Ordres du jour de réunion

Comment créer l'ordre du jour d'une réunion sur Asana

Bien que vous puissiez créer un projet d'ordre du jour de réunion pour n'importe quel type de réunion, vous pouvez commencer par une réunion d'équipe récurrente ou par des entretiens individuels, puis établir un ordre du jour pour chaque réunion en fonction de vos besoins. Il y a plusieurs façons de créer l'ordre du jour de votre réunion. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

1. Servez-vous du modèle d'ordre du jour de réunion et personnalisez-le selon les besoins de votre équipe.
2. Ou, importez la feuille de calcul à l'aide de laquelle vous préparez actuellement vos réunions.

Si vous utilisez la version gratuite, que vous préférez créer votre ordre du jour en partant de zéro ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques liées aux projets Asana, commencez par visionner notre tutoriel Apprendre à utiliser Asana :

Exemples de réunions à planifier sur Asana

Même si vous pouvez planifier n'importe quelle réunion sur Asana, voici quelques idées pour vous aider à démarrer :

• Réunions d'équipe récurrentes
• Entretiens individuels
• Brainstorming
• Planification de sprint
• Revue de conception

Conseils pour planifier et préparer vos réunions

1. Ajouter les sujets de discussion et points de l'ordre du jour en tant que tâches

Lorsque vous réfléchissez aux sujets à aborder, ajoutez des points à l'ordre du jour du projet sous forme de tâches. Vous pouvez créer de nouvelles tâches spécialement pour l'ordre du jour ou ajouter des tâches existantes à partir d'autres projets. Étant donné que les tâches peuvent appartenir à plusieurs projets, vous n'aurez pas à les dupliquer. Une fois le sujet couvert, vous pouvez retirer la tâche correspondante du projet d'ordre du jour.

Mettez-vous d'accord sur des conventions d'équipe pour savoir qui peut contribuer à l'ordre du jour de la réunion. Vous pouvez, par exemple, autoriser tout le monde à ajouter des éléments ou nommer un responsable qui s'en chargera.

2. Examiner et hiérarchiser les sujets de discussion avant la réunion

Créez des sections (ou des colonnes s'il s'agit d'un projet de tableau) pour organiser les éléments de votre ordre du jour. Vous pouvez créer des catégories telles que Ordre du jour, Suivi, À venir et Notes.

Avant la réunion, examinez et hiérarchisez les sujets de l'ordre du jour en faisant glisser et en déposant les tâches pour les mettre dans le bon ordre.

3. Partager tout fichier ou élément d'information important avant la réunion

Les projets d'ordre du jour de réunion permettent également aux participants d'accéder plus facilement aux ressources et informations dont ils pourraient avoir besoin. Par exemple, si vous souhaitez que vos collègues lisent quelque chose à l'avance, créez une tâche avec les informations ou les fichiers nécessaires, puis attribuez-leur des copies de cette tâche avec une échéance avant la réunion afin qu'ils arrivent préparés.

Conseils pour animer vos réunions

1. Connecter Zoom à Asana

Que diriez-vous de programmer des réunions productives sur Zoom en toute simplicité ? Avec cette intégration, vous pouvez créer ou associer des réunions Zoom depuis une tâche Asana. Une fois la réunion terminée, la transcription et l'enregistrement sont automatiquement joints à la tâche, ce qui permet de les conserver à portée de main et de les partager en cas de besoin.

2. Rendre l'ordre du jour visible de tous pendant la réunion

Les réunions peuvent s'écarter du sujet si les membres de l'équipe ne sont pas tous concentrés sur la même chose. Affichez votre ordre du jour Asana à l'écran pendant votre réunion, ou encouragez les membres de l'équipe à l'ouvrir sur l'application mobile. De cette manière, tous peuvent suivre le fil de la réunion, où qu'ils se trouvent.

3. Noter les mesures à prendre et effectuer un suivi pour responsabiliser les participants

Qui ne s'est pas porté volontaire au cours d'une réunion pour ensuite tout oublier en retournant à son bureau ? Pour éviter cela, les membres de l'équipe peuvent créer des tâches pour les actions à effectuer et les attribuer au fil de la réunion. En ajoutant les informations nécessaires dans la description, le contexte et les objectifs sont clairs une fois la réunion terminée.

4. Diffuser plus facilement les comptes-rendus de réunion

Au lieu de faire un suivi séparé avec des notes de réunion, créez une tâche « notes » dans votre agenda et ajoutez les participants ou les absents en tant qu'abonnés à la tâche afin qu'ils puissent voir un récapitulatif. Les réunions Zoom liées à une tâche Asana joindront automatiquement l'enregistrement et la transcription de la réunion à la tâche par la suite.

N'oubliez pas de répartir les responsabilités de manière équitable entre les participants pour que chacun se sente impliqué et que ce ne soit pas toujours les mêmes qui se portent volontaires.

5. Parler idées et stratégie plutôt que de se limiter à faire le point

Dans la mesure où Asana vous aide à mieux suivre les événements en cours et l'avancée du travail en général, la fréquence des réunions s'en trouve réduite et les discussions ont davantage d'impact. Quand vous évitez le classique tour de table des « à faire, en cours, terminé », vous avez tout le temps de vous attaquer aux freins, aux problèmes et de vous pencher sur les résultats.

Ressources pour planifier des ordres du jour et animer des réunions