finaliser les derniers préparatifs sur place, ce qui peut entraver la visibilité sur ce qui reste à faire et retarder l'accès rapide aux détails clés. Avec l'application mobile d'Asana, votre équipe reste connectée à votre plan (même si vous êtes hors ligne sur iOS ou Android) avant, pendant et après l'événement.

Par exemple, vous pouvez rédiger votre avis directement sur une photo avant de le partager ou encore confirmer que le calendrier de l'événement a bien été envoyé par e-mail en temps opportun à tous les participants depuis l'application mobile. Ceci renforce la collaboration entre les collègues même s'ils ne sont pas tous au même endroit.

2. Transformez les conversations en temps réel en actions avec l'intégration Slack

De nombreuses équipes utilisent à la fois Asana et Slack pour coordonner le travail et communiquer, en particulier lorsqu'un événement a démarré. Au lieu de choisir l'un ou l'autre de ces outils, les équipes peuvent les utiliser conjointement grâce à l'intégration Asana pour Slack.

Si un collègue vous demande du feedback sur sa présentation Keynote, mais que vous êtes en train de faire autre chose en relation avec l'événement, vous pouvez créer une tâche Asana directement depuis la conversation Slack pour ne rien oublier et disposer de tout le contexte original.

Conseils pour rendre compte du travail et de la progression de l'événement

Pour apprendre à créer des rapports permettant d'analyser la progression de l'événement, cliquez ici. Pour apprendre à publier et suivre les mises à jour de statut liées à l'événement, cliquez ici.

Suivez la progression et gérez votre dotation en personnel sur vos différents événements avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

Pour analyser la progression des projets et évaluer la disponibilité de leurs équipes, les organisateurs d'événement rassemblent généralement les informations à partir de notes de réunions, d'e-mail ou de feuilles de calcul, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s'avérer imprécis. Créez plutôt un portefeuille de projets comprenant tous vos plans d'événements afin de voir en temps réel et au même endroit la progression, les dates et les priorités.

Puis utilisez l'onglet Gestion des ressources pour visualiser la capacité globale de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Cette fonction vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos événements en bonne voie.

Par défaut, la

Gestion des ressources utilise le nombre de tâches, mais nous savons que toutes les tâches ne se valent pas. C'est pourquoi vous pouvez définir un champ personnalisé d'effort pour les projets d'un portefeuille qui vous permettra de mieux suivre la charge de travail de chaque tâche, au travers par exemple du nombre d'heures nécessaires ou d'un système de points.

Ressources pour planifier et gérer des événements sur Asana

Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez savoir comment nos clients gèrent leurs événements avec Asana ? Ces ressources peuvent vous être utiles :